2015企業(yè)公文寫(xiě)作基礎知識
企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和行政管理等過(guò)程中形成的具有強制執行效力和規范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實(shí)企業(yè)戰略部署、經(jīng)營(yíng)方針，發(fā)布規章制度，施行行政措施，請示和答復問(wèn)題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等的重要工具和歷史資料。
一、 公文種類(lèi)
公文種類(lèi)主要分為：決定、通知、通報、通告、報告、指示、請示、批復、意見(jiàn)、公函、會(huì )議紀要等種類(lèi)。
(一)決定 適用于對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。
(二)通知 適用于批轉所屬部門(mén)/公司的公文，轉發(fā)上級主管部門(mén)和不相隸屬單位公文;發(fā)布規章制度;要求所屬部門(mén)/公司辦理和需要周知或共同執行的事項;任免干部等。
(三)通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
(四)通告 適用兩個(gè)方面：一是公布應當遵守的事項，其內容帶有明顯的法制性、規定性，有關(guān)單位和個(gè)人都必須嚴格執行;二是公布應知的事項，其內容只有告知性。
(五)報告 適用于向上級主管部門(mén)匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
(六)指示 適用于對下級布置重要工作，同時(shí)要闡明工作活動(dòng)的原則時(shí)。
(七)請示 適用于向上級主管部門(mén)請求指示、批準。
(八)批復 適用于答復所屬部門(mén)/公司、群眾組織請示事項。
(九)意見(jiàn) 適用于對重要問(wèn)題提出意見(jiàn)和處理辦法。
(十)公函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復某一事項或某些業(yè)務(wù)性、臨時(shí)性的問(wèn)題等。
(十一)會(huì )議紀要 適用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項。
二、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉秘公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密” 級公文還應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程序分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng);聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會(huì )簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。
(六)公文標題應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容并標明公文種類(lèi)，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。
(七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。
(八)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱(chēng)。
(九)公文除“會(huì )議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。
(十)成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫(xiě)為“O”。成文時(shí)間以領(lǐng)導人簽發(fā)的時(shí)期為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導人的簽發(fā)時(shí)期為準;干部任免以會(huì )議通過(guò)日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項)，應當加括號標注。
(十二)公文應當根據內容標注主題詞，主題詞應控制在5個(gè)詞組之內。
(十三)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。
(十四)文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型 (210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實(shí)際需要確定。
三、行文要求
(一)行文應當注重必要性和實(shí)效性，堅持少而精的原則。
(二)行文關(guān)系根據職權范圍、隸屬關(guān)系確定，一般不得越級請示或報告。
(三)“請示”應當一文一事，只寫(xiě)一個(gè)主送單位。如需要同時(shí)送其他單位，應用抄送形式，原則上不得同時(shí)抄送下屬單位。
(四)報告不得夾帶請示事項。
(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”;向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)部門(mén)洽談工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個(gè)單位，其他有關(guān)單位抄送。
四、草擬公文應注意以下事項
(一)內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門(mén)和本企業(yè)的有關(guān)規定和實(shí)際。
(二)情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點(diǎn)準確，篇幅力求簡(jiǎn)短。行文關(guān)系恰當，公文格式得當，使用規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
(三)涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。
(四)人名、地名、數字、行文要準確。時(shí)間應寫(xiě)具體的年月日。引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。
(五)行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時(shí)間、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為語(yǔ)素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
(六)公文中章節序數的寫(xiě)法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書(shū)寫(xiě)或計算機打印稿，原稿一并附后。
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