檔案信息化管理問(wèn)題及建議論文

　　第一篇：院�；�建檔案信息化管理對策及建議

　　摘要：隨著(zhù)我國城鎮化進(jìn)程的加速，院校對基建檔案信息使用率的提高，多年的信息化建設，顯著(zhù)提高了我國院�；�建檔案管理水平，保證發(fā)揮其應有的作用，表明了在院�；�建檔案管理過(guò)程中若能夠合理、科學(xué)運用先進(jìn)的計算機軟件，對院�；�建檔案信息化建設具有重要意義。本文試闡述院�；�建檔案信息化的作用，并提出了可行的對策建議。

　　關(guān)鍵詞：院校；基建檔案；信息化管理

　　隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )化的日益完善，在院�；�建檔案管理中應充分利用先進(jìn)的計算機軟件，這是信息時(shí)代對院�；�建檔案管理工作提出的要求�；�建檔案能夠如實(shí)記錄院校工程建設情況，在整個(gè)院校檔案管理中有著(zhù)重要地位，主要服務(wù)于院校的整合、發(fā)展、建設、管理、維修及改擴建。因此，需要提高重視并綜合采用多種措施提高院�；�建檔案信息化管理水平。

　　一、院�；�建檔案信息化的作用

　�。ㄒ唬┨岣吖芾砣藛T工作效率

　　以前，檔案實(shí)體管理是院�；�建檔案管理的重點(diǎn)，基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人員工作量很大，效率也不高。而通過(guò)實(shí)行基建檔案的信息化管理，能夠實(shí)現檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化、實(shí)時(shí)化和自動(dòng)化，在錄入數據后能夠多次反復利用，并在檔案管理內部得到共享。通過(guò)建立基建檔案信息數據庫，可以讓檢索查詢(xún)利用更加簡(jiǎn)便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找，然后根據目錄記錄到庫房中查找，費時(shí)又費力，院�；�建檔案信息化后，能夠利用網(wǎng)絡(luò )實(shí)現即時(shí)的檢索查詢(xún)。院校各部門(mén)若是需要某些建筑項目的信息，可以直接進(jìn)入校園網(wǎng)，按照規定權限來(lái)檢索查詢(xún)，不必通過(guò)檔案管理員，減少了管理員的工作量。此外，還可以提升基建檔案的利用效率，為院校決策機構提供準確可靠的依據。

　�。ǘ�）提高管理人員業(yè)務(wù)水平

　　服務(wù)是檔案管理工作的關(guān)鍵，因為院校服務(wù)對象主要為行政人員、教師和學(xué)生，所以這對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要加強學(xué)習，掌握更多新的技術(shù)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。院�；�建檔案管理工作的準確性、嚴密性、知識性和服務(wù)性，要求管理人員要具備較強的服務(wù)意識，積極開(kāi)拓創(chuàng )新，運用更加科學(xué)、更先進(jìn)的管理手段，實(shí)行科學(xué)的、標準化的管理模式，實(shí)現檔案管理工作水平的提升。院�；�建檔案信息化后，能夠減輕管理人員的工作量，節省大量的時(shí)間，使檔案管理人員有足夠的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習先進(jìn)的管理知識，提升管理能力。

　�。ㄈ�）保護基建檔案紙質(zhì)載體

　　作為原始的證據材料，基建檔案紙質(zhì)載體客觀(guān)性極強。院校對基建檔案的利用率極高，很多時(shí)候都要對某項工程的建筑施工圖紙、立體圖和平面圖等進(jìn)行查閱，因為圖紙尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必須折疊存放，多次反復查閱，這樣容易損壞圖紙，不利于圖紙檔案的完整性，也無(wú)法滿(mǎn)足院校對圖紙檔案的利用。而在實(shí)現基建檔案的信息化后，改變了以往紙質(zhì)文件分散存放的管理模式，而是按照基建檔案管理要求，在數據庫中統一存放，讓基建檔案管理更加科學(xué)，確保了檔案的安全和完整。此外，還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料，有效地保護了基建檔案紙質(zhì)載體。

　　二、提高院�；�建檔案信息化管理水平的對策建議

　�。ㄒ唬┙�立基礎數據，完善數字信息資源庫

　　在建設院�；�建檔案基礎資源時(shí)，重點(diǎn)是信息資料庫的建設，這是實(shí)現基建檔案信息化管理的基礎。要根據實(shí)際情況有步驟、有層次地建設數據庫：第一，建立院校單體建筑內的子要素數據庫。將院校單體建筑作為基本單位，逐一統計建筑內各種建設信息，小到每個(gè)房間中的最小建設單位，大到整個(gè)建筑的總體建設信息，都需要做好統計入庫工作。第二，建立院校建筑構成的子要素數據庫。根據統一的標準規范，做好對院校建筑所有構成要素的統計入庫工作，主要內容應有整個(gè)院校建筑的歷史變遷、院校古今布局變化、校舍功能變更的前后變化等。在建立這兩個(gè)數據庫后，才能確保整個(gè)系統能夠順利運行，并充分發(fā)揮出其應有作用。

　�。ǘ�）重視網(wǎng)絡(luò )環(huán)境建設，實(shí)現上下一體化

　　要重視網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的建設，讓各院校和教育行政部門(mén)的信息更加通暢，只有這樣才能將基建檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來(lái)，讓檔案信息資源得到共享。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境建設是指借助網(wǎng)絡(luò )交換機，將處理檔案信息的計算機與網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器進(jìn)行連接，把軟件數據庫集合為統一的系統，這樣能夠在權限內共享檔案資源，實(shí)現數據通信。要將本地區全部院校當成網(wǎng)絡(luò )終端，在系統開(kāi)發(fā)的時(shí)間范圍內，在系統中錄入院�；�本建設信息和維修、改造、擴建等信息，并由相應的教育主管部門(mén)審查檢驗，然后進(jìn)入系統之中，為今后檔案信息檢索、利用、統計等日常工作提供基礎數據。此外，還能夠為上級部門(mén)及時(shí)提供第一手材料，便于其做出決策，從而加強對重要數據的管理，也有利于后續工作的順利開(kāi)展。

　�。ㄈ�）加強業(yè)務(wù)流程建設，促進(jìn)管理標準化規范化

　　在應用信息技術(shù)的過(guò)程中，能夠讓業(yè)務(wù)流程重組得以實(shí)現，這不只是對已有流程的修補，同時(shí)還是更深層次的再造與變革。在業(yè)務(wù)流程重組中，標準化是主要應該解決的問(wèn)題，是管理信息化應該堅持的原則。要想讓檔案信息資源得到共享，標準化是基礎，缺少標準化則信息化就不存在。在基建檔案信息化建設過(guò)程中，應該堅持的標準包括管理性標準、業(yè)務(wù)性標準和技術(shù)性標準，必須將這些標準落到實(shí)處，才有利于業(yè)務(wù)流程重組，實(shí)現整個(gè)系統效率與性能的提升。若是缺乏統一的標準，則無(wú)法實(shí)現信息資源共享，容易出現信息化建設重復浪費的問(wèn)題，不能提高效率。再者，在業(yè)務(wù)流程建設過(guò)程中，還要堅持辦公自動(dòng)化建設標準，在設計文件檔案工程流程及管理模式時(shí)，要將全面建設信息管理的思想體現出來(lái)。

