航運企業(yè)應收賬款管理論文
【摘要】隨著(zhù)企業(yè)發(fā)展規模的擴大和業(yè)務(wù)的擴張,將會(huì )產(chǎn)生更多的應收賬款;應收賬款越多,發(fā)生壞賬損失的機會(huì )越大,企業(yè)承擔的風(fēng)險也將越大。因此,必須加強對應收賬款的控制與管理,加速企業(yè)資金周轉。航運企業(yè)應收賬款的控制與管理應以企業(yè)效益最大化為目標,在企業(yè)擴大運輸業(yè)務(wù)量的基礎上,力爭將應收賬款安全及時(shí)收回。本文根據航運企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),探討其應收賬款的控制和管理方法。
【關(guān)鍵詞】航運企業(yè) 應收賬款 信用政策
一、航運企業(yè)應收賬款的控制
航運企業(yè)是一類(lèi)特殊的服務(wù)類(lèi)企業(yè),其在信用銷(xiāo)售中存在著(zhù)較大的風(fēng)險。首先,航運由于其運輸工具的限制使得服務(wù)周期較長(cháng),在當今市場(chǎng)變化很快的情況下,這是造成信用風(fēng)險的主要因素之一。其次,航運業(yè)的客戶(hù)有相當數量是貿易公司,而貿易公司的貿易額度一般較大,并被迫從事與自己資產(chǎn)狀況不符的交易且受市場(chǎng)變化的影響較大,因此,在信用管理中一般認為專(zhuān)業(yè)貿易公司是大風(fēng)險的企業(yè);而航運公司的主要客戶(hù)大多數是貿易公司,這種風(fēng)險是航運公司不可避免的,也是航運企業(yè)信用風(fēng)險管理中最大的風(fēng)險因素。第三,航運企業(yè)要與很多外國公司進(jìn)行交易,由于地域、信息傳遞等因素使得大多數航運公司不能對國外公司的資信狀況有較深入的了解,這也是造成信用風(fēng)險的一個(gè)主要因素。從這幾點(diǎn)可以看出,航運企業(yè)在信用銷(xiāo)售的過(guò)程中存在的風(fēng)險是非常大的。但由于我國航運市場(chǎng)已變成買(mǎi)方市場(chǎng),航運企業(yè)為了在這個(gè)競爭十分激烈的市場(chǎng)中取勝,又必須對一些大客戶(hù)或企業(yè)的核心客戶(hù)采用協(xié)議付費這種信用銷(xiāo)售方式,因此,航運企業(yè)的應收賬款控制實(shí)際是企業(yè)的信用管理。
首先,對航運企業(yè)來(lái)說(shuō),良好的客戶(hù)資信檔案和授信制度,是航運企業(yè)證明客戶(hù)資信狀況、確立信用標準、規避潛在財務(wù)風(fēng)險、提高企業(yè)交易安全性的保證。航運企業(yè)應建立客戶(hù)信息管理系統和客戶(hù)數據庫,完善客戶(hù)信息,并讓客戶(hù)信息在業(yè)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)部門(mén)共享。對老客戶(hù)支付運費的歷史情況進(jìn)行全面分析;對新客戶(hù)的開(kāi)發(fā),應通過(guò)多種渠道(如職業(yè)信用評級師、金融機構、分析客戶(hù)財務(wù)報表等)完整和準確地了解客戶(hù)信息,并以此對客戶(hù)進(jìn)行資信評級。在資信評級的基礎上,建立相應的客戶(hù)授信制度和合同審批制度,對不同客戶(hù)適用不同的信用標準,對不同信用標準的合同適用相應的授權審批制度。另外,客戶(hù)資信管理和授信管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程,航運企業(yè)應及時(shí)對客戶(hù)資信狀況和授信制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護。通過(guò)客戶(hù)信用管理,將風(fēng)險控制和管理工作向前移,達到簽約前控制運費回收風(fēng)險的目的。
其次,航運企業(yè)應采用合理的應收賬款控制方法。應收賬款控制的方法分為賬齡分析法和信用評估法。(1)賬齡分析法。即根據各欠款單位的應收賬款拖欠期限的長(cháng)短和金額劃分若干區段,編制“應收賬款賬齡分析表”,并實(shí)施嚴密的監督,隨時(shí)掌握收款情況,確保應收賬款發(fā)生的期限。對不同拖欠時(shí)間的賬款及不同信用的客戶(hù),宜制定不同的收賬政策和方案。(2)客戶(hù)信用評估法。根據企業(yè)制定客戶(hù)信用的標準和編制基礎,信用分析又可分為信用類(lèi)別分析法和信用等級分析法兩種。信用類(lèi)別分析法,是根據企業(yè)應收賬款控制與管理的目標,以及“應收賬款單位往來(lái)明細表”和“應收賬款賬齡分析表”,對應收賬款的來(lái)龍去脈進(jìn)行研究和分析,并依照各單位欠款金額﹑欠款期限,以及欠款比重,將欠款客戶(hù)劃分為“ABCD”四類(lèi),編制“應收賬款信用類(lèi)別表”,區分重點(diǎn)客戶(hù)和一般性客戶(hù),采取不同的催收款策略。企業(yè)應根據經(jīng)營(yíng)策略采取不同的收款方式和應收賬款管理。
