學(xué)員檔案管理制度
一、公司管理制度的制定意義
不少企業(yè)設定了管理制度也只是放在資料柜的角落，在需要時(shí)拿出來(lái)讀一下，而很多員工根本不清楚自己公司的管理制度。這種情況使公司的管理制度失去了其存在的實(shí)際意義，并形同虛設。
首先，并不排斥參照樣本制定公司管理制度，因為有了參照才能讓我們取長(cháng)補短，切不可全部照抄，在制定管理制度時(shí)，首先應確認以下幾方面，企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)的工作性質(zhì)、員工類(lèi)別等等。
比如，廣告公司由于行業(yè)性質(zhì)決定了他們多數采用彈性工作制，所謂彈性工作制是指每周達到一定工作時(shí)間，但這些時(shí)間是可以由實(shí)際情況而安排的，并非嚴格的朝九晚五工時(shí)制。新的一些網(wǎng)絡(luò )游戲開(kāi)發(fā)公司也實(shí)施這種工作制。
另一方面，公司的管理制度會(huì )對員工的著(zhù)裝及發(fā)型等都會(huì )做明文規定，但由于行業(yè)性質(zhì)的不同，比如廣告、公關(guān)等等相關(guān)設計宣傳類(lèi)的公司就比較注重形象的前衛時(shí)尚，不會(huì )對員工的打扮做要求，而像金融業(yè)、服務(wù)業(yè)等等就會(huì )對員工的儀表做嚴格統一要求。
二、學(xué)員檔案管理制度
在現在社會(huì )，大家逐漸認識到制度的重要性，制度對社會(huì )經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會(huì )公共秩序的維護，有著(zhù)十分重要的作用。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的學(xué)員檔案管理制度，歡迎大家分享。
學(xué)員檔案管理制度1
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強學(xué)生檔案管理，實(shí)現檔案管理的制度化、規范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實(shí)性、嚴肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關(guān)法律法規，結合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。
第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習經(jīng)歷、思想品德、專(zhuān)業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)�？疾�、培養、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。
學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會(huì )主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務(wù)的一項常規性基礎工作。
第三條 本辦法適用于我校各專(zhuān)業(yè)層次在校大學(xué)生。
第二章檔案管理機構、原則及其職責
第四條 全體在校大學(xué)生檔案由學(xué)務(wù)部檔案管理中心集中負責管理。
第五條 學(xué)生檔案管理堅持真實(shí)性、完整性、安全性、規范性原則，實(shí)行歸口負責和集中管理相結合。
第六條 學(xué)務(wù)部學(xué)生檔案管理職責：
(一)接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料;
(二)辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱;
(三)辦理學(xué)生檔案的轉遞，為有關(guān)部門(mén)提供學(xué)生情況;
(四)做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作;
(五)制定和完善學(xué)生檔案管理規章制度，做好學(xué)生檔案分析統計工作;
(六)辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項。
第七條 院系及相關(guān)職能部門(mén)的職責：
(一)教務(wù)部、各院系要及時(shí)向學(xué)務(wù)部提交新生數據，以便對學(xué)生檔案進(jìn)行接收、核對、編號和保存;
(二)各院系及各相關(guān)職能部門(mén)按照要求做好新生檔案、平時(shí)歸檔材料的收集、整理和移交工作。
(三)就業(yè)指導服務(wù)中心負責畢業(yè)生檔案管理及轉遞工作。
第三章 檔案的保管與保護
第八條 根據安全保密、便于查找的原則要求，對于學(xué)生檔案應嚴密、科學(xué)地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。
第九條 做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作
(一)學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施。 上述安全設施定期檢查。
(二)保持檔案室的清潔和室內適宜的'溫、濕度(溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%)。
第十條 學(xué)生檔案管理實(shí)行登記審批制度、統計制度和定期核對制度。
(一)學(xué)生檔案接收、查閱、存檔、轉遞嚴格實(shí)行登記審批。
(二)學(xué)務(wù)部對學(xué)生檔案進(jìn)行詳細統計分析工作
(三)每學(xué)年新生入學(xué)一月后對檔案行進(jìn)詳細核對，及時(shí)發(fā)現解決問(wèn)題。
第四章 歸檔材料范圍及要求
第十一條 歸檔材料分類(lèi)及內容
(一)招生材料：教務(wù)部提供的招生錄取材料(包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等);
(二)學(xué)習材料：教務(wù)部提供的主修、選修、輔修等各科類(lèi)成績(jì)單;
(三)學(xué)籍材料：教務(wù)部提供的休學(xué)、退學(xué)、轉學(xué)、轉專(zhuān)業(yè)、出國、死亡等材料證明;
(四)畢業(yè)材料：各院系和相關(guān)職能部門(mén)提供的實(shí)習鑒定表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)位證明、畢業(yè)生就業(yè)報到證等各類(lèi)材料;
