公文寫(xiě)作基礎知識大全
公文除了文字文書(shū)之外，又有了電信文書(shū)(電報、電話(huà)記錄)、聲像文書(shū)(錄音、錄像)、圖形文書(shū)(以圖表為主，伴以簡(jiǎn)要文字說(shuō)明)。以下是小編幫大家整理的公文寫(xiě)作基礎知識，歡迎閱讀與收藏。
公文寫(xiě)作基礎知識 1
公文寫(xiě)作基本常識
通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān);下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，如需同時(shí)報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標題之下、頂行寫(xiě)。
三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(cháng)雜亂。請示問(wèn)題應當一文一事，不要一文數事。
四、發(fā)文機關(guān)。寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱(chēng)落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫(xiě)全稱(chēng)。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。
五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱(chēng)，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。
六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規定”等，詞組之間不使用標點(diǎn)符號，用醒目的黑體字標出，以便分類(lèi)歸檔。
七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱(chēng)列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀(guān)，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線(xiàn)隔開(kāi)，主題詞印在第一條線(xiàn)上，文件份數印在第二條線(xiàn)下。
八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個(gè)機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“xxxxxx(機關(guān))文件”，下面加一條紅線(xiàn)(黨的機關(guān)在紅線(xiàn)中加一五角星)襯托。
九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文�！皣l(fā)”是國務(wù)院的代字，“[1997]”是年號，(年號要使用方括號“[ ]”)，“5號”是發(fā)文順序號。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線(xiàn)與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發(fā)文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號使用。
十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線(xiàn)右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：xxx”。
十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據公文內容所涉及的機密程度來(lái)劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。
十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。
十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“(此件發(fā)至縣團級)”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規定閱讀范圍。
十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件x件”。
十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側裝訂。
公文的行文關(guān)系
行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意：
一、下級機關(guān)一般應按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。
二、行文常規：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。
三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時(shí)抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導的單位向上級機關(guān)的請示，應當根據內容寫(xiě)明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復所請求的問(wèn)題;上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的單位行文時(shí)，應當抄送另一個(gè)上級機關(guān)。
四、要注意黨政不分的現象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。
公文寫(xiě)作的基本要求
不同種類(lèi)的公文，有著(zhù)不同的具體要求和寫(xiě)作方法，但是，不論哪一種類(lèi)的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：
一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規定。
二、要符合客觀(guān)實(shí)際，符合工作規律。
三、公文的撰寫(xiě)和修改必須及時(shí)、迅速，反對拖拉、積壓。
四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn)：
(一)條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。
(二)文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。
(三)遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準確地反映客觀(guān)實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。
(四)論理要合符邏輯。公文的觀(guān)點(diǎn)要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。
(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱(chēng)的單位應使用全稱(chēng)。
(六)正確使用標點(diǎn)符號。
(七)正確使用順序號[ 一、(一)、1、(1)]。
五、要符合保密制度的要求。
公文的種類(lèi)
公文的種類(lèi)簡(jiǎn)稱(chēng)文種。一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類(lèi)十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：
上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請求、報告。
平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。
下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。
延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。
請示和報告
一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問(wèn)題作出指示、給予答復、審核批準時(shí)所使用的公文。請示與報告的區別：請示是要求上級機關(guān)給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。
(一)什么事情應該請示?
