簡(jiǎn)析教學(xué)秘書(shū)在高職院校教學(xué)管理中的作用論文
論文摘要：在高職院校，教學(xué)秘書(shū)主要負責基層教學(xué)事務(wù)，是基層教學(xué)的管理者和執行者，其工作的效率高低直接影響著(zhù)教學(xué)工作的正常運行，對于高職院校建立高效有序的教學(xué)秩序有很大的促進(jìn)作用。因此，高職院校要高度重視教學(xué)秘書(shū)的鍛煉和培養，增加其學(xué)習鍛煉的機會(huì )，建立一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書(shū)隊伍，充分發(fā)揮他們的帶動(dòng)作用，從而提高高職院校教學(xué)管理的質(zhì)量和效果。
論文關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)管理；教學(xué)秘書(shū)；質(zhì)量
1教學(xué)秘書(shū)的職能和作用
教學(xué)秘書(shū)受高校教務(wù)處和系部主任雙重領(lǐng)導，日常工作是協(xié)助校教務(wù)處系主任處理學(xué)校的日常教學(xué)管理工作，是高校教務(wù)處和系部教學(xué)主任的助手，是聯(lián)系學(xué)院、教務(wù)處、系部領(lǐng)導、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶，負責各種教學(xué)管理信息的上傳下達。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)戰斗在教學(xué)活動(dòng)的前沿陣地，熟悉教學(xué)相關(guān)的各項政策，對教師的科研工作非常熟悉，并熟悉教學(xué)人員的具體工作環(huán)境和工作情況，能夠很好的將這類(lèi)信息反饋給校主管領(lǐng)導，有利于領(lǐng)導做出正確的教學(xué)決策。
主要工作有以下幾個(gè)方面：
�。�1）教學(xué)秘書(shū)要有很高的職業(yè)精神和素質(zhì)水平，具備綜合處理教務(wù)安排和教學(xué)安排的能力，做好中間的聯(lián)系作用，上傳下達，配合院（系）辦公室處理日常的教務(wù)管理工作，并協(xié)助領(lǐng)導作出決策。其中教務(wù)安排包括：課程設施，教室安排，調整課時(shí)，數據匯總，期末考試安排、四六級考試、研究生考試、監考安排、試卷整理等等；教學(xué)安排包括教學(xué)內容、日志日歷，授課大綱、教學(xué)統計、教材征訂等。
�。�2）教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)將日常管理工作中存在的問(wèn)題和情況及時(shí)反映給院（系）領(lǐng)導，主動(dòng)向上級部門(mén)和領(lǐng)導提供資料、報告、教學(xué)動(dòng)態(tài)信息，把學(xué)生的現狀及在教學(xué)中發(fā)現的`問(wèn)題進(jìn)行總結，從中找出規律性的特點(diǎn)，及時(shí)向學(xué)院領(lǐng)導匯報，也要把學(xué)生以及教學(xué)一線(xiàn)的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導，為院領(lǐng)導起草有關(guān)教學(xué)的講話(huà)，為領(lǐng)導提供文稿素材，并把領(lǐng)導的決策向下傳遞，把教師對學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生，經(jīng)常深入教學(xué)一線(xiàn)，把學(xué)生對教學(xué)管理工作的意見(jiàn)及時(shí)整理，上報給領(lǐng)導，使領(lǐng)導全面了解教學(xué)情況，做出正確的判斷和決定，便于問(wèn)題得到及時(shí)解決。
