什么是公文
公務(wù)文書(shū)，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱(chēng)公文，是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面文字材料（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發(fā)布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答復問(wèn)題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。以下是小編收集整理了公文方面的資料，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公文的概念
公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書(shū)材料，離開(kāi)公務(wù)活動(dòng)就不存在公務(wù)文書(shū)。法定機關(guān)和組織以公務(wù)文書(shū)作為實(shí)現其職能的重要手段的依據；公務(wù)文書(shū)必須反映和處理公務(wù)。這就是公務(wù)文書(shū)區別于私人文書(shū)的本質(zhì)所在。
公文有廣義和狹義之分。廣義公務(wù)文書(shū)的指稱(chēng)范圍包括機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各種文件、電報、報表、會(huì )議文件、調查材料、記錄、登記表冊等。它們都是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的，具有法定效力和規范體式并須經(jīng)過(guò)一定處理程序處理的文書(shū)材料。
狹義公務(wù)文書(shū)的指稱(chēng)范圍包括通用公文與專(zhuān)用公文。通用公文指《公文處理辦法》中規定的十二類(lèi)十三種公文，專(zhuān)用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機關(guān)根據本部門(mén)需要而使用的專(zhuān)用公文。
公文的類(lèi)別
依不同標準，不同角度，公文有多種分類(lèi)方式。
�。�1）通用公文與專(zhuān)用公文。
根據形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域（即通常所說(shuō)的按公文形成和使用范圍）劃分，通用公文是各類(lèi)各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都使用的文件，如請示、報告、函等，專(zhuān)用公文是在一定專(zhuān)業(yè)機關(guān)、部門(mén)和業(yè)務(wù)范圍專(zhuān)門(mén)使用的文件，如外交文件、司法文件、會(huì )議文件、軍事文件等。
�。�2）對外公開(kāi)文件、限國骨公開(kāi)文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。
這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開(kāi)文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開(kāi)發(fā)布；限國內公開(kāi)文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會(huì )公開(kāi)，只有在本系統或本機關(guān)內部使用；秘密文件，內容含有一般國家秘密，泄露會(huì )使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會(huì )使國家的安全和利益遭受?chē)乐負p害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，泄露會(huì )使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。
�。�3）上行文、平行文、下行文。
是公文制發(fā)機關(guān)根據行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導、指導機關(guān)報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關(guān)或非同一組織系統的任何機關(guān)發(fā)送的公文；下行文，向所屬被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)發(fā)送的公文。
�。�4）規范性文件、領(lǐng)導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。
是根據內容的性質(zhì)所劃分的。規范性文件指強制性推行的，用以規定行為規范的法規、規章等；領(lǐng)導指導性文件是指領(lǐng)導機關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規與規章，指導、布置工作，闡明領(lǐng)導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開(kāi)發(fā)布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個(gè)人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據和對有關(guān)各方面權力、義務(wù)、責任作出規定的文件。