　�。ㄋ模┲匾暀n案人員的素質(zhì)培養

　　在院�；�建檔案網(wǎng)絡(luò )化和信息化的發(fā)展過(guò)程中，需要不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，當前，傳統檔案信息服務(wù)水平無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求，主要體現在檔案管理人員缺乏較強的信息化管理意識，管理理念十分落后，很少深入鉆研業(yè)務(wù)、開(kāi)拓創(chuàng )新，這樣會(huì )造成硬件設備的現代化與管理人員觀(guān)念落后相互并存的情況。在院�；�建檔案管理中，設備越來(lái)越現代化、檔案種類(lèi)和載體也更加多樣，對檔案管理水平的要求也日益提升，這需要檔案管理人員具備豐富的科學(xué)技術(shù)知識、檔案管理知識以及較強的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。院�；�建檔案管理人員不僅要具備豐富的知識，還要掌握一定的檔案保護技術(shù)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識。此外，在電子文件等各種新型載體出現之后，檔案管理人員還要具備計算機、光盤(pán)存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等先進(jìn)管理手段，如此方可讓院�；�建檔案管理從經(jīng)驗管理逐步轉變?yōu)楝F代化管理。所以，要進(jìn)一步提升院�；�建檔案管理人員的素質(zhì)，滿(mǎn)足信息化建設的要求�？傊�，近年來(lái)隨著(zhù)城鎮化進(jìn)程的加快，各院校招生規模不斷擴大，加快了校內的基本建設，由此形成了大量的基建檔案，這是院�；�本建設的歷史記錄，是院校發(fā)展過(guò)程中的寶貴財富，同時(shí)也能夠將院�；�礎設施建設水平反映出來(lái)。院�；�建檔案工作任務(wù)重，事項多，其信息化管理水平關(guān)系著(zhù)自身現代化程度。因此，要重視對信息技術(shù)的應用，不斷提高院�；�建檔案管理的信息化水平，從而滿(mǎn)足新形勢發(fā)展的需要，推動(dòng)院校更快、更好地發(fā)展。

　　第二篇：人事檔案的信息化管理策略

　　摘要：人事檔案是個(gè)人的成長(cháng)經(jīng)歷記錄，對于用人單位而言，有著(zhù)重要的指導和參考作用。隨著(zhù)信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是，由于一些觀(guān)念的影響，信息化管理的開(kāi)展進(jìn)度緩慢。本文就通過(guò)探討檔案管理工作信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)策略。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，規范化和誠信化是當今社會(huì )人事工作的兩大標準，人事檔案作為人力資源的憑證和依據，已經(jīng)為社會(huì )和個(gè)人所重視。因為人事檔案是個(gè)人情況的真實(shí)記錄，能夠清楚地反映個(gè)人的經(jīng)歷和背景，這對于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據。但是，目前我國大多數用人單位的人事檔案還是傳統的紙質(zhì)材料，而且由于紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，丟失檔案、遺漏檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這樣不僅給個(gè)人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無(wú)法全面掌握人員情況，給管理帶來(lái)困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷，數字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導的一種方式，那么如何加強這些檔案的信息化管理，已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問(wèn)題。

　　一、人事檔案管理信息化的重要性

　�。ㄒ唬┨嵘龣n案管理工作效率

　　因為人員流通的關(guān)系，人事檔案的管理工作也變成了一項動(dòng)態(tài)性的工作，所以對于檔案管理人員而言，對人員檔案的變更及時(shí)進(jìn)行記錄和修改是一項看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統的紙質(zhì)文檔，檔案的錄入還需花費管理人員的大量時(shí)間，所以工作效率想提高卻找不到法門(mén)。同時(shí)，一個(gè)單位的人員數量不少，管理人員不可能將每個(gè)人的人事信息都爛熟于心。但如果實(shí)現檔案管理信息化，一旦出現人事變動(dòng)，管理人員可以通過(guò)管理軟件的強大功能來(lái)減少檔案變更所花費的時(shí)間，就可以大大提升工作效率。

　�。ǘ�）確保人事信息的及時(shí)更新

　　人事檔案管理一旦實(shí)現信息化，管理系統的相關(guān)功能就可以對新錄入的人事信息自動(dòng)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，保證人事信息的及時(shí)更新。作為實(shí)現信息化管理最重要的功能之一，信息的及時(shí)更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時(shí)，不會(huì )因為遺漏而作出錯誤的決定，從而保證了職工的切身利益。

　�。ㄈ�）保證人事的管理合法化

　　人事糾紛是現在許多用人單位比較頭疼的問(wèn)題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規范處理，由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問(wèn)題，造成許多勞動(dòng)糾紛。因此，使一些簡(jiǎn)單問(wèn)題復雜化，導致雙方都要花費大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進(jìn)行。而如果實(shí)現人事檔案的信息化，及時(shí)更新信息系統，就可以保證人事信息的準確和全面性。因此，只要管理人員不出現人為疏漏，檔案信息會(huì )一直存在系統中，為個(gè)人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動(dòng)糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。

　�。ㄋ模┍ＷC人事檔案信息的秘密性

　　人事檔案管理工作具有很強的保密性質(zhì)，傳統的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數，而實(shí)現信息化之后，系統的保密性增加了檔案的安全性，只要加強管理系統的密碼保護，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當然還要注意網(wǎng)絡(luò )h客的攻擊等特殊情況的出現，及時(shí)進(jìn)行檔案備份，以確保信息安全。

　　二、人事檔案信息化的問(wèn)題與不足

　�。ㄒ唬�對人事檔案工作本身缺乏重視

　　人事檔案管理工作是每一個(gè)用人單位的重點(diǎn)工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個(gè)“雷聲大、雨點(diǎn)小”的情況，其根本原因就是沒(méi)有對人事管理工作形成一個(gè)正確的認識。大部分人認為該項工作只是輔助性質(zhì)工作，因而放松了對其的管理力度，造成檔案管理工作遠遠落后于單位的其他工作，而也正是對人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因為信息化就意味著(zhù)要更新一整套硬件設施，這筆經(jīng)費投入在許多用人單位看來(lái)，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進(jìn)困難的原因之一。

　�。ǘ�）人事管理檔案的信息化水平不高

　　管理手段上的傳統�，F在許多用人單位提供的人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上，管理的中心點(diǎn)依舊是實(shí)體檔案，沒(méi)有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無(wú)論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無(wú)疑使得許多工作人員感覺(jué)力不從心。