�。�3）教學(xué)檔案是促進(jìn)教學(xué)改革、提高教學(xué)重要、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，教學(xué)秘書(shū)要做好收集和整理工作，并組織教職員實(shí)施教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，在教學(xué)實(shí)踐中，教師們通過(guò)開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究，往往會(huì )形成大量的資料，內容豐富，這些都是寶貴的檔案資料，尤其是學(xué)生們的實(shí)習報告，畢業(yè)論文等等，是院系重要的檔案資料，具有重要的保存價(jià)值，認真研究這些檔案資料，可以很快的了解學(xué)院（系）的發(fā)展歷史，見(jiàn)證學(xué)院的發(fā)展，同時(shí)，時(shí)下的各類(lèi)教學(xué)評估工作也需要這些資料，教學(xué)秘書(shū)要做好保存工作，增強責任心，在規定的時(shí)間內，本著(zhù)完整性和準確性的原則，做好目錄編制工作，有規律的擺放在檔案室。
�。�4）做好學(xué)籍管理，存放好各種相關(guān)資料。新生人學(xué)花名冊、學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jì)登記表、學(xué)生成績(jì)匯總表、畢業(yè)生花名冊等資料都是十分重要的學(xué)籍管理方面的信息資料，要及時(shí)做好整理，登記存檔；年底表彰學(xué)生、選拔干部、評獎學(xué)金、畢業(yè)分配等工作開(kāi)展時(shí)，都會(huì )用到這些學(xué)籍資料。此外，學(xué)籍資料也可以在協(xié)助教務(wù)處辦理休學(xué)、退學(xué)、轉學(xué)、處分手續時(shí)使用，以便及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍變化情況。
�。�5）制定與實(shí)施教學(xué)計劃，為安排教學(xué)活動(dòng)提供依據。高校在教學(xué)管理中要遵循教學(xué)計劃執行，優(yōu)良的教學(xué)計劃有助于課程的合理安排，也是學(xué)校提高教學(xué)效果的有效抓手。教學(xué)計劃制定的是否合理，以準確的教學(xué)統計和充分的調研活動(dòng)為前提，在制定教學(xué)計劃之前一定要充分的了解各專(zhuān)業(yè)的課程配置和師資情況，科學(xué)的安排各專(zhuān)業(yè)的課程，并定期對教學(xué)安排工作進(jìn)行專(zhuān)項檢查，對教學(xué)過(guò)程進(jìn)行全方位的跟蹤，根據出現的問(wèn)題和實(shí)際教學(xué)情況及時(shí)做出調整，確保教學(xué)的質(zhì)量。
2教學(xué)秘書(shū)的基本能力要求
隨著(zhù)高校的擴招工作的進(jìn)行，我國的高等教育由精英化向大眾化，伴隨著(zhù)大學(xué)生數量的增加，教學(xué)秘書(shū)所承擔的工作量也不斷加大，再加上目前各個(gè)高校為了加強信息化管理，新上了很多新的設備和操作軟件，對教學(xué)秘書(shū)提出了更好的目標要求，教學(xué)秘書(shū)要做好日常工作，首先要加強政治理論的學(xué)習，提高道德修養和思想理論水平，其次，要加強學(xué)習，不斷提高業(yè)務(wù)水平。因此，我認為做為教學(xué)秘書(shū)的基本能力要求主要體現在以下幾個(gè)方面。
2.1處理信息的能力
學(xué)校的教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，面對著(zhù)大量的文件、資料和信息，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)的理出頭緒，分清輕重緩急，工作繁雜但是有章可循，按照“急事急辦、特事特辦、獨立完成工作協(xié)調”的原則，應做到事前有計劃、計劃有余地，對手頭上的工作分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，要考慮院（系）與學(xué)校整體的關(guān)系，根據實(shí)效性、緊急性的不同，將材料分類(lèi)存檔，做出安排，并及時(shí)報領(lǐng)導批準。 2.2協(xié)調合作的意識和能力
協(xié)調是指在學(xué)院的各個(gè)部門(mén)、眾多成員之間的互相配合，既有業(yè)務(wù)上的配合，又有時(shí)間的要求。教學(xué)秘書(shū)要善于與教務(wù)處人員、院（系）領(lǐng)導、教職員工打交道，因為教學(xué)工作需要與他人協(xié)同合作，才能完成任務(wù)。教學(xué)秘書(shū)要養成良好的合作觀(guān)念，學(xué)會(huì )與人共事的技巧，處理問(wèn)題要多站在對方的角度想問(wèn)題，換位思考，從多角度考慮，力求恰到好處，及時(shí)疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情，以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。
