學(xué)校檔案管理信息化建設問(wèn)題與建議論文

　　摘要：隨著(zhù)教育改革進(jìn)程的加快，學(xué)校檔案管理工作的革新迫不及待。隨著(zhù)信息技術(shù)的應用與發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作的信息化建設成為解決目前學(xué)校檔案管理工作的重要方法。由于學(xué)校檔案管理工作的信息化建設開(kāi)展的時(shí)間較短，其中尚存在一些問(wèn)題，本文在分析這些問(wèn)題的基礎上，對學(xué)校檔案管理的信息化建設提出了自己的建議，以期為學(xué)校檔案管理工作的信息化建設提供一定的借鑒。

　　關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息化建設；問(wèn)題；建議

　　在學(xué)校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著(zhù)教育改革進(jìn)程的加快，學(xué)校傳統的檔案管理在應用的過(guò)程中表現出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴(lài)于學(xué)校檔案管理的信息化建設。但是由于學(xué)校檔案管理的信息化建設發(fā)展的時(shí)間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設中的問(wèn)題，提出相應的改進(jìn)建議，對實(shí)現學(xué)校檔案管理信息化建設的科學(xué)發(fā)展具有重要的意義。

　　一、學(xué)校檔案管理信息化建設的內容

　　學(xué)校檔案管理信息化指的是以發(fā)揮檔案的憑證作用為基礎，充分發(fā)揮檔案的信息功能，促使檔案內容實(shí)現數字化，促使檔案傳遞實(shí)現信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內容實(shí)現數字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實(shí)現檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實(shí)現檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò )化，增強信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學(xué)校檔案管理的信息化建設內容也包括三個(gè)方面：第一，檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設的含義是在掃描技術(shù)和數據庫技術(shù)的支持下，以安全性、效益性和規范性為原則，將傳統的檔案內容轉化為電子檔案進(jìn)行保存，從而構成一個(gè)有結構、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網(wǎng)站建設。檔案網(wǎng)站建設是檔案管理機構以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為平臺，以網(wǎng)頁(yè)主頁(yè)的方式開(kāi)展檔案宣傳工作、提供相關(guān)服務(wù)的服務(wù)型網(wǎng)站，其功能為交流、服務(wù)與宣傳，其構成內容為機構信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學(xué)校檔案管理信息化建設的過(guò)程中，檔案網(wǎng)站建設是重要步驟。第三，數字檔案館建設。數字檔案館是一種遠程獲取檔案信息的方式，其建設的目的在于促使用戶(hù)能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點(diǎn)為：在功能方面其中心是存儲；在運行方面實(shí)現信息存取的網(wǎng)絡(luò )化；在存儲方面以無(wú)形的信息方法完成。

　　二、學(xué)校檔案管理信息化建設的問(wèn)題

　　學(xué)校檔案管理信息化建設的時(shí)間較短，其中存在的問(wèn)題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的各項工作中受到的重視程度本來(lái)就比較低，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導對檔案管理信息化建設的重要性認識不完善，導致在其中投入的精力不足，投入的經(jīng)費不夠，與信息化建設相配套的基礎設施不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設的實(shí)現。第二，人才隊伍不健全。學(xué)校檔案管理人員長(cháng)期使用傳統的檔案管理方法，在檔案管理方面已經(jīng)形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時(shí)，因為相關(guān)的培訓制度不健全，缺乏有效的培訓激勵機制，使得原有的檔案管理人員出現固步自封的現象。再加之，專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員沒(méi)有實(shí)現有效的引進(jìn)，人才隊伍不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設的發(fā)展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學(xué)校的檔案管理工作并沒(méi)有被納入政府工作體系，所以在學(xué)校檔案管理方面也沒(méi)有相關(guān)的規定，使得學(xué)校檔案管理缺乏統一的標準，影響了檔案管理的規范化建設，最終影響了檔案管理工作的信息化建設。

