公文寫(xiě)作：公文基礎知識
公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發(fā)文機關(guān)的職權，三是與主送機關(guān)的行文關(guān)系。小編收集了公文寫(xiě)作，歡迎閱讀。
一、公文的主要文種：
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二章“公文種類(lèi)”共確定了“命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要”共13類(lèi)、14個(gè)文種。
公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發(fā)文機關(guān)的職權，三是與主送機關(guān)的行文關(guān)系。
經(jīng)常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。
幾種常用文種的區別：
(一)請示與報告
“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見(jiàn)的問(wèn)題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關(guān)，請求上級機關(guān)批復(答復)，這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫(xiě)“請示”和“報告”時(shí)，要特別注意二者之間八個(gè)方面的區別。
一是作用不同�！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關(guān)請求指示、批準;“報告”是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，答復上級訊問(wèn)，報送文件、物品等。
二是內容不同�！罢埵尽笔潜締挝粺o(wú)力無(wú)權解決或按規定須上級批準之后才能實(shí)施的事項;“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關(guān)建議，須上級機關(guān)知道的事項。
三是容量不同�！罢埵尽睉晃囊皇�;“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。
四是時(shí)間不同�！罢埵尽睉虑靶形�;“報告”可在事前、事中、事后行文。
五是范圍不同�！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋�(gè)上級機關(guān)，不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級機關(guān)，其他上級機關(guān)也可以抄送。
六是處理不同。上級機關(guān)收到下級的請示后，應及時(shí)批準、批復(答復)，是辦理件，下級應在收到上級批復(答復)后才能實(shí)施;上級機關(guān)收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。
七是篇幅不同�！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過(guò)1500字;“報告”的篇幅相對較長(cháng)，但一般不超過(guò)3000字。
八是結束語(yǔ)不同�！罢埵尽痹诮Y束時(shí)用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等;“報告”用“專(zhuān)此報告”、“特此報告”。
(二)請示與函
“函”是不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項的公文�！昂笨煞譃樯毯�、詢(xún)答函、請批函(請求批準函、審批函)�！昂痹诠耐鶃�(lái)中使用比較廣泛，其主要作用有兩個(gè)方面：一是不相隸屬的同系統部門(mén)之間詢(xún)問(wèn)和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門(mén)批準有關(guān)事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。
在公文撰寫(xiě)中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關(guān)行文時(shí)使用“請示”或“報告”，是欠妥的�！罢埵尽迸c“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：
一是類(lèi)型不同�！罢埵尽笔巧闲形�;“請求批準函”是平行文。
二是主送機關(guān)不同�！罢埵尽钡闹魉蜋C關(guān)是具有領(lǐng)導、指導關(guān)系的上級;“請求批準函”的主送機關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。
三是內容范圍不同�！罢埵尽笔钦埱笈鷾�、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。
四是行文語(yǔ)氣不同�！罢埵尽钡挠谜Z(yǔ)應尊敬上級機關(guān);“請求批準函”應互相尊重。
五是辦復方式不同�！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關(guān)批復下級機關(guān);“請求批準函”的有關(guān)批準事項由受文單位復函(審批函)。
(三)報告與總結
“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)等�！翱偨Y”不是公文文種，但在實(shí)際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實(shí)，工作總結就是向上級機關(guān)匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關(guān)(可多頭主送)，抄送有關(guān)機關(guān)。如將上述公文標題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。
(四)意見(jiàn)與建議
“意見(jiàn)”是對重要的問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的公文文種�？捎糜谏闲形�、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理;作為平行文，提出的意見(jiàn)供受文單位參考;作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關(guān)應遵照執行，無(wú)明確要求的，下級機關(guān)可參照執行。這里著(zhù)重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖?jiàn)”文種。在實(shí)際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的�！肮ぷ鞔蛩恪�、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種�？芍苯邮褂孟滦形牡囊庖�(jiàn)文種，規范的標題應為“某某單位關(guān)于2008年XX工作的意見(jiàn)”。
(五)通告與通知
“通告”是公布社會(huì )各有關(guān)方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于XX的通告”。
“通知”是批轉下級機關(guān)、轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的�！巴ㄖ痹谛姓䴔C關(guān)公文往來(lái)中使用較多，如會(huì )議通知、轉發(fā)性通知等。轉發(fā)性通知應注意標題臃腫的問(wèn)題。
二、公文格式
(一)發(fā)文機關(guān)標識
由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成。比如：“綿陽(yáng)市財政局文件”。
主要應注意的問(wèn)題是：在沒(méi)有文頭紙的情況下，發(fā)文機關(guān)標識的位置問(wèn)題，平行文、下行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標識上空2行向下依次標識。
聯(lián)合行文時(shí)應使主辦機關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側，上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