2.3良好的溝通能力
教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理系統中所起的重要作用之一就是協(xié)調與溝通信息的作用，教學(xué)秘書(shū)與各個(gè)部門(mén)、各個(gè)方面的人員交流信息，既要聯(lián)系院系領(lǐng)導，又要聯(lián)系各個(gè)部門(mén)，同時(shí)還聯(lián)系著(zhù)教職員工和學(xué)生，肩負著(zhù)教學(xué)安排的重任，由于他們的個(gè)性不同、工作不同，所形成的文化氛圍也不同，要根據各個(gè)目標群體的具體情況，本著(zhù)“原則性和靈活性”相統一的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方式方法。
2.4計算機應用能力
隨著(zhù)計算機技術(shù)的普及和發(fā)展，高校教學(xué)管理正在向網(wǎng)絡(luò )化的綜合科學(xué)管理發(fā)展。教學(xué)秘書(shū)不僅要有現代化的管理理念，還要熟練的操作計算機，掌握信息搜索查詢(xún)的技能，會(huì )熟練使用網(wǎng)上辦公系統和數據庫管理，可以用現代化的手段安排考場(chǎng)，現場(chǎng)辦公，既提高了工作效率，減輕勞動(dòng)強度，又為師生提供了方便快捷的服務(wù)。如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計劃修訂等工作都應利用計算機完成。
3教學(xué)秘書(shū)的隊伍建設
3.1強化激勵，建立目標責任制
要加強高校教學(xué)秘書(shū)的管理工作，制定并嚴格執行崗位責任聘任制，明確工作任務(wù)和人員職責，做到“事事有人管，人人有事做”。教學(xué)秘書(shū)的工作繁雜，事情多，任務(wù)重，院系要制定激勵措施，實(shí)行績(jì)效管理，制定措施，對表現突出的先進(jìn)工作者給予物質(zhì)和精神獎勵，不能勝任工作的要及時(shí)調離崗位。
3.2積極進(jìn)取，建立學(xué)習型隊伍
教學(xué)秘書(shū)工作是個(gè)新生事物，可供借鑒的經(jīng)驗不多，要做好這項工作，要不斷加強學(xué)習，認真研究工作過(guò)程中出現的問(wèn)題，努力學(xué)習新知識、新技術(shù)，尤其是加強計算機及軟件技術(shù)的學(xué)習，不段更新和提高自己，養成終身學(xué)習的良好習慣。學(xué)校要適時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓活動(dòng)，為教學(xué)秘書(shū)提高業(yè)務(wù)水平創(chuàng )造機會(huì )，使他們知曉教育教學(xué)管理的現狀和前沿動(dòng)態(tài)，反思自己的工作，喚起再學(xué)習再實(shí)踐的需要，更新知識，吸收先進(jìn)的理念和技能，為教學(xué)管理工作服務(wù)。建立學(xué)習型管理隊伍，可以使得教學(xué)秘書(shū)隊伍的發(fā)展有序，長(cháng)期和有效。
3.3高度重視，加強組織領(lǐng)導工作
教學(xué)秘書(shū)工作，事關(guān)全校的教學(xué)質(zhì)量，因此各級領(lǐng)導必須予以相當重視，對教學(xué)秘書(shū)工作給以極大關(guān)注。首先要從人員隊伍著(zhù)手，合理地調整現有人員，聘任新人，確�；舅刭|(zhì)和業(yè)務(wù)能力達到一定水平。同時(shí)要從整體上考慮隊伍結構的合理性，包括年齡結構，老中青比例協(xié)調。值得注意的是，一定時(shí)期內教學(xué)秘書(shū)隊伍應保持相對的穩定，人員變動(dòng)幅度不宜過(guò)大，否則教學(xué)秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力很難提高，不利于隊伍建設。
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