行政公文寫(xiě)作的基礎知識
公文，即公務(wù)文書(shū)，是國家機關(guān)及其他社會(huì )組織在行使職權和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。下面是小編收集整理的行政公文寫(xiě)作基礎知識，僅供參考，歡迎大家閱讀。
第一章 公文概述
一、公文的概念
公文的基本含義 , 可以從四個(gè)方面來(lái)理解：
(1) 公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會(huì )組織。
(2) 公文形成的條件是行使職權和實(shí)施管理。
(3) 公文是具有法定效用與規范格式的文件材料 .這是公文區別于其他文章和圖書(shū)資料的主要特點(diǎn)。
(4) 公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。
二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權的性質(zhì)，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實(shí)現其統治的一種重要工具，因此，文書(shū)工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務(wù)。
三、 “ 文書(shū) ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個(gè)概念，在機關(guān)的日�；顒�(dòng)中是基本一致的。
四、公文的特點(diǎn)主要表現在五個(gè)方面
(1) 公文有法定的作者。
(2) 公文有法定的權威。
(3) 公文有特定的效用。
(4) 公文有規范的體式。
(5) 公文有規定的處理程序。
五、公文的作用主要表現在五個(gè)方面
(1) 領(lǐng)導和指導作用。
(2) 行為規范作用。
(3) 傳遞信息作用。
(4) 公文聯(lián)系作用。
(5) 憑證記載作用。
六、公文的分類(lèi)：
(1) 從公文的來(lái)源來(lái)劃分：對外文件、收來(lái)文件、內部文件，
(2) 從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分：上行文、平行文、下行文。
(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。
(4) 從公文的制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。
(5) 從公文內容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。
常見(jiàn)的公文分類(lèi)還有：
(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。
(2) 從文件的使用范圍來(lái)劃分，可分為通用文件、專(zhuān)用文件和技術(shù)文件。
(3) 從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發(fā)件。
(4) 從文件的處理要求來(lái)劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 ( 辦件 ) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。
第二章 公文寫(xiě)作
一、公文寫(xiě)作，是指公文的起草與修改，是撰寫(xiě)者代機關(guān)立言，體現機關(guān)領(lǐng)導意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。公文寫(xiě)作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。在機關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關(guān)的文書(shū)人員隊伍條件。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個(gè)方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語(yǔ)言精當、行文規范。
三、公文寫(xiě)作的主要特點(diǎn)表現在六個(gè)方面：
(1) 被動(dòng)寫(xiě)作，遵命性強。
(2) 對象明確，針對性強。
(3) 集思廣益，群體性強。
(4) 決策之作，政策性強。
(5) 急迫之作，時(shí)限性強。
(6) 講究格式，規范性強。
四、公文寫(xiě)作的基本要求是：
(1) 要保證公文內容在政治上的正確性。
(2) 要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀(guān)規律。
(3) 在文字表述上準確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法邏輯。
(4) 公文起草要符合統一規定的體式與程序。
(5) 要注意選用書(shū)寫(xiě)的載體材料與字跡材料。
五、公文寫(xiě)作的一般步驟和方法是：
(1) 明確發(fā)文主旨。
(2) 收集有關(guān)材料。
(3) 擬出寫(xiě)作提綱。
(4) 認真起草正文。
(5) 反復檢查修改。
六、公文寫(xiě)作人員的素質(zhì)修養主要體現在五個(gè)方面：
(1) 政治素質(zhì)好。
(2) 有一定的政策理論水平。
(3) 熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況。
(4) 有較寬的知識面。
(5) 有較好的文字功底。
七、公文寫(xiě)作人員加強修養應從三個(gè)方面著(zhù)手：
(1) 完善自我，勇于創(chuàng )新。
(2) 博覽群書(shū)，增長(cháng)知識。
(3) 深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。
第三章 公文的體式與稿本
一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來(lái)，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過(guò)多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關(guān)實(shí)施領(lǐng)導與管理的有力工具。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個(gè)方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語(yǔ)言精當、行文規范。