�。�5）平件、急件、特急件。
是依據對處理時(shí)限的要求劃分的。平件是指沒(méi)有特殊時(shí)間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。
�。�6）收文、發(fā)文。
機關(guān)內部根據文件來(lái)源劃分的。收文指本機關(guān)收到的來(lái)自外部的文件；發(fā)文是指本機關(guān)制作發(fā)往外部的文件，本機關(guān)制成只供內部使用的也稱(chēng)發(fā)文。
公文的功能
公文是能夠逾越時(shí)間與空間的限制，有效傳遞公務(wù)活動(dòng)所需信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：
�。╨）公文用于傳達貫徹黨和國家方針政策和各項指令。
在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮領(lǐng)導和指導的作用，是加強集中領(lǐng)導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
�。�2）公文是下級機關(guān)請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。
通過(guò)公文，使下情上達，為領(lǐng)導機關(guān)制定決策提供依據，同時(shí)，有利于對發(fā)生的問(wèn)題予以及時(shí)處理。
�。�3）公文用于發(fā)布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會(huì )主義建設秩序方面發(fā)揮著(zhù)規范作用。它使國家各項管理活動(dòng)有法可依，有規可循，從而逐步實(shí)現法制化、規范化。
�。�4）公文是溝通機關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶。
它比其它信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過(guò)公文，機關(guān)之間能夠相互交流信息、商洽事務(wù)，在工作中取得協(xié)調與配合。
�。�5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業(yè)中發(fā)揮著(zhù)闡明事理、啟發(fā)覺(jué)悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。
�。�6）公文是社會(huì )活動(dòng)的真實(shí)紀錄。
它印證了公文作者的`合法身份；記錄了各項管理活動(dòng)的性質(zhì)、狀態(tài)；因此，具有重要的憑證作用。
公文格式寫(xiě)作指導
公文格式，簡(jiǎn)言之就是公文的表現形式。它是人類(lèi)在漫長(cháng)的社會(huì )歷史發(fā)展過(guò)程中，通過(guò)實(shí)踐，從語(yǔ)言到文字，不斷的總結完善，提高發(fā)展，在約定俗成的基礎上進(jìn)行規范化、標準化，逐步形成和產(chǎn)生的書(shū)面語(yǔ)言文字表述形式。
換言之，公文格式就是把人類(lèi)在社會(huì )生產(chǎn)活動(dòng)中的思想。感情和行為，用文字從結構、內容到文字編寫(xiě)要求，通過(guò)一定介質(zhì)一一書(shū)面形式表達出來(lái)。公文格式一般由公文標題、主要內容、結尾三部分內容組成。
公文格式既然是一種文章的表現形式，它是人類(lèi)借助進(jìn)行社會(huì )活動(dòng)的工具。由于人們的生產(chǎn)勞動(dòng)和社會(huì )活動(dòng)涉及到社會(huì )的方方面面，所以公文的種類(lèi)很多，而且每類(lèi)公文又都有自己獨特的表現方法、表述規律也就是表述形式，這些表述形式既相互聯(lián)系又相互制約。
現在社會(huì )中，每一個(gè)國家都是使用公文這種工具來(lái)實(shí)施管理，公文則以其特有的文章功能，幫助行政機關(guān)實(shí)現對行政管理的領(lǐng)導和指導。
我國的國家行政機關(guān)公文，正是利用公文的文章功能，來(lái)充當行政工作的工具，領(lǐng)導和指導政府的工作的。
公務(wù)員考試申論公文寫(xiě)作指導倡議書(shū)
倡議書(shū)作為一種宣傳動(dòng)員類(lèi)的公文，在歷年公務(wù)員考試過(guò)程中多次測查�？疾爝^(guò)程中，對情境性要求較高，倡議書(shū)要求具有現場(chǎng)感，具備號召力，能夠號召廣大民眾參與其中。把握倡議書(shū)的寫(xiě)法，不論是在應對考試時(shí)，還是在日后的實(shí)際工作中，都具有很大作用。
一、題型釋義
倡議書(shū)指的是由某一組織或社團擬定、就某事向社會(huì )提出建議或提議社會(huì )成員共同去做某事的書(shū)面文章。它作為日常應用寫(xiě)作中的一種常用文體，在現實(shí)社會(huì )中有著(zhù)較廣泛的使用。在公職類(lèi)考試中，倡議書(shū)是為倡議、發(fā)起某項活動(dòng)而寫(xiě)的號召性的公開(kāi)提議性的專(zhuān)用書(shū)信。
二、書(shū)寫(xiě)格式
倡議書(shū)一般由標題、稱(chēng)呼、正文、結尾、落款五部分組成。
1、標題：居中書(shū)寫(xiě)
�。�1）單獨寫(xiě)文種“倡議書(shū)”三個(gè)字居中。
�。�2）關(guān)于+主題+文種。（例：關(guān)于節約用水的倡議書(shū)）
�。�3）單獨寫(xiě)主題（例：節約用水人人有責）
2、稱(chēng)呼（即倡議對象）：根據所處的題目情景，確定合適的稱(chēng)呼，要注意符合題干要求。