一般而言，凡向上級請示的問(wèn)題，應屬于以下幾種情況：
1、屬于主管上級單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項。
2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。
3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。
4、因情況特殊難以執行現行規定，有待上級重新指示才能辦理的事項。
5、因意見(jiàn)分岐，無(wú)法統一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。
6、有章可循，有法可依，可以開(kāi)展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。
7、按上級明文規定，完成一個(gè)任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。
(二)撰寫(xiě)請示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：
1、詳細、準確地寫(xiě)明請示事由。不僅應在標題上寫(xiě)清，還要在在正文里寫(xiě)明請示什么問(wèn)題，為什么要向上級請求。請示事項要專(zhuān)題專(zhuān)文，以便上級及時(shí)答復。
2、明確提出本單位對解決這一問(wèn)題的`意見(jiàn)，供上級參考。意見(jiàn)要寫(xiě)得有理有據，必要時(shí)可引證有關(guān)的現行政策、規定條文。如本單位意見(jiàn)分岐，要分別陳述不同意見(jiàn)的內容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見(jiàn)，供上級權衡、批復。
3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示;由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復，甚至務(wù)請在什么時(shí)限內答復;提請上級批復時(shí)需要注意或強調的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果;在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時(shí)、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。
二、報告。報告是陳述性文件。它的種類(lèi)很多，按內容可分為專(zhuān)題報告、綜合報告、總結報告;按時(shí)間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進(jìn)程報告等。
為了陳述清楚，報告的擬寫(xiě)方式一般可分為四個(gè)部分：一、情況;二、經(jīng)驗;三、問(wèn)題;四、今后意見(jiàn)。如果屬于自我批評、工作反省的專(zhuān)題報告，也可分為四個(gè)部分：一、情況;二、原因;三、責任;四、處理情況和意見(jiàn)。
通知
通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。
通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì )議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì )議性通知”、“任免通知”三種。
一、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節日，成立、調整、合并、撤銷(xiāo)某個(gè)機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。
二、會(huì )議通知。上級機關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì )議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì )議通知。這種通知要求寫(xiě)得明確具體，交待清楚會(huì )議名稱(chēng)、主持單位、會(huì )議內容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì )議地點(diǎn)、報到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì )議的按時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。
三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫(xiě)清楚決定任免的時(shí)間、機關(guān)、會(huì )議或依據文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。
不論哪種類(lèi)型的通知，都應該注意以下幾點(diǎn)：
一、通知一般都要有一個(gè)符合標題“三要素”(即發(fā)文機關(guān)、事由、文種)的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。
二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫(xiě)被通知單位，這是不妥當的。
三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見(jiàn)的“緊急通知”。
通報
通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。
通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹(shù)立全局思想，安排自己的工作;或使其學(xué)習他地、他人的經(jīng)驗，見(jiàn)賢思齊，推動(dòng)自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。因此，撰寫(xiě)此類(lèi)公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實(shí)準確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數據、事例、背景都書(shū)寫(xiě)清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓進(jìn)行科學(xué)地總結，使人得到教益。 版權歸屬原作者謝謝合作通報采用敘事的寫(xiě)法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。
函
函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時(shí)還可不擬標題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。
公函大體有以下幾種用法：
一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢(xún)問(wèn)一般事宜，或上級機關(guān)答復或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。