(五)獎勵材料：各院系和相關(guān)職能部門(mén)提供的學(xué)生在校學(xué)習期間獲得的校級以上表彰獎勵活動(dòng)中形成的各種材料(三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專(zhuān)項獎學(xué)金等評審證明材料如《獎勵審批表》);
(六)處分材料：學(xué)務(wù)部提供的學(xué)生在校期間違反校規、校紀，觸犯國家法律等形成的各類(lèi)處分材料;
(七)貸款材料：學(xué)務(wù)部提供的國家助學(xué)貸款材料;
(八)組織材料：黨務(wù)辦公室和校團委提供的學(xué)生在校期間黨團材料;
(九)更正材料：相關(guān)部門(mén)提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料;
(十)可供組織參考的其他材料。
第十二條 檔案材料的歸檔要求
(一)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實(shí);文字清楚、對象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。
(二)歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規定要同本人見(jiàn)面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等)應有本人的簽字，特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。
(三)檔案材料須用紙張為十六開(kāi)型(長(cháng)260毫米，寬184毫米)或國際標準A4型(長(cháng)297毫米，寬210毫米)的公文用紙，填寫(xiě)時(shí)只能用碳素墨水或藍黑墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書(shū)寫(xiě)。
(四)歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。
(五)歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號，并按照學(xué)號的順序先后排放。
(六)學(xué)務(wù)部對不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料，有責任和權力對歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。
(七)各類(lèi)材料須經(jīng)學(xué)務(wù)部審批登記后方可歸檔。
第五章 檔案材料移交和檔案的歸檔時(shí)間
第十三條 入學(xué)新生檔案均由各院系在開(kāi)學(xué)后一個(gè)月內收集齊全，編學(xué)號并形成《新生檔案移交清單》(一式兩份)，按要求向學(xué)務(wù)部提交登記存檔。
第十四條 學(xué)生取得各類(lèi)獎懲的原始材料及《休、復、轉學(xué)、轉專(zhuān)業(yè)證明》，應在形成文件下發(fā)后的一周內歸檔。
第十五條 學(xué)生校期間形成的各類(lèi)學(xué)生人事檔案材料，根據工作完成并已形成材料的情況，隨時(shí)登記歸檔，以保證檔案材料的完整。
第六章 檔案的利用
第十六條 查閱和借用檔案，應遵守的規定和原則：
(一)各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應出具介紹信，由部門(mén)負責人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)學(xué)務(wù)部審批同意方可查閱;外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、學(xué)院介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時(shí)，檔案管理員必須在場(chǎng)。
(二)查閱檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復制檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導批準，方可復制拍攝。
(三)學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時(shí)，須說(shuō)明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導批準，并嚴格履行借出手續。借出時(shí)雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認。借出時(shí)間一般不得超過(guò)7天(含休息日);借出檔案不得擅自轉借他人。
(四)查借閱學(xué)生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。
(五)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(六)依據檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門(mén)出具證明時(shí)，不得出具有評論性意見(jiàn)的文字。
(七)所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細的登記記錄，嚴格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續。
第七章 檔案的轉遞
第十七條 學(xué)生畢業(yè)(結業(yè)、肄業(yè))、轉學(xué)、退學(xué)、出國或死亡等學(xué)籍變動(dòng)發(fā)生后，應當及時(shí)辦理檔案轉遞手續。
學(xué)生檔案在校外轉遞必須使用統一印制的專(zhuān)用檔案袋，經(jīng)嚴格密封后通過(guò)機要郵局寄送、轉遞，必要時(shí)可派專(zhuān)人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。
第十八條 在校內跨專(zhuān)業(yè)、跨院系轉學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門(mén)應當在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時(shí)將學(xué)生學(xué)籍變更通知書(shū)送達有關(guān)院系;有關(guān)院系在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書(shū)后，應及時(shí)開(kāi)具證明來(lái)學(xué)務(wù)部重新編號整理存檔。
