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行政公文寫(xiě)作基礎知識:公文的體式與稿本
公文格式、種類(lèi)、寫(xiě)作規范、處理程序和管理要求。公文格式包括規格、樣式和書(shū)寫(xiě)要求；公文種類(lèi)分為上行文、平行文和下行文；公文寫(xiě)作規范要求內容客觀(guān)真實(shí)、文字簡(jiǎn)練明了、標點(diǎn)正確使用；公文處理程序包括擬稿、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)文和歸檔等環(huán)節；公文管理要求嚴格遵守國家法律法規和黨的方針政策，建立完善的管理制度。下面是小編整理的行政公文寫(xiě)作基礎知識，希望對你有所幫助。
行政公文寫(xiě)作基礎知識
一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來(lái)，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過(guò)多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關(guān)實(shí)施領(lǐng)導與管理的有力工具。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個(gè)方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語(yǔ)言精當、行文規范。
二、公文的文體是指在公文寫(xiě)作中運用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達方式和語(yǔ)體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點(diǎn)外，在表達方式和語(yǔ)言運用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達方式上，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點(diǎn);公文在語(yǔ)言運用方面應當做到準確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱(chēng)公文的組成部分�！秶覚C關(guān)公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。
四、公文的書(shū)面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)的樣式。公文講求書(shū)面格式 , 這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書(shū)面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項。
五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式 , 是指公文的外觀(guān)形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規格等。
六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線(xiàn)裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí) , 文件頁(yè)碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫(xiě)印刷過(guò)程中，以及根據使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
行政公文寫(xiě)作基礎知識
一、公文格式
公文格式是指公文的規格、樣式和書(shū)寫(xiě)要求。根據《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等組成。其中，發(fā)文機關(guān)標志應當使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)；發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份代碼、發(fā)文順序號；標題應當準確、簡(jiǎn)明地概括公文主題，一般由“事由+文種”組成；正文應當根據公文內容來(lái)撰寫(xiě)，要求準確、簡(jiǎn)明、通順；印章應當與發(fā)文機關(guān)相符，并加蓋騎縫章。
二、公文種類(lèi)
公文種類(lèi)是公文的具體分類(lèi)。根據《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，公文一般分為上行文、平行文和下行文。上行文是指向上一級領(lǐng)導機關(guān)匯報工作、請示事項的公文，如報告、請示等；平行文是指向同級機關(guān)或者不相隸屬機關(guān)傳遞信息的公文，如函等；下行文是指向下級機關(guān)布置工作、傳達指示的公文，如通知、意見(jiàn)等。每種公文都有其特定的用途和寫(xiě)作規范。
三、公文寫(xiě)作規范
行文應當確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。
內容應當客觀(guān)真實(shí)，表述準確，條理清晰，邏輯嚴謹。
文字應當簡(jiǎn)練明了，用詞準確規范，避免歧義和誤解。
標點(diǎn)應當正確使用，避免影響閱讀和理解。
格式應當符合規定，附件應當齊全完整。
印章應當清晰有效，符合規定。
行文應當符合國家法律法規和黨的方針政策，不得有悖于常識和道德。
四、公文處理程序
公文處理程序是指公文從擬制到歸檔的整個(gè)流程。根據《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，公文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)文、歸檔等環(huán)節。其中，擬稿應當按照規定的格式和要求撰寫(xiě)；審核應當對公文的格式、內容、文字等進(jìn)行把關(guān)；簽發(fā)應當由領(lǐng)導進(jìn)行審批；印制應當規范有序，符合規定；發(fā)文應當通過(guò)規定的渠道發(fā)送；歸檔應當將公文作為檔案保存好。每個(gè)環(huán)節都有其特定的要求和處理流程。
五、公文管理要求
公文處理應當嚴格遵守國家法律法規和黨的方針政策，確保公文的合法性和規范性。
公文管理應當建立完善的管理制度，確保公文的保密性、完整性和安全性。
公文處理應當建立完善的檔案管理制度，確保公文的查閱和使用方便快捷。
公文處理應當建立完善的工作責任制度，確保每個(gè)環(huán)節的處理質(zhì)量和效率。
公文管理應當加強監督和檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，確保公文工作的正常運轉。
公文寫(xiě)作基礎知識
一、明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據機關(guān)工作的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么?比如布置工作，提出主要抓哪些問(wèn)題，主要成績(jì)及存在問(wèn)題，下一步的打算;再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決什么問(wèn)題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報;針對下級機關(guān)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復函，還是寫(xiě)一個(gè)帶有規定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領(lǐng)導機關(guān)匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗;是給領(lǐng)導干部、有關(guān)部門(mén)工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進(jìn)行傳達等。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方機關(guān)了解，還是要求對方機關(guān)答復，是要求各收文機關(guān)貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達到什么目的，只有首先對這些問(wèn)題做到心中有數，才能夠落筆起草文件。
