機關(guān)公文寫(xiě)作基礎知識

　　機關(guān)公文是應用文大家族中十分重要的一種，它是黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、軍隊機關(guān)等在管理協(xié)調中形成的具有法定效力和規范格式的文書(shū)。下面是小編收集整理的機關(guān)公文寫(xiě)作基礎知識，希望能夠幫助到大家。

　　一、公文的功能

　�。ㄒ唬┕�文的涵義與特點(diǎn)

　　公務(wù)文書(shū)，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱(chēng)公文，是法定機關(guān)與社會(huì )組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權，實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規范體式的書(shū)面文字材料（包括電報，下同），是傳達和貫徹黨和國家的路線(xiàn)，方針和政策，發(fā)布行政法規和規章，施行行政措施，指示答復問(wèn)題，指導，布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具、

　　公文分類(lèi)

　　按公務(wù)文書(shū)的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國現行的公務(wù)文書(shū)分為兩大類(lèi)：

　　1、通用文書(shū)

　�。�1）法定公文

　�。�2）事務(wù)文書(shū)

　　2、專(zhuān)用文書(shū)

　　財經(jīng)文書(shū)，司法文書(shū)，科技文書(shū)，軍事文書(shū)等等

　　公文的主要特點(diǎn)：

　　1、法定性

　　2、政策性

　　3、實(shí)用性

　　4、時(shí)效性

　　5、規范性

　�。ǘ�）公文的作用（功能）

　　1、決策與領(lǐng)導作用（最主要的作用）

　　2、強制執行和處理的作用

　　3、依據和憑證作用

　　4、公務(wù)聯(lián)系與溝通作用

　　5、宣傳與教育作用

　　二、公文的文體，結構，格式與稿本

　�。ㄒ唬┕�文的文體

　　公文的文體是指公文的表達方式、屬應用文體，但它又不同于一般的應用文，具有自身的特殊屬性：

　　1、公文被規定以現代漢語(yǔ)的書(shū)面形式（即白話(huà)文）作為必須使用的符號系統、

　　2、公文兼用說(shuō)明，敘述，議論三種表達方式、

　�。ǘ�）公文的結構

　　公文的結構是指公文的組織結構，具有規范性和相對確定性、

　　公文一般由秘密等級和保密期限，緊急程度，發(fā)文機關(guān)標識，發(fā)文字號，簽發(fā)人，標題，主送機關(guān)，正文，附件說(shuō)明，成文日期，印章，附注，附件，主題詞，抄送機關(guān)，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成、

　�。ㄈ�）公文的格式（重點(diǎn)內容）

　　公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定、

　　1、公文用紙主要技術(shù)指標

　　公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙、紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5~9.5。

　　2、公文用紙幅面及版面尺寸

　�。�1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標準a4型（210mmx297mm）。

　�。�2）公文頁(yè)邊與版心尺寸：

　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

　　公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

　　版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁(yè)碼）

　　a4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸

　　3、公文中圖文的顏色

　　未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。

　　4、排版規格與印制裝訂要求

　�。�1）排版規格：文字符號從上至下，自左而右依次橫寫(xiě)橫排、正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

　�。�2）制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

　�。�3）印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm、印品著(zhù)墨實(shí)，均勻；字面不花，不白，無(wú)斷劃。

　�。�4）裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁(yè)、騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm、平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。

　　5、公文中各要素標識規則

　　組成公文的各要素分為眉首，主體，版記三部分。

　�。�1）眉首

　　公文份數序號：用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　秘密等級和保密期限：標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　下行，平行公文首頁(yè)格式。

　　上報公文首頁(yè)版式

　　緊急程度：緊急文件有”特急”，”急件”，緊急電報有”特提”，”特急”，”加急”，”平急”、標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行、發(fā)文機關(guān)標識：由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后面加”文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）、對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm、發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識、字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀(guān)為原則酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm、聯(lián)合行文時(shí)應使主辦機關(guān)名稱(chēng)在前，”文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文、行政機關(guān)之間聯(lián)合行文，標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號、

　　發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字，年份和序號組成、發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份，序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱(chēng)（1995不能簡(jiǎn)寫(xiě)成95，XX不能寫(xiě)成04），用六角中括號”〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加”第”字。

　　注意：用直角中括號”茂xx[XX]10號”，用小括號”茂xx（XX）10號”都是不規范的。

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。

　　簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側、發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名、如有多個(gè)簽發(fā)人（會(huì )簽人），主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm。

　�。�2）主體

　　公文標題：紅色反線(xiàn)下空2行，用2號小標宋體字（常見(jiàn)的公文標題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，間距恰當。

　　主送機關(guān)：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號、如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

　　公文正文：主送機關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空2字，回行頂格、數字，年份不能回行（一個(gè)阿拉伯數字，年份不能分成兩行）。

　　附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識”附件”，后標全角冒號和名稱(chēng)、附件如有序號使用阿拉伯數碼（如”附件：1、xxxxx”）；附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號、附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識”附件”，有序號時(shí)標識序號；附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致、如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號）。

　　成文時(shí)間：以領(lǐng)導人簽發(fā)的時(shí)間為準、聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì )簽，一般不使用復印件會(huì )簽、成文時(shí)間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準、電報，以發(fā)出日期為準。

　　標法：用漢字將年，月，日標全；零寫(xiě)為”○”；成文時(shí)間的標識位置見(jiàn)下。

　　公文生效標識：公文除”會(huì )議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章、行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。

　　a、單一發(fā)文印章

　　單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文時(shí)間、成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正，居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色、公文末頁(yè)版式。

　　b、聯(lián)合行文印章有兩種情況：

　　當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色、只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊、兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。

　　當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間、主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時(shí)間。

　　聯(lián)合行文末頁(yè)公文版式

　　特殊情況說(shuō)明：當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距，字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識”此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

　　附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時(shí)間下一行、如：（此件發(fā)至縣，團級，傳達到全體黨員）、”請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。

　�。�3）版記

　　主題詞：公文應當標注主題詞、上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞、”主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　抄送：抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，統稱(chēng)、公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識”抄送”，后標全角冒號；回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號、如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

　　版記示意圖

　　印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機關(guān)之下（無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字、印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字、印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　版記中的反線(xiàn)：版記中各要素之下均加一條反線(xiàn)，寬度同版心。

　　版記的位置：版記應置于公文最的一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

【機關(guān)公文寫(xiě)作基礎知識】相關(guān)文章：

公文寫(xiě)作：公文基礎知識及寫(xiě)作01-30

公文寫(xiě)作：公文基礎知識04-26

公文寫(xiě)作基礎知識：公文寫(xiě)作與處理02-08

公文寫(xiě)作基礎知識：常用公文的寫(xiě)作02-09

公文寫(xiě)作的基礎知識08-01

公文寫(xiě)作基礎知識06-15

公文寫(xiě)作基礎知識精選04-26

公文寫(xiě)作基礎知識大全08-04

公文寫(xiě)作基礎知識：通知04-20