二、公文的文體是指在公文寫(xiě)作中運用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達方式和語(yǔ)體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點(diǎn)外，在表達方式和語(yǔ)言運用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達方式上，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點(diǎn);公文在語(yǔ)言運用方面應當做到準確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱(chēng)公文的組成部分�！秶覚C關(guān)公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。
四、公文的書(shū)面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)的樣式。公文講求書(shū)面格式 , 這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書(shū)面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項。
五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式 , 是指公文的外觀(guān)形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規格等。
六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線(xiàn)裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí) , 文件頁(yè)碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫(xiě)印刷過(guò)程中，以及根據使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
第四章 公文的行文規范
一、按照一定的規定或準則來(lái)維護機關(guān)之間的行文秩序稱(chēng)為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規則三個(gè)方面。
二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。具體地說(shuō)，行文關(guān)系是根據機關(guān)的組織系統、領(lǐng)導關(guān)系和職權范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。地方各級人民政府服從國務(wù)院 ( 中央人民政府 ) 是我國各級行政機關(guān)行文關(guān)系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關(guān)系和職權范圍是由《中國共產(chǎn)黨章程》規定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關(guān)系的基本準則。
三、根據機關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個(gè)方向，并根據機關(guān)工作的需要分為三種行文方式：
(1) 下行文。下行文是指上級領(lǐng)導機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)對所屬下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)的一種行文。根據發(fā)文的不同目的和要求 , 下行文可分為三種行文方式：
1、逐級下行文;
2、多級下行文;
3、直達基層組織和群眾的下行文。
(2) 上行文。上行文是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)向所屬上級領(lǐng)導機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的一種行文。根據發(fā)文機關(guān)的實(shí)際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式：
1、逐級上行文 , 這是上行文中最基本、最常用的一種方式;
2、多級上行文;
3、越級上行文。
(3) 平行文是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)之間的行文。
第五章 機關(guān)法定公文的寫(xiě)作 (上)
(命令、議案、決定、決議、指示、意見(jiàn))
一、命令，簡(jiǎn)稱(chēng)令，是領(lǐng)導機關(guān)頒發(fā)的具有強制執行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫(xiě)作要求是：
(1) 必須根據憲法、法律規定的權限范圍發(fā)布命令;
(2) 要注意各類(lèi)型命令寫(xiě)作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn);
(3) 語(yǔ)言要準確、凝練、莊重有力;
二、議案，是供各級人民代表大會(huì )和各級人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )在開(kāi)會(huì )期間審議使用的一種書(shū)面文件。它的特點(diǎn)主要有：
(1) 行文關(guān)系及辦理程序的法定性;
(2) 行文內容的單一性和可行性。
三、可以提出議案的是國家權力機關(guān)的有關(guān)機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫(xiě)作要求有：
(1) 提出的問(wèn)題重要且已具備解決的條件;
(2) 要注意提出的權限和時(shí)限;
(3) 要注意行文格式和辦理程序。