　　三、學(xué)校檔案管理信息化建設的建議

　　針對上述問(wèn)題，本文針對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設提出以下建議：

　　第一，提升重視程度。首先，教育部門(mén)要針對學(xué)校檔案管理的信息化建設召集學(xué)校領(lǐng)導召開(kāi)相關(guān)會(huì )議，促使學(xué)校領(lǐng)導充分認識到學(xué)校檔案管理信息化建設的重要性，端正學(xué)校領(lǐng)導對信息化建設的認識，進(jìn)而提升全體師生對檔案管理信息化建設的認識，以在學(xué)校領(lǐng)導的支持下在檔案管理信息化建設方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設的實(shí)現奠定良好的條件。

　　第二，完善人才隊伍建設。在檔案管理信息化建設的過(guò)程中，人才是決定檔案管理信息化建設效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數據庫”和“百事通”。為了達到這樣的要求，檔案管理員要主動(dòng)提升自己的專(zhuān)業(yè)素養，豐富自己的計算機應用技能和數據庫能力，緊追檔案管理信息化建設的步伐。同時(shí)，學(xué)校要做好檔案管理人員的培訓工作，定期開(kāi)展培訓，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過(guò)考核的檔案管理員對其進(jìn)行再教育，如再次考核不過(guò)關(guān)，就予以辭退處理。除此之外，學(xué)校檔案管理系統還要積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化建設相關(guān)人才，做好信息化檔案系統的設計與維護工作，帶領(lǐng)全體檔案管理人員提升信息化建設素養，以最終建設一支高素養的信息化建設人才隊伍，以進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設步伐。

　　第三，完善制度建設。在學(xué)校檔案管理工作信息化建設的過(guò)程中，對其產(chǎn)生阻礙的'因素之一就是不規范的制度。建設規范的制度，要處理好標準化制度和規范化制度之間的關(guān)系，促使二者相互協(xié)調，共同進(jìn)步。首先，要建設一個(gè)具有統一性的網(wǎng)絡(luò )目錄標準。因為檔案內容較多，形式多樣，錄入標準和管理標準不統一，導致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設就要統一檔案管理標準，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場(chǎng)所的進(jìn)出制度、電子檔案系統的安全運行制度等，以實(shí)現檔案信息的規范管理。

　　第四，完善數據庫建設。首先，要搭建一個(gè)學(xué)校檔案管理信息化建設平臺，以《檔案法》的相關(guān)規定為依據，規范檔案管理規章制度，對學(xué)校檔案進(jìn)行分類(lèi)處理；其次，要實(shí)現資源共享。學(xué)校檔案管理部門(mén)要聯(lián)合學(xué)校的其他部門(mén)制定檔案管理的聯(lián)合目錄，并形成完善的網(wǎng)絡(luò )系統，以便于實(shí)現一體化管理，以便于實(shí)現資源共享。第五，完善硬件設備的配置。檔案管理的信息化建設在很大程度上依賴(lài)于硬件設備，因此，為了推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程的實(shí)現，完善硬件設備配置是關(guān)鍵。檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員要將所需的硬件設備進(jìn)行統計，將其上報給學(xué)校領(lǐng)導，學(xué)校領(lǐng)導要盡快予以審批、撥款，完善硬件設備的配置，以完善檔案管理的信息化建設。

　　四、結語(yǔ)

　　隨著(zhù)教育改革進(jìn)程的加快，傳統的學(xué)校檔案管理模式在工作的過(guò)程中表現出了種種缺陷，不利于實(shí)現學(xué)校檔案的規范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實(shí)現學(xué)校檔案管理的信息化建設具有重要意義。學(xué)校檔案管理的信息化建設包括三方面的內容，分別是：檔案信息數字化建設、檔案網(wǎng)站建設和數字檔案館建設。目前存在的問(wèn)題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規范，針對這樣的問(wèn)題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設、規范制度建設、完善硬件配置、完善數據庫建設五個(gè)方面對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設進(jìn)行了探究，具有一定的價(jià)值。

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