　�。ㄈ�）專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏

　　檔案管理工作雖然不是一項新工作，但是隨著(zhù)信息化的推進(jìn)，這項工作也開(kāi)始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過(guò)程中的尷尬就出現了，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理人才，使得檔案管理工作出現高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

　　三、人事檔案信息化的改進(jìn)策略

　�。ㄒ唬┨嵘�人員對檔案管理信息化的認識

　　信息化建設已經(jīng)是人事檔案管理工作的一個(gè)主要方向，但是許多人對于這一點(diǎn)還沒(méi)有一個(gè)充分清醒的認識，對于信息化建設持觀(guān)望態(tài)度，造成信息化進(jìn)程緩慢。所以，要實(shí)現人事檔案信息化，就要改變人員的態(tài)度。首先，對檔案管理人員，要求必須是積極上進(jìn)，擁有良好的學(xué)習態(tài)度，能夠快速接受信息化管理過(guò)程中的新知識。其次，提高管理人員的檔案意識，實(shí)現在做好本職的管理工作時(shí)，能夠認識到自身工作的重要性，這樣才不至于產(chǎn)生懈怠，影響自身工作的積極性。最后，要讓檔案管理人員認識到，這項工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學(xué)習中，循序漸進(jìn)地摸索，這樣才能做好檔案管理工作；

　�。ǘ�）建立完善的人事檔案管理制度

　　人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益，所以對于管理人員而言必須要細心認真。而針對檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅持制度改革的要求，從實(shí)際出發(fā)，根據單位自身的特點(diǎn)，制定一套完善的管理制度。該制度應該明確檔案管理信息化過(guò)程中的人員職責和工作要求，管理人員應該做到在工作中遇到問(wèn)題，能夠及時(shí)反應，保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對人事檔案的提取和查閱，應該有相關(guān)的手續流程，保證檔案管理工作的嚴謹性。

　�。ㄈ�）注重專(zhuān)業(yè)管理人才的培養

　　人事檔案的信息化管理是一項專(zhuān)業(yè)性較強的工作，所以傳統認為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的，在倡導信息化管理時(shí)，一支高素質(zhì)的管理隊伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時(shí)，除了具有較強的專(zhuān)業(yè)知識外，還要根據信息化的發(fā)展程度，掌握更為先進(jìn)的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此，用人單位在建設檔案信息化時(shí)，應該加大對相關(guān)人員的培訓力度，組織學(xué)習相關(guān)的知識技能，對于特殊的技能，有必要邀請專(zhuān)業(yè)老師進(jìn)行培訓，這樣才能達到信息化管理要求。

　�。ㄋ模┩晟茩n案管理的相關(guān)硬件設施

　　檔案管理工作的信息化，意味著(zhù)要更新一大批硬件設施，比如必備的電腦、打印機等，而對于一些特殊檔案的日常安全保護，滅火器以及除濕機也是必不可少的。因為人事檔案如果出現損毀，補救工作會(huì )相當困難。所以除了及時(shí)備份，日常硬件的維護工作也非常重要。因為相關(guān)設備的添置，防盜也成為必須注意的問(wèn)題。人事檔案是重要的社會(huì )資源，對于個(gè)人和用人單位都極其重要，因為現代社會(huì )對人才的要求越來(lái)越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強對檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進(jìn)行檔案管理。所以，只有轉變觀(guān)念、合理利用信息化平臺、充分發(fā)揮信息化技術(shù)，才能真正提高檔案管理工作的水平。

　　第三篇：檔案信息化管理發(fā)展趨勢

　　摘要：信息技術(shù)的產(chǎn)生，逐漸滲透到社會(huì )生活的方方面面，社會(huì )生產(chǎn)形式發(fā)生變化，時(shí)代要求也在改變。為了順應時(shí)代潮流，建設社會(huì )主義現代化，檔案信息化逐漸成為了促進(jìn)檔案管理發(fā)展的重要手段。本文分析了檔案管理的現狀，要實(shí)現檔案管理的長(cháng)遠發(fā)展，檔案的信息化管理是必然趨勢，同時(shí)提出促進(jìn)檔案信息化管理的建議和方法。

　　關(guān)鍵字：檔案管理；發(fā)展趨勢；信息化

　　一、檔案信息化管理的內涵

　　檔案管理是指對數據信息的收集、保存、管理利用的工作�？萍夹畔⒒瘯r(shí)代的產(chǎn)生與發(fā)展，要求檔案的管理方式也要做出相應的調整。傳統的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現代化發(fā)展的需求，信息化檔案管理模式應運而生。檔案的信息化管理是指利用數字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò )化的檔案管理特性，通過(guò)信息系統平臺對檔案信息進(jìn)行整理、傳輸之后，實(shí)現檔案信息的資源整合，合理配置以及有效利用，最終實(shí)現檔案信息資源的共享。

　　二、信息化管理的必然趨勢

　　1、與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求

　　信息技術(shù)的到來(lái)，促進(jìn)社會(huì )各項活動(dòng)逐漸步入電子信息時(shí)代。傳統的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應當今時(shí)代的需求，檔案管理工作必須進(jìn)行內部的整體改革。電子檔案便于保存、整理和查詢(xún)利用的特點(diǎn)，已經(jīng)意味著(zhù)它可以取代紙質(zhì)檔案時(shí)代，加速促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。電子檔案的應用，是檔案管理信息化的一個(gè)重要標志。

　　2、信息化管理有利于對傳統檔案的管理與保存

　　傳統的檔案管理，是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合與利用。一方面，紙張不易保存，并且查找工作量大而繁瑣，很多檔案部門(mén)都無(wú)法避免地會(huì )存在檔案資源的人為損壞或自然老化的問(wèn)題，不利于檔案的保護。目前，檔案信息保護的最好辦法就是利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的電子化處理，使得檔案信息化。既利于保存，查找便捷，也可以提高管理工作的效率，降低檔案資源的丟失和損壞風(fēng)險。除此之外，信息化的檔案管理相較于傳統的紙質(zhì)管理能夠節省更多的資源和管理空間。小小的存儲光盤(pán)就能夠刻錄大量的數據信息，優(yōu)化存儲設備，節省空間，也節約了整理管理時(shí)間，減輕管理工作人員的負擔，有利于建立安全有序、規范穩定、利用便捷的檔案管理系統，進(jìn)而實(shí)現信息化檔案的共享。

　　3、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為檔案信息化提供有效的管理路徑

　　網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)明與發(fā)展，各種電子產(chǎn)品的誕生，為檔案信息化管理提供了有利的硬件設備基礎。手機、電腦、打印機、相機等已經(jīng)普及到全世界，每一個(gè)電子設備都是一個(gè)信息存儲共享工具。隨時(shí)隨地查詢(xún)信息已經(jīng)成為了時(shí)代的需求�，F在每一個(gè)檔案管理工作人員不用每日在龐大的檔案管理室穿梭，整理、查找，這些工作都極為繁雜。給每一個(gè)人都配置電腦設備，擁有相應的信息系統平臺管理權限，直接在平臺上進(jìn)行相關(guān)檔案信息的管理工作。簡(jiǎn)化了檔案管理流程，加速了檔案管理信息化的進(jìn)程，更加符合現代化社會(huì )的科學(xué)發(fā)展觀(guān)。

