關(guān)于二級學(xué)院檔案管理論文
第一篇
一、高校二級學(xué)院檔案工作的重要作用
做好二級學(xué)院檔案管理工作，具有較強的歷史價(jià)值和重要的現實(shí)意義。學(xué)校的每個(gè)檔案資料都來(lái)源于各個(gè)二級學(xué)院，因此二級學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的基礎，對學(xué)校和二級學(xué)院的發(fā)展有著(zhù)重要的作用。
�。ㄒ唬┰诮虒W(xué)評估和項目申報方面的作用
二級學(xué)院的各項工作在學(xué)校的統一部署下有自己的運行方式，形成的文件資料體現了教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。二級學(xué)院檔案記載著(zhù)學(xué)院的發(fā)展歷史，包括教學(xué)、科研、行政管理等多方面的檔案，反映了二級學(xué)院的發(fā)展過(guò)程和取得的成就。評估工作是學(xué)校工作的一項重要內容，二級學(xué)院的檔案是評估工作和項目申報中最有說(shuō)服力的原始材料，豐富系統的檔案材料，是高校開(kāi)展教育評估和項目申報工作的基礎和依據。
�。ǘ┰诙墝W(xué)院教學(xué)改革中的作用
高校二級學(xué)院的教學(xué)改革是普遍的、越來(lái)越深化的。不管如何改革，都與學(xué)院的檔案管理水平有著(zhù)密切聯(lián)系。如增加或修改專(zhuān)業(yè)、課程設置、教學(xué)計劃安排、師資隊伍建設、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案的過(guò)程。這些改革都需要在檔案信息和檔案數據的基礎上，進(jìn)行論證、修改，才能最終成功。
�。ㄈ┰诙墝W(xué)院師資隊伍建設中的作用
二級學(xué)院的人事檔案記載著(zhù)學(xué)院師資隊伍建設的整個(gè)過(guò)程，它呈現出師資隊伍的基本情況，它可以分析師資隊伍的數量結構、職稱(chēng)結構、年齡結構和學(xué)歷結構、教齡結構等，使人員得到合理配置，每一位教師都能發(fā)揮自己的專(zhuān)業(yè)特長(cháng)。
�。ㄋ模轭I(lǐng)導的決策提供了真實(shí)的資料
二級學(xué)院檔案記錄了學(xué)院的發(fā)展歷程和學(xué)院教師情況、教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)施的情況、實(shí)訓基地以及學(xué)生學(xué)習和就業(yè)的情況，有原始性、準確性、真實(shí)性、和完整性。因此它可以為學(xué)院領(lǐng)導在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)建設、教學(xué)改革和學(xué)院發(fā)展的決策中提供依據。
二、高校二級學(xué)院檔案管理中存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬n案收集不齊全、檔案整理不規范
檔案的收集是檔案工作的基礎。二級學(xué)院檔案材料種類(lèi)眾多，有些檔案工作人員不清楚歸檔范圍，對哪些檔案是需要在學(xué)院永久保存或長(cháng)期保存、哪些是需要移交到學(xué)校檔案館的檔案不了解，導致文件沒(méi)有及時(shí)歸檔。有的檔案資料不完整，如只有請示，沒(méi)有批復，失去了檔案工作的真正意義，不能記錄某一件事情的前因后果。檔案整理不規范，有的時(shí)間編排混亂，有的裝訂不規范，致使檔案雜亂、不完整、沒(méi)有體系，檔案管理工作沒(méi)有規范化，嚴重影響了檔案的開(kāi)發(fā)以及利用。
�。ǘ⿲W(xué)院檔案管理意識淡薄，機構設置不健全
有些高校領(lǐng)導只注重教育教學(xué)和科研工作，檔案管理意識不強，沒(méi)有認識到檔案的真正價(jià)值，認為檔案工作就是文檔的簡(jiǎn)單收集、裝訂，對檔案管理工作沒(méi)有投入必要的財力、物力、人力，沒(méi)有配置學(xué)院的檔案管理機構，沒(méi)有設置二級學(xué)院檔案室，沒(méi)有固定的二級學(xué)院檔案工作人員。即使有學(xué)院檔案工作人員，他們的檔案管理意識淡薄，缺乏責任心，嚴重影響了檔案收集、整理、歸檔、保護和利用工作。
�。ㄈn案利用率偏低
檔案的價(jià)值是通過(guò)利用才能實(shí)現的，一些高校二級學(xué)院檔案利用率并不高。許多老師認為檔案沒(méi)有用，他們在工作中很少查詢(xún)、利用檔案。目前仍然有高校檔案館使用舊的傳統手工管理方式，檔案信息服務(wù)不能真正落到實(shí)處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會(huì )需要提供服務(wù)，檔案工作也不可能得到發(fā)展。應進(jìn)一步加強檔案工作的服務(wù)性，提高檔案的利用率十分重要。
�。ㄋ模n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理流程不規范