二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，
三、用函來(lái)通知一般事項。如通知開(kāi)一般性的會(huì )議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統計某些數字等時(shí)，也常用公函。
四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。
函件采用書(shū)寫(xiě)、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。
機關(guān)公文的制發(fā)程序
凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類(lèi)文件，均須按以下程序處理：
制發(fā)文件單位擬稿
送機關(guān)辦公室核稿
呈領(lǐng)導審閱簽發(fā)
機要員登記編號
打字校對付印裝訂
機要員用印留存
發(fā)文單位發(fā)出文件
2012年1月22日
辦公室主任應具備的素質(zhì)
無(wú)論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機關(guān)領(lǐng)導者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應該具備以下素質(zhì)：
一、具有正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖的理解能力。領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導的意圖，以便準確地上傳和下達領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示。
二、具有組織大型會(huì )議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì )議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會(huì )議通知、材料準備、會(huì )場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì )貽誤工作。
三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導沒(méi)有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當而損害領(lǐng)導的形象。
四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì )議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導講話(huà)文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著(zhù)機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。
五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調職能的機構，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導者的立場(chǎng)和角度做好全局各項工作。
六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪(fǎng)人員和來(lái)客，領(lǐng)導不在場(chǎng)要接待得十分得體;領(lǐng)導在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。
七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領(lǐng)導會(huì )想到，要提前作好準備;某些事領(lǐng)導暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導;領(lǐng)導辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習領(lǐng)導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導當參謀，出主意。
公文寫(xiě)作基礎知識 2
一、熟悉每個(gè)文種的例文
有人說(shuō)過(guò)這樣一句話(huà)：“天下公文一大抄”，這句話(huà)或許存在一定的夸大成分，但更多地是給我們提供了一個(gè)備考方略——通過(guò)熟悉例文掌握公文寫(xiě)作。在熟悉了公文的基本格式以后我們能做到“形似”，但是要讓我們寫(xiě)作的公文更加符合題目要求，得到更高的分數，我們在寫(xiě)作公文時(shí)還要讓我們的公文符合特定文種的一些基本特點(diǎn)，在形似的基礎上做到特色突出。而要突出特色就要對每種文種進(jìn)行深入的了解，熟悉例文是深入理解具體文種特色的最直接有效地途徑。
二、熟悉公文的基本格式
公文寫(xiě)作和文章寫(xiě)作有著(zhù)千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但二者也有著(zhù)極其大的差別，公文寫(xiě)作非常注重寫(xiě)作的格式，因為公務(wù)文書(shū)有一個(gè)顯著(zhù)的特征——規范的體式。這也就給廣大考生提供了一個(gè)明確的信號，在復習備考公文寫(xiě)作題時(shí)一定要注意公務(wù)文書(shū)的基本格式，比如公務(wù)文書(shū)的三大組成部分（眉首、主體、版記）以及每個(gè)部分中所包含的一些基本要素（如：發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、成文日期、附件等）。尤其要注意每一個(gè)部分的特別之處，比如發(fā)文字號的書(shū)寫(xiě)格式，標題的書(shū)寫(xiě)規范，成文日期的書(shū)寫(xiě)規范以及位置要求等等，掌握好了這些基本的格式要求之后，我們的寫(xiě)作的公文就做到了“形似”。
三、注意特殊用語(yǔ)
公文寫(xiě)作過(guò)程中注意了前面兩個(gè)方面，我們可以保障寫(xiě)出的文章沒(méi)有形式上的錯誤或者問(wèn)題，但要想得到高分特別是要和其他考生拉開(kāi)差距更多地是要做到“神似”，這時(shí)候我們就要注意每種文種的特殊用語(yǔ)，比如請示的結束語(yǔ)使用錯誤就很容易形成扣分點(diǎn)，把“妥否，請批示”寫(xiě)成“妥否，請批準”，一字之差，語(yǔ)氣就有天壤之別，得分也會(huì )有非常明顯的差距。所以在備考公文寫(xiě)作的過(guò)程中一定要注意公文當中的特殊用語(yǔ)，這是公文達到神似的.基礎要求。
四、注意語(yǔ)言風(fēng)格
