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公文寫(xiě)作基礎知識：公文文面格式
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。 下面是小編為你帶來(lái)的公文的文面格式，歡迎閱讀。
公文文面格式
(一)發(fā)文機關(guān)(亦稱(chēng)“版頭”、“文頭”)
版頭是發(fā)文機關(guān)的標志，它具有法定性、權威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：
1、由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成。
例如：國務(wù)院文件
2、只用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)作版頭。
例如：江蘇省人民政府
3、幾個(gè)同級機關(guān)(如江蘇省人事廳、江蘇省科學(xué)技術(shù)委員會(huì )、江蘇省財政廳)聯(lián)合發(fā)文，可用主辦機關(guān)(江蘇省人事廳)的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭?(例1)，但發(fā)文機關(guān)署名應標聯(lián)合行文單位的名稱(chēng);也可用幾個(gè)同級機關(guān)的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭(例2)，但應將主辦的機關(guān)排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。
例1：江蘇省人事廳文件
例2：江蘇省人事廳
江蘇省 科 委 文件
江蘇省財政廳
4、有時(shí)根據工作需要，同一機關(guān)還可以制發(fā)專(zhuān)用公文版頭。
例如：xxx人民政府令、xxx人民政府任免通知
發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)必須使用全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，一般用22毫米x15毫米(高x寬)黑變體字。聯(lián)合行文，應視機關(guān)多少，選擇大小適當的宋體字。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實(shí)橫隔線(xiàn)(寬140毫米，高1毫米)，居中套紅印在公文首頁(yè)圖文區第13行—22行和37行—46行區域內。
為了保證公文的權威性、嚴肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類(lèi)公文均需使用公文版頭。發(fā)文機關(guān)的公文版頭一經(jīng)確定，不可經(jīng)常變動(dòng)。
(二)密急
密級是指公文內容涉密的程度。公文內容涉密應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應當同時(shí)標明份數序號。密急在公文首頁(yè)發(fā)文機關(guān)版頭的左上角區域內標注。密急的標識為一個(gè)五角星，即“”，五角星之前標密急，五角星之后標期限，如：機密20年。
密急件的份數序號是同一文件在其總印數中逐份所給的順序編號。一份文件一個(gè)號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯數字在密級標識區域的上一行標注。如：某份文件份號為“000068”就說(shuō)明這份文件是總印數中的第68份。
(三)緊急程度
公文處理必須做到及時(shí)、準確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急事項的及時(shí)處理。文秘部門(mén)處理公文要力求“當日簽收、當日登記、當日呈批、當日轉辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時(shí)應根據緊急程度，分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標明“在x日x時(shí)送達”。緊急程度在公文右上角標注。公文標題內有“緊急”二字的，如“關(guān)于xx緊急通知”等，也應視同急件處理。
(四)發(fā)文字號(亦稱(chēng)“文號”)
發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和順序號三個(gè)部分組成。年度使用公元紀年，用阿拉伯數字，兩側用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是江蘇省人民政府的代字，“[1997]”是發(fā)文的年度，“18號”是1997年發(fā)文的順序號。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文，只標注主辦機關(guān)發(fā)文字號。有發(fā)文機關(guān)加“文件”二字組成文頭的文件，發(fā)文字號一般標注在文頭之下、橫線(xiàn)上方居中;只用發(fā)文機關(guān)作文頭時(shí)的文件，發(fā)文字號則標注在橫線(xiàn)之右下角、文件標題之上。
上報的公文，應注明簽發(fā)人。聯(lián)合行文要同時(shí)注明聯(lián)合發(fā)文機關(guān)的簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標在文頭之下、橫線(xiàn)以上右側位置，或標在橫線(xiàn)之右下角、文件標題之上。同時(shí)，發(fā)文字號則移至左側。
機關(guān)代字應相對穩定，不可經(jīng)常變動(dòng)。為保證發(fā)文字號規范，防止重號、漏雨和錯號，發(fā)文字號應由發(fā)文機關(guān)的文秘部門(mén)統一管理與編寫(xiě)。
(五)公文標題
公文標題是對公文主要內容的揭示。要求做到準確、簡(jiǎn)要。規范化的公文標題一般應由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)和公文種類(lèi)三個(gè)部分組成。除三個(gè)部分外，在發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)與公文主題之間加個(gè)介詞(如：“關(guān)于”、“對”、“在”、“為”、“給”等)，在公文主題與公文種類(lèi)之間加一個(gè)結構助詞“的”字。例如：“國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知”，其中：“國務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，“關(guān)于”是介詞，“發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結構助詞，“通知”是公文的種類(lèi)。標題除發(fā)布法規性的文件可加書(shū)名外，一般不用標點(diǎn)符號。
