部門(mén)檔案管理規章制度
一、公司管理制度的制定意義
不少企業(yè)設定了管理制度也只是放在資料柜的角落，在需要時(shí)拿出來(lái)讀一下，而很多員工根本不清楚自己公司的管理制度。這種情況使公司的管理制度失去了其存在的實(shí)際意義，并形同虛設。
首先，并不排斥參照樣本制定公司管理制度，因為有了參照才能讓我們取長(cháng)補短，切不可全部照抄，在制定管理制度時(shí)，首先應確認以下幾方面，企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)的工作性質(zhì)、員工類(lèi)別等等。
比如，廣告公司由于行業(yè)性質(zhì)決定了他們多數采用彈性工作制，所謂彈性工作制是指每周達到一定工作時(shí)間，但這些時(shí)間是可以由實(shí)際情況而安排的，并非嚴格的朝九晚五工時(shí)制。新的一些網(wǎng)絡(luò )游戲開(kāi)發(fā)公司也實(shí)施這種工作制。
另一方面，公司的管理制度會(huì )對員工的著(zhù)裝及發(fā)型等都會(huì )做明文規定，但由于行業(yè)性質(zhì)的不同，比如廣告、公關(guān)等等相關(guān)設計宣傳類(lèi)的公司就比較注重形象的前衛時(shí)尚，不會(huì )對員工的打扮做要求，而像金融業(yè)、服務(wù)業(yè)等等就會(huì )對員工的儀表做嚴格統一要求。
二、部門(mén)檔案管理規章制度（通用9篇）
在學(xué)習、工作、生活中，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？下面是小編為大家收集的部門(mén)檔案管理規章制度（通用9篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
部門(mén)檔案管理規章制度1
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統一管理，任何個(gè)人不得私自存放。
二、檔案的'收集、整理、移出、銷(xiāo)毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門(mén)有關(guān)規定辦理，嚴禁擅自銷(xiāo)毀或出售檔案。
三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開(kāi)、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無(wú)損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動(dòng)，須按規定辦理交接手續。
部門(mén)檔案管理規章制度2
檔案保管制度
一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門(mén)按規定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫房?jì)葯痪�、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀(guān)、條理系統，編號科學(xué)規范、查找方便。
三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。
部門(mén)檔案管理規章制度3
一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認真填寫(xiě)查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經(jīng)檔案室同意，重要內容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題，一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應持介紹信，重要內容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。
部門(mén)檔案管理規章制度4
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門(mén)兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號，填寫(xiě)卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書(shū)寫(xiě)。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規格統一，書(shū)寫(xiě)規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，也不能用復寫(xiě)紙復寫(xiě)。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
部門(mén)檔案管理規章制度5
一、對檔案要認真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿(mǎn)的檔案，可確定銷(xiāo)毀。
二、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組，負責檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。
三、經(jīng)過(guò)鑒定，需要銷(xiāo)毀的檔案，必須編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人員必須在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。
五、銷(xiāo)毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)。
部門(mén)檔案管理規章制度6
一、檔案庫房門(mén)窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進(jìn)入庫房時(shí)，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強光），庫房?jì)葒澜鼰熀痛娣乓兹家妆锲芳捌渌锲贰?/p>
四、庫房?jì)葯痪吲帕幸R合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。
部門(mén)檔案管理規章制度7
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線(xiàn)、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據，是反映個(gè)人成長(cháng)歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學(xué)習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)的文件材料，充實(shí)檔案內容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠(chǎng)、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實(shí)準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專(zhuān)人負責監銷(xiāo)。
第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門(mén)的規定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類(lèi)檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無(wú)誤。
第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學(xué)地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專(zhuān)用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房?jì)葢３智鍧�，整齊和適宜的`溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規定執行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話(huà)里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應認真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過(guò)機要交通渠道轉遞或派專(zhuān)人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取，必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見(jiàn)方可轉出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現實(shí)表現、體檢表或技術(shù)檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個(gè)月未見(jiàn)對方退回回執應寫(xiě)信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著(zhù)公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調整，公司人力資源處應將人事變動(dòng)情況、干部調動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關(guān)部門(mén)應在一個(gè)月以?xún)茸坊貦n案，最多不超過(guò)三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等，在沒(méi)收到人力資源處轉來(lái)的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關(guān)部門(mén)的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門(mén)應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業(yè)部門(mén)審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議的工、青、婦等群眾團體代表會(huì )以及民主黨派代表會(huì )的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jì)材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
6、評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jì)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(shū)（1—2份系統的）和轉正申請書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見(jiàn)；入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個(gè)人結論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
