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公文寫(xiě)作基礎知識講義:公文的格式要素
公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫(xiě)作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。下面是小編收集整理的公文寫(xiě)作基礎知識講義:公文的格式要素，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公文的格式要素一般包括：
(一)發(fā)文機關(guān)(版頭)
發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。同級政府、政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門(mén)與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文，應將主辦機關(guān)排列在前。
版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁(yè)上端，俗稱(chēng)“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加圓括號標注文種名稱(chēng)，俗稱(chēng)“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“xx市教育委員會(huì )(函)”。
3、印有發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)的公函紙，作為版頭。
至于幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。
(二)公文份號〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。
(三)秘密等級〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒(méi)有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。
(五)發(fā)文字號〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡(jiǎn)稱(chēng)文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線(xiàn)之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長(cháng)名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線(xiàn)之上發(fā)文字號的右側：“簽發(fā)人：xxx”。為使公文顯得對稱(chēng)，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。
(七)標題
公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線(xiàn)作區別標志。如一份公文沒(méi)有版頭，標題置于公函紙首端機關(guān)名稱(chēng)下的紅線(xiàn)稍下居中位置。
公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān);“關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。
擬寫(xiě)公文標題時(shí)，應特別注意以下幾點(diǎn)：
1、批轉或轉發(fā)公文的標題，一般由批轉或轉發(fā)機關(guān)名稱(chēng)、被批轉或轉發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發(fā)公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應注意，除批轉法規性文件加書(shū)名號外，均不對原標題加書(shū)名號。
2、事由應簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來(lái)制定的規范性文件進(jìn)行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫(xiě)一個(gè)，后加“等”字，也嫌過(guò)長(cháng)，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。
3、在擬寫(xiě)標題時(shí)，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。
4、標題排列要對稱(chēng)、美觀(guān)，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長(cháng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時(shí)，不要把人名、地名、機關(guān)名稱(chēng)等專(zhuān)用名詞乃至詞拆開(kāi)。
5、公文標題中除書(shū)名號的使用有明確規定外，一般不加標點(diǎn)符號。標題過(guò)長(cháng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農業(yè)
(八)主送機關(guān)
加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復的對方機關(guān)。除了直接面向社會(huì )發(fā)布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送機關(guān)的名稱(chēng)。
確定主送機關(guān)應注意：
1、政府各部門(mén)應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應堅持主送一個(gè)機關(guān)的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上請示，應根據內容寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導者個(gè)人。
3、批復下級請示，只能主送原請示機關(guān)(單位)，對相關(guān)機關(guān)(單位)，用抄送。
4、普發(fā)公文，主送機關(guān)應寫(xiě)規范化統稱(chēng)，如xx省人民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫(xiě)為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)。(寫(xiě)法見(jiàn)后)
(十)附件
附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說(shuō)明或提供參考資料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是機關(guān)權力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規類(lèi)公文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁(yè)要注明會(huì )簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長(cháng)名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關(guān)印章。這是與國家行政機關(guān)公文的一大不同。
(十二)成文時(shí)間
一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)時(shí)間為準。會(huì )議討論通過(guò)的公文，應以會(huì )議通過(guò)的日期為準，并寫(xiě)上會(huì )議名稱(chēng)及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。
(十三)附注〖HT〗附注用以說(shuō)明在公文其它區域不便說(shuō)明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。
(十四)主題詞〖HT〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關(guān)公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過(guò)七個(gè)。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開(kāi)展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內容特征和歸屬類(lèi)別，要有層次性，并且不要與標題混同。
(十五)抄送機關(guān)
民工抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱(chēng)應寫(xiě)在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(cháng)平行細實(shí)線(xiàn)內。
(十六)印發(fā)機關(guān)和時(shí)間
印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門(mén);印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機關(guān)細實(shí)線(xiàn)下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著(zhù)辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時(shí)還將新增一些格式構成要素。
公文寫(xiě)作格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。
�。ㄒ唬┓萏�。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
�。ǘ┟芗壓捅Ｃ芷谙�。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
�。ㄈ┚o急程度。公文送達和辦理的時(shí)限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
�。ㄋ模┌l(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱(chēng)。
�。ㄎ澹┌l(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
�。┖灠l(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
�。ㄆ撸祟}。由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。
�。ò耍┲魉蜋C關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
�。ň牛┱�。公文的主體，用來(lái)表述公文的內容。
�。ㄊ└郊f(shuō)明。公文附件的順序號和名稱(chēng)。
�。ㄊ唬┌l(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
�。ㄊ┏晌娜掌�。署會(huì )議通過(guò)或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。
�。ㄊ┯≌�。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
�。ㄊ模└阶�。公文印發(fā)傳達范圍等需要說(shuō)明的事項。
�。ㄊ澹└郊�。公文正文的說(shuō)明、補充或者參考資料。
�。ㄊ┏蜋C關(guān)。除主送機關(guān)外需要執行或者知曉公文內容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
�。ㄊ撸┯“l(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。
�。ㄊ耍╉�(yè)碼。公文頁(yè)數順序號。
寫(xiě)作原則
1、內容上“三查三改”
查立意：看是否明確、完整、突出，改觀(guān)點(diǎn)錯誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。
查措施政策：看措施、規定、辦法、意見(jiàn)是否符合政策，切實(shí)可行；改矛盾抵觸之處及不求實(shí)效的官話(huà)、套話(huà)、大話(huà)、空話(huà)和不力之處。
查材料：看是否具體、真實(shí)、典型，改一般化、概念化和不實(shí)之處。
2、文字上“三查三改”
查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無(wú)章、上下脫節、主次詳略不當等。
查行文：看是否精煉、合乎語(yǔ)法和邏輯，改用詞不當、啰嗦累贅、邏輯錯誤之處。
查文字：看是否規范，改錯別字、生造詞語(yǔ)、濫用簡(jiǎn)稱(chēng)、標點(diǎn)錯誤和文面款式毛病。
3、體式上“五查五改”
查文種、標題、主抄送單位、附件、附加標記有否問(wèn)題，如有即行訂正。
辦文必須迅速及時(shí)，不失時(shí)效。公文一般有一定的時(shí)效，特別是有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過(guò)時(shí)限，就會(huì )耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時(shí)、迅速，必須健全制度，簡(jiǎn)化手續，增強時(shí)間觀(guān)念，以保證公文盡快處理。
公文的保密也要符合要求，必須嚴格地執行保密制度，嚴格控制擬稿過(guò)程、印刷過(guò)程、處理過(guò)程，不管是什么人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。
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