許多考生在備考公文寫(xiě)作時(shí)也注意寫(xiě)作訓練，希望通過(guò)多寫(xiě)多練來(lái)提高分數，這種做法值得表?yè)P，但是在寫(xiě)作訓練時(shí)一定要注意公文寫(xiě)作的文體要求，即公文的表達方式和語(yǔ)體特征。公文的表達方式包括敘述、說(shuō)明、議論，以說(shuō)明為主，在公文寫(xiě)作過(guò)程中一般不會(huì )使用抒情的表達方式，而有些考生在寫(xiě)作公文時(shí)神采飛揚，大發(fā)感慨，這樣就違背了公文寫(xiě)作在表達方式上的要求；公文的語(yǔ)體特征是準確、簡(jiǎn)明、莊重、得體，一般不會(huì )出現網(wǎng)絡(luò )流行詞或者是新聞式的詞語(yǔ)，而有些考生為了體現自己的與時(shí)俱進(jìn)，在寫(xiě)作公文時(shí)大量使用時(shí)髦詞語(yǔ)如“親”“給力”等等，則違背了公文在語(yǔ)體特征上的要求。所以在寫(xiě)作公文時(shí)一定要使用規范的語(yǔ)言，或者使用“官方”語(yǔ)言，這樣才會(huì )讓我們寫(xiě)作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考試的要求，也才能獲得高分。
公文寫(xiě)作基礎知識 3
1.概述
命令是一種非常莊嚴的指揮性下行公文，要求所屬機關(guān)堅決執行，是強制性的領(lǐng)導與指揮文件。
命令常用于國家最高權力機關(guān)或政府元首根據國家最高權力機關(guān)的決定，頒布憲法、法律、法令等法規性文件，宣布為執行法規文件而采取的強制性措施，部署重大任務(wù)和下達重要指示。也可用于其他行政機關(guān)宣布下屬的任免、獎懲。
黨的領(lǐng)導機關(guān)一般不單獨使用命令，如須使用常與國家或政府領(lǐng)導機關(guān)聯(lián)名。命令有時(shí)簡(jiǎn)略為令。
2.寫(xiě)作要求
命令通常由三部分構成：
(1)標題
直接標明什么命令(令);也可在命令(令)的前面標明發(fā)布命令(令)的機關(guān)名稱(chēng)或領(lǐng)導人的職務(wù)。
(2)正文
命令的正文多由“原因”和“使命指揮”構成。前者說(shuō)明為什么要發(fā)布該項命令，后者要說(shuō)明命令所屬機關(guān)必須遵照執行的事項，生效與執行的'時(shí)限。
(3)簽署
標示簽發(fā)此項命令的機關(guān)或法定作者，簽發(fā)的日期，并蓋上印章。
命令的撰寫(xiě)，要求文字非常簡(jiǎn)明扼要，篇幅簡(jiǎn)短，主要傳達領(lǐng)導機關(guān)的決定，不必作具體意義的闡發(fā)。行文結構要嚴謹，文句要精煉準確，語(yǔ)氣要堅決肯定，不能使用商量或模棱兩可的口吻。
公文寫(xiě)作基礎知識 4
一、按形成和使用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域劃分
1.通用公文是各級各類(lèi)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的公文。
2.專(zhuān)用公文指一定的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)機關(guān)、部門(mén)、組織在業(yè)務(wù)工作范圍內，因特殊需要專(zhuān)門(mén)使用的行業(yè)、專(zhuān)業(yè)、部門(mén)公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。
二、按公文的來(lái)源劃分
1.對外文件簡(jiǎn)稱(chēng)發(fā)文指本單位向外單位發(fā)出的文件。
2.收來(lái)文件簡(jiǎn)稱(chēng)收文，指由外單位發(fā)送來(lái)本單位的文件。
3.內部文件限于單位內部制發(fā)、運行和使用的文件。
三、按公文的行文關(guān)系和行文方向劃分
1.上行文指下級機關(guān)、單位向隸屬的上級領(lǐng)導機關(guān)和單位報送的公文。
2.平行文指同級或者不相隸屬的機關(guān)單位之間的行文。
3.下行文指上級領(lǐng)導機關(guān)單位對所屬的下級機關(guān)單位的'行文。
四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分
從公文內容涉及秘密的程度，以及對公文規定的閱讀范圍，可將公文劃分為：
1.絕密文件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會(huì )使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
2.機密文件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會(huì )使國家的安全和利益遭受?chē)乐負p害的公文。
3.秘密文件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會(huì )使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。
公文寫(xiě)作基礎知識 5
一、博覽廣采有利于端正自己的寫(xiě)作態(tài)度
古人云：“文如其人”。什么樣的人就寫(xiě)什么樣的文章。一篇好的文章，不僅文字優(yōu)美，構思巧妙，而且還飽含著(zhù)作者對生活的熱切向往，對事物的深刻認識，是作者思想品格、理論修養、思維能力、語(yǔ)言?xún)涞染C合素質(zhì)的全面體現。認真負責、善于思考者，其文章就嚴謹有序、簡(jiǎn)潔有力;和善厚道、不圖虛名者，其文章就深沉含蓄、真摯樸實(shí);滿(mǎn)腹虛榮、作風(fēng)浮漂者，其文章往往濫用修飾、華而不實(shí);頭腦不靈、思路不清者，其文章往往雜亂無(wú)章、缺乏邏輯。
人們的寫(xiě)作態(tài)度與思想修養和工作作風(fēng)有著(zhù)密切關(guān)系，思想修養和工作作風(fēng)都需要通過(guò)讀書(shū)看報來(lái)不斷提高�！白x一書(shū)，長(cháng)一智�！�、“讀書(shū)多，積理富�！�、“讀好書(shū)是一種樂(lè )趣，一種情操，一種向全世界古往今來(lái)的偉大和名人求教的方法，一種和他們展開(kāi)討論的方式，一封邁進(jìn)科學(xué)宮殿和未知世界的入場(chǎng)券，一股改造自己，豐富自己的強大力量�！�(王梓坤《中國科學(xué)院院士自述》)“讀書(shū)絕不是要使我們散心消遣，倒是要使我們集中心知;不是要用虛假的慰籍來(lái)麻痹我們，使我們對無(wú)意義的人生視而不見(jiàn)，而是正好相反，要幫助我們將自己的人生變得越來(lái)越充實(shí)、高尚，越來(lái)越有意義�！�(黑塞《獲得教養的途徑》)看來(lái)要想提高自己的思想修養，改進(jìn)工作作風(fēng)，端正寫(xiě)作態(tài)度，就必須多讀書(shū)、讀好書(shū)，通過(guò)讀書(shū)看報，凈化心靈，陶冶性情，提高修養，完善自我。
不少人通俗地認為：看一個(gè)人如何安排自己的業(yè)余時(shí)間，便知道他有沒(méi)有品位、有沒(méi)有出息。因為上班時(shí)間大家做的是基本相同的工作，要想與眾不同，有所發(fā)展，有所進(jìn)步，就需要有大量的業(yè)務(wù)時(shí)間投入。如果整天迷醉于搓麻將打撲克上網(wǎng)聊天，一坐幾個(gè)小時(shí)，或者傻呼呼地看幾個(gè)小時(shí)的電視，還想提高寫(xiě)作水平，寫(xiě)出有分量的文章，開(kāi)創(chuàng )出令人羨慕的美好前景，人世間哪有那么好的美事。
