醫療科技檔案管理工作調研分析
醫療科技檔案管理工作是醫院科研活動(dòng)的基礎和真實(shí)記載，是提高醫療科研質(zhì)量、促進(jìn)醫療科研進(jìn)步，為醫院現代化建設服務(wù)的重要保證。同時(shí)，醫療科技檔案是醫院綜合檔案的重要組成部分，加強對醫療科技檔案的管理是醫院科研管理的一項重要工作，尤其是在醫院體制改革和現代技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫療科技檔案在整個(gè)醫院檔案中所占的比例也顯著(zhù)增加，在醫院科學(xué)管理中所處的地位也越來(lái)越重要。目前，醫院檔案工作已打破了文書(shū)檔案、科技檔案等各門(mén)類(lèi)檔案分開(kāi)管理的模式，向著(zhù)適合于醫院整體宏觀(guān)管理、綜合管理的方向發(fā)展，從原來(lái)行政檔案管理的單一模式轉變?yōu)橹饕钥萍汲晒麢n案、科技課題檔案管理綜合的模式，這一管理模式提高了課題的中標率，促進(jìn)了醫院科技成果的獲得及轉化，為醫院的現代化發(fā)展起到了重要作用。本文就醫院醫療科技檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、轉變觀(guān)念，重視科技檔案管理在醫院科研教學(xué)工作中的作用
�。ㄒ唬┽t療科技檔案管理工作的認識要統一。醫院要做好醫療科技檔案管理工作，關(guān)鍵是要統一思想，統一觀(guān)念，統一認識，加強領(lǐng)導，互相協(xié)作，克服科技檔案管理工作中的落后思想和傳統觀(guān)念，使各級領(lǐng)導、科技管理部門(mén)和科技人員真正認識到科技檔案管理工作對保證和促進(jìn)醫院科技工作所起到的重要作用；要充分認識到醫院科技檔案的作用是多方面的。如何合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對提高醫療質(zhì)量和科研水平都將產(chǎn)生重要的影響。由于科技檔案真實(shí)地記錄、儲存著(zhù)各項科研課題的立項申報書(shū)、科技成果簽定證書(shū)、計劃任務(wù)書(shū)，技術(shù)總結報告、合同書(shū)、課題項目評審意見(jiàn)書(shū)、評審報告、實(shí)驗記錄、經(jīng)費使用、性能檢測報告以及標準等有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)的全部過(guò)程，因此，成為科研成果鑒定和申報乃至科研成果推廣應用的重要依據。檔案人員要針對醫學(xué)研究和科研人員的需要，設置不同專(zhuān)題，篩選、編輯醫務(wù)人員的科研成果、醫學(xué)論文及資料，介紹新技術(shù)、新方法、新項目和醫療業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)向，為醫務(wù)人員科研活動(dòng)提供指導性服務(wù)。近年來(lái)，各級醫院特別是各大中型醫院在"科研興醫，科教興院"戰略方針的指導下，充分利用科技檔案，將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結合，嚴把科技檔案的質(zhì)量關(guān)，使之在科研成果的鑒定申報以及科研成果的推廣利用過(guò)程中發(fā)揮了重要作用。同時(shí)，醫務(wù)人員在科研活動(dòng)中，要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的科研資料。因此，醫院要切實(shí)加強科研檔案的管理，把靜態(tài)的檔案變成動(dòng)態(tài)的信息，活化科研資料，為醫務(wù)人員開(kāi)展醫療、科研、教學(xué)工作服好務(wù)。
�。ǘ┽t療科技檔案工作的理念要創(chuàng )新。檔案工作的創(chuàng )新是指檔案管理體制、檔案工作運行機制、檔案管理與利用活動(dòng)等方面的制度創(chuàng )新。因此，醫院科技檔案工作的理念要創(chuàng )新，觀(guān)念要改變，要較好的運用現代信息技術(shù)和科學(xué)的管理模式，順應當前時(shí)代的發(fā)展需要。尤其是《中華人民共和國檔案法》頒布和實(shí)施以來(lái)，科技檔案工作正向法制化、規范化、標準化管理方向邁進(jìn)，這就要求我們醫療科技檔案工作也要堅持與時(shí)俱進(jìn)，走改革與創(chuàng )新之路，要把提高創(chuàng )新能力、創(chuàng )新觀(guān)念真正落實(shí)到醫療科技檔案實(shí)際工作中，做好平時(shí)科技材料的收集、整理、歸檔工作，作到常做常新。同時(shí)要把醫療科技檔案工作當作一門(mén)學(xué)問(wèn)，研究它、認識它、探討它，以尋找其科學(xué)規律，改變以往傳統落后的工作方法，使醫療科技檔案工作的重點(diǎn)從每年立卷歸檔多少、利用服務(wù)多少轉變?yōu)獒t院前沿科學(xué)發(fā)展需要和檔案信息資源的充分開(kāi)發(fā)和利用，以科學(xué)的精神和求實(shí)的態(tài)度拓寬科技檔案管理工作的領(lǐng)域，以求醫療科技檔案工作獲得實(shí)際效益和最高利用價(jià)值，探索一條醫療科技檔案管理工作的新路子，從而推動(dòng)醫療科技檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