3、正文：倡議書(shū)的主體部分。包括倡議目的以及倡議內容。
�。�1）倡議目的：倡議書(shū)的發(fā)出貴在引起廣泛的響應，只有交待清楚倡議活動(dòng)的原因，以及當時(shí)的各種背景事實(shí)，并申明發(fā)布倡議的目的，人們才會(huì )理解和信服，才會(huì )自覺(jué)的行動(dòng)。倡議目的主要介紹倡議書(shū)發(fā)布后所要達到的效果，在答題過(guò)程中，在題干和材料中會(huì )有倡議目的的相關(guān)表述。
�。�2）倡議內容：倡議的內容一定要具體化。開(kāi)展怎樣的活動(dòng)，都做哪些事情，具體要求是什么，它的價(jià)值和意義都有哪些均需寫(xiě)。倡議的具體內容一般是分條列項的，這樣寫(xiě)往往清晰明確，一目了然。
4、結尾
結尾要表示倡議者的決心和希望或者寫(xiě)出某種建議。倡議書(shū)一般不在結尾寫(xiě)表示敬意或祝愿的話(huà)。
5、落款
落款即在右下方寫(xiě)明倡議者單位、集體或個(gè)人的名稱(chēng)或姓名，署上發(fā)倡議的日期。在作答時(shí)根據題目要求，一般情況下用XX年XX月XX日代替即可。
三、注意事項
1、書(shū)寫(xiě)倡議書(shū)時(shí)注意倡議對象，根據倡議對象確定倡議書(shū)的用語(yǔ)，如果倡議對象為廣大民眾，書(shū)寫(xiě)時(shí)語(yǔ)言需要通俗易懂；如果倡議對象是政府官員，則應該規范用語(yǔ)。
2、落款的書(shū)寫(xiě)注意不要透漏個(gè)人真實(shí)信息，涉及具體部門(mén)及人名、日期時(shí)一般用“xx年xx月xx日、xx部門(mén)”代替。
提醒大家，倡議書(shū)在不論在公職類(lèi)考試中還是在日常工作中出現的頻率都比較高，掌握倡議書(shū)的寫(xiě)法對日后工作有一定積極意義。
公文寫(xiě)作指導
�。�1）明確行文目的與要求
每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實(shí)現，公文撰稿人在寫(xiě)作之前對這些目的應該具有真正、深入的了解，以免無(wú)的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關(guān)寫(xiě)作的具體要求。因為，在公文寫(xiě)作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據的。
公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過(guò)發(fā)布公文而實(shí)現的結果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實(shí)現這一結果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執行、答復等事項的具體規定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內容都是為實(shí)現這一目的服務(wù)的。同時(shí)，公文的表達方式及文種的的選擇也要服從于實(shí)現行文目的需要。離開(kāi)了行文目的，公文的內容、表達方式及文種的確定和選擇就失去了依據和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價(jià)值。
在現實(shí)管理活動(dòng)中，公文的行文目的與要求一般是根據現實(shí)的需要而確定的。制作者依據機關(guān)領(lǐng)導的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無(wú)疑。要明確交待文件的收受對象、目的要求和主要內容。撰稿人要對機關(guān)領(lǐng)導的授意進(jìn)行認真、細心地體會(huì )，并據此組織材料和寫(xiě)作。
�。�2）確立主題
公文的主題是指公文在匯報工作、說(shuō)明事物、闡明政策中所表述的基本觀(guān)點(diǎn)或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來(lái)說(shuō)，每一件行政公文的目的都是為反映某個(gè)問(wèn)題，或依據一定的主張解決某個(gè)問(wèn)題的。因而，公文的目的能否實(shí)現，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒(méi)有得到鮮明正確表現的文件是沒(méi)有任何實(shí)效的。它們不僅無(wú)法為受文者提供某些有益的認識，有時(shí)甚至還會(huì )適得其反，即增加了受文者對某一問(wèn)題認識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無(wú)措。
現實(shí)生活中，有一部分公文的主題是根據機關(guān)領(lǐng)導的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過(guò)全面深入的調查研究才能確立。在確立主題的過(guò)程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的針對性，符合實(shí)際工作的需要，不僅有助于解決問(wèn)題，同時(shí)還應便于受文者理解和執行。
�。�3）選擇文種
文種，也就是公文名稱(chēng)。它是文件的一個(gè)不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著(zhù)文件的內容、結構及語(yǔ)言表述，同時(shí)也關(guān)系到公文的權威性和有效性。在撰寫(xiě)公文之前，作者必須正確地選擇文種。
選擇文種的依據主要以下四點(diǎn)：