　　三、推動(dòng)檔案信息化管理的方法

　　1、從理念上深刻認識，重視人才的培養

　　要推動(dòng)檔案信息化管理，就必須從傳統的管理觀(guān)念上進(jìn)行轉變。正確認識到信息化管理是檔案管理適應時(shí)代變化的必然發(fā)展趨勢，培養檔案信息資源共享的意識。檔案管理人員應該從傳統的管理模式中走出來(lái)，樹(shù)立檔案管理的信息化思想，注重自身的檔案管理素養、綜合素質(zhì)以及信息化檔案管理下所需要的新的技術(shù)能力培養。檔案部門(mén)也需要加強員工專(zhuān)業(yè)技能的培訓和指導，加速檔案的信息化管理進(jìn)程，盡快實(shí)現檔案資源的信息化和資源共享。

　　2、從基礎設施建設加強信息化管理

　　信息化管理過(guò)程中，基礎設施建設是管理工作順利進(jìn)行的前提保障。信息化設備與信息化方式不匹配，無(wú)法實(shí)現信息兼容，直接會(huì )造成檔案管理工作的混亂、無(wú)法進(jìn)一步開(kāi)展。所以，信息化管理必須注重基礎設施的建設，建立一個(gè)整體、專(zhuān)業(yè)統一的設備體系，進(jìn)行統一的數字化管理，對檔案管理軟件進(jìn)行及時(shí)完善優(yōu)化，實(shí)現檔案的信息一體化管理。

　　3、在管理制度上提高信息化管理水平

　　檔案管理能夠穩定、健康地發(fā)展離不開(kāi)健全的管理機制的制約。無(wú)論是檔案管理工作本身的操作規范，還是檔案管理員工的行為規范，都需要制定一套科學(xué)合理的管理機制，符合信息化管理的要求。對檔案的收集、分類(lèi)管理、歸檔工作都需要依照管理規定進(jìn)行合理的操作，工作人員也必須遵照管理機制的行為準則，進(jìn)行正確的管理流程，保證管理工作的順利開(kāi)展、檔案信息化的建設。處理問(wèn)題的時(shí)候也必須按照統一的標準進(jìn)行判斷與解決，真正提高檔案信息化管理水平，有序維護整個(gè)檔案信息系統，更快更好地實(shí)現檔案信息的共享。

　　第四篇：高校后勤檔案信息化管理研究

　　一、大數據背景下高校后勤檔案管理工作新的特點(diǎn)

　　大數據統計分析應用技術(shù)是對量級數據流進(jìn)行集中的統計分析處理，特別是針對多元化的數據源，非結構化數據越來(lái)越多，通過(guò)清洗，整理，篩選轉化為結構數據。當數據流量達到規模，可以通過(guò)更多的數據達到更加真實(shí)、全面的反饋。大數據信息技術(shù)的應用，改變了檔案管理的傳統管理理念，同時(shí)也促進(jìn)高校后勤工作者對信息數據資源的利用方式和加強后勤檔案管理信息化建設的認識觀(guān)念得以增強。對后勤檔案管理的數字技術(shù)手段應用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動(dòng)信息化建設的過(guò)程中，高校后勤各個(gè)業(yè)務(wù)服務(wù)保障部門(mén)都開(kāi)發(fā)了相應的業(yè)務(wù)系統，這些業(yè)務(wù)數據產(chǎn)生的終端數據量和類(lèi)型發(fā)生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現了新的特點(diǎn)

　　(一)形成電子檔案的數據量逐漸增大

　　高校后勤檔案由后勤保障部門(mén)在各項服務(wù)保障工作中的原始信息數據形成。后勤各個(gè)部門(mén)都依據本部門(mén)的業(yè)務(wù)內容建立相應的業(yè)務(wù)系統，如節能維修系統、庫房管理系統、安防管理系統等。按照大數據技術(shù)應用的標準，這些業(yè)務(wù)系統產(chǎn)生數據文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價(jià)值。目前，各類(lèi)服務(wù)保障項目的增加、驗收流程的嚴謹，使得數據保存的作用和價(jià)值愈發(fā)凸顯，加強“痕跡管理”直接導致了巨大的數據量。不僅如此，電子檔案數據還包括文件本身的數字轉化，通過(guò)人工方式生成新的數據類(lèi)型也成為主要的數據增長(cháng)來(lái)源。

　　(二)后勤檔案數據類(lèi)型多源異構

　　高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財務(wù)管理、工程管理等多項服務(wù)保障項目，檔案數據囊括辦公文件、項目合同、宣傳資料等，各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統也產(chǎn)生不同類(lèi)型的數據檔案，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在、交叉聯(lián)系的現象，造成了檔案數據多源異構的新特點(diǎn)。

　　(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化

　　大數據的應用背景下，高校后勤各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)系統不僅是是數據的產(chǎn)生者，同時(shí)也是數據的利用者。在利用檔案數據方面涉及后勤制度建設、文化建設等方面的工作。后勤利用統計后的大數據進(jìn)行分析學(xué)校師生對后勤服務(wù)保障的需求、滿(mǎn)意度，作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據;同時(shí)高校后勤的功能較傳統后勤有了更加豐富的內容，后勤社會(huì )化程度不斷提高對后勤文化建設也提出了更高的要求，后勤內涵建設、文化宣傳活動(dòng)產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著(zhù)需求的豐富變得更加多樣化。

　　(四)大數據分析提升后勤檔案利用價(jià)值

　　高校后勤檔案是后勤一線(xiàn)服務(wù)保障工作最直接、最真實(shí)的信息記錄，并且在推動(dòng)后勤檔案信息化管理向大數據技術(shù)應用過(guò)渡的進(jìn)程中，各個(gè)服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數據、重點(diǎn)數據均有其利用價(jià)值。因此，利用大數據統計分析功能對不同業(yè)務(wù)系統、工作過(guò)程產(chǎn)生的大量初級的、多樣的、碎片化的數據進(jìn)行深入地分析挖掘，才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價(jià)值。

　　二、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

　　隨著(zhù)大數據、云計算技術(shù)的應用，特別是后勤社會(huì )化改革的需要，也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統方式影響和缺乏信息化技術(shù)應用的限制，后勤檔案管理仍停留在對紙質(zhì)檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個(gè)問(wèn)題:

　　(一)后勤檔案管理方式傳統粗放，檔案信息決策功能受到限制

　　目前，后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類(lèi)數據進(jìn)行深層次地統計、分析，忽視對各類(lèi)分散信息的整理，缺乏對大數據環(huán)境下動(dòng)態(tài)數據流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結構不合理，容易導致重要信息資料的價(jià)值被忽視，無(wú)法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項目推進(jìn)過(guò)程中的指導作用，制約了利用檔案中的信息資料開(kāi)展推動(dòng)服務(wù)保障工作的決策作用。

