會(huì )議策劃方案過(guò)程中需要注意的13個(gè)細節
一般在找到適當的會(huì )議承辦商后，并不意味著(zhù)作為會(huì )議執行方的您就沒(méi)有什么可做的了，要想會(huì )議能夠順利進(jìn)行,石家莊會(huì )議網(wǎng)認為還需要主辦方深入把握很多細節工作：
1、 在會(huì )議開(kāi)始之前，全局性的總體策劃還得由您來(lái)做，做出會(huì )議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”;
2、 如果會(huì )議形式比較鄭重，除電話(huà)聯(lián)系外，需要以書(shū)面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(如書(shū)面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠(chǎng)商協(xié)商處理)。
3、 會(huì )議開(kāi)始時(shí)參與報到工作，作好協(xié)調工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì )代表是要交會(huì )務(wù)費的`，您還得負責收取會(huì )務(wù)費。
4、 取得會(huì )議承辦方開(kāi)出的可提供的服務(wù)項目表，針對所需的服務(wù)與會(huì )議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。
5、 您必須自己制定出會(huì )議日程表和會(huì )議演講稿及相關(guān)報告內容，如果會(huì )議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會(huì )議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、 在有了會(huì )議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機場(chǎng)、餐廳、廣告公司、印刷廠(chǎng)商、車(chē)隊等單位的同時(shí)，根據“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)的詢(xún)問(wèn)，落實(shí)計劃的進(jìn)度。
7、 正式會(huì )議開(kāi)始之前，檢查會(huì )場(chǎng)的布置工作(燈光、音響、場(chǎng)形、綠化和特殊設備)，確保萬(wàn)無(wú)一失。
8、 報到結束后，及時(shí)通知會(huì )議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。
9、 一般情況下以電話(huà)通知各單位在何時(shí)、何地舉行會(huì )議，并確認各單位與會(huì )代表人數。
10、 制定與公司和此會(huì )議的總目標相一致財務(wù)預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會(huì )議結束時(shí)一并解清。
11、 與會(huì )議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開(kāi)會(huì )時(shí)間。
12、 做好會(huì )議期間的協(xié)調工作。
13、 會(huì )議結束后，根據實(shí)際情況做出此次會(huì )議的總結報告，備檔。
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