同時(shí)，若想寫(xiě)好一篇文章，要經(jīng)過(guò)立意擬題、選材構思、執筆成文、修改完善等一系列復雜過(guò)程，要苦苦思考、反復琢磨，熬時(shí)間、費心血、傷腦筋，確實(shí)不易。有時(shí)為了給領(lǐng)導寫(xiě)講話(huà)，加班加點(diǎn)，領(lǐng)導在臺上有聲有色地講一通，但很少有人想起執筆者;有時(shí)沒(méi)能很好地領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，稿子寫(xiě)的一般，就得推倒重來(lái)，不僅領(lǐng)導有看法，自己也感到很內疚。對于這種勞神費力的苦差事，缺乏品格修養和奉獻精神的人，是不愿干也干不好的。
要想做好文，需先做好人。人過(guò)于平穩舒適，往往會(huì )流于平淡，過(guò)于清閑安逸，往往會(huì )無(wú)事生非，幾經(jīng)磨難才能造就不凡，奮進(jìn)忙碌就會(huì )光明燦爛。要想提高寫(xiě)作水平，在事業(yè)上有所發(fā)展，一方面需要刻苦學(xué)習，不斷加強自身的道德品質(zhì)和思想情操等方面的修養，一方面需要正確認識苦與樂(lè )的辯證關(guān)系，牢固樹(shù)立正確的世界觀(guān)、人生觀(guān)、價(jià)值觀(guān)，淡泊名利，默默耕耘，無(wú)私奉獻，甘為人梯。成績(jì)來(lái)自付出，有付出必定會(huì )有收獲。
二、博覽廣采是寫(xiě)作必要的知識準備
寫(xiě)文章一方面需要從生活中取材尋源，把現實(shí)生活作為寫(xiě)作的動(dòng)力和源泉，從中選取活生生的感性材料，另一方面需要勤奮學(xué)習，博覽廣采，掌握大量的書(shū)本知識。
我國偉大的歷史學(xué)家、大文豪司馬遷將其學(xué)習的一生概括為：“行萬(wàn)里路，讀萬(wàn)卷書(shū)，通天下之遍，成一家之言�！边@向人們昭示：他之所以能通天下之遍，成一家之言，主要是因為讀了萬(wàn)卷書(shū)，借鑒和吸收了他人的經(jīng)驗和智慧;行萬(wàn)里程，直接獲得了感性材料。司馬遷如果不閱讀大量的史料，就無(wú)法寫(xiě)出偉大的傳記文學(xué)作品《史記》。曹雪芹若沒(méi)有園藝、服飾、建筑、天文、歷史、醫學(xué)等多方面的知識，就寫(xiě)不出文學(xué)巨著(zhù)《紅樓夢(mèng)》。寫(xiě)作前的知識準備，是寫(xiě)作的重要環(huán)節，無(wú)論是初學(xué)寫(xiě)作者，還是大作家，都不可逾越。我們常常羨慕有些同志的寫(xiě)作水平，卻忽視了他們的勤學(xué)好學(xué)。許廣平同志對魯迅寫(xiě)作前所做的準備工作是這樣敘述的：“魯迅在寫(xiě)一篇稿件之前，常常有一個(gè)很長(cháng)的醞釀時(shí)間。有時(shí)間遇見(jiàn)朋友，他就會(huì )談起來(lái)，說(shuō)他看到了什么材料，想寫(xiě)個(gè)什么東西;有時(shí)候也不講，靜靜地讀書(shū)，默默什么地思索，或者暗自打腹稿。有時(shí)候，看起來(lái)魯迅寫(xiě)得很快，但是日常不斷的多方面學(xué)習、積累的結果，是勤學(xué)苦練的結果。他從來(lái)不浪費一點(diǎn)一滴的時(shí)間，有機會(huì )就讀書(shū)�！�
像魯迅那樣的大文學(xué)家，尚且孜孜不倦地學(xué)習，我們這些初學(xué)寫(xiě)作者，就更應該加倍努力了。只有積累了豐富的知識，掌握了相應的寫(xiě)作技法，才能觸類(lèi)旁通，加深對事物的理解與認識，對事物的表現才會(huì )生動(dòng)、傳神，對問(wèn)題的分析才能透徹、深刻，對未來(lái)狀況的預測才能科學(xué)、準確，文章才能寫(xiě)得好、寫(xiě)得快。
三、博覽廣采的同時(shí)應當勤于積累
俗話(huà)說(shuō)：“柴砍的再多，若無(wú)繩子捆扎，仍然背不下山;書(shū)談得再多若無(wú)線(xiàn)索貫穿，仍注不入腦海�！睂W(xué)海無(wú)涯，人生短暫。對一個(gè)人來(lái)說(shuō)，一方面對看過(guò)、聽(tīng)過(guò)的東西，要及時(shí)加以梳理，去粗取精，去偽存真，將那些對自己有用的內容積累起來(lái)，經(jīng)常翻閱，使自己對其留下深刻印象;另一方面應當根據工作性質(zhì)不同，有針對性地搜集與本工作有關(guān)的資料和知識，以便盡快進(jìn)入角色，提高寫(xiě)作水平。
就初學(xué)寫(xiě)作的同志來(lái)講，積累的'重點(diǎn)應當是積詞匯、積名言佳句、積剪報、積實(shí)用文體范例等等。
積詞匯。詞匯作為詞和固定短語(yǔ)的總和，我們掌握的越多，語(yǔ)言就越豐富，表現力就越強，寫(xiě)作起來(lái)就會(huì )得心應手，行文流暢。要掌握大量的詞匯，必須依靠平時(shí)的學(xué)習積累。積累詞匯的方法主要有三種：一是深入實(shí)際，在豐富的語(yǔ)言生活中有意識地收集、記錄;二是認真閱讀古代的、現代的、經(jīng)濟的、政治的等作品，對自己尚未掌握并且較為精彩的詞匯，及時(shí)記下，從中汲取語(yǔ)言;三是在寫(xiě)作實(shí)踐中熟悉掌握各類(lèi)詞匯，關(guān)于運用各種詞匯。積累詞匯必須認真、細致，對于較為生疏的字、詞及短語(yǔ)，一定要隨時(shí)查閱工具書(shū)，將其注音、釋義等批注在文章旁邊，弄通弄懂，不留死角，這是提高文字水平的有效途徑。關(guān)于集詞對于提高文字水平的積極作用，本人深有體會(huì )。我在高一之前，理科較好，文科較差，對此非常焦急，應告訴了教我化學(xué)的杜老師。杜老師告訴我，轉眼之間就要高考了，依靠看小說(shuō)等課外書(shū)籍來(lái)提高語(yǔ)文水平已經(jīng)來(lái)不及了，只有一個(gè)辦法，就是身邊一定要有本字典，無(wú)論是看語(yǔ)文、政治、地理、歷史等文科方面的書(shū)，還是看數字、物理、化學(xué)、生物等理科方面的書(shū)，遇到不認識，或者雖然認識便不知道是什么意思和如何運用的字、詞、成語(yǔ)及句子的時(shí)候，要隨手查閱字典，標上記號，加以注釋?zhuān)卫斡涀�。照此方法，我堅持了一年�?982年高考時(shí)語(yǔ)文成績(jì)果真有明顯提高。
公文寫(xiě)作基礎知識 6
一、公文概述
什么是公文?公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，它是一級機關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規定格式制作的書(shū)面材料。
公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務(wù)的一種工具。
公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。
寫(xiě)作公文不能離開(kāi)政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫(xiě)作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。