二、應收賬款的日常管理
1、應收賬款的事前控制
在訂立運輸合同時(shí),攬貨人員應樹(shù)立風(fēng)險意識,訂立對運費回收有利的條款,盡量避免簽訂“貨物裝船后XX天支付運費”或“船舶開(kāi)航后XX天支付運費”條款;避免在收到運費前簽發(fā)“運費已支付”的清潔提單;避免簽發(fā)倒簽提單和預借提單。對于資信狀況不良的客戶(hù),運費支付時(shí)間盡量約定在預付運費提單簽發(fā)之時(shí)或之前。在付費人未付預付運費的情況下,可以簽發(fā)運費預付但對其進(jìn)行批注不清潔提單,影響付費人的結匯,從而達到督促托運人付清運費的目的。
在租船合同中,應將租船的責任終止及貨物留置條款明確地并入提單中,在債務(wù)人不支付運費時(shí),對資信狀況不良的客戶(hù)可通過(guò)留置貨物,保證收取運費的權利。另外,為規避到付運費及預付運費尾數的海上不可抗力風(fēng)險,可以通過(guò)保險對到付運費投保,以保證收取運費的權利。
2、應收賬款的日常管理
航運企業(yè)應當建立與其經(jīng)營(yíng)相適應的應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。業(yè)務(wù)部門(mén)負責業(yè)務(wù)臺賬的設置和應收賬款的催收,財會(huì )部門(mén)負責應收賬款的.登記﹑結算,并督促銷(xiāo)售部門(mén)加緊催收。應收賬款的日常管理工作包括以下幾個(gè)方面。
臺賬是對企業(yè)發(fā)生的各項業(yè)務(wù)內容進(jìn)行詳細記錄并反映收款情況的業(yè)務(wù)統計表。業(yè)務(wù)部門(mén)應設置主管內勤工作的業(yè)務(wù)人員,專(zhuān)門(mén)負責企業(yè)業(yè)務(wù)臺賬登記和管理工作,具體記錄每一客戶(hù)每一業(yè)務(wù)發(fā)生的全過(guò)程,并及時(shí)登記收款情況以及和財務(wù)部門(mén)的交接情況;月末將部門(mén)負責人審核后的臺賬復印件交財務(wù)部門(mén),并與之核對收款情況。同時(shí),建立市場(chǎng)調查研究制度,市場(chǎng)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)常性走訪(fǎng)客戶(hù),收集和整理客戶(hù)信用資料,并定期編制“客戶(hù)信用等級表”和“應收賬款信用類(lèi)別表”,檢查和分析客戶(hù)信用狀況以及客戶(hù)信用額度使用情況;對長(cháng)期往來(lái)客戶(hù)建立完善的客戶(hù)資料,及時(shí)進(jìn)行更新。財務(wù)部門(mén)應經(jīng)常檢查和清理“應收賬款”,并按月編制“應收賬款賬齡分析表”,會(huì )同業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)主管領(lǐng)導,對客戶(hù)進(jìn)行信用評價(jià),隨時(shí)掌握應收賬款的收款情況。
總之,航運企業(yè)必須依靠信用調查和嚴格的信用審批制度,根據客戶(hù)信用等級和信用類(lèi)別采用不同的收款方式,確保運費回收的安全性。對于國外代理公司,一般應尋求國際知名度比較高﹑國際信譽(yù)良好的企業(yè)合作。條件允許的話(huà),應經(jīng)常派人隨船去了解當地情況,或在代理所在地設立辦事處,專(zhuān)門(mén)負責與代理的溝通和聯(lián)絡(luò )工作,收集整理資料,加強雙方的了解,保障貨物和賬款安全。
3、應收賬款的收款管理
確立應收賬款的收款原則和方針。收款的具體原則是:誰(shuí)負責的業(yè)務(wù)誰(shuí)收款;對長(cháng)期重點(diǎn)客戶(hù),可建立企業(yè)高層領(lǐng)導互訪(fǎng)制度,保持經(jīng)常聯(lián)系和溝通。收款負責人隨時(shí)和客戶(hù)核對往來(lái)收款情況,如有不符,應查明原因,及時(shí)處理;對未收回的款項要查明原因,及時(shí)催收,做到每周一清,每月一結;對于可能成為壞賬的應收賬款應當報告有關(guān)決策機構,由其進(jìn)行審查,確定是否為壞賬。