二級學(xué)院檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，流動(dòng)性還比較大，一些學(xué)院都是學(xué)院秘書(shū)兼當檔案管理人員。檔案的收集、整理、立卷與歸檔工作不僅費時(shí)、費力而且專(zhuān)業(yè)性很強。由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平欠缺，培訓的機會(huì )還很少，又不是專(zhuān)職的檔案管理人員，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力對各類(lèi)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理，直接影響到二級學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量，為規范學(xué)院的檔案管理工作帶來(lái)了難度。
�。ㄎ澹┕芾矸绞铰浜�，很少運用信息化管理手段
當今現代化的信息技術(shù)不斷迅猛發(fā)展，但目前仍然有高校的檔案管理工作完全采用傳統的手工模式，這已經(jīng)越來(lái)越不適合檔案發(fā)展的需要。如果校園網(wǎng)絡(luò )、高校數據庫等手段沒(méi)有應用到學(xué)院檔案管理工作中，那么檔案管理工作很難為學(xué)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。有的盡管建立了檔案信息數據庫，但沒(méi)有實(shí)現較高水平的數字化管理，多僅限于簡(jiǎn)單的數據統計，難以開(kāi)展整體信息資料的開(kāi)發(fā)與利用。
三、加強高校二級學(xué)院檔案工作的有效對策
�。ㄒ唬╅_(kāi)設二級學(xué)院檔案室
按照學(xué)校檔案管理的規定，二級學(xué)院的重要檔案要移交學(xué)校檔案館保存歸檔，沒(méi)有移交的部分由二級學(xué)院保管。二級學(xué)院需設置學(xué)院檔案室，提供專(zhuān)門(mén)的房間，配備資料柜存放保管這些檔案，并由專(zhuān)人負責全學(xué)院檔案資料的接收、整理、統計、保管、利用等工作，使二級學(xué)院檔案室和學(xué)院檔案館共同構成了學(xué)校檔案的完整體系。
�。ǘ┲匾暀n案工作，加強檔案管理的意識
領(lǐng)導要重視二級學(xué)院檔案管理工作，建立學(xué)院檔案工作的各項規章制度，解決檔案工作中存在的各種問(wèn)題。全院教師增強檔案管理意識，充分認識二級學(xué)院檔案管理工作的重要性。檔案材料的收集歸檔必須依靠全體教師的大力支持，只有當檔案材料的形成、積累和歸檔成為每位教師的自覺(jué)行動(dòng)，才能保證歸檔材料的齊全、完整和規范。強化二級學(xué)院檔案工作者的管理意識，檔案工作人員要認真地完成檔案的接收、整理、保管、利用工作，并積極主動(dòng)地向二級學(xué)院領(lǐng)導匯報檔案工作情況。
�。ㄈ┘訌姍n案管理人員的培訓
在高校檔案資源數字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展趨勢下，二級學(xué)院的檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，而且要掌握數字信息技術(shù)的復合型人才。實(shí)際工作中，有些學(xué)院辦公室秘書(shū)兼職檔案管理員，她們忙于日常秘書(shū)工作，缺少培訓的機會(huì )，學(xué)習檔案管理專(zhuān)業(yè)知識。因此應對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理和信息技術(shù)的培訓，通過(guò)培訓使檔案管理人員掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識，并且能夠熟練操作現代化辦公設備。
�。ㄋ模┘訌姍n案的利用
由于教師和學(xué)生的教學(xué)和管理主要是在二級學(xué)院進(jìn)行的，因此教師和學(xué)生在教學(xué)、科研、就業(yè)等使用檔案時(shí)，更多的是查閱和利用二級學(xué)院的檔案。檔案通過(guò)教師和學(xué)生的閱覽、借閱、復制、開(kāi)具證明等方式滿(mǎn)足日常的利用工作，除此以外應在開(kāi)發(fā)檔案信息提高服務(wù)質(zhì)量上多做工作，編寫(xiě)一些反映學(xué)院工作特色的專(zhuān)題檔案信息材料。
�。ㄎ澹⿷哟筚Y金投入，完善二級學(xué)院檔案設施
學(xué)校應對二級學(xué)院檔案建設實(shí)行統一規劃，投入大量資金，購買(mǎi)檔案管理工作所需的'硬件和軟件，完善檔案設施，以推進(jìn)檔案的數字化進(jìn)程為基礎，對檔案信息化進(jìn)行重點(diǎn)建設，實(shí)現學(xué)校、二級學(xué)院檔案聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，從而提高檔案資料的檢索查詢(xún)速度，提高工作效率。
�。┻\用現代化的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，對檔案進(jìn)行數字化和網(wǎng)絡(luò )化管理