　　(二)檔案信息化管理機制建設不健全，缺乏制度依據

　　高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進(jìn)行管理，缺乏相應的統一管理機制，后勤檔案管理的制度建設還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機制建設不完善，直接造成后勤各類(lèi)檔案管理工作相對滯后，檔案的保管、保密等工作都沒(méi)有相關(guān)的制度參照執行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應用效率。

　　(三)后勤檔案信息管理風(fēng)險增加，存在安全漏洞

　　信息技術(shù)的推廣和應用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風(fēng)險，直接給信息安全帶來(lái)隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時(shí)由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制，對信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。

　　(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應用率低，容易形成“信息孤島”

　　在大數據信息技術(shù)應用背景下時(shí)代下，復雜多樣的數據類(lèi)型和存儲格式使電子檔案文件的統一收集難度增加，同時(shí)對檔案利用的方式過(guò)于傳統，缺乏多元化的利用手段，容易使各類(lèi)檔案形成“信息孤島”，難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。

　　三、大數據背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路

　　針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問(wèn)題，在大數據背景下，尚無(wú)法完全體現后勤檔案的利用價(jià)值，實(shí)現檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過(guò)設計建設檔案信息化管理平臺，并推動(dòng)應用大數據統計分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結合，實(shí)現數字化管理方式，進(jìn)一步推進(jìn)高校后勤檔案信息化管理工作改革。

　　(一)樹(shù)立后勤檔案大數據信息化管理工作理念，為數字化管理奠定管理基礎

　　要利用大數據信息化技術(shù)充分實(shí)現高校后勤檔案利用價(jià)值，必須轉變高校后勤“重藏輕用”的管理觀(guān)念。明確建立檔案數字化管理是必要手段，實(shí)現數據決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過(guò)創(chuàng )新建立相應的信息化管理機制，才能更好地發(fā)揮大數據技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。

　　(二)建立高校后勤檔案大數據信息化管理工作機制，確保管理工作規范、安全、高效

　　伴隨高校后勤大數據信息管理工作的推進(jìn)，應及時(shí)建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，通過(guò)制度建設規范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時(shí)，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數據管理建設需求，確保后勤檔案數字化管理工作實(shí)現精細化、規范化。并通過(guò)制度規范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實(shí)現數據高效利用。

　　(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數字化管理工作效率

　　目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內部的非專(zhuān)業(yè)或兼職人員進(jìn)行管理。這些人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識，數字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學(xué)歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數據技術(shù)背景下，要建立專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理隊伍。通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員或加強本單位專(zhuān)業(yè)人才培養，培養和提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時(shí)，還要全面加強檔案管理人員的職業(yè)素養，從安全意識、信息風(fēng)險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，優(yōu)化管理人員內部結構，有效提高后勤檔案管理工作效率。

　　作者:呂麗 華于濤 單位:天津職業(yè)大學(xué)

　　第五篇：高校檔案信息化管理探索

　　高校檔案是高校從事科研教學(xué)、黨政管理及其余各項活動(dòng)過(guò)程中形成的對社會(huì )和學(xué)校具有一定保存價(jià)值的各種文字記錄、影像資料、圖標資料等不同存儲類(lèi)型的歷史記錄，是高校進(jìn)步發(fā)展的歷史見(jiàn)證，也是衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量是否提高、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平是否取得長(cháng)足進(jìn)步的重要尺度，在高校發(fā)展中起著(zhù)舉足輕重的作用。隨著(zhù)高校無(wú)紙化辦公、數字化教學(xué)以及科技網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案管理過(guò)程中發(fā)揮了極其重要的作用，加之數字化校園建設的提出，也要求高校充分利用信息技術(shù)，不斷獲取信息、更新信息、及時(shí)有效的傳遞信息和應用信息，不斷向社會(huì )提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化、數字化，無(wú)疑能有效快捷、保質(zhì)保量地為我國高等教育科研管理事業(yè)服務(wù)。

　　1高校檔案管理工作中存在的不足

　　1．1管理形式落后、意識淡薄

　　現如今我國諸多高校的高層管理者認為高校的當務(wù)之急是緊抓、狠抓教育教學(xué)質(zhì)量和科研學(xué)術(shù)水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開(kāi)展，甚至滯緩了學(xué)校的高效建設與快速發(fā)展。一些管理者認為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，工作任務(wù)簡(jiǎn)單，無(wú)需專(zhuān)業(yè)人士負責管理，采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質(zhì)參差不齊，專(zhuān)業(yè)知識水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類(lèi)檔案分類(lèi)不清、歸檔范圍不明，導致各類(lèi)檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導，使得整理檔案時(shí)文件先后順序顛倒，案卷標題擬定不準確，保管期限寬嚴劃分不一，組卷水平整體不高，嚴重影響高校檔案管理質(zhì)量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設過(guò)程中投入資金不足，使得創(chuàng )新管理工作開(kāi)展受阻，庫房和辦公設施落后，加之長(cháng)年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到優(yōu)化，形成惡性循環(huán)進(jìn)而阻礙了檔案管理的建設發(fā)展［1］。

　　1．2管理制度不完善、體制不健全

　　普通高等學(xué)校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對檔案的日常管理與建設工作不重視，以致檔案資料建設不齊全，相當一部分檔案存于個(gè)人或者沒(méi)有及時(shí)收集整理歸檔。如各學(xué)院每學(xué)期都有教師外出培訓學(xué)習，卻無(wú)具體實(shí)施過(guò)程中的文字記錄，也無(wú)培養計劃與總結;各院系實(shí)驗室每天對學(xué)生開(kāi)放實(shí)驗，但沒(méi)有詳細的使用記錄和改進(jìn)意見(jiàn)統計，均對高校的教育改革和建設形成一定阻礙。在教學(xué)和科研工作中，雖然各職能部門(mén)管理者傾注了大量的心血，細致工作，詳實(shí)記錄，但部分工作出于種種原因當時(shí)未能全面、及時(shí)的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無(wú)專(zhuān)業(yè)人士管理負責，幾經(jīng)易手容易導致資料丟失、混亂。這樣一來(lái)，在日后學(xué)校建設或改革中需要相關(guān)材料時(shí)，不得不重新添補、整理，花費大量的人力、物力和財力，造成了巨大損失的同時(shí)給學(xué)校的日常教學(xué)管理和教學(xué)工作帶來(lái)一定程度上的影響。