公文標題居中在公文首頁(yè)紅色橫隔線(xiàn)之下、正文之上各空一行排列。
當遇到下列情況時(shí)，公文標題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)或公文主題組成部分。
1、使用正式的套紅文件版頭，公文標題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)。例如：“關(guān)于印發(fā)《江蘇省行政機關(guān)公文處理實(shí)施細則》的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機關(guān)固定的文件版頭印發(fā)的，因此，公文標題就省略了發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)。
2、印發(fā)公布性文件時(shí)，有的公文標題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。
經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)或批準的公文，可在標題下加題注，在圓括號內注明某年某月某日經(jīng)某會(huì )議討論通過(guò)。
公文標題字數不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標題多行排列時(shí)，盡量不要把人名、地名以及兩個(gè)字以上的詞或數字分開(kāi)，以防產(chǎn)生歧義。
(六)主送機關(guān)(亦稱(chēng)“抬頭”)
主送機關(guān)是指發(fā)文機關(guān)要求對公文進(jìn)行辦理或給予答復的機關(guān)。主送機關(guān)應使用全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng);主送機關(guān)不是一個(gè)時(shí)，應按其性質(zhì)、級別以及有關(guān)規定或慣例依次排列;同類(lèi)型機關(guān)可使用統稱(chēng)，如“省政府各部門(mén)”。主送機關(guān)應明確、具體，標列在公文標題的下方、正文之上，從左至右頂格書(shū)寫(xiě)，回行繼續頂格，未尾加冒號。
主送機關(guān)的確定，應注意以下幾個(gè)方面：
1、上行文是向上級機關(guān)請求指示、批準事項以及匯報工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)時(shí)使用。
2、平行文是同級機關(guān)互相商請解決有關(guān)問(wèn)題或布置某項工作時(shí)使用的一種公文，主送機關(guān)可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。
3、下行文是上級機關(guān)要求下級機關(guān)周知、辦理或執行事項時(shí)使用的一種公文。這種公文如發(fā)行范圍大，主送機關(guān)可用統稱(chēng)。
4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標主送機關(guān);經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)的公文，如：“決定”、“會(huì )議紀要”、“令”，主送機關(guān)名稱(chēng)則移至文尾抄送欄上方標明。
5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關(guān)，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置�！胺炙汀睓谝话惴譃槿齻�(gè)層次：一是上級領(lǐng)導;二是文件內容涉及的有關(guān)單位;三是應抄送周知的單位。
(七)正文
正文是公文的主體部分，用來(lái)表達公文的內容、傳達發(fā)文機關(guān)的意圖。撰寫(xiě)公文總的要求，內容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規，情況準確，措施、要求扎實(shí)具體，觀(guān)點(diǎn)明確，條理清楚，文字通順、精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
當正文占滿(mǎn)了公文用紙的全頁(yè)，發(fā)文機關(guān)署名和成文時(shí)間不得不轉時(shí)，必須在的首行標注“此頁(yè)無(wú)正文”并加圓括號，然后在下方的適當位置標注發(fā)文機關(guān)署名牌成文時(shí)間。
(八)附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說(shuō)明、注釋作用，有的起證實(shí)、執行作用。附件應在正文之后成文時(shí)間之前注明順序和名稱(chēng)。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應放在正文未頁(yè)后面一起裝訂。被印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文應視為正文，不能作為附件處理。
(九)發(fā)文機關(guān)署名
公文除電報、會(huì )議紀要外，大部分文件的發(fā)文機關(guān)署名都應加蓋印章。
印章是代表機關(guān)組織或領(lǐng)導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關(guān)印章具有法定性、權威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機關(guān)對文件正式生效和確認無(wú)誤的一種憑證。
印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。
(十)成文時(shí)間
成文時(shí)間以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準;會(huì )議討論通過(guò)的公文，一般以討論通過(guò)的日期為準;電報，以發(fā)出日期為準。
成文時(shí)間一般在正文之后的右下方專(zhuān)行標注。會(huì )議討論通過(guò)的公文，如決議、決定、條例等，一般應用小于標題的字體將會(huì )議討論通過(guò)的時(shí)間和會(huì )議名稱(chēng)在公文標題之下居中標注，并加圓括號。