隨著(zhù)計算機和多媒體網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速融合發(fā)展，檔案工作的開(kāi)展離不開(kāi)檔案信息化建設，把現代科學(xué)技術(shù)手段運用到高校檔案管理工作中去，檔案的數字化建設成為檔案業(yè)務(wù)建設的必然發(fā)展趨勢。
1、現代化管理檔案工作人員借助現代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進(jìn)行處理、存儲從而實(shí)現同一事物的多種形式表現，改變了傳統的檔案信息只能著(zhù)眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者，提高檔案管理效率，大大減少了人力、物力、財力。
2、加強檔案網(wǎng)絡(luò )化管理，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò )系統，建立檔案數據庫，來(lái)存儲、檢索和傳遞二級學(xué)院檔案信息。搞好網(wǎng)絡(luò )化服務(wù)，讓死檔案，變成活資源，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )方便地獲得這些信息。這種檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設能把包括多媒體在內的各種信息的數字化，存儲管理和查詢(xún)集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，滿(mǎn)足廣大師生和社會(huì )對二級學(xué)院檔案信息的共享需求。二級學(xué)院檔案管理工作是一項具體、細致和復雜的系統工程。隨著(zhù)高等教育事業(yè)的發(fā)展和教學(xué)改革的深化，對二級學(xué)院檔案管理工作會(huì )提出更高的要求，科學(xué)的建設和管理二級學(xué)院的檔案，有效的保護和利用檔案，才能使學(xué)院的檔案工作更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、各項管理工作服務(wù)，更好地為社會(huì )服務(wù)。
第二篇
一、調研分析
1.檔案管理意識薄弱。在填寫(xiě)問(wèn)卷的普通師生中，雖然有94.1%的被調查者認為檔案是重要的，但有75.6%的被調查者表示從未查閱過(guò)檔案，更有96.6%的被調查者表示不了解學(xué)校檔案館的工作內容和流程。在進(jìn)行訪(fǎng)談?wù){研時(shí)，有部分被調查者不知道學(xué)校檔案館的具體位置，不了解學(xué)院是否有檔案室，認為檔案館（室）有點(diǎn)神秘等。不僅普通師生，就連領(lǐng)導、行政人員的檔案管理意識也相對薄弱。37.1%的被調查者認為學(xué)院對檔案管理重視不夠。其原因：一是檔案管理過(guò)于依賴(lài)學(xué)校管理。學(xué)院作為教學(xué)部門(mén)，其主要工作是教學(xué)管理，許多材料最終交于學(xué)校行政部門(mén)，依靠學(xué)校行政部門(mén)歸檔。二是檔案的作用常常不在當下而在未來(lái)，這使得大多數管理者沒(méi)有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的提升有助于學(xué)院綜合實(shí)力的提升。
2.檔案管理現狀亟須改進(jìn)。高達72.3%的師生表示自己曾在工作或生活中遇到重要問(wèn)題卻找不到歷史資料的情況，亦有59.7%的師生表示擁有重要資料或有特殊意義的資料卻找不到妥善保管的方式，60.5%的師生對學(xué)院檔案的利用現狀不滿(mǎn)意。建立有效的檔案管理機制，是既滿(mǎn)足師生需要又滿(mǎn)足學(xué)院發(fā)展的一件好事情。各二級學(xué)院應重視并加快檔案管理建設工作。
3.目前檔案管理工作存在的問(wèn)題。調查顯示，45.3%的師生認為目前檔案管理工作不夠完善的主要原因是資金投入不足，37.1%的師生認為是學(xué)院重視不夠，22%的師生認為是人手不夠。另外，53.8%的師生認為學(xué)院沒(méi)有相應的檔案管理隊伍，不知道將相應材料交給誰(shuí)；46.2%的師生認為學(xué)院缺乏檔案管理規范，不了解哪些材料可以歸檔；33.6%的師生對學(xué)校、學(xué)院的保管能力不放心，擔心材料丟失。以上數據顯示：
�。�1）二級學(xué)院檔案管理制度不健全，檔案管理隊伍建設嚴重滯后，缺乏相應的檔案規范文件；
�。�2）二級學(xué)院重視不夠，在精力和資金等方面投入不夠；
