學(xué)校物品采購管理制度
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學(xué)校物品采購管理制度1
第一章總則
第一條為了加強學(xué)校采購業(yè)務(wù)管理,規范采購業(yè)務(wù)行為,防范采購業(yè)務(wù)活動(dòng)中的差錯和舞弊,根據財政部《內部會(huì )計控制規范-采購與付款》等法律法規,結合本校采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要,制定本制度。
第二條本制度所指采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。
第三條本制度適用于集團各單位的采購業(yè)務(wù)管理與控制。
第二章崗位分工與授權批準
第四條建立采購業(yè)務(wù)崗位責任制,明確規定各崗位的職責與權限,確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監督。
第五條物資采購業(yè)務(wù)嚴格規范和執行如下程序:
一、計劃與審批;
二、請購與審批;
三、詢(xún)價(jià)與核價(jià);
四、確定供應商;
五、訂立合同;
六、采購與驗收;
七、物資入庫;
八、賬簿登記與支付采購款。
第六條采購業(yè)務(wù)的基本分工如下:
一、倉儲部負責編制物資儲存計劃;
二、采購部負責編制物資采購計劃,填制請購單、詢(xún)價(jià)與價(jià)格談判、簽訂合同、采購物資等業(yè)務(wù);
三、財務(wù)部負責結算采購款項、登記存貨及應付賬款等;
四、倉儲部負責根據物資儲存計劃和采購計劃辦理物資入庫,登記保管賬等;
五、品質(zhì)部負責物資入庫前的質(zhì)量驗收;
第七條辦理物資采購、核價(jià)與付款業(yè)務(wù)的員工應當具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德,辦理采購、核價(jià)與付款業(yè)務(wù)的人員在同一個(gè)崗位上連續工作時(shí)間不得超過(guò)三年。
第八條物資的采購價(jià)格、付款政策要嚴格執行學(xué)校授權文件的規定,各級審批人要在授權范圍內行使職權,不得超越審批權限。
第九條授權采購部、品質(zhì)部、倉儲部、財務(wù)部分別辦理物資訂購、檢驗、收發(fā)存和付款業(yè)務(wù),其他任何部門(mén)均無(wú)權經(jīng)辦采購與付款業(yè)務(wù)。
第十條對于重要的、技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù),應當專(zhuān)家評審、集體決策制度。
第三章計劃與審批控制
第十二條學(xué)校對采購業(yè)務(wù)實(shí)行嚴格的計劃管理和采購目標責任制。每年12月份,理事會(huì )與采購部經(jīng)理簽訂下一年度的《采購目標責任書(shū)》,明確全年的采購目標、價(jià)格目標、費用指標政策。
第十三條采購部要將年度采購目標層層分解落實(shí)到各個(gè)采購崗位,并將目標分解落實(shí)情況報學(xué)校備案。
第十四條實(shí)施物資采購的具體依據是《物資請購單》!段镔Y請購單》的填制、審批程序如下:
一、采購部填制《物資請購單》,《物資請購單》中須列明如下事項:
1.采購物資的'依據;
2.采購物資的名稱(chēng)、規格型號、數量和技術(shù)要求;
3.使用部門(mén)及物資用途;
4.采購員及采購部負責人簽字。
第十五條《物資請購單》首先經(jīng)倉庫部門(mén)簽字確認:學(xué)校倉庫是否有該物資。如有,則無(wú)需采購,由使用部門(mén)統計員開(kāi)具物資領(lǐng)料單,直接到倉庫領(lǐng)用;如無(wú),則按下列流程審批:《物資請購單》應由使用部門(mén)(采購發(fā)起人、部門(mén)主管)、采購部(采購業(yè)務(wù)員、采購部門(mén)主管)簽字后,報校長(cháng)簽字審批。
經(jīng)過(guò)學(xué)校領(lǐng)導審批的《物資請購單》,是采購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據。
第四章采購價(jià)格控制
第十六條物資采購過(guò)程中的價(jià)格決策要做到科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監督制約,杜絕采購過(guò)程中的不正當行為發(fā)生。
第十七條采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息,掌握主要采購物資的信息變化。
第十八條物資采購價(jià)格的確定要履行詢(xún)價(jià)、談判、審批、和備案五項程序:
一、詢(xún)價(jià):采購部按照學(xué)校批準下達的《物資采購計劃》,根據采購項目的時(shí)間要求,在了解市場(chǎng)行情、參考過(guò)去采購記錄的基礎上,向供應商咨詢(xún)價(jià)格。接受詢(xún)價(jià)的供應商應在三家以上,詢(xún)價(jià)過(guò)程和供應商的報價(jià)要如實(shí)登記備案。
二、談判:采購部與供應商進(jìn)行價(jià)格談判,力爭以較低的價(jià)格簽訂采購合同。
三、審批:合同須經(jīng)校長(cháng)審批后,加蓋合同專(zhuān)用章。
四、備案:采購部與供應商簽訂的《物資采購合同》原件,交財務(wù)部備案、保管。
第五章采購與驗收控制
第十九條根據采購物資的性質(zhì)不同,分別采取如下采購方式:
一、一般采購物資在貨比三家的基礎上,采用訂單或合同訂購方式采購;
二、小額零星物品采用擇優(yōu)定點(diǎn)采購方式;
三、符合《招標管理制度》的采購業(yè)務(wù)及設備購置一律實(shí)行招標采購。
第二十條除僅有唯一供貨單位或本校有特殊要求外,主要物資的采購應當選擇兩個(gè)以上的供貨商,要從質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、信譽(yù)等方面擇優(yōu)定點(diǎn)采購。
第二十一條主要物資采購及有特殊要求的物資采購,應當審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位,應當及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)的變化情況。
第二十二條物資采購到校,需辦理如下驗收入庫手續:
一、倉庫保管員核實(shí)到庫物資是否與《物資請購單》規定的品名、數量、供貨廠(chǎng)家相符。檢驗物資是否合格(特殊物資應由專(zhuān)業(yè)人員檢驗,如設品質(zhì)部則由其檢驗)。凡核實(shí)無(wú)誤的,保管員根據發(fā)票及送貨清單開(kāi)具《物資入庫單》;
二、《物資入庫單》經(jīng)保管員簽字后生效,財務(wù)部據此登記賬簿和辦理有關(guān)結算事宜。
第二十三條到庫物資與《物資請購單》不符或質(zhì)量檢驗不合格的,一律不予辦理入庫和結算手續。
第二十四條質(zhì)量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進(jìn)行檢驗,并對檢驗結果承擔責任。
第六章貨款支付與賬目核對
第二十五條采購物資的付款由財務(wù)部負責,付款的依據要同時(shí)滿(mǎn)足如下條件:
一、訂有采購合同的,要參照合同規定的時(shí)間、方式、金額付款;
二、要在貨幣資金預算范圍內付款;
三、要在對采購發(fā)票、驗收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規性進(jìn)行嚴格審核、確認無(wú)誤的前提下,辦理付款。
第二十六條采購付款時(shí),由采購部填寫(xiě)《付款申請單》,報領(lǐng)導審批,財務(wù)按經(jīng)批準的《付款申請單》支付款項。
第二十七條財務(wù)部要加強應付賬款管理,辦理結算與付款事宜。
第二十八條財務(wù)部往來(lái)核算會(huì )計負責應付賬款的核對與清理,要每個(gè)季度至少與供應商核對一次賬目,核對結果要填制《應付賬款核對表》備案;核對出的未達賬項,要逐項逐筆查明原因,杜絕串戶(hù)等錯誤現象的發(fā)生。
第二十九條采購部統計員要按供應商設置物資采購臺賬,及時(shí)登記每一供應商的供貨、開(kāi)票、付款及應付賬款余額增減變動(dòng)情況。
第三十條采購入庫的物資在保管或使用過(guò)程中,發(fā)現數量和質(zhì)量不符合要求的,采購部要及時(shí)與供應商聯(lián)系,并分別情況按以下程序進(jìn)行處理:
數量不足的,要求供應商予以補足;
質(zhì)量問(wèn)題,尚能使用的,要求供應商給予價(jià)格折讓;
不能使用的,要求供應商退貨或換貨。
退貨通知單應及時(shí)報送財務(wù)部入賬。
學(xué)校物品采購管理制度2
為規范學(xué)校財務(wù)行為,加強和完善財務(wù)管理,根據國家有關(guān)法律法規和上級文件精神,結合我校實(shí)際,制定本制度。
一、基本原則
1、嚴格遵守和執行國家有關(guān)法律、法規和財務(wù)規章制度;
2、開(kāi)源節流,提高效益,服務(wù)教育教學(xué),服務(wù)廣大師生;
3、落實(shí)崗位職責,確保財務(wù)和資金安全。
二、主要任務(wù)
4、科學(xué)編制預算,及時(shí)進(jìn)行決算;
5、依法籌措教育經(jīng)費,確保國撥經(jīng)費、事業(yè)性收費及專(zhuān)項資金及時(shí)、足額地到帳入庫;
6、做好學(xué)校各項支出的審核把關(guān),及時(shí)辦理結算、報批、付款等;
7、做好教職工的人事管理和工資管理,確保教職工工資和校內津貼及時(shí)足額發(fā)放;
8、做好學(xué)生代收費項目管理和學(xué)生食堂帳目管理;