二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調查研究
發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，并不是擬寫(xiě)每份文件都要專(zhuān)門(mén)進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的命令、通知，寫(xiě)一封內容比較簡(jiǎn)單的公函，呈報一項請示等，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做收集材料和調查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但是對于問(wèn)題比較復雜，或雖有領(lǐng)導人對問(wèn)題處理的原則意見(jiàn)，但還沒(méi)有形成具體有觀(guān)點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納;或擬寫(xiě)篇幅較長(cháng)的文件，擬定工作計劃、進(jìn)行工作總結，起草規章、條例，擬寫(xiě)工作指示和領(lǐng)導人講話(huà)等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調查研究工作，因為概念的形成過(guò)程，判斷的形成過(guò)程，推理的過(guò)程，就是調查和研究的過(guò)程，就是思維的過(guò)程。人腦是能夠反映客觀(guān)世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過(guò)反復的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀(guān)實(shí)際。寫(xiě)出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)過(guò)程。
怎樣為擬寫(xiě)文件收集材料和進(jìn)行調查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實(shí)際當中收集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計劃，首先需要查閱黨和國家有關(guān)的方針政策和指示精神，上級機關(guān)布置的任務(wù)，本部門(mén)去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計劃等。還要認真研究本部門(mén)今年面臨的形勢，今年的中心任務(wù)，上級要求;本部門(mén)當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力;研究針對實(shí)際情況應當提出哪些具體指標，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫(xiě)一個(gè)全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計劃，上級機關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導性文件，這一時(shí)期本機關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機關(guān)報送的主要文件，有關(guān)的重要會(huì )議文件，本機關(guān)的大事記等;請本機關(guān)各個(gè)部門(mén)的同志開(kāi)個(gè)座談會(huì )，了解各部門(mén)的工作情況和工作體會(huì )，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y提綱等。在全面調查和收集了有關(guān)材料的基礎上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項工作，取得的主要成績(jì)及其原因，工作中的主要經(jīng)驗教訓等。
總之，收集材料和調查研究，是一個(gè)充分醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料調查研究的基礎上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)文件的內容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個(gè)人的習慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(cháng)的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫(xiě)什么問(wèn)題、依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分作幾層意思等。篇幅較長(cháng)的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱又當別論了。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構思過(guò)程，文件的基本觀(guān)點(diǎn)、可以召集一定的會(huì )議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草，擬寫(xiě)正文
結構安排好后，要按照提綱所列順序，開(kāi)宗明義，緊扣主題，擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中要注意兩點(diǎn)。
1、要觀(guān)點(diǎn)鮮明、用材得當。也就是說(shuō)要用觀(guān)點(diǎn)統帥材料，使材料為觀(guān)點(diǎn)服務(wù)。運用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀(guān)點(diǎn)一致。
行文當中，要注意明確觀(guān)點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達意，似是而非。如果觀(guān)點(diǎn)不明，令人不知所云，無(wú)所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會(huì )貽誤工作和造成不應有的損失。
有些文件，只講觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì )使人感到抽象空洞，缺乏根據，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，則會(huì )使人弄不清楚要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報告和情況匯報、經(jīng)濟情況介紹等一類(lèi)的文件，需要既有觀(guān)點(diǎn)，又有材料。觀(guān)點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿(mǎn)、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項方針、政策的指示和意見(jiàn)、往往要指出工作中的主要成績(jì)、存在的問(wèn)題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會(huì )有什么好處，指明不應當怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會(huì )有什么不利等�？傊�，要向對方曉以利害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當地運用一些具體材料來(lái)說(shuō)明一定的道理。再如，寫(xiě)一份工作簡(jiǎn)報、調查報告、通報或經(jīng)驗介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達到交流情況，具體反映問(wèn)題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫(xiě)的文件，有理有據，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂(lè )于信服。
