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怎樣做好會(huì )議記錄和會(huì )議紀要解析

時(shí)間:2020-09-17 16:13:27 會(huì )議記錄 我要投稿

怎樣做好會(huì )議記錄和會(huì )議紀要解析

  怎樣做好會(huì )議記錄和會(huì )議紀要

怎樣做好會(huì )議記錄和會(huì )議紀要解析

  第一部分:會(huì )議記錄

  會(huì )議記錄是會(huì )議文書(shū)之一。它是開(kāi)會(huì )時(shí)由負責記錄的人員當場(chǎng)把會(huì )議的基本情況和會(huì )議上的報告、討論的問(wèn)題、發(fā)言、決議等內容記錄下來(lái)的書(shū)面材料。一般用于比較重要和正式的會(huì )議。

  一、記錄會(huì )議的組織情況、應寫(xiě)明

  1.會(huì )議的名稱(chēng);

  2.開(kāi)會(huì )的時(shí)間;

  3.開(kāi)會(huì )的地點(diǎn);

  4.出缺席和列席人員;

  5.主持人的姓名;

  6.記錄人的姓名;

  7.備注;有些會(huì )議還要寫(xiě)清楚會(huì )議的起止時(shí)間(年、月、日)。

  二、記錄會(huì )議的內容,會(huì )議記錄的重要組成部分

  1.要寫(xiě)明發(fā)言人的姓名,發(fā)言的內容,包括討論的內容,提出的建議,通過(guò)的決議等。必要時(shí),還要記下表決情況(如全體通過(guò)或多少人同意,多少人異議,多少人棄權)。

  2.記錄還要記下會(huì )議的有關(guān)動(dòng)態(tài)。如發(fā)言中的插話(huà)、笑聲、掌聲,臨時(shí)中斷以及會(huì )場(chǎng)重要情況等等。

  3.會(huì )議結束,記錄完了,就要另起一行寫(xiě)“散會(huì )”兩字。重要的會(huì )議記錄,要有主持人和記錄人在正文結尾右下方簽字。

  三、會(huì )議記錄的寫(xiě)作要求。

  1.會(huì )議記錄要求準確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心,以嚴肅認真的'態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意,重要的意思應記原話(huà),不得任意取舍增刪。會(huì )議的主要情況,發(fā)言的主要內容和意見(jiàn),必須記錄完整,不要遺漏。記錄字體力求清晰易認,不要過(guò)于潦草,不要使用自造的簡(jiǎn)稱(chēng)或文字。

  2.會(huì )議記錄的格式。

  會(huì )議組織情況:要寫(xiě)明會(huì )議名稱(chēng)、屆數或次數、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。

  會(huì )議內容:由會(huì )議議程、議題、討論過(guò)程、發(fā)言?xún)热、決定事項等組成。會(huì )議記錄的結尾沒(méi)有固有程式,標?quot;散會(huì )”、”結束”、”完”等均可。

  會(huì )議記錄使用的工具:會(huì )議記錄可采用統一制發(fā)的會(huì )議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書(shū)寫(xiě)的圓珠筆,這種圓珠筆芯上標有”DA”(”檔案的拼音字頭)標記。

  四、會(huì )議記錄的技巧。

  一般說(shuō)來(lái),有四條:一快、二要、三省、四代。

  一快,即書(shū)寫(xiě)運筆要快,記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn),多寫(xiě)連筆字。要順著(zhù)肘、手的自然去勢,斜一點(diǎn)寫(xiě)。

  二要,即擇要而記。就記錄一次會(huì )議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì )議議題、會(huì )議主持人和主要領(lǐng)導同志發(fā)言的中心思想,與會(huì )者的不同意見(jiàn)或有爭議的問(wèn)題、結論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄,就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō),要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據和結論,論證過(guò)程可以不記。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō),要記這句話(huà)的中心詞,修飾語(yǔ)一般可以不 記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應當獨立成篇。

  三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱(chēng)、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統稱(chēng)。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分,比如”但是”只記”但”,省略較長(cháng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫(huà)一曲線(xiàn)代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會(huì )后查補。

  四代,即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名,二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會(huì )議記錄時(shí),均應按規范要求辦理。

  第二部分:會(huì )議紀要

  會(huì )議紀要是會(huì )議記錄的一種再加工,是記載和表達會(huì )議主要精神和議定事項的文稿。寫(xiě)好會(huì )議紀要應把握三個(gè)要點(diǎn):

  一、注意會(huì )議記錄的整理

  注意“去粗留精”,把握側重點(diǎn)。會(huì )議紀要應該抓住會(huì )議的中心議題,側重表達大家已經(jīng)取得一致的或基本一致的意見(jiàn)。