�。ㄈ┽t療科技檔案工作的方法要與時(shí)俱進(jìn)。醫院檔案工作的許多傳統做法和管理方法在不同時(shí)期的檔案工作中起到了積極作用，但傳統的做法已不能適應醫院當前醫療體制改革的需要，由于過(guò)去觀(guān)念和管理方法的落后，必須對檔案工作進(jìn)行大膽的創(chuàng )新和改進(jìn)。就醫療科技檔案工作而言，人們對其醫療科技成果檔案的價(jià)值和認識還不到位，管理體制和管理隊伍還有待健全和完善，從某種意義上說(shuō)醫療科技成果檔案仍然是目前醫療科技檔案工作中需要加強和特別要重視的環(huán)節。隨著(zhù)醫療衛生事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫療科技成果數量和質(zhì)量逐年攀升，對科技檔案的要求越來(lái)越高，涉及的面也越來(lái)越廣，科技檔案也越來(lái)越表現其較強的專(zhuān)業(yè)性和廣泛的群眾性。針對醫院檔案工作人員對業(yè)務(wù)部門(mén)的科技活動(dòng)情況不熟悉的狀況，醫院的綜合檔案管理部門(mén)應以醫療科研管理部門(mén)為核心，互相協(xié)助，互相配合，分級管理，制定適合于醫療科技檔案統一管理的范圍和標準，尤其是醫院的科技檔案工作方法要更新，要與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)和醫療科技人員的積極性，以克服醫院原有檔案室科技檔案材料不足、業(yè)務(wù)不熟的缺陷。通過(guò)實(shí)踐，探索在信息時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟不斷發(fā)展的新形勢下醫療科技檔案工作的新方法、新規律，開(kāi)創(chuàng )醫療科技檔案工作的新局面。
二、醫療科技檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因
�。ㄒ唬┽t療科技檔案收集不齊全的原因之一是多數醫療科研人員在科研過(guò)程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科技成果的論文發(fā)表與獲獎，輕視科技檔案資料的平時(shí)積累工作，認為這是檔案部門(mén)的事，與己無(wú)關(guān)。
�。ǘ┽t療科技人員缺乏檔案意識，與一種錯誤的觀(guān)點(diǎn)認為，自己在科研活動(dòng)中形成的材料不一定要歸檔，歸到檔案室不如放在自己身邊使用起來(lái)方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過(guò)程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
�。ㄈ┽t療科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。醫院檔案管理沒(méi)有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科技檔案歸檔管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使醫療科技歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
�。ㄋ模┽t療科技檔案還存在紙質(zhì)材料多、電子檔案少、檔案室設備簡(jiǎn)陋等問(wèn)題，不能有效地開(kāi)發(fā)和利用醫療科技檔案材料，已完成的科技成果、科技項目材料沒(méi)有隨時(shí)歸檔，即使是代表醫院科技實(shí)力的重點(diǎn)、重大科技項目和部分獲獎成果材料也因科研人員的種種原因不能及時(shí)歸檔或缺失；有些科技項目結題后，沒(méi)有提供完整的項目研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的全部技術(shù)材料。由于以上原因，醫療科技檔案中出現了四多四少現象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤(pán)、磁盤(pán)、圖表、照片、錄像少；復印件多，原件少。這些問(wèn)題嚴重影響了醫療科技檔案的收集、整理工作，制約了醫療科技檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、加強醫療科技檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