根據國務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關(guān)公文分12類(lèi)13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 函; 12 會(huì )議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關(guān)公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見(jiàn);⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會(huì )議紀要。
以上兩個(gè)文件是黨政機關(guān)公文制發(fā)的依據，同時(shí)也成為企事業(yè)單位、社會(huì )團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據。當然一些專(zhuān)職機關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構另有一些專(zhuān)用公文。
公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷(xiāo)毀。與寫(xiě)作有直接關(guān)系的是擬稿。
二、公文的格式與要素
公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫(xiě)作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)發(fā)文機關(guān)(版頭)
發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。同級政府、政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門(mén)與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文，應將主辦機關(guān)排列在前。
版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁(yè)上端，俗稱(chēng)“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2、由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加圓括號標注文種名稱(chēng)，俗稱(chēng)“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“xx市教育委員會(huì )(函)”。
3、印有發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)的公函紙，作為版頭。
至于幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。
(二)公文份號 〖ht公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。
(三)秘密等級 〖ht公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”，“”前標密級，后標保密期限。沒(méi)有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、xx年認定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。
(五)發(fā)文字號 〖ht發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡(jiǎn)稱(chēng)文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線(xiàn)之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長(cháng)名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線(xiàn)之上發(fā)文字號的右側：“簽發(fā)人：xxx”。為使公文顯得對稱(chēng)，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。
(七)標題
公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線(xiàn)作區別標志。如一份公文沒(méi)有版頭，標題置于公函紙首端機關(guān)名稱(chēng)下的紅線(xiàn)稍下居中位置。
公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān);“關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。
擬寫(xiě)公文標題時(shí)，應特別注意以下幾點(diǎn)：
1、批轉或轉發(fā)公文的標題，一般由批轉或轉發(fā)機關(guān)名稱(chēng)、被批轉或轉發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發(fā)公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應注意，除批轉法規性文件加書(shū)名號外，均不對原標題加書(shū)名號。
2、事由應簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來(lái)制定的規范性文件進(jìn)行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫(xiě)一個(gè)，后加“等”字，也嫌過(guò)長(cháng)，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。
3、在擬寫(xiě)標題時(shí)，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。
4、標題排列要對稱(chēng)、美觀(guān)，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長(cháng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時(shí)，不要把人名、地名、機關(guān)名稱(chēng)等專(zhuān)用名詞乃至詞拆開(kāi)。
5、公文標題中除書(shū)名號的使用有明確規定外，一般不加標點(diǎn)符號。標題過(guò)長(cháng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：
國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農業(yè)
(八)主送機關(guān)
加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復的對方機關(guān)。除了直接面向社會(huì )發(fā)布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送機關(guān)的名稱(chēng)。
確定主送機關(guān)應注意：
