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2015年公文寫(xiě)作基礎知識介紹
1、寫(xiě)作基礎知識
主題是文章的統帥和綱領(lǐng)，是文章的核心;主題源于材料，主題不能先行，必須從實(shí)際出發(fā)，從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現表式主要有:①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標題。
文章結構安排的環(huán)節主要包括:選擇角度;設置線(xiàn)索;安排層次;劃分段落;設計開(kāi)頭與結尾;處理過(guò)渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹(嚴密精細，無(wú)懈可擊)、自然(順理成章，開(kāi)闔自如)、完整(勻稱(chēng)飽滿(mǎn)，首尾圓合)、統一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)
文章常用的表達方法有敘述、描寫(xiě)、議論、說(shuō)明，其中議論的方法又可具體分為:①例證法;②喻證法;③類(lèi)比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。
語(yǔ)言運用的基本要求:合體、得體，準確、順達，簡(jiǎn)潔、明快，生動(dòng)、有力。
2、公文的特點(diǎn)和種類(lèi)
公文，也稱(chēng)公務(wù)文件，是在社會(huì )活動(dòng)中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄，其區別于圖書(shū)、情報、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有:①由法定作者制發(fā);②具有法定的現實(shí)執行效用;③具有規范的體式;④履行法定的程序。
根據不同的標準，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類(lèi):
(1)根據形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩類(lèi)。
(2)根據內容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開(kāi)、限國內公開(kāi)、內部使用、秘密、機密、絕密六類(lèi)
(3)根據行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類(lèi)。
(4)根據內容的性質(zhì)，公文可分為規范性、領(lǐng)導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。
(5)根據處理時(shí)限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類(lèi)。
(6)根據來(lái)源，在一個(gè)機關(guān)內部可將公文分為收文、發(fā)文兩類(lèi)。
3、政府系統的通用公文文種
(1)規范性文件
條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府的規章不得稱(chēng)“條例”。
規定。用于對某一方面的行政工作作部分的規定。
辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規定。
(2)領(lǐng)導指導性文件
命令(令)。用于依照有關(guān)法律規定發(fā)布行政法規和規章;宣布旅行重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷(xiāo)下級機關(guān)不適當的決定。
決定。用于對重要事項或重大行動(dòng)作出安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導原則。
批復。用于答復下級機關(guān)的請示事項。
通知。用于批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;發(fā)布規章;傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。
通報。用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
(3)公布性文件
公告。用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(4)陳述呈請性文件
議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會(huì )或其常務(wù)委員會(huì )提請審議事項。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
調查報告。用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
(5)商洽性文件
函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題;向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(6)會(huì )議文件
會(huì )議紀要。用于記載和傳達會(huì )議情況和議定事項。
4、黨政機關(guān)的通用公文文體
(1)規范性文件
條例。用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規章制度。
規定。用于對特定范圍內的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規范。
(2)領(lǐng)導指導性文件
決議。用于經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)的重要決策事項。
決定。用于對重要事項作出決策和安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。
意見(jiàn)。對于重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
通知。用于發(fā)布黨內法規、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執行或者周知的事項。
通報。用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
批復。用于答復下級機關(guān)的請示。
(3)公布性文件 公報。用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。
(4)陳述呈請情文件
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
(5)商洽性工作
函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(6)會(huì )議文件
會(huì )議紀要。用于記載會(huì )議主要精神和議定事項。
5、公文文體與結構常識
應用文體區別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實(shí)性、結構格式的規范性。
公文屬于特殊應用文，其區別于一般應用文的特殊性特征表現為:被強制性規定采用白話(huà)文形式;兼用議論、說(shuō)明、敘述三種基本表達方法。
公文的基本組成部分有:標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標志。
6、公文格式排版規定
保密等級:“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時(shí)加期限(如機密★5年)，3號或4號黑體。
緊急程度:“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。
發(fā)文字號:位于文頭下方，居中;如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。
簽發(fā)人:發(fā)文字號右側，空一格，字號字體同發(fā)文字號。
標題:標題由作事、事由、文種組成(可省)，字數一般不超過(guò)50字;除出現法規、規章的標題外，不用書(shū)名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)或批準的，應加題注，即用圓括號居中
附件:附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。
注釋:注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見(jiàn)稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。
(2)定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據。有法定的生效標志(簽發(fā)等)。
(3)正本。正本是格式正規并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權威性、有效性的標。