　　1．3檔案使用效率低下、功能單一

　　高校檔案是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，也是高校改革發(fā)展的寶貴財富。但是，檔案只有經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能成為有效資源，其價(jià)值才能被很好地發(fā)掘和利用，才能很好的服務(wù)于高校的建設發(fā)展中。然而，當前高校由于疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統缺乏或不完善、不科學(xué)，不能及時(shí)準確地為使用者提供向導和查詢(xún)所需資料;檔案編研工作力度不足，不能及時(shí)有效的對信息進(jìn)行編輯加工或形成各種編研成果，信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設不足，設備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識，加強檔案管理制度建設，保障檔案設施的先進(jìn)性，只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學(xué)、行政管理等工作中得到很好的利用。

　　2檔案信息化管理建設的必要性

　　高校是一個(gè)信息化高度發(fā)展及應用極為普遍的教育機構，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在這里得到快速發(fā)展和應用，并給日常教學(xué)科研及行政管理等工作中帶來(lái)極大的便利。作為高校資源建設的重要部分，檔案的信息化管理也受到越來(lái)越多的關(guān)注和支持，從而開(kāi)展檔案信息化管理也是響應學(xué)校信息化發(fā)展號召的需求，保障學(xué)校信息資源及時(shí)有效地記錄、更新及傳播［2］。

　　2．1檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求

　　高等學(xué)校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機構，它的文化沉積與文化理念是高等學(xué)校發(fā)展和辦學(xué)的重要內涵。檔案管理部門(mén)是負責收集、記載、保管和研究并提供這些相關(guān)資料、信息的部門(mén)，在高等學(xué)校文化底蘊與文化積累過(guò)程中，具有舉足輕重的.作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發(fā)展使得交往活動(dòng)與教學(xué)科研管理等相關(guān)工作門(mén)類(lèi)眾多、內容多彩，相應的檔案門(mén)類(lèi)和信息數據急劇增長(cháng);另外一方面，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速發(fā)展，高校發(fā)展也進(jìn)入信息化時(shí)代，電子政務(wù)使辦公自動(dòng)化程度得到提高及普及，檔案載體類(lèi)型也由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量大，不穩定因素多，因此，需要對載體信息實(shí)施信息化管理。

　　2．2檔案工作人員素質(zhì)提升的需求

　　隨著(zhù)教育事業(yè)的快速發(fā)展，科技的迅猛進(jìn)步，高校教育越來(lái)越綜合性與專(zhuān)業(yè)化，齊頭并進(jìn)，互為推動(dòng)，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著(zhù)從事檔案管理的工作者知識結構專(zhuān)一、管理模式獨具特色，才能更好的順應高校獨具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外，無(wú)紙化自動(dòng)辦公也加快了檔案管理工作現代化進(jìn)程，電子文件等新載體檔案已取代了傳統的紙質(zhì)檔案，也就使得傳統的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足新載體檔案管理的需求，也對新時(shí)期高校檔案管理人員的知識水平和專(zhuān)業(yè)技能提出新的要求。更具專(zhuān)業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現也必然會(huì )除舊革新，使得檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代。

　　2．3檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需求

　　隨著(zhù)高校信息化的深入發(fā)展，檔案信息資源備受人們的廣泛關(guān)注，學(xué)校師生及社會(huì )人士對檔案信息的依賴(lài)程度也日趨漸長(cháng)，這就要求更加系統、更加完善和更加精準的檔案信息服務(wù)。檔案信息化本來(lái)就是一項全新的工作，是一個(gè)極其系統的工程，也是檔案管理模式一次質(zhì)的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲容量大、使用壽命長(cháng)、易傳播復制等特點(diǎn)已逐步取代了過(guò)去的紙質(zhì)檔案。加之，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對檔案信息的系統全面、及時(shí)有效的更新服務(wù)提出了更高的要求。檔案管理者就要在門(mén)類(lèi)眾多、內容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡(jiǎn)加工、汲取精華，及時(shí)有效的提供信息化服務(wù)。

　　3檔案信息化管理舉措

　　高校檔案信息化是以國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導向，以檔案網(wǎng)絡(luò )建設為基礎，信息資源建設為核心，擴大檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用為目標，同時(shí)以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障體系的信息化工作。

　　3．1檔案管理的標準化與規范化建設

　　檔案信息化管理離不開(kāi)規范化和標準化的要求，只有規范管理形式，將管理模式形成制度化標準，才能逐漸向現代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內容豐富、形式多樣，應建立統一科學(xué)的檔案管理目錄標準和規范的檔案管理規章制度，合理應用網(wǎng)絡(luò )管理和查詢(xún)規范等方式快捷準確的為查詢(xún)者提供檔案資料。甚至可以結合各大高校的自身情況，建立符合自身發(fā)展的信息資源庫，在符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策下，兼具綜合性、可操作性和向導性，區分不同情況，科學(xué)、有序地制定檔案信息化標準體系和完善的管理和運行制度［3］。

　　3．2檔案信息資源的數字化建設與管理軟件應用

　　全球信息化建設加快各大高校之間數據庫的銜接，使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統的紙質(zhì)檔案信息在數字化和信息化的發(fā)展模式下，已經(jīng)嚴重滯后于高校的發(fā)展需求，各大高校就必須借鑒成功高校的辦學(xué)理念和經(jīng)驗，結合自身發(fā)展特點(diǎn)，建立極具特色的、同時(shí)附有專(zhuān)業(yè)性、共享性、規律性和多樣性的數字化檔案數據庫，以便于各大高校之間的網(wǎng)絡(luò )交流和資源共享。在數字化檔案建設與管理中，遵循“規范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，加大檔案管理軟件的實(shí)施力度，努力提高檔案管理技術(shù)與操作應用水平，確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件［4］。

　　3．3檔案管理人員自身素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化建設

　　隨著(zhù)高校教育事業(yè)的現代化和信息化的逐步推進(jìn)，高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進(jìn)或培養一批專(zhuān)業(yè)知識技能過(guò)硬、計算機操作及相關(guān)軟件應用嫻熟的復合型人才。同時(shí)注重營(yíng)造學(xué)習高新技術(shù)知識的良好環(huán)境，加強檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓，逐步提高現有管理人員的信息意識、專(zhuān)業(yè)知識和管理技能，確保高校檔案信息化工作管理的順利推進(jìn)。另外，高校加強對檔案信息化管理建設工作過(guò)程中的指導和監督工作，同時(shí)要求各部門(mén)各院系在紙質(zhì)文件歸檔的時(shí)候也應完成電子文件的歸檔任務(wù)，確保紙質(zhì)文件與電子文檔的齊全完整，從而更好地為高校師生服務(wù)［5］。

　　作者:王莉娜 蘇穎超 張海峰 單位:榆林學(xué)院銅陵學(xué)院

　　參考文獻:

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　�。�4］譚春霞．高校檔案管理信息化建設現狀及對策研究［J］．科技資訊，2015(11):144．