四、決定，是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。它的類(lèi)型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類(lèi)決定的寫(xiě)作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文，三種類(lèi)型的寫(xiě)法略有不同。決定的文字，要準確、鮮明、簡(jiǎn)潔，以便于領(lǐng)會(huì )和執行。
五、決議，是經(jīng)領(lǐng)導機構主持召開(kāi)的會(huì )議通過(guò)的對重要事項進(jìn)行決策部署的指導性公文。其特點(diǎn)有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類(lèi)型有決策部署和結果公布兩種類(lèi)型。
六、指示，是上級機關(guān)對下級機關(guān)指導工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的范圍，指示可分為：
(1) 涉及全局問(wèn)題，帶普遍性的指示;
(2) 涉及局部問(wèn)題，帶特殊性的指示。
總的來(lái)說(shuō)，指示的寫(xiě)作，要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰。
七、意見(jiàn)，是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質(zhì)的文件。依據發(fā)表見(jiàn)解機構地位的不同，其類(lèi)型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類(lèi)型。意見(jiàn)的寫(xiě)作要注意內容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。
第六章 機關(guān)法定公文的寫(xiě)作 (中)
(公告、公報、通知)
一、公告是機關(guān)、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關(guān)、團體在一定范圍內公布事項的告知牲文件。其特點(diǎn)為：發(fā)布的公開(kāi)性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質(zhì)可以分為兩大類(lèi); ① 涉及法定事項的公告、通告; ② 知照性公告、通告。公告、通告的寫(xiě)作要求是：
�、� 符合權限，一事一告;
�、� 內容明確，語(yǔ)氣莊重;
�、� 注意格式。
二、公報是公開(kāi)發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點(diǎn)和公告接近，也具有內容的公開(kāi)性和重要性。發(fā)布機關(guān)的權威性。常用的公報類(lèi)型有：
�、� 會(huì )議公報;
�、� 統計公報;
�、� 外交公報。不同類(lèi)型的公報，寫(xiě)作時(shí)要注意的側重點(diǎn)有所不同：
�、� 會(huì )議公報因發(fā)布目的的不同而有不同的寫(xiě)法。
�、� 統計公報必須由國家各級統計部門(mén)或國家指定的機構發(fā)布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區性的統計數字。
�、� 外交公報涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續和途徑。
三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執行的公文。根據適用范圍的不同，通知主要可分為六大類(lèi)：發(fā)布性通知、批轉性通知、轉發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣，不同類(lèi)型的通知因作用不同而寫(xiě)法也有差異，寫(xiě)作時(shí)要注意不同類(lèi)型通知的不同特點(diǎn)。
第七章 機關(guān)法定公文的寫(xiě)作 (下)
(報告、請示、批復、函、會(huì )議紀要、條例規定)
一、報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見(jiàn)。報告的類(lèi)型：按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專(zhuān)題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫(xiě)作要求：
1、陳述事實(shí)要清楚扼要;
2、表述觀(guān)點(diǎn)要精練清晰;
3、語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔樸實(shí)。
二、請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準的報請性公文。請示的特點(diǎn)有超前性、說(shuō)明性和單一性，請示的類(lèi)型：根據行文目的的不同，請示可分為三大類(lèi)：請求批準類(lèi)、請求幫助類(lèi)，請求批轉類(lèi)。請示的寫(xiě)作：總的說(shuō)來(lái)，要注意這樣幾點(diǎn)：
1、要遵守行文規則;
2、理由要充分，要求要合理
3、格式要正確，語(yǔ)言要得體。
三、批復，是答復下級機關(guān)請示事項的指示性公文。批復的主要特點(diǎn)有針對性和指導性。批復的類(lèi)型：針對請示的內容主要是請求批準和請求幫助兩方面，批復也可以分為兩類(lèi)：表態(tài)性批復和指示性批復。批復寫(xiě)作要注意這樣三點(diǎn)：
1、 要先回應后批復：
2、態(tài)度要鮮明，措辭要明確;
3、要及時(shí)批復。
四、函，是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二：
�、� 形式靈活，適應性強;
�、� 務(wù)實(shí)性強。函的類(lèi)型：根據內容性質(zhì)，函大體可分為四類(lèi) : 商洽函、問(wèn)復函、請準函和知照函。函的寫(xiě)作總的來(lái)說(shuō)，要注意：一事一 “ 函 ” ，直陳其事，語(yǔ)言要平實(shí)、親切，自然。
五、會(huì )議紀要，是記載會(huì )議情況和精神用以公布或傳達的紀實(shí)性文體。會(huì )議紀要的主要特點(diǎn)包括紀要性、約束性、知照性。根據會(huì )議紀要的性質(zhì)和擬寫(xiě)會(huì )議紀要的目的，把會(huì )議紀要分為三大類(lèi)：決議性會(huì )議紀要、協(xié)議性會(huì )議紀要和研討性會(huì )議紀要。