我們在調查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過(guò)選擇與剪裁，使材料能夠說(shuō)明觀(guān)點(diǎn)，并具有典型性。也就是說(shuō)要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當，要為表達發(fā)文的意圖服務(wù)。運用材料緊密?chē)@觀(guān)點(diǎn)，這就是我們所說(shuō)的用觀(guān)點(diǎn)統帥材料。材料用得不當，不說(shuō)明問(wèn)題，就會(huì )出現材料與主題脫節的現象。這樣的文件，會(huì )顯得結構松散而雜亂，是缺乏說(shuō)明力的。因此，不能說(shuō)明問(wèn)題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。
擬寫(xiě)文件要保持嚴肅性，要求用材料說(shuō)明觀(guān)點(diǎn)，用觀(guān)點(diǎn)統帥材料，是說(shuō)觀(guān)點(diǎn)必要有實(shí)際材料加以說(shuō)明，運用材料必須緊密結合觀(guān)點(diǎn);絕不是說(shuō)可以事先主觀(guān)地劃出一個(gè)思想框框，然后去拼湊材料，沒(méi)有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達某種觀(guān)點(diǎn)和意圖“依據”。這樣來(lái)寫(xiě)文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。
還需要說(shuō)明的是，擬寫(xiě)文件要有觀(guān)點(diǎn)和材料，也并不是說(shuō)任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問(wèn)題通知、一個(gè)簡(jiǎn)要的批復、一項法規、法令等，一般都不需要引用什么材料來(lái)闡明觀(guān)點(diǎn)，而主要是說(shuō)明具體意見(jiàn)、要求和規定，交代有關(guān)事項和做法等。
2、要文句簡(jiǎn)練、交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代問(wèn)題清楚明了。如果為了說(shuō)清楚問(wèn)題，就寫(xiě)得啰嗦冗長(cháng)，是不可取的;而為了簡(jiǎn)便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫(xiě)法，應該是宜簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，宜詳則詳，詳略得當。敘述的文字力求簡(jiǎn)練;需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、機關(guān)名稱(chēng)、或者使用規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，簡(jiǎn)稱(chēng)必須是人所共知的，并且要注意不與其它機關(guān)發(fā)生重復和不至于誤解，不得隨意亂用簡(jiǎn)稱(chēng)。如將“××省委組織部、宣傳部”簡(jiǎn)作“×省組宣”《會(huì )使人看不用代稱(chēng)“滬”、“渝”�？h以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱(chēng)很長(cháng)，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“實(shí)現四化等。不得隨意創(chuàng )造使人難以理解的叫法。
文中引用的有關(guān)論述，應注明出處。引用其它文件時(shí)，應寫(xiě)明它的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標題;引用的語(yǔ)句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時(shí)，應當寫(xiě)明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡(jiǎn)稱(chēng)。文中遇有特別生僻的詞語(yǔ)，應加以注釋�？傊�，不能認為自己清楚的事，對方也必然會(huì )了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。
一般來(lái)說(shuō)，擬寫(xiě)文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點(diǎn)符號，還要注意是否交代清楚了什么機關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問(wèn)題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見(jiàn)、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡(jiǎn)短的文件外，一般均應開(kāi)宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語(yǔ)，然后再分幾層意思說(shuō)明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個(gè)適當的概括，并表明對收文機關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達，什么時(shí)間開(kāi)始執行，請示答復或僅是上報備案等。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫(xiě)出后，要認真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，須要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復修改的。寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能成熟。擬寫(xiě)文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復閱讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點(diǎn)符號也不要放過(guò)。
1、關(guān)于主題的修改�？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì )有所依據。
2、關(guān)于觀(guān)點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀(guān)點(diǎn)是否正確，表達有無(wú)問(wèn)題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。
3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀(guān)點(diǎn)，還要通過(guò)恰當的材料表現出來(lái)，如果文件只有觀(guān)點(diǎn)而無(wú)材料，或者有了材料而不能說(shuō)明觀(guān)點(diǎn)，或者材料過(guò)多而湮沒(méi)了觀(guān)點(diǎn)，就要對材料進(jìn)行適當的修改。
4、關(guān)于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴謹、暢達、勻稱(chēng)和完整。
5、關(guān)于語(yǔ)言的修改。主要是修改不通順的字句，不規范的字以及標點(diǎn)符號，以達到語(yǔ)言準確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過(guò)修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎，也可從中提高寫(xiě)作能力。
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