企業(yè)檔案管理規章制度范本
在快速變化和不斷變革的今天，人們運用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的企業(yè)檔案管理規章制度范本，希望能夠幫助到大家。
企業(yè)檔案管理規章制度1
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現代企業(yè)管理方式之一，儲存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個(gè)人情況和個(gè)人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現代企業(yè)基本實(shí)現了辦公自動(dòng)化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術(shù)結合的要求，將其轉化為直接利用的數字信息。但現代企業(yè)人力資源管理平臺的構建目的將不僅僅是對個(gè)人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類(lèi)信息及時(shí)、準確地發(fā)布出來(lái)，滿(mǎn)足企業(yè)不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。
1、系統平臺需求分析
基于現代企業(yè)人力資源系統平臺的構建，必須從企業(yè)全局角度來(lái)著(zhù)眼，以目前企業(yè)已擁有的管理系統的硬件設備與軟件系統的兼容性作為開(kāi)發(fā)基礎。實(shí)現人力資源檔案信息的科學(xué)管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業(yè)管理文化進(jìn)行接壤，提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個(gè)方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業(yè)人員對檔案信息的隱私權和知情權；人力資源檔案系統信息的收集符合法律法規的要求，滿(mǎn)足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次，系統建設必須以目前企業(yè)管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平臺必須與企業(yè)管理系統具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上，為系統平臺與企業(yè)對接減少阻礙。再次，系統平臺的功能設計必須從雙方面的利用角度進(jìn)行考慮，不僅對企業(yè)管理者提供幫助，更要肩負起對企業(yè)員工利用需求的責任；建立專(zhuān)人專(zhuān)用賬戶(hù)的用戶(hù)權限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業(yè)核心價(jià)值的技術(shù)信息必須進(jìn)行嚴格保密。數據保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素，保持信息數據的安全性和完整性。最后，以企業(yè)利益最大化為根本目標，縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統功能設計
現代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶(hù)個(gè)人信息認證、企業(yè)員工知識共享、系統管理三個(gè)模塊。以上三種功能通過(guò)B/S網(wǎng)絡(luò )模式可以實(shí)現：普通用戶(hù)登陸后經(jīng)過(guò)系統的授予權限，可以對個(gè)人的身份相關(guān)信息進(jìn)行校對，個(gè)人有關(guān)信息如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個(gè)人信息進(jìn)行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶(hù)可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平臺提供多用戶(hù)進(jìn)行在線(xiàn)交流等功能；系統管理員按照企業(yè)內的層級和不同部門(mén)分類(lèi)設置不同用戶(hù)權限，用戶(hù)可以通過(guò)賬號查詢(xún)企業(yè)知識信息庫；系統管理人員不僅具有普通用戶(hù)的權限，還可以對系統的管理模塊進(jìn)行管理，對用戶(hù)權限進(jìn)行系統設置，同時(shí)還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。
現代企業(yè)人力資源檔案管理平臺頁(yè)面是與員工直接對話(huà)的窗口，必須為企業(yè)員工提供多分類(lèi)頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類(lèi)導航、知識庫查詢(xún)、業(yè)務(wù)查詢(xún)、信息反饋、即時(shí)信息發(fā)布、用戶(hù)在線(xiàn)交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發(fā)布只向管理人員賬戶(hù)權限開(kāi)放，普通賬戶(hù)對知識信息的更改或增加，可以通過(guò)信息反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時(shí)回復。
3、現代企業(yè)人力資源檔案管理平臺的技術(shù)架構
結合現代企業(yè)人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統平臺的主站點(diǎn)及其各有關(guān)站點(diǎn)設計方式，包括充分考量了現代企業(yè)在實(shí)踐應用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設置更為合理、欄目可以對哪些用戶(hù)可以公開(kāi)，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創(chuàng )建檔案資源信息和知識庫信息內容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁(yè)面相對分開(kāi)�；谝陨咸攸c(diǎn)，現代企業(yè)人力資源系統平臺主要采用普遍應用的三層式B/S系統結構。