當航運企業(yè)發(fā)生運費欠收后,不應消極地等待對方付款,應對應收運費進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與分析,并定期統計應收費各客戶(hù)的余額、賬齡及增減變動(dòng)情況,為評估、調整客戶(hù)信用等級提供可靠依據。企業(yè)還應建立定期就未達運費與客戶(hù)函證制度,核實(shí)未達運費的真實(shí)性、完整性并確保訴訟的時(shí)效性,防止應收運費體外循環(huán)及違法違規行為發(fā)生。對已形成的欠收運費,要加大清欠力度,針對不同情況,采取靈活的催收政策。對遠期、近期運費清理回收緩慢或清理陳賬未動(dòng)的客戶(hù),應拒絕再次交易并加大催收力度;對有償債能力卻不履行償債義務(wù)、人為發(fā)生賴(lài)賬的情況應在訴訟有效期內運用法律手段解決,以避免喪失訴訟權造成損失;對欠款方確實(shí)無(wú)力支付的,可采取物資抵款。
4、應收賬款的收款指標考核
企業(yè)按責任部門(mén)、責任人員,下達賬款回籠指標,按月考核;在制定收款計劃的同時(shí),根據收款目標和進(jìn)度,確定應收賬款收款考核標準,并將考核結果與獎懲掛鉤。達到收款標準的,企業(yè)給予具體責任人獎勵;不能完成收款任務(wù)的,企業(yè)按規定給予責任人經(jīng)濟上的處罰。
5、壞賬準備與壞賬處理
壞賬是指企業(yè)無(wú)法收回的應收賬款。企業(yè)應按“應收賬款”月末余額及“壞賬準備”賬面余額,提取壞賬準備,使其保持一定比例的壞賬準備數額;同時(shí),對賬齡超過(guò)2年的應收賬款再增加提取0.1%壞賬準備,以減少企業(yè)的壞賬風(fēng)險。企業(yè)每月月末或者每年年末,對應收賬款定期進(jìn)行全面檢查,并合理計提壞賬準備。企業(yè)對于不能收回的應收賬款應當查明原因,追究責任。對于因債務(wù)人破產(chǎn)或單位撤銷(xiāo)而依法無(wú)法追回的,或者因債務(wù)人死亡既無(wú)遺產(chǎn)清償又無(wú)承擔人,或者因債務(wù)逾期未履行償債義務(wù)超過(guò)兩年、經(jīng)查確實(shí)無(wú)法收回的應收賬款,按照企業(yè)管理權限分級上報,經(jīng)企業(yè)決策層或董事會(huì )批準后作為壞賬損失處理,沖銷(xiāo)提取的壞賬準備。
三、應收賬款的其他控制制度
航運企業(yè)還應建立對收款內部控制的監督檢查制度。明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期或不定期地進(jìn)行檢查,這是應收賬款控制與管理制度得以實(shí)現的保證。企業(yè)監督檢查機構或人員應當通過(guò)實(shí)施符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試檢查收款業(yè)務(wù)內部控制制度是否健全,各項規定是否得到有效執行。
首先,航運企業(yè)應建立攬貨業(yè)務(wù)預算與報告制度。航運企業(yè)在對攬貨人員的要求方面應有所變化,較為理想的方式是以攬貨人員所收回的運費為評定其業(yè)績(jì)的標準,要求攬貨人員要對其攬貨量進(jìn)行預算并上報公司備案,同時(shí)攬貨人員不但要注意所攬到貨物的數量,還要注意對方的付款能力。
其次,還要建立客戶(hù)信用申請制度。一些大貨主是航運企業(yè)的主要利潤來(lái)源,因此,為了與穩定的大客戶(hù)保持長(cháng)期的合作,就必須給予這些客戶(hù)一定的信用上的優(yōu)惠條件,只能采用協(xié)議付費這種信用銷(xiāo)售方式。一般的客戶(hù)應向公司申請客戶(hù)信用額度,由信用管理部門(mén)進(jìn)行客戶(hù)的資信評估,再確定是否給予信用銷(xiāo)售的方式。
最后,實(shí)行信用限額審核制度。在信用管理工作中,對客戶(hù)制定信用限額是一個(gè)主要的管理工具,企業(yè)通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的數字,就可以將過(guò)去較為復雜的管理問(wèn)題簡(jiǎn)單化、效率化。長(cháng)期以來(lái)航運企業(yè)對客戶(hù)的信用風(fēng)險缺少評估和預測,交易中往往是憑主觀(guān)判斷做決策,缺少科學(xué)的決策依據;在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)管理上,由于缺少信用額度控制,往往是重權力而不重職能,一旦出現風(fēng)險問(wèn)題又相互推卸責任。針對以上情況,航運企業(yè)應根據信用數據庫中的資料,結合歷史數據,由信用管理部門(mén)確定客戶(hù)的信用限額,并報上級進(jìn)行審核,確定其信用限額。
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