公文函寫(xiě)作基礎知識大盤(pán)點(diǎn)
一、公文概述
什么是公文?公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，它是一級機關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規定格式制作的書(shū)面材料。
公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務(wù)的一種工具。
公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。
寫(xiě)作公文不能離開(kāi)政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫(xiě)作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。
根據國務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關(guān)公文分12類(lèi)13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 函; 12 會(huì )議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關(guān)公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見(jiàn);⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會(huì )議紀要。
以上兩個(gè)文件是黨政機關(guān)公文制發(fā)的依據，同時(shí)也成為企事業(yè)單位、社會(huì )團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據。當然一些專(zhuān)職機關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構另有一些專(zhuān)用公文。
公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷(xiāo)毀。與寫(xiě)作有直接關(guān)系的是擬稿。
二、公文的格式與要素〖ht〖kh*3/4公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫(xiě)作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)發(fā)文機關(guān)(版頭)
發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。同級政府、政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門(mén)與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文，應將主辦機關(guān)排列在前。
版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁(yè)上端，俗稱(chēng)“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加圓括號標注文種名稱(chēng)，俗稱(chēng)“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(huì )(函)”。
3、印有發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)的公函紙，作為版頭。
至于幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。
(二)公文份號 〖ht公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。
(三)秘密等級 〖ht公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”，“”前標密級，后標保密期限。沒(méi)有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、xx年認定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。
(五)發(fā)文字號 〖ht發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡(jiǎn)稱(chēng)文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線(xiàn)之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長(cháng)名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線(xiàn)之上發(fā)文字號的右側：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱(chēng)，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。
(七)標題
公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線(xiàn)作區別標志。如一份公文沒(méi)有版頭，標題置于公函紙首端機關(guān)名稱(chēng)下的紅線(xiàn)稍下居中位置。
公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān);“關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。
擬寫(xiě)公文標題時(shí)，應特別注意以下幾點(diǎn)：
1、批轉或轉發(fā)公文的標題，一般由批轉或轉發(fā)機關(guān)名稱(chēng)、被批轉或轉發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發(fā)公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應注意，除批轉法規性文件加書(shū)名號外，均不對原標題加書(shū)名號。
2、事由應簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來(lái)制定的規范性文件進(jìn)行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫(xiě)一個(gè)，后加“等”字，也嫌過(guò)長(cháng)，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。
3、在擬寫(xiě)標題時(shí)，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。
4、標題排列要對稱(chēng)、美觀(guān)，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長(cháng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時(shí)，不要把人名、地名、機關(guān)名稱(chēng)等專(zhuān)用名詞乃至詞拆開(kāi)。
5、公文標題中除書(shū)名號的使用有明確規定外，一般不加標點(diǎn)符號。標題過(guò)長(cháng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：
國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農業(yè)
(八)主送機關(guān)
加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復的對方機關(guān)。除了直接面向社會(huì )發(fā)布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送機關(guān)的名稱(chēng)。
確定主送機關(guān)應注意：
1、政府各部門(mén)應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應堅持主送一個(gè)機關(guān)的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上請示，應根據內容寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導者個(gè)人。
3、批復下級請示，只能主送原請示機關(guān)(單位)，對相關(guān)機關(guān)(單位)，用抄送。
4、普發(fā)公文，主送機關(guān)應寫(xiě)規范化統稱(chēng)，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫(xiě)為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)。(寫(xiě)法見(jiàn)后)
(十)附件
附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說(shuō)明或提供參考資料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是機關(guān)權力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規類(lèi)公文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁(yè)要注明會(huì )簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長(cháng)名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。 黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關(guān)印章。這是與國家行政機關(guān)公文的一大不同。
(十二)成文時(shí)間
一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)時(shí)間為準。會(huì )議討論通過(guò)的公文，應以會(huì )議通過(guò)的日期為準，并寫(xiě)上會(huì )議名稱(chēng)及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。
(十三)附注 〖ht附注用以說(shuō)明在公文其它區域不便說(shuō)明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。
(十四)主題詞 〖ht主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關(guān)公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過(guò)七個(gè)。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開(kāi)展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內容特征和歸屬類(lèi)別，要有層次性，并且不要與標題混同。
(十五)抄送機關(guān)
民工抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱(chēng)應寫(xiě)在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(cháng)平行細實(shí)線(xiàn)內。
(十六)印發(fā)機關(guān)和時(shí)間
印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門(mén);印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機關(guān)細實(shí)線(xiàn)下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著(zhù)辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時(shí)還將新增一些格式構成要素。
三、公文正文的寫(xiě)作方法
草擬公文正文必須符合以下要求：
(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規定。如提出新的政策規定，就要切實(shí)可行，并需另紙加以說(shuō)明。
(二)情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標點(diǎn)準確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。時(shí)間應寫(xiě)具體的年月日，如“1994年”不能寫(xiě)成“94年”。
(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。
(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(六)公文中應使用國家法定計量單位。
(七)引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。
(八)用詞準確、規范。使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，一般應先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。
(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。
公文正文的寫(xiě)法主要有兩條： 第一、通過(guò)敘述、說(shuō)理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說(shuō)理、目的(或結論)三個(gè)方面來(lái)寫(xiě)的。敘事是擺事實(shí)，說(shuō)理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過(guò)敘述，說(shuō)理表明目的。具體來(lái)說(shuō)：
(一)向上級機關(guān)寫(xiě)請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關(guān)審批。
(二)寫(xiě)陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫(xiě)做法，最后請領(lǐng)導機關(guān)或請上級對下一步做法給予指示。
(三)向平級機關(guān)寫(xiě)商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協(xié)助解決所要解決的問(wèn)題。
(四)向下級機關(guān)發(fā)布指示性的公文，通常是先寫(xiě)根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。
(五)寫(xiě)復文(對下級請示的公文的批復)，一般先根據來(lái)文所要求解決的事項，再寫(xiě)明審核的意見(jiàn)，最后要求下級按批復執行。
通過(guò)敘事、說(shuō)理來(lái)表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進(jìn)行分析、研究，使理由充足、觀(guān)點(diǎn)正確，提出的目的既考慮到實(shí)際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實(shí)可靠，論據確鑿，說(shuō)理符合政策、方針，又有的放矢，實(shí)事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。
第二、文字表達簡(jiǎn)明、確切、條理清楚。
簡(jiǎn)明，是指簡(jiǎn)潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫(xiě)作時(shí)，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無(wú)的空話(huà)。較長(cháng)的公文也應“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”。同時(shí)，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語(yǔ)以語(yǔ)體文為原則，力求通俗，能說(shuō)明問(wèn)題。不準使用自造的簡(jiǎn)體字。它的語(yǔ)言必須符合語(yǔ)法，還要正確地使用標點(diǎn)符號。 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。
條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長(cháng)的公文，均應開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，首先提出要點(diǎn)，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結論(新聞學(xué)上稱(chēng)為“導語(yǔ)”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長(cháng)的公文分為幾段時(shí)，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時(shí)，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。
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