　�。�5］王艷玲．淺談高校檔案管理信息化建設［J］．現代情報，2007(6):63－67．

　　第六篇：?jiǎn)挝蝗耸聶n案信息化管理淺談

　　人事檔案是對個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jì)、家庭情況等方面的記載，是較為完整的個(gè)人信息的存儲庫，是單位選拔人才、個(gè)人晉級晉升等人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據。隨著(zhù)人事制度改革不斷深入，傳統的紙質(zhì)人事檔案管理已不能滿(mǎn)足新形勢下人事管理的高效化要求。人事檔案的信息化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。

　　一、人事檔案管理的現狀和問(wèn)題

　　1.人事檔案基礎工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒(méi)必要投入太多，致使檔案的基礎工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。

　　2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專(zhuān)業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調入，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低；老一代管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術(shù)，而年輕人員雖懂得信息技術(shù)，但對檔案管理的基礎知識、原則和流程等卻懂得不多，復合型人才少，導致人事檔案信息化管理難以開(kāi)展。

　　3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng )新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索，沒(méi)有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時(shí)代發(fā)展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。

　　4.缺乏統一標準和規范。目前，許多單位在建設檔案信息化過(guò)程中，往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設備和購置高檔計算機系統，卻忽視檔案信息資源標準規范化建設。如計算機等設備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類(lèi)編碼標準不完善、不統一等等，都制約著(zhù)信息交流的范圍和程度，影響著(zhù)檔案信息化建設的步伐。

　　5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒(méi)有根據工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實(shí)際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規范，容易出現各種紕漏，可能出現信息被竊取、服務(wù)器被h客和病毒攻擊等問(wèn)題。

　　二、新形勢下人事檔案信息化管理的意義

　　1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實(shí)行人事檔案信息化管理后，可以依據信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實(shí)現對人事檔案的實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò )化管理，實(shí)現了數據錄入一次就可以在檔案管理內部實(shí)行資源共享，即時(shí)查詢(xún)，既可避免手工抄寫(xiě)失誤,又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。

　　2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護。傳統檔案大多是紙質(zhì)材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢(xún)，增加磨損，影響保存壽命。實(shí)行信息化管理后，檔案信息可以從數據庫中直接查詢(xún)，減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。

　　3.促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時(shí)、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實(shí)時(shí)掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進(jìn)發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量，可便利為職工辦理各種手續，如根據個(gè)人人事檔案辦理社會(huì )保險和醫療報銷(xiāo)手續，在進(jìn)行工資調整和計算工齡時(shí)提供準確、有效的證明材料等。

　　三、人事檔案信息化管理對策

　　1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設的成功開(kāi)展，單位重視是一個(gè)必不可少的條件。單位領(lǐng)導和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉變傳統觀(guān)念，緊跟時(shí)代潮流，充分利用現代信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規范、高效，促進(jìn)單位管理的科學(xué)化和現代化。

　　2.加大對檔案管理信息化系統建設的投入，加快檔案管理現代化基礎設施建設。信息化基礎設施是人事檔案信息化管理的基礎和前提，關(guān)系著(zhù)檔案信息化建設的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎上,要加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件和軟件設施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障，使人事檔案管理工作真正實(shí)現現代化和信息化。

　　3.加強信息化培訓，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設，人才是關(guān)鍵。應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點(diǎn)，高科技專(zhuān)門(mén)人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿(mǎn)足檔案管理信息化建設的需要。在一時(shí)難以引進(jìn)新型人才的形勢下，要加強對現職人員的培訓，分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓，開(kāi)展多種形式的技術(shù)交流，并大膽啟用現有技術(shù)骨干，給他們壓擔子，使他們在實(shí)踐中成長(cháng)，成為既熟悉傳統業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結構的復合型人才。

　　4.加強人事檔案信息資源建設和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問(wèn)題是檔案信息資源建設，如果沒(méi)有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無(wú)從談起。檔案信息資源建設的主要內容是建立人事電子檔案，在保管好紙質(zhì)檔案的基礎上，對人事檔案資料按照類(lèi)別，逐頁(yè)掃描，全部錄入計算機，實(shí)現人事檔案的電子化。在錄入數據庫的基礎上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時(shí)，個(gè)人的基本情況、人事變動(dòng)、工作調動(dòng)、考核、獎懲、教育、成果等數據資料也要通過(guò)計算機及時(shí)進(jìn)行更新，實(shí)現人員信息日常管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，達到人員信息數據新、資料全、準確無(wú)誤的工作標準，為單位日常人力資源管理提供高效及時(shí)的服務(wù)。

　　5.建立健全人事檔案信息化管理制度，使人事檔案信息化管理更加科學(xué)、規范、合理。任何一項工作的持續開(kāi)展，都離不開(kāi)制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過(guò)程中出現諸多不規范的問(wèn)題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒(méi)有統一方式，易使人事檔案信息丟失，在檢索、調用時(shí)出現困難。因而在信息化建設的過(guò)程中必須結合單位人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應的規章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據可依，促使檔案管理工作規范化、制度化，確保人事檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節順暢，更具實(shí)效和活力。

　　6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案信息化管理有效運行。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹(shù)立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進(jìn)行系統的分類(lèi)加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩怕險、不思進(jìn)取的保守觀(guān)念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，積極預防電腦h客、病毒和計算機的故障對檔案信息安全和保密帶來(lái)的威脅。要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網(wǎng)絡(luò )維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規范、嚴密的制度來(lái)確保檔案信息化管理安全可靠運行。

　　作者:陶俊秀 單位:榮成人事考試中心

　　第七篇：醫保檔案信息化管理工作研究

　　摘要：醫保檔案管理信息化建設是非常重要和必要的，這里分析了新時(shí)期醫保檔案信息化管理工作有效開(kāi)展的策略，對于實(shí)現醫保檔案的信息化管理，推動(dòng)醫保事業(yè)的健康快速發(fā)展具有積極的作用。

　　關(guān)鍵詞：醫保；檔案管理；信息化；建設

　　隨著(zhù)我國醫保體系和相應法律制度和政策的完善發(fā)展，對醫保檔案管理工作質(zhì)量和效率要求更高了。醫保檔案能夠完整地記錄相關(guān)參保人員的醫保信息，能夠清楚地反映出醫�；�金的主要流向，因此，醫保檔案管理能夠為醫保研究和醫保事業(yè)的發(fā)展提供寶貴的信息資料依據，加強醫保檔案管理是很重要的。

　　一、醫保檔案管理信息化建設的必要性

　　1.推動(dòng)檔案管理工作的規范化和高效發(fā)展

　　在傳統的醫保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫保檔案管理手段不能滿(mǎn)足現實(shí)的需要�，F在，我國醫保參保人數非常龐大，傳統的手工檔案管理方式很難滿(mǎn)足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時(shí)代，如果加強醫保檔案管理的信息化建設，實(shí)現檔案管了的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進(jìn)行相關(guān)大數據的錄入就可以實(shí)現檔案信息資料的共享，可以對檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據需要自動(dòng)進(jìn)行檔案庫信息建設，并統計制作成各類(lèi)數據報表，還可以在檔案信息系統中進(jìn)行高效的檢索，查詢(xún)和閱讀，能夠有效節約時(shí)間，提高檔案管理工作的效率。