1、政府各部門(mén)應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應堅持主送一個(gè)機關(guān)的.原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上請示，應根據內容寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導者個(gè)人。
3、批復下級請示，只能主送原請示機關(guān)(單位)，對相關(guān)機關(guān)(單位)，用抄送。
4、普發(fā)公文，主送機關(guān)應寫(xiě)規范化統稱(chēng)，如xx省人民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫(xiě)為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)。(寫(xiě)法見(jiàn)后)
(十)附件
附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說(shuō)明或提供參考資料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是機關(guān)權力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規類(lèi)公文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁(yè)要注明會(huì )簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長(cháng)名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。 黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關(guān)印章。這是與國家行政機關(guān)公文的一大不同。
(十二)成文時(shí)間
一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)時(shí)間為準。會(huì )議討論通過(guò)的公文，應以會(huì )議通過(guò)的日期為準，并寫(xiě)上會(huì )議名稱(chēng)及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。
(十三)附注 〖ht附注用以說(shuō)明在公文其它區域不便說(shuō)明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。
(十四)主題詞 〖ht主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關(guān)公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過(guò)七個(gè)。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開(kāi)展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內容特征和歸屬類(lèi)別，要有層次性，并且不要與標題混同。
(十五)抄送機關(guān)
民工抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱(chēng)應寫(xiě)在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(cháng)平行細實(shí)線(xiàn)內。
(十六)印發(fā)機關(guān)和時(shí)間
印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門(mén);印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機關(guān)細實(shí)線(xiàn)下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著(zhù)辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時(shí)還將新增一些格式構成要素。
三、公文正文的寫(xiě)作方法
草擬公文正文必須符合以下要求：
(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規定。如提出新的政策規定，就要切實(shí)可行，并需另紙加以說(shuō)明。
(二)情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標點(diǎn)準確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。時(shí)間應寫(xiě)具體的年月日，如“1994年”不能寫(xiě)成“94年”。
(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。
(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(六)公文中應使用國家法定計量單位。
(七)引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。
(八)用詞準確、規范。使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，一般應先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。
(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。
公文正文的寫(xiě)法主要有兩條： 第一、通過(guò)敘述、說(shuō)理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說(shuō)理、目的(或結論)三個(gè)方面來(lái)寫(xiě)的。敘事是擺事實(shí)，說(shuō)理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過(guò)敘述，說(shuō)理表明目的。具體來(lái)說(shuō)：
(一)向上級機關(guān)寫(xiě)請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關(guān)審批。
(二)寫(xiě)陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫(xiě)做法，最后請領(lǐng)導機關(guān)或請上級對下一步做法給予指示。
(三)向平級機關(guān)寫(xiě)商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協(xié)助解決所要解決的問(wèn)題。
(四)向下級機關(guān)發(fā)布指示性的公文，通常是先寫(xiě)根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。
(五)寫(xiě)復文(對下級請示的公文的批復)，一般先根據來(lái)文所要求解決的事項，再寫(xiě)明審核的意見(jiàn)，最后要求下級按批復執行。