(4)試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。
(5)暫行本。在規定的暫行時(shí)間內具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本復份(與正本同時(shí)印刷)在外形上與正本沒(méi)有區別，具有相同的法律效用;作為復印件的公文副本(如抄本、復印件)不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。
(7)修訂本�？梢詷祟}結尾處標作:“(修訂本)”，也可在標題下做題注，在圓括號內注明“某年某月修訂”。
8、公文寫(xiě)作的基本要求
合“法”、求實(shí)、合體、簡(jiǎn)明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。
9、行文規則
可以采用越級行文方式的情況:一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會(huì )延誤時(shí)機造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問(wèn)題長(cháng)期未予解決;三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項;四是出現需要直接詢(xún)問(wèn)、答復或聯(lián)系不涉及被越過(guò)的機關(guān)職權范圍的具體事項;五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。
行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。
10、公文寫(xiě)作的語(yǔ)言運用
公文語(yǔ)言的特點(diǎn):莊重、準確、樸實(shí)、精練、嚴謹、規范。
公文中需用歷史年號時(shí)，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年(民國元年)。
數量表示時(shí)，表示增加時(shí)用倍數或分數，表示減少時(shí)只能用分數。
11、各種文種的撰寫(xiě)
(1)規范性公文。規范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過(guò)或批準的日期、章題、正文;規范性公文的標題由事由(問(wèn)題)、文種兩部分構成;正文中開(kāi)始部分的制定目的是規范性公文的核心內容與指導性“綱領(lǐng)”。(2)決定。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。(3)決議。其性質(zhì)、功用與決定沒(méi)有大的差別，特點(diǎn)在于必須經(jīng)過(guò)會(huì )議討論通過(guò)或批準。(4)通知。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。(5)通報。標題由發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實(shí)性質(zhì)(情況)以及文種(通報)。(6)批復。標題寫(xiě)明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，必要時(shí)也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態(tài)度。(7)通告。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構成，有時(shí)可省略事由或只標注文種。(8)請示。標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由與文種構成。(9)函。依格式正規、鄭重的程度，函有公函、便函之分;依行文主動(dòng)與否，函又可分為發(fā)函、復函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問(wèn)題的是公函;相對靈活(略去標題、發(fā)文字號等)并涉及一般具體事項的是便函。
12、公文處理的基本原則
(1)法制原則。指處理方法手段、程序手續、行為準則與方法規化、制度化。(2)實(shí)事求是原則;(3)全面技師原則;(4)時(shí)效原則;(5)集中統一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則;(8)簡(jiǎn)化原則
13、收文處理的一般過(guò)程
(1)公文的收受與分流
簽收。指履行規定的確認、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式
外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡(jiǎn)要記載。
啟封。外收文登記完成后，統一交由內收發(fā)人員，統一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導親啟。
內收文登記。由內收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。
分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)工作人員閱知辦理。
摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過(guò)程的重要文件編寫(xiě)文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數據資料。
(2)辦理收文
擬辦。由部門(mén)負責人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導審核定奪。
批辦。機關(guān)領(lǐng)導者或部門(mén)負責人提出處置意見(jiàn)。
承辦。有關(guān)工作人員按意見(jiàn)具體處置公文所針對的事務(wù)和問(wèn)題。
注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。
(3)組織傳閱與催辦查辦
組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動(dòng)。
催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。
查辦。由公文處理管理機構或其他專(zhuān)門(mén)組織對重要公文實(shí)際執行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
(4)處置辦畢公文
包括:閱卷歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀。
14、發(fā)文處理程序與方法
(1)文稿形成
擬稿。撰擬公文文稿。
會(huì )商。當公文內容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門(mén)的職權范圍，需征得其同意和協(xié)助。
核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)或會(huì )議通過(guò)前，由專(zhuān)人進(jìn)行全面核查。
簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導人或被授以專(zhuān)門(mén)權限的部門(mén)負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì )簽等數種。
(2)公文的制作
注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫(xiě)印發(fā)要求的活動(dòng)，以使簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。
繕印。制作供對外發(fā)出的公文。
用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導簽名。
(3)公文的對外傳遞
分裝。按規定具體揀配和封裝公文。
發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當的方式發(fā)給受文者。
(4)處置辦畢公文
包括:閱卷歸檔、暫存、銷(xiāo)毀。
15、公文銷(xiāo)毀的方式和范圍
銷(xiāo)毀的主要方式有:焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁(磁盤(pán)、磁鼓、磁帶)。
以各種方式銷(xiāo)毀公文均應履行如下程序手續:由文書(shū)部門(mén)組織對公文進(jìn)行鑒定;確認應銷(xiāo)毀后逐文逐件核定造冊;呈請本機關(guān)或上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導審定批準;獲準后再行銷(xiāo)毀。任何個(gè)人均不得私自銷(xiāo)毀公文。
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