第一，企業(yè)人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用于系統存儲的數據與企業(yè)用戶(hù)的直接接口，擔負起將系統存儲的.數據轉化為用戶(hù)最易于接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內信息進(jìn)行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術(shù)方法以及管理方法進(jìn)行形式轉化存儲到系統數據庫中。
第二，企業(yè)人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為存儲資源庫的實(shí)踐應用，管理存儲系統平臺對信息的收集與邏輯存儲數據庫并接受用戶(hù)各類(lèi)訪(fǎng)問(wèn)。邏輯層依照用戶(hù)對信息的需求進(jìn)行分析、對平臺進(jìn)行設計。設置以下模塊如個(gè)人人力資源檔案信息、部門(mén)信息、信息反饋、個(gè)人知識發(fā)布、知識庫查詢(xún)、系統管理等，相應的登錄用戶(hù)分為一般用戶(hù)和管理人員賬戶(hù)對系統進(jìn)行相關(guān)操作。
個(gè)人人力資源檔案信息管理主要針對企業(yè)員工個(gè)人信息的全面概括，可以通過(guò)信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統管理員進(jìn)行溝通，對身份信息進(jìn)行修改和添加；系統管理包括用戶(hù)權限管理、在線(xiàn)反饋、知識審核、知識在線(xiàn)發(fā)布、登錄日志等；權限管理主要對系統登錄賬戶(hù)根據所處部門(mén)和級別進(jìn)行合理授權；知識信息發(fā)布管理是根據用戶(hù)通過(guò)賬號主動(dòng)分享的知識通過(guò)管理員進(jìn)行審核，一方面按照信息收集準則進(jìn)行分類(lèi)入庫；另一方面通過(guò)員工登錄日志，對高頻的搜索話(huà)題進(jìn)行匯總，來(lái)對信息進(jìn)行即時(shí)發(fā)布；系統維護通過(guò)管理人員賬戶(hù)對系統進(jìn)行定期日常維護。
4、系統管理平臺安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺獲得企業(yè)員工信賴(lài)的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據信息庫的信息內容特征，本系統可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度，保持信息系統的安全化管理以及知識信息的安全。
第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業(yè)員工應聘進(jìn)入企業(yè)工作時(shí)，就針對其職能身份進(jìn)行了認定，分配了一個(gè)專(zhuān)用賬號，此種方式可以防止員工進(jìn)行多次注冊，避免服務(wù)器的過(guò)重負擔和多用戶(hù)身份混亂帶來(lái)不安全因素，使系統平臺的用戶(hù)操作限定在特定對象，幫助系統平臺在日后利用信息統計與訪(fǎng)問(wèn)追蹤統計提供了真實(shí)數據。
第二，對所有員工賦予特定的身份權限與核心技術(shù)知識進(jìn)行加密處理。企業(yè)員工獲得的權限，必須進(jìn)行分級設定，保障系統平臺多種功能得到準確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內不同職位的員工，對系統可以進(jìn)行不同操作。沒(méi)有得到管理人員對相關(guān)權限的審批，普通用戶(hù)是無(wú)法對系統進(jìn)行越權操作。因此，權限設置不僅使系統平臺管理更為便捷，也為系統平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數據庫還為企業(yè)存儲相關(guān)核心技術(shù)數據，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開(kāi)放利用�；谝陨弦蛩�，員工的身份與核心知識加密設置不同進(jìn)入權限，可以根據其不同部門(mén)的職能屬性與層級職務(wù)大小進(jìn)行科學(xué)的權限分配，時(shí)刻保持信息庫內的知識信息處于穩定與可控中。
第三，為保證整個(gè)系統的信息安全，必須對原有系統數據庫進(jìn)行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統得到安全操作。
企業(yè)檔案管理規章制度2
第一章總則
第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
企業(yè)檔案管理規章制度3
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門(mén)的檔案管理人員應參照公司的有關(guān)管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導批復，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門(mén)自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財務(wù)處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各處、部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負責人批準;借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(cháng)批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(cháng)批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(cháng)報經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
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