第十九條 轉到其他學(xué)校學(xué)習的學(xué)生，有關(guān)院系應當在接到學(xué)生轉學(xué)通知后及時(shí)開(kāi)具證明，在學(xué)務(wù)部辦理學(xué)生檔案轉遞，填寫(xiě)《檔案轉遞單》，按規定寄發(fā)或送交。通過(guò)機要郵局寄發(fā)的，自寄發(fā)之日起1個(gè)月未收到回執者，學(xué)務(wù)部應與檔案接收單位聯(lián)系，加以確認。
第二十條 由其他學(xué)校轉入我校的學(xué)生，有關(guān)院系在收到學(xué)生檔案后要認真檢查驗收，經(jīng)核對無(wú)誤后及時(shí)將回執寄回對方，并持相關(guān)證明前來(lái)學(xué)務(wù)部存檔。
第二十一條 畢業(yè)生檔案的轉遞工作，由就業(yè)指導服務(wù)中心按有關(guān)規定組織實(shí)施。
第二十二條 申請自費出國或主動(dòng)申請退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校征求學(xué)生本人意見(jiàn)后，按規定寄送至有關(guān)單位代管。
第二十三條 受退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由學(xué)校寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門(mén)管理。
第二十四條 當年未報到入學(xué)的本科生新生，其檔案由學(xué)校轉回生源所在地招生部門(mén)。
第二十五條 因故失蹤、死亡的學(xué)生，或因學(xué)生出國等其他原因導致檔案無(wú)法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉寄回學(xué)生生源所在地。
第八章 法律責任
第二十六條 檔案管理員不準向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷(xiāo)毀檔案材料和利用檔案材料營(yíng)私舞弊等違反《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的，視情節輕重，予以嚴肅處理直至追究相應法律責任。
第九章 附則
第二十七條 本辦法與現實(shí)行法律、法規、部門(mén)規章相抵觸的，以法律、法規、部門(mén)規章為準�，F行法律、法規及政策未明確規定且本辦法未盡事項，以主管校領(lǐng)導批復為準。
第二十八條 本辦法的解釋權歸學(xué)務(wù)部所有。 第二十九條 本辦法自公布之日起實(shí)施。
學(xué)員檔案管理制度2
隨著(zhù)我院辦學(xué)規模不斷擴大，辦學(xué)類(lèi)型逐步增加，畢業(yè)生人數逐年增多，畢業(yè)生的檔案管理工作日益繁重，為了更好地把畢業(yè)生檔案管理工作做好，根據上級主管部門(mén)要求及我院實(shí)際，特制定本辦法。
一、檔案整理
1、提供檔案材料的部門(mén)應在6月底前把材料準備好，提供給各系(院)集中整理;
2、專(zhuān)科畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(高中、中專(zhuān)檔案)、成績(jì) 單、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報到證副本、體檢表;衛生類(lèi)畢業(yè)生加裝實(shí)習報告。
3、中專(zhuān)畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(檔案卡或學(xué)籍卡)、成績(jì) 單、畢業(yè)生登記表、報到證副本。
4、三二轉段畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(檔案卡或學(xué)籍卡)、成績(jì)單、畢業(yè)生登記表、報到證副本、體檢表;衛生類(lèi)畢業(yè)生加裝實(shí)習報告。
5、《畢業(yè)生登記表》的填寫(xiě)，要嚴格按照“填表說(shuō)明”的要求填寫(xiě)，填表時(shí)間統一填為每年7月1日，在“學(xué)校組織意見(jiàn)”欄內蓋系(院)黨支部公章，最后到校企合作與就業(yè)指導中心蓋章，再裝入畢業(yè)生檔案袋。
6、每屆畢業(yè)生的檔案袋編號由校企合作與就業(yè)指導中心統一編 制公布。
二、檔案驗收
1、畢業(yè)生離校前，各系(院)將集中整理好的畢業(yè)生檔案轉交校企合作與就業(yè)指導處驗收。確實(shí)不合格的檔案要報告不合格原因(缺少何種材料、是系部原因還是學(xué)生本人原因)，不合格檔案退回所在系(院)繼續整理。
2、嚴格控制不合格檔案數量。不合格檔案超過(guò)3%的系(院)將在年終考評中適當扣分。
3、嚴格按照檔案袋封面材料名稱(chēng)和順序將袋內材料排序。
4、填寫(xiě)畢業(yè)生檔案袋封面。在相應的位置填寫(xiě)“檔案編號、姓名、性別、系、專(zhuān)業(yè)、生源地(具體到區縣)”，并對照原始檔案材料在“件數”欄內標明具體數量。
5、將學(xué)生檔案材料裝入對應的檔案袋中，并再次核對，防止漏放、錯放。
6、各系(院)將檔案以附表中檔案號按大中專(zhuān)分類(lèi)分別排序。
三、檔案的寄送
1、已簽約的畢業(yè)生檔案直接寄送至用人單位;
2、已簽約，但用工單位不接收的檔案可寄送至生源地人事部門(mén)，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續;
3、靈活就業(yè)或未就業(yè)的畢業(yè)生檔案寄送至生源地人事部門(mén)，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續;
4、升學(xué)的畢業(yè)生檔案由所在系(院)提供詳細通信地址，由校企合作與就業(yè)指導中心統一寄發(fā)至錄取學(xué)校;
5、報到期內，畢業(yè)生檔案可以申請暫留系(院)，也可以由學(xué)生直接辦理人事代理手續;
6、除不合格檔案外，畢業(yè)生檔案不辦理留校手續。
7、寄送回生源地的檔案，由校企合作與就業(yè)指導中心統一按各生源地政策要求分裝轉遞。
四、工作要求：
1、各系(院)上報畢業(yè)生檔案時(shí)，需將《畢業(yè)生檔案編號登記表》用A4紙打印一份，加蓋系(院)公章，負責人在首頁(yè)公章處簽字，一并將電子表格報校企合作與就業(yè)指導中心;
2、檔案袋書(shū)寫(xiě)要用黑色或藍黑色鋼筆或黑色中性筆，字體要公正、字跡清晰;
3、相關(guān)檔案材料整理配檔表見(jiàn)附件。未盡事宜另行通知。
五、該辦法由校企合作與就業(yè)指導處負責解釋。
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