其一，遵循國家關(guān)于公文處理法規的有關(guān)文種的規定。我國法規規定的公文種類(lèi)包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應根據實(shí)際需要從中選取，而不能生造或錯用。
其二，依據作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應的文種。在選用文種時(shí)，如果不遵循機關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會(huì )妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴重的甚至會(huì )構成制作者的違法失職行為。
根據作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對這些關(guān)系有清楚的認識，以此來(lái)指導自己的行為。一般來(lái)說(shuō)，當機關(guān)之間的關(guān)系不平等時(shí)，即是指導與被指導，領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系時(shí)，上級機關(guān)一般采用指導性、公布性的下行文種，如規定、決議、命令等，下級機關(guān)則使用陳述、申請性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。
其三，依據制發(fā)機關(guān)的職權范圍選用恰當的文種。
在現實(shí)管理活動(dòng)中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導性文件，下級機關(guān)向上級機關(guān)行文或平行機關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時(shí)，也決非一切處于領(lǐng)導地位的機關(guān)或組織都可使用。任何機關(guān)都必須嚴格按照自身的職權范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無(wú)效。
其四，依據行為目的選擇文種
各機關(guān)應依據公文的行文目的及表現主題的需要來(lái)選用文種。所選議程應該有助于實(shí)現行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現。在上行文中，報告和請示在性質(zhì)上比較相近，但在表現主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報告可用于匯報工作、反映情況和提出建議，卻不能表現有關(guān)請示事項的工作匯報或情況反映。文種選擇不當，將會(huì )影響行文目的及行為要求的實(shí)現。
�。�4）調查研究、收集材料
材料對于公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō)是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎，同時(shí)又是表現主題的重要手段或工具。沒(méi)有材料的支持，公文的主題就無(wú)法有效地表達出來(lái)，并為受文者很好地理解和接受。
在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫(xiě)者便應該通過(guò)深入調查研究來(lái)收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎和前提，在收集過(guò)程中，材料的數量越大越好，要全面收集各種類(lèi)型的材料。只有材料豐富、翔實(shí)，撰寫(xiě)人才有可能準確的把握事物的來(lái)龍去脈及其發(fā)展規律和條件。從而使文章具有較強的針對性及直接應用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎上，經(jīng)過(guò)認真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。
材料的來(lái)源除了現成的檔案資料外，主要的是撰寫(xiě)人通過(guò)廣泛、深入的調查研究所獲得的第一手材料。在調查研究過(guò)程中，作者應該注意防止或消除各種主觀(guān)因素的干擾。調查可采用會(huì )議、訪(fǎng)問(wèn)、問(wèn)卷等方式來(lái)進(jìn)行。對于調查所獲得的資料，要進(jìn)行認真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實(shí)現觀(guān)點(diǎn)與材料的統一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說(shuō)服力和有效性。
�。�5）選擇恰當的表達方式
說(shuō)明、敘述、議論是公文常用的三種表達方式。在寫(xiě)作之前，撰稿人需要根據公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對象的實(shí)際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現要求的表達方式。
撰擬文稿
必要的準備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進(jìn)行了。它包括安排結構、擬寫(xiě)提綱、書(shū)定文稿三個(gè)步驟。
�。�1）安排結構
公文的結構即公文的組織構造，它是指公文的數據構成。在公文寫(xiě)作中，安排結構的涵議是指具體確定公文的數據構成，同時(shí)對數據的表達次序、相互間的銜接酴以及正文開(kāi)頭結尾的方式等進(jìn)行籌劃。