(二)發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(chēng)，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現使用“()”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
(三)簽發(fā)人
上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排。
(四)公文標題
紅色反線(xiàn)下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，間距恰當。經(jīng)常出現分行沒(méi)有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強抗震救災專(zhuān)項資金監督檢查工作的通知”在“專(zhuān)項”處分行，正確的分行應在“資金”后;使用字體字號錯誤，有的沒(méi)有用2號字，有的沒(méi)有用小標宋字;行距不對，有的距離過(guò)大，有的過(guò)小。
(五)主送機關(guān)
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
(六)公文正文
主送機關(guān)名稱(chēng)下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。經(jīng)常出現自然段開(kāi)始少空或多空。
結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現的錯誤有亂用次序數，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標點(diǎn)符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點(diǎn)標為“、”。
公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見(jiàn)問(wèn)題是長(cháng)度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。
公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
1.定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有倏色彩的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數字，必須使用漢字。如：二萬(wàn)五千里長(cháng)征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無(wú)主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬(wàn)火急、零點(diǎn)方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會(huì )等。
2.中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬(wàn)歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時(shí)為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如：藏歷陽(yáng)森龍年八月二十六日。
3.含有月日簡(jiǎn)稱(chēng)表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開(kāi)，并處加引號。
4.相鄰的兩個(gè)數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個(gè)數字之間不能用頓號隔開(kāi)，如：三四天、五六米、七八個(gè)、十五六歲、五六萬(wàn)套、三四百里、四十五六歲等。
5.用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時(shí)，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬(wàn)左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時(shí)，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如：該省從機動(dòng)財政中拿出近2000萬(wàn)元，調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農田水利基本建設。
6.公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時(shí)20分45秒等。年份一般不用簡(jiǎn)寫(xiě)，如：2005年，不應寫(xiě)成05年。
7.統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。
8.物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個(gè)月、100名。
9.部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車(chē)、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。
10.引文標注中的版次、卷次、頁(yè)碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見(jiàn)《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁(yè)，北京，人民出版社，1990。
11.表示數字的范圍也有寫(xiě)法的講究。例如：“3萬(wàn)～8萬(wàn)”，不能寫(xiě)成“3～8萬(wàn)”;5%～15%，不能寫(xiě)成“5～15%”。
(七)附件
公文如有附件，在正文下空l(shuí)行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱(chēng)。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附件：1.×××××”);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時(shí)標識序號;附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(八)成文日期
用漢字將年、月、日標全;“零”寫(xiě)為“O”，不能寫(xiě)為“0”。
(九)公文生效標識
公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標識公文生效標識。
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。
當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心。
(十)特殊情況說(shuō)明
當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
(十一)主題詞
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字;主題詞不能超過(guò)5個(gè)。
(十二)抄送機關(guān)
公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行;左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關(guān)間用逗號隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。
(十三)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
位于抄送機關(guān)之下(無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l(shuí)字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
(十四)頁(yè)碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識。
【公文寫(xiě)作：公文基礎知識】相關(guān)文章：
公文寫(xiě)作基礎知識：公文寫(xiě)作與處理02-08
公文寫(xiě)作基礎知識：常用公文的寫(xiě)作02-09
公文寫(xiě)作基礎知識精選04-26
公文寫(xiě)作的基礎知識08-01
公文寫(xiě)作基礎知識06-15
公文寫(xiě)作基礎知識：通知04-20