成文時(shí)間一般應是公文正式生效、執行的日期，但是發(fā)布法規、規章的公文，除了標注發(fā)布時(shí)間外，還專(zhuān)門(mén)公布具體實(shí)施的年、月、日。成文時(shí)間使用漢字寫(xiě)明年、月、日，年度使用公元紀年全稱(chēng)，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或省略。如：1997年1月8日，既不能寫(xiě)成“97年1月8日”，也不得寫(xiě)成“九八、元、八”。成文時(shí)間必須按規定標注，切忌標注擬稿、審稿或打印時(shí)間。
(十一)附注
附注用于說(shuō)明公文中在其它區域不便說(shuō)明的事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標注，并加圓括號。如：“(此件發(fā)止各鄉、鎮人民政府)”;“(此件至xx月xx日對外公開(kāi))”等。
(十二)主題詞
主題詞是為實(shí)現辦公現代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據公文基本內容按照一定的規范優(yōu)選的詞或詞組。
公文應根據內容和文種標明主詞題。
(十三)抄送機關(guān)
抄送機關(guān)即需要了解公文內容以便協(xié)助辦理或周知的機關(guān)，應標注在公文主題詞下端、印發(fā)機關(guān)之上，上下用兩條等寬的平行細實(shí)線(xiàn)(寬140毫米，高1毫米)作為界線(xiàn)。抄送機關(guān)在“抄送：”后面依機關(guān)性質(zhì)、職權、隸屬關(guān)系用其它邏輯關(guān)系依次標注抄送機關(guān)的全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，移行時(shí)與上一行平行書(shū)與。抄送機關(guān)一般按上級、平級、下級機關(guān)的次序排列，同級機關(guān)按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質(zhì)的單位之間用逗號，同一級別、同一性質(zhì)的單位之間用頓號。
(十四)簽發(fā)人
許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線(xiàn)右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：xxx”。
(十五)機密等級
機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據公文內容所涉及的機密程度來(lái)劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心左上角第一行。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。
(十六)緊急程度
這是指公文送達和辦理的時(shí)限要求，分為“特急”、“加急”。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。
(十七)閱讀范圍
根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規定閱讀范圍。
(十八)附件
這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件x件”。
置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個(gè)字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱(chēng)。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。附件名稱(chēng)長(cháng)需要回行時(shí)，應當與附件名稱(chēng)的文字對齊序號后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁(yè)左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側裝訂。
(十九)印章
上行文要加蓋印章，用印端正、著(zhù)色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱(chēng)、下不壓版記；黨政機關(guān)聯(lián)合行文的，左右用印，兩個(gè)印章中間約空開(kāi)3mm。
(二十)印制版記
由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、印發(fā)日期及兩條橫線(xiàn)組成。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯數字、年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。上行文的，印發(fā)日期后接著(zhù)排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。
特定格式
信函式格式
發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線(xiàn)（上粗下細），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(xiàn)（上細下粗），兩條線(xiàn)長(cháng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)及雙線(xiàn)均印紅色。兩線(xiàn)之間各要素的標識方法從本標準相應要素說(shuō)明。
命令格式
命令標識由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應標識全稱(chēng)。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時(shí)間。分送機關(guān)標識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。
會(huì )議紀要格式
會(huì )議紀要標識由“xxxxx會(huì )議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。
公文用紙
采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁(yè)不要頁(yè)碼.為了防止出現“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，在調整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少1行，每行可減少1―2個(gè)字，也可每頁(yè)增加1―2行，每行增加1―2個(gè)字。 公文要雙面印刷。 公文頁(yè)碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁(yè)。
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