其一，確定公文數據構成
為維護公文的權威性和有效性，公文的數據項目必須完整有效。各項數據的確立應以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據，絕對不能把一切與有效實(shí)現行文目的無(wú)關(guān)的數據也強扯進(jìn)來(lái)，數據的確立應該堅持少而精的原則，并且構成一個(gè)統一、完整的體系。
為保證公文的質(zhì)量，各項數據所表達的信息必須完整正確，使受文者能夠準確把握作者的意圖，同時(shí)消作思想認識上的不確定性。其次，數據項目的選擇也還應參照公文的具體情況而進(jìn)行，不可生搬硬套。
其二，確定正文的表述次序
正文數據項目的次序安排一般需要撰稿人根據實(shí)際情況進(jìn)行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時(shí)也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現實(shí)生活中，有些公文依據事物發(fā)展的時(shí)間順序排列次序，其特點(diǎn)是以文件所反映的客觀(guān)事物發(fā)展的時(shí)間順序為數據排列的主要線(xiàn)索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進(jìn)行排列，也有的以事物構成要素的邏輯次序為線(xiàn)索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點(diǎn)，并根據該文種反映信息的角度及方式進(jìn)行排列。
其三，安排好層次、段落間的銜接與轉換
公文的層次及段落物銜接與轉換應該做到前后連貫，形成一個(gè)嚴密完整的有機整體。這一問(wèn)題如何處理得當，不僅能夠使公文結構更加周密?chē)乐�，文風(fēng)順暢通達，而且也有利于受文者閱讀和理解。
具體銜接和轉換方式的選擇，應該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當地運用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當地運用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進(jìn)一步維護和突出公文的整體性。
其四，寫(xiě)好開(kāi)頭與結尾
公文的開(kāi)頭和結尾也是整篇內容的一個(gè)重要組成部分。它們的表述是否恰當或有力，在一定程度上也會(huì )對公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。
公文的開(kāi)頭大都采取開(kāi)門(mén)見(jiàn)山式，直接、平實(shí)是其顯著(zhù)特點(diǎn)。就其具體的表現形式來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾種：以簡(jiǎn)要文字交待制發(fā)公文的目的和根據；簡(jiǎn)明揭示全文主題；概述有關(guān)制發(fā)公文的背景；闡明基本觀(guān)點(diǎn)，以提問(wèn)的形式表達出公文的結論；表明批準、批轉、轉發(fā)執行的態(tài)度；表示賀意、敬意、謝意等。
公文的結尾，又稱(chēng)結語(yǔ)，其功能主要在于維護公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡(jiǎn)練的特點(diǎn)。其形式也多種多樣，主要有：使用專(zhuān)用詞語(yǔ)，總結全文；對主題進(jìn)行簡(jiǎn)要概括或強調，以加深讀者的理解；再次強調行文目的或行為要求，發(fā)出號召，提出要求和希望；說(shuō)明生效、施行時(shí)間或處罰措施等有關(guān)事項。
�。�2）擬寫(xiě)提綱
提綱即指公文的寫(xiě)作計劃。在動(dòng)筆之前，撰寫(xiě)人對全文的結構安排應有通盤(pán)考慮，據此對材料及各層次、段落的銜接與轉換作出恰當的安排。
公文的提綱一般包括下述內容：公文標題；公文的開(kāi)頭；公文正文的表述層次與各層次中的論點(diǎn)、論據與安數安排；各個(gè)層次、段落間的銜接、轉換、呼應；公文的結尾及其它數據項目。
�。�3）書(shū)寫(xiě)文稿
公文提綱擬定之后，就可以據此寫(xiě)作文稿。文稿應在各式規范的發(fā)文稿紙上形成，在寫(xiě)作時(shí)，公文中的人名、地名、數字、引文必須準確；引用公文需先引標題；后引發(fā)文字號，日期應寫(xiě)具體的年月日。此外，字跡要清晰規范，公文的結構層次也按統一規定書(shū)寫(xiě)。
�。�4）審核修改
對于初創(chuàng )文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫(xiě)者自己仔細推敲修改，對于重要的文稿則需提交組織討論或請示領(lǐng)導。領(lǐng)導核稿是最后一道關(guān)口。
公文審核修改的內容主要是：文稿內容是否符合國家的法律、法規、政策；文字表述的準確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性；書(shū)寫(xiě)字跡及文稿格式的規范性等內容。
�。�5）簽發(fā)定稿
簽發(fā)是指機關(guān)或組織的領(lǐng)導人在對文稿作出終審核準之后，批準正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實(shí)際上是對文稿的一次全面核查。只有這項工作完成以后，公文才可發(fā)揮執行效用
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