9、加強學(xué)校固定資產(chǎn)管理,防止國有資產(chǎn)流失;
10、加強會(huì )計核算,定期進(jìn)行財務(wù)分析,如實(shí)反映學(xué)校財務(wù)狀況;
11、建立健全財務(wù)檔案,各類(lèi)會(huì )計資料完整、規范、準確,記帳及時(shí),日清月結;
12、依法做好財務(wù)公開(kāi)。
三、收入管理
13、嚴格按照國家有關(guān)政策規定依法組織收入,各項收費嚴格執行國家規定的收費項目和標準;
14、收費使用省財政廳統一印制的財政票據,全額上繳市財政專(zhuān)戶(hù),實(shí)行“收支兩條線(xiàn)”管理,防止和杜絕“小金庫”問(wèn)題的發(fā)生;
15、及時(shí)組織進(jìn)行各項收費,認真填寫(xiě)《學(xué)生收費記錄卡》,對于學(xué)生繳費中的拖繳、欠繳現象,必須摸清底數,如實(shí)上報,限期繳足;
16、學(xué)校取得的專(zhuān)項資金,應按要求專(zhuān)款專(zhuān)用。
四、支出管理
17、嚴格執行國家有關(guān)財務(wù)制度規定的開(kāi)支范圍及開(kāi)支標準;
18、各項支出應按實(shí)際發(fā)生數列支,嚴禁虛列虛報,嚴禁以白條及其他不規范票據作為報銷(xiāo)憑證;
19、各種支出實(shí)行嚴格的審批制度,要有經(jīng)辦人簽字,知情人初審,主管副校長(cháng)核實(shí),最后校長(cháng)審批簽字后后方可報銷(xiāo);
20、納入政府采購范圍的,必須實(shí)行政府集中采購,并按規定的程序和方式辦理;
21、會(huì )議費、招待費、公用通訊費、交通差旅費的支出,按規定的標準由財務(wù)人員嚴格審核,各種附票、附件必須齊全,經(jīng)校長(cháng)批準后報銷(xiāo);
22、各類(lèi)支出業(yè)務(wù)發(fā)生后,應及時(shí)辦理報帳手續,一般當月結清,無(wú)故延期不予報銷(xiāo),由經(jīng)辦人自行負責。
五、資產(chǎn)管理
23、學(xué)校確定專(zhuān)人負責資產(chǎn)日常管理,并設立固定資產(chǎn)明細分類(lèi)賬和臺賬;
24、建立健全實(shí)物資產(chǎn)購置、保管、使用、發(fā)放、交接、維修等管理制度,及時(shí)清理債權,定期(每學(xué)期末)組織清查盤(pán)點(diǎn)各類(lèi)資產(chǎn);
25、國有資產(chǎn)的出租、出售、對外捐贈、報廢、報損等,必須經(jīng)過(guò)學(xué)校領(lǐng)導集體研究,有三人以上小組負責并簽字登記,按國有資產(chǎn)處置管理的有關(guān)規定,及時(shí)記帳。
六、食堂管理
26、食堂的財務(wù)核算和管理,按有關(guān)規定獨立建帳,專(zhuān)款專(zhuān)用,由膳食處和財務(wù)處互相配合,共同負責;
27、建立完善的內部控制制度,按照非營(yíng)利原則,及時(shí)核算盈虧。
七、民主監督
28、建立健全開(kāi)支報批和民主理財制度,3000元以?xún)鹊拈_(kāi)支由主管副校長(cháng)和校長(cháng)研究批準,3000元以上的開(kāi)支由校長(cháng)辦公會(huì )集體決定,3000元以上的購置或基建由三人以上小組集體負責,5000元以上的項目經(jīng)校務(wù)會(huì )或教職工代表大會(huì )討論通過(guò);
29、大力推行財務(wù)公開(kāi)制度,及時(shí)如實(shí)地進(jìn)行財務(wù)公開(kāi)和公示;
30、定期編制財務(wù)報告,并按要求及時(shí)上報教育、財稅、審計等有關(guān)部門(mén),自覺(jué)接受監督。
八、財務(wù)人員要求
31、財務(wù)人員要自覺(jué)貫徹執行國家財經(jīng)法規制度和行業(yè)管理制度,加強自身學(xué)習和提高,努力提高理財能力和水平;
32、財務(wù)室是學(xué)校進(jìn)行財務(wù)管理的職能部門(mén),財會(huì )人員要在財務(wù)政策、財務(wù)管理、收支把關(guān)等方面為校長(cháng)當好參謀和助手,及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議;
33、財務(wù)人員必須堅持原則,正直無(wú)私,廉潔奉公,認真貫徹國家財務(wù)政策,嚴格落實(shí)本制度的各項規定。
九、強調事項
34、校內各種購物、購書(shū)、維修、制作等,要按規定先行申請審批,再按規定的辦法和程序操作,未經(jīng)報批或不按制度辦理的項目,學(xué)校不予承認,不予報銷(xiāo);
35、任何人不得以任何理由私自簽字消費,否則不予報銷(xiāo);
36、學(xué)校公款一律不得借予個(gè)人私用,也不得以任何理由為個(gè)人墊付。
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