�。ㄒ唬┙⒖茖W(xué)管理制度，理順醫療科技檔案歸檔程序�？萍紮n案是科技課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項科技課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的4個(gè)特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性、系統性、集體性和階段性。為了規范科技檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規定的.“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。由于一項科技課題完成的時(shí)間長(cháng)（有的項目往往需要幾年），涉及的范圍廣，參加的人員多（集體完成），檔案內容復雜，造成了科技檔案材料形成的周期長(cháng)，積累材料需跨年度進(jìn)行，加之課題的進(jìn)展，其形成的檔案材料就會(huì )發(fā)生變化，檔案材料也就難以產(chǎn)生連續性，易造成割裂現象。另外，申報科技成果獎?dòng)袝r(shí)受到科技申報制度的制約，必須由科技管理部門(mén)出具有關(guān)證明方能申報，但也有許多已結題而不報獎和暫緩報獎的成果項目就不受制度條款的約束，從而也有可能造成大量科技檔案材料零散在外。為此，必須把科技檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來(lái)，走實(shí)現科技工作與科技建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科技檔案管理工作的規律，保證醫療科技檔案的準確、完整、系統，最終使醫療科技檔案工作走上科學(xué)化、規范化的軌道，達到提高科技檔案歸檔的質(zhì)量和效率。因此，醫療科技檔案應實(shí)行集中統一管理，可根據《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規定》，結合本單位實(shí)際，制定和完善科技檔案積累和科技歸檔的各科規章制度，理順醫院檔案部門(mén)、科技管理部門(mén)、科技檔案形成部門(mén)之間的工作關(guān)系，共同形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約、相互滲透的聯(lián)合體。
�。ǘ┘訌娭攸c(diǎn)、重大科技項目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項目及高級別獲獎成果最能反映一所醫院的科技能力和對醫院醫藥衛生事業(yè)的突出影響力，重點(diǎn)、重大科技項目的研究時(shí)間較長(cháng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證，又是新技術(shù)、新創(chuàng )新的基礎，因此對重點(diǎn)、重大科技項目應從立項起立卷歸檔，然后將每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項的子課題分年度補充到科技檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員和醫院檔案管理部門(mén)都有重大意義。
�。ㄈ┨岣哚t療科研人員的科技檔案歸檔意識�？蒲腥藛T是科技檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會(huì )使醫療科技檔案的管理走上規范化、科學(xué)化的良性循環(huán)的軌道，將會(huì )使醫療科技檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺階。
�。ㄋ模┨岣呖萍紮n案管理專(zhuān)、兼工作人員的綜合素質(zhì)。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素，因此科技檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高，是當前醫院提高科技檔案工作的根本保證，一方面要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面要培養工作人員愛(ài)崗敬業(yè)、開(kāi)拓創(chuàng )新、服務(wù)管理、團結奉獻的高尚意志和工作作風(fēng)。
�。ㄎ澹┘涌炜萍紮n案信息的開(kāi)發(fā)和利用。檔案工作已進(jìn)入了信息時(shí)代，我們必須抓住歷史機遇，切實(shí)做好科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。目前，醫院綜合檔案室最緊要的是加強和開(kāi)發(fā)利用好自己的軟件系統，在確�？萍紮C密和檔案安全的情況下，實(shí)行網(wǎng)上檔案信息資源共享。網(wǎng)上提供必要的電子檔案，建立健全醫療科技檔案信息資源管理機制，實(shí)現科技檔案信息資源共享�？傊�，要通過(guò)多渠道，采取各種方法加大科技檔案工作的宣傳力度，增強醫院廣大醫療科研人員的檔案意識，做好醫療科技檔案的平時(shí)收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作，提高醫療科技檔案的現代化管理水平，讓醫療科技檔案為醫療科技工作再出成果，推動(dòng)醫療衛生事業(yè)健康、快速發(fā)展。
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