�。�3）管理力量相對薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致師生質(zhì)疑學(xué)校、學(xué)院的保管能力。另外，專(zhuān)任教師與希望能查到科研方面（包括科研項目、科研成果、科研獲獎）檔案呈較高的正相關(guān)性，相關(guān)系數達到0.530。這說(shuō)明，專(zhuān)任教師更希望學(xué)院健全科研方面的檔案資料。從服務(wù)角度來(lái)說(shuō)，專(zhuān)任教師是學(xué)院檔案管理的主要服務(wù)對象，我們應加強科研方面的歸檔管理。還有一點(diǎn)就是高達89.1%的師生認為二級學(xué)院應成立自己的綜合檔案室，并非試卷檔案室。綜合檔案室的建立可實(shí)現檔案的集中管理，無(wú)疑會(huì )大大提升檔案管理工作的水平。但成立綜合檔案室須滿(mǎn)足場(chǎng)地和資金等條件，目前學(xué)校無(wú)法實(shí)現所有二級學(xué)院具備檔案管理的硬件環(huán)境，但各二級學(xué)院應積極創(chuàng )造條件，待條件成熟后，予以實(shí)現。
二、相關(guān)建議
1.加強學(xué)習和宣傳，提高檔案管理意識。通過(guò)細分培訓對象，加強組織學(xué)習和相關(guān)宣傳工作，提高學(xué)院領(lǐng)導、檔案管理人員和專(zhuān)業(yè)教師的檔案意識，這是做好檔案管理的基本前提。充分調動(dòng)全院師生積累檔案、保護檔案的積極性和自覺(jué)性，形成人人關(guān)心、支持檔案工作的良好氛圍。針對檔案管理人員，可舉辦專(zhuān)題講座、系統學(xué)習課程等方式，以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。特別應不斷提高二級學(xué)院分管領(lǐng)導對檔案工作的重視程度。很多工作的開(kāi)展離不開(kāi)領(lǐng)導的重視和部署，不斷加強二級學(xué)院分管領(lǐng)導的重視程度對提升二級學(xué)院的檔案管理工作至關(guān)重要。一方面，定期召開(kāi)以各二級學(xué)院分管領(lǐng)導為主要對象的研討、座談、講座等活動(dòng)，提升二級學(xué)院分管領(lǐng)導的檔案管理意識；另一方面，爭取在二級學(xué)院年度考核中為檔案管理工作設置合理的分值，以評促建，促使領(lǐng)導加強重視。
2.做好二級學(xué)院檔案管理隊伍建設。學(xué)院檔案管理隊伍一般是依附于行政管理隊伍的，其建設工作容易被忽略。事實(shí)上，兩者是有區別的，要根據實(shí)際情況進(jìn)行調整，設置相應的崗位職責，組建一支符合學(xué)院檔案管理需要的隊伍。檔案管理工作要單獨核算工作量，在崗位培訓、職稱(chēng)評審、績(jì)效考核、評先評優(yōu)等方面給予考慮，提高隊伍積極性。此外，須提高二級學(xué)院檔案管理人員的協(xié)調合作能力，善于協(xié)調學(xué)院各系、各部門(mén)的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全性、完整性和準確性，確保歸檔文件渠道的暢通性和收集的及時(shí)性。
3.出臺檔案制度規范，設計合理收集梯度，理順學(xué)院、學(xué)校兩級檔案管理關(guān)系。建立健全收集檔案資料的制度，特別是對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等做出明確規定，以確保收集的準確、完整。理順內部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，實(shí)現文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。設計監督檢查、總結、驗收等環(huán)節，及時(shí)了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況。建立規章，科學(xué)管理學(xué)院檔案，使學(xué)院檔案的建立和管理趨于制度化、規范化。同時(shí)，理順學(xué)院、學(xué)校兩級檔案管理關(guān)系。將已立卷材料分為兩類(lèi)，符合學(xué)校歸檔條件的一類(lèi)材料交于學(xué)校檔案館保管，偏業(yè)務(wù)管理的另一類(lèi)過(guò)程材料由學(xué)院保管。若學(xué)院條件成熟，可成立綜合檔案館，進(jìn)行集中管理。
4.二級學(xué)院檔案收集工作應實(shí)現常規化。將檔案管理工作滲透到其他日常工作中，使二級學(xué)院檔案收集工作實(shí)現常規化。二級學(xué)院可根據實(shí)際情況，在布置各項工作時(shí)規定好檔案的歸檔時(shí)限。歸檔時(shí)間截止，及時(shí)對歸檔情況進(jìn)行統計，和其他工作一樣作為年底績(jì)效的依據之一。將檔案收集工作滲透到日常工作中來(lái)，既能保證檔案的質(zhì)量和完整性，又能從源頭上促進(jìn)檔案管理工作的規范化和標準化。
三、結束語(yǔ)
“把簡(jiǎn)單的事情做好，不簡(jiǎn)單；把平凡的事情做好，不平凡�！边@句話(huà)深刻入微地描述了檔案工作的精髓。目前，學(xué)校的檔案工作正處于起步發(fā)展階段，特別是二級學(xué)院的檔案管理工作還有待完善，這需要我們每個(gè)人的一點(diǎn)一滴的努力，相信未來(lái)定能創(chuàng )建出“檔案促發(fā)展，發(fā)展促檔案”的新格局。
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