  (一)圍繞會(huì )議研究的中心議題“取精”。抓住了會(huì )議研究和解決的主要問(wèn)題,就抓住了寫(xiě)會(huì )議紀要的“綱”。會(huì )議討論中可能附帶牽涉到其他一些問(wèn)題,如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性?xún)热,就應避而不談或者談而從?jiǎn)。有時(shí)會(huì )議的中心議題不十分明確,或一個(gè)會(huì )議同時(shí)討論多個(gè)議題,且難分主次。遇到這種情況,應把難分主次的幾個(gè)問(wèn)題視為一個(gè)中心議題中的幾個(gè)子議題,放在基本同等的位置上,分題歸納整理,寫(xiě)成“一、關(guān)于xxx問(wèn)題”、“二、關(guān)于xxx問(wèn)題”等。

  (二)圍繞與會(huì )人員取得的一致意見(jiàn)“取精”。與會(huì )人員在討論中心議題時(shí),往往看法不完全一致,或者很不一致。遇到這種情況,起草人員應該對各種意見(jiàn)認真研究,歸納整理出完全一致或基本一致的意見(jiàn)。對少數人提出的意見(jiàn),如果沒(méi)有被會(huì )議否定,或者說(shuō)符合會(huì )議的宗旨,也應該采納。如果有些意見(jiàn)分歧較大,沒(méi)有能夠統一認識,就不應寫(xiě)入紀要中去。當然,有些帶學(xué)術(shù)性、研究性的會(huì )議所形成的紀要,不同的甚至是相反的觀(guān)點(diǎn),也可以寫(xiě)上去,但應寫(xiě)明是多數人的看法還是少數人的看法。

  (三)圍繞會(huì )議主持人的總結性講話(huà)“取精”。一般在會(huì )議結束時(shí),主持人會(huì )進(jìn)行總結性講話(huà),對需決定的事項進(jìn)行“拍板”,這是寫(xiě)入會(huì )議紀要的最好材料,也是最需要抓住的“綱”。

  表達決定的事項,注意 “滴水不漏”,把握相關(guān)點(diǎn)。表述議定事項最重要的是注意“三性”,把住相關(guān)點(diǎn)。

  (一)注意語(yǔ)言表達的準確性,防止產(chǎn)生歧義。要注意用語(yǔ)準確,講究文法,避免在文字上產(chǎn)生歧義。對敏感問(wèn)題表達不準,就很容易引起歧議,甚至造成新的矛盾。

  (二)注意重要決定的依據性,防止互相矛盾。有的會(huì )議決定與相關(guān)的政策或規定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞",起草人員就應該在查找有關(guān)依據、研究有關(guān)類(lèi)似問(wèn)題的基礎上,選擇恰當的表達方式,注意文字處理上的技巧,以盡量避免矛盾。

  (三)注意付諸實(shí)施的可行性,防止影響操作。會(huì )議紀要表述議定事項須注意可行性,務(wù)必切合實(shí)際,力求具體、明白。

  二、寫(xiě)作的方法和體式

 。ㄒ唬┳⒁狻皬膶(shí)際出發(fā)”,把握基本點(diǎn)

  會(huì )議紀要的標題最基本的形式:一是會(huì )議名稱(chēng)與文種的組合,如“臨滄供電局辦公會(huì )議紀要”;二是召集會(huì )議單位名稱(chēng)、會(huì )議內容與文種三者的組合,如“臨滄供電局討論xx工程會(huì )議紀要";三是有的固定形式的會(huì )議,如黨委會(huì )、黨政聯(lián)席會(huì )、部門(mén)會(huì )議等,也可以直接用會(huì )議的次數與文種的組合,如“第十次黨委會(huì )議紀要”。

 。ǘ⿻(huì )議紀要的具體內容,一般可由兩部分組成,即會(huì )議概況部分和正文部分。會(huì )議概況主要是寫(xiě)主持開(kāi)會(huì )的單位、會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員 (出席人、列席人)及會(huì )議研究的中心議題等。概況應力求簡(jiǎn)要,有時(shí)可以只寫(xiě)上述方面的部分內容。參加會(huì )議人員也可以在正文后面獨立成段。一般幾個(gè)單位聯(lián)合開(kāi)會(huì )的紀要和黨委會(huì )、政府辦公會(huì )的紀要,都適宜這種形式。

 。ㄈ⿻(huì )議紀要正文部分的基本寫(xiě)作方法,一般采取以下幾種:一是分專(zhuān)題歸納法。即把討論議定的幾個(gè)問(wèn)題,劃分為幾個(gè)專(zhuān)題,用小標題加以歸納。二是分層次歸納法。一般只有一個(gè)議題討論后形成的決定,可以采用這種辦法,把議定事項按內容分成若干層次寫(xiě)清楚?梢栽诿慷蔚氖拙鋵(xiě)“會(huì )議認為”、“會(huì )議同意”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議要求”、“會(huì )議號召”等用語(yǔ)。三是分段落歸納法。就是把會(huì )議議定事項分成若干段,并明確標示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句話(huà)概括段意。

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