12、員工的創(chuàng )造發(fā)明、科研成果、著(zhù)作、譯著(zhù)和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓工作中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習成績(jì)登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書(shū)，學(xué)習鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
部門(mén)檔案管理規章制度8
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
二、檔案的管理部門(mén)
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén)，負責公司各類(lèi)檔案的管理工作。對公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據工作需要配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負責檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
三、檔案的分類(lèi)
在切實(shí)遵循《中國檔案分類(lèi)法》前提下，根據公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi)：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會(huì )檔案。
4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理。
5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來(lái)文件。
8、聲像檔案。
9、實(shí)物檔案。
10、其他檔案。
財會(huì )檔案是公司財務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書(shū)、獎杯獎旗等實(shí)物。以上十類(lèi)檔案中，每一大類(lèi)檔案內容又要根據需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。
3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。
4、檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列，按順序編號，填寫(xiě)“卷內目錄”。目錄各項必須填寫(xiě)清楚（一律使用黑色中性筆填寫(xiě)），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重復文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。
7、歸檔時(shí)間：部門(mén)或責任人應于相關(guān)工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。
2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫(xiě)檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復制。
3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請并由部門(mén)經(jīng)理簽名認可。借出檔案時(shí)應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權限。借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn)：
�。�1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找。
�。�2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。
�。�3）要愛(ài)護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。
�。�4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
�。�5）借出和歸還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
�。�6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。
�。�7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。
4、對于不易繼續保存的檔案資料，應及時(shí)予以復制；對于已破損的檔案資料應及時(shí)予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類(lèi)組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(cháng)期、永久三類(lèi)分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內容無(wú)關(guān)的檔案資料。
八、檔案的銷(xiāo)毀
公司對各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，報總經(jīng)理批準后予以銷(xiāo)毀。
部門(mén)檔案管理規章制度9
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén)，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實(shí)務(wù)指導。
2.2各部門(mén)所負責的部門(mén)內部檔案資料，應有專(zhuān)人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專(zhuān)管機構，在行政管理部的領(lǐng)導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長(cháng)對各職能部門(mén)文件資料歸檔管理的指導監督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰略規劃、經(jīng)營(yíng)計劃、各職能部門(mén)的工作規劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類(lèi)標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類(lèi)命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類(lèi)規章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )議及其他重要的行政辦公會(huì )議所形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務(wù)報表等;公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進(jìn)和培訓考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調研性資料
包括市場(chǎng)調研、開(kāi)發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷(xiāo)商資料、公司內部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書(shū)資料
包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、資產(chǎn)資料如汽車(chē)使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門(mén)應做好資料的分類(lèi)立卷，至次年元月底整理歸檔;會(huì )計歸檔類(lèi)在年度終結后，由財務(wù)部門(mén)編造清冊，每?jì)赡隁w檔一次。
4.1.2銀行票據由財務(wù)部立卷留存;各類(lèi)報表(應收帳報表、銷(xiāo)售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導閱后由專(zhuān)人回收并即刻銷(xiāo)毀，只財務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來(lái)函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類(lèi)外來(lái)文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門(mén)傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門(mén)檔案管理員，員工因公外出參觀(guān)學(xué)習考察和參加個(gè)各種會(huì )議回到公司后，應將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫(xiě)案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類(lèi)問(wèn)題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列，系統地反映問(wèn)題，做到查找方便。
4.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無(wú)損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無(wú)密級檔案。
5.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬于本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案得部門(mén)領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語(yǔ)，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會(huì )有誤。
5.5必要時(shí)，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時(shí)間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
6.6外來(lái)參觀(guān)人員，統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
7.超期檔案的銷(xiāo)毀
7.1對超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
7.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
7.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
【部門(mén)檔案管理規章制度】相關(guān)文章：
企業(yè)檔案管理規章制度范本12-07
小學(xué)檔案管理規章制度范本12-07
安全生產(chǎn)檔案管理規章制度范本12-08
檔案管理規章制度范本（通用6篇）12-07
檔案管理規章制度范本（精選5篇）12-07
公司檔案管理規章制度范本（通用5篇）12-08
醫院檔案管理規章制度范本（精選5篇）12-08
行政部門(mén)規章制度11-05
部門(mén)的規章制度（精選6篇）11-12
銷(xiāo)售部門(mén)規章制度11-12