通過(guò)敘事、說(shuō)理來(lái)表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進(jìn)行分析、研究，使理由充足、觀(guān)點(diǎn)正確，提出的目的既考慮到實(shí)際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實(shí)可靠，論據確鑿，說(shuō)理符合政策、方針，又有的放矢，實(shí)事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。
第二、文字表達簡(jiǎn)明、確切、條理清楚。
簡(jiǎn)明，是指簡(jiǎn)潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫(xiě)作時(shí)，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無(wú)的空話(huà)。較長(cháng)的公文也應“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”。同時(shí)，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語(yǔ)以語(yǔ)體文為原則，力求通俗，能說(shuō)明問(wèn)題。不準使用自造的簡(jiǎn)體字。它的語(yǔ)言必須符合語(yǔ)法，還要正確地使用標點(diǎn)符號。 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。
條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長(cháng)的公文，均應開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，首先提出要點(diǎn)，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結論(新聞學(xué)上稱(chēng)為“導語(yǔ)”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長(cháng)的公文分為幾段時(shí)，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時(shí)，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。
公文寫(xiě)作基礎知識 7
一，公文寫(xiě)作基本要求
公文是一種特殊的文章，寫(xiě)作過(guò)程中除了要遵行一般的寫(xiě)作通則之外，還需要遵循一些特殊的規律，公文寫(xiě)作基本要求就是對這些規律的反映。其內容是：合"法"，求實(shí)，合體，簡(jiǎn)明，嚴謹，準確，規范，完整，清晰，耐久 。
二，行文規則
行文規則是關(guān)于正確有效傳遞文件的規定，也是撰擬公文的指導依據。遵守行文規則具有重要意義。
行文規則的主要內容包括：根據機關(guān)間的工作關(guān)系準確行文；選擇適宜的行文方式，一般不越級行文；正確選擇主送，抄送機關(guān)；明確發(fā)文權限，不越權行文；堅持"黨政文件分開(kāi)"；聯(lián)合行文時(shí)，作者應為"同級"；行文前需就有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致；嚴格控制文件數量，簡(jiǎn)化行文手續。
三，文稿書(shū)寫(xiě)規范
而文稿書(shū)寫(xiě)規范主要涉及：文稿用紙要求；圖文區的規定；稿紙的使用；書(shū)寫(xiě)格式要求；字體與各種計量單位的使用；標點(diǎn)符號使用；外文字母書(shū)寫(xiě)；公文中的數 字表示；序號表示；標注格式設計，排版，印刷注意事項的要求；文稿的修改；頁(yè)碼的標注；注釋的處理；公式的處理；文中的表格的編排。
四，公文寫(xiě)作的一般步驟
�。ㄒ唬┕膶�(xiě)作前的準備
1、明確行文目的和要求。
2、確立公文主題。
3、選定公文文種。
4、有材料。
5、確定具體表達方式。
�。ǘ┳珨M文稿
1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次，段落間的銜接與轉換，處理好開(kāi)頭和結尾。
2、擬出寫(xiě)作提綱。
3、正式撰擬文稿。
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文稿的審核修正要認真嚴肅反復進(jìn)行，要按規定的程序進(jìn)行。
五，公文的語(yǔ)言特點(diǎn)
公文語(yǔ)言的主要特點(diǎn)是：莊重，準確，樸實(shí)，精煉，嚴謹，規范。這些特點(diǎn)具體體現在公文詞語(yǔ)，公文語(yǔ)句，公文表達，公文修辭中。
六，公文詞語(yǔ)的選擇
在選擇詞語(yǔ)的過(guò)程中應注意： 認真辨析詞語(yǔ)的確切含義，使詞語(yǔ)的意義符合客觀(guān)實(shí)際；注意分辨詞語(yǔ)的感情色彩，以正確表達作者的立場(chǎng)觀(guān)點(diǎn)；注意詞語(yǔ)聲音和語(yǔ)調對語(yǔ)義的影響，以提高表達效 果；注意詞語(yǔ)間的正確搭配，遵循語(yǔ)言法則；注意公文具體使用場(chǎng)合對詞語(yǔ)風(fēng)格的要求，維護公文的`嚴肅性及強制執行性；注意針對公文具體收受對象的特點(diǎn)選詞， 以"有的放矢"便于理解和執行；注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果；注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的 完整有效性；注意根據文種的不同特點(diǎn)選詞，以保證語(yǔ)言得體而有力；注意詞語(yǔ)的規范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。
七，公文中特殊事物和概念的表達要求
在對公文中所涉及的事物和概念進(jìn)行表達的過(guò)程中，除了必須遵循一般的語(yǔ)法規則，邏輯規則之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意：時(shí)間的表達；空間的表達；職務(wù)，姓名的表達；數量的表達；范圍的表達；程度的表達；語(yǔ)氣，神態(tài)的表達。
八，公文修辭
公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明，質(zhì)樸平勻，精練順達，反對含糊暖昧，繁冗堆砌，輕浮造作，重內在美而不只求形式美；在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。
九，公文專(zhuān)用詞語(yǔ)
由于表意和表現特殊色彩的需要，公文中有一些出現頻率較高的詞語(yǔ)。這些詞語(yǔ)詞形確定，詞義精確特定，用途穩定專(zhuān)門(mén)，并為從事公文工作的人們所熟悉，它 們就是公文專(zhuān)用詞語(yǔ)。正確地使用公文專(zhuān)用詞語(yǔ)可使寫(xiě)者順手，讀者便當，保證表意精當得體，理解精確周?chē)�，可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率。
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