　　2.提升檔案管理水平

　　醫保檔案實(shí)現信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來(lái)，能夠有時(shí)間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統的檔案管理中，手動(dòng)方式管理，管理人員每天的主要工作是進(jìn)行目錄的編寫(xiě)整理，進(jìn)行檔案信息的整理、保管。管理人員沒(méi)有時(shí)間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫保檔案的有效開(kāi)發(fā)，不利用實(shí)現醫保檔案管理的價(jià)值。而實(shí)現信息化建設，檔案管理工作內容不斷豐富，研究工作做的更為扎實(shí)，這對于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進(jìn)征繳擴面工作的發(fā)展，有效地進(jìn)行基金安全保護，以及完善醫保制度具有積極的作用，對于凸顯檔案管理的價(jià)值具有積極的促進(jìn)作用。3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導決策工作醫保檔案管理人員通過(guò)對業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)編碼，通過(guò)整理，可以為各級領(lǐng)導者進(jìn)行醫保政策的制定，為領(lǐng)導決策工作提供重要的數據信息知識。檔案管理實(shí)現信息化后，相關(guān)領(lǐng)導可以通過(guò)計算機手段，在第一時(shí)間內就能快捷準確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據。同時(shí)，醫保機構通過(guò)信息化手段開(kāi)展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫保的歷史資產(chǎn)，能夠為群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿(mǎn)足群眾參保的需求。

　　二、新時(shí)期醫保檔案信息化管理有效實(shí)施策略

　　1.強化檔案管理的組織領(lǐng)導

　　要有效推進(jìn)醫保檔案管理的現代化、信息化、數字化建設，就必須要強化檔案管理的組織領(lǐng)導工作。要能夠成立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導機構，對檔案管理信息化建設工作進(jìn)行領(lǐng)導。單位領(lǐng)導要作為檔案管理信息化建設的主要負責人，能夠負責檔案管理信息化建設的總體工作規劃，要設置專(zhuān)門(mén)的副職對檔案管理的信息化建設工作進(jìn)行分管，配置專(zhuān)職人員進(jìn)行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項規章制度，對相關(guān)信息根據制度要求進(jìn)行及時(shí)、準確、完整、齊全的歸檔處理，要通過(guò)加強管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導工作的有效落實(shí)，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費的落實(shí)，要加強信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設，加強設備的投入建設，這樣，才能有效推進(jìn)檔案信息化建設工作的發(fā)展。

　　2.強化檔案管理先進(jìn)的辦公意識

　　醫保檔案管理的數字化信息化建設是信息時(shí)代對檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學(xué)習的方向。當前，我國醫保參保人數非常龐大，而傳統的手動(dòng)檔案管理方式已經(jīng)嚴重落后于形勢發(fā)展的需要，造成醫保管理效率不高，醫保檔案管理的價(jià)值很難得到發(fā)揮。在這種形勢下，迫切需要做好醫保檔案管理的信息化建設工作，要做好這項工作，必須要引入現代化的辦公手段，引入先進(jìn)的辦公意識。作為醫保管理人員，要具有先進(jìn)的辦公管理意識，要積極引入現代化辦公手段提升醫保檔案管理的重要性。在醫保檔案管理工作中，要積極引入現代化辦公設設備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò )數段進(jìn)行檔案的管理。以這種方式替代傳統的手動(dòng)操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁(yè)、電子郵件等網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )手段開(kāi)展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統計等工作，能夠在檔案管理的各個(gè)環(huán)節中實(shí)現辦公的自動(dòng)化，這樣，才能真正的提升醫保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

　　3.規范統一醫保檔案的數字化管理

　　實(shí)現醫保檔案管理的的信息化建設，必須要嚴格按照相關(guān)標準進(jìn)行信息化建設，要實(shí)現檔案管理的制度化建設，完善規范相關(guān)程序，使醫保檔案信息化管理能夠實(shí)現規范化發(fā)展。要做好這個(gè)工作，首先，需要建立檔案信息數據庫。要在相關(guān)標準和規范體系的指導下進(jìn)行檔案信息化管理的數據庫建設，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進(jìn)，要保障醫保檔案資料與相關(guān)數據的相互兼容，實(shí)現醫保檔案資料的資源共享，為檔案數字化信息化的規范管理提供支持。另外，還需要積極落實(shí)對相關(guān)紙質(zhì)檔案的數字化轉換工作，利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字化處理，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過(guò)這個(gè)工作，建立高效的醫保檔案的信息化管理系統。需要注意的是，在進(jìn)行相關(guān)數字信息轉化過(guò)程中，要保障醫保檔案自己的連續性和完善性，只有這樣，才能保障對醫保檔案的有效管理。規范統一醫保檔案的數字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過(guò)制度管理保障醫保檔案管理信息化的規范化和科學(xué)化發(fā)展。

　　4.加強醫保檔案管理隊伍建設

　　目前，我國醫保事業(yè)發(fā)展迅速，醫保工作產(chǎn)生了大量文書(shū)，財會(huì )和計算機光盤(pán)，U盤(pán)等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個(gè)有機的系統，對這些檔案信息進(jìn)行有效管理，必須要具有較強的專(zhuān)業(yè)素養的人才才能完成。因此，培養一支高素質(zhì)的、具有專(zhuān)業(yè)水平的醫保檔案管理隊伍是推進(jìn)醫保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。醫保部門(mén)要認識到信息化醫保檔案管理對人才要求標準更高了，要積極加強相關(guān)方面的人才培養，能夠定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習培訓，通過(guò)再培訓的方式提升檔案管理人員的信息化素養和專(zhuān)業(yè)素養。相關(guān)檔案管理人員也需要具有學(xué)習意識和創(chuàng )新意識，要不斷拓展自己的知識面，尤其是要提高自己的信息技術(shù)水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿(mǎn)足檔案管理工作信息化建設的需要，管理人員才能勝任工作，不被時(shí)代所淘汰�？傊�，在信息化環(huán)境下，醫保檔案管理工也需要實(shí)現管理模式和手段的突破創(chuàng )新，要能夠充分利用現代信息技術(shù)手段，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現檔案的信息化管理。相關(guān)領(lǐng)導要重視檔案管理的信息化建設工作，要支持檔案管理的信息化建設工作，為這項工作提供必要的人力支持和資金支持。要通過(guò)推進(jìn)醫保檔案管理的信息化建設，更好地為醫療保險事業(yè)提供服務(wù)與支持，促進(jìn)我國醫保事業(yè)的健康快速發(fā)展。

　　參考文獻:

　　[1]王季.對做好醫保檔案工作的幾點(diǎn)認識[J].黑龍江檔案,2011(2)

　　[2]鄭克惠.淺談醫療保險存在的問(wèn)題及建議[J].中國外資,2014(3)

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