會(huì )議紀要的寫(xiě)作：
(1) 會(huì )議紀要一般是在會(huì )議結束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導人簽字同意才算定稿。
(2) 會(huì )議紀要的標題最常用的形式是 “ 會(huì )議名稱(chēng)加文種 ” ，但中間可省去“會(huì )議”二字，也有的會(huì )議紀要，多半是研討性會(huì )議紀要.可以用正副標題的形式。
(3) 會(huì )議紀要的正文一般分為會(huì )議概況、會(huì )議內容、結束語(yǔ)三部分。
(4) 會(huì )議紀要由會(huì )議主持機關(guān)撰寫(xiě) , 可以在最后署機關(guān)名稱(chēng)和撰寫(xiě)日期，也可以只在正文中寫(xiě)出主持機關(guān)，不另外署名。
六、條例、規定：條例是由黨政領(lǐng)導機關(guān)制定和發(fā)布的系統規范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規性公文。條例的類(lèi)型：根據發(fā)布條例的機關(guān)的不同，條例可分為三類(lèi)：
�、� 黨的中央機關(guān)制定的條例;
�、� 國家行政機關(guān)制定的條例;
�、� 地方權力機關(guān)制定的條例。規定，是各級黨政機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類(lèi)型：根據發(fā)布機構和實(shí)際作用的不同，規定分為三種類(lèi)型;
�、� 黨內規定;
�、� 法規性規定;
�、� 一般性規定。
可將條例和規定的寫(xiě)作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn)：
�、� 草擬條例和規定要遵循一定的原則;
�、� 起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進(jìn)行清理，同時(shí)應當注意與其他有關(guān)法規的銜接和協(xié)調;
�、� 條例和規定的內容用條文表達，常見(jiàn)的有 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種寫(xiě)法。
第八章 機關(guān)其他常用文書(shū)的寫(xiě)作 ( 上 )
(規章類(lèi)、計劃類(lèi)、總結、調查報告)
一、規章類(lèi)文書(shū)是規范工作、活動(dòng)、行為等的法規、規章制度類(lèi)文書(shū)，適用于黨政系統、社會(huì )團體、企事業(yè)單位及各類(lèi)組織機構。規章類(lèi)文書(shū)包括條例、規定、辦法、實(shí)施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。規章類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。不同的規章類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求存在一定的差別。
1 、辦法的內容較多的用 “ 章條式 ” ，一般常見(jiàn)的是 “ 條款式 ” 。辦法的內容，應具體、周全、便于操作。
2 、實(shí)施細則的寫(xiě)法一般也是 “ 章條式 ” 或 “ 條款式 ”, 但其第一條必須說(shuō)明是哪個(gè)法律或法規的實(shí)施細則。
3 、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類(lèi)文書(shū)。章程的形式也是 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種。政黨、較大的社會(huì )團體的章程多為 “ 章條式 ” ，機構較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用 “ 條款式 ” 。
4 、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則，要求內容簡(jiǎn)短、精練、易記。
二、計劃類(lèi)文書(shū)的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn) : 目標的前瞻性、操作的預想性。計劃類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型：規劃類(lèi)、計劃類(lèi)、安排類(lèi)。計劃類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求 : 分析情況要認真細致、確定目標要實(shí)事求是、措施要切實(shí)可行、條目要分明、語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。
三、總結是機關(guān)團體在實(shí)施計劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書(shū)�？偨Y的主要作用：下情上達、提高自身�？偨Y的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗性�？偨Y的寫(xiě)作要求：回顧工作情況要實(shí)事求是、總結經(jīng)驗教訓要面向未來(lái)、綱目要清晰、文風(fēng)要平實(shí)。
四、調查報告是針對現實(shí)中發(fā)生的較重大的問(wèn)題，作專(zhuān)門(mén)調查后，利用調查材料寫(xiě)成的書(shū)面報告。調查報告的作用：提供真實(shí)的社會(huì )情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問(wèn)題服務(wù)。調查報告的特點(diǎn)：針對性強、紀實(shí)性強。調查報告的寫(xiě)作應注意 : 深入細致、客觀(guān)公正的調查是寫(xiě)好調查報告的前提。
第九章 機關(guān)其他常用文書(shū)的寫(xiě)作 (下)
(講話(huà)類(lèi)、記錄類(lèi)、簡(jiǎn)報、建議類(lèi))
一、講話(huà)類(lèi)文書(shū)就是人們在各種特定場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據的各類(lèi)文稿的總稱(chēng)。根據講話(huà)的場(chǎng)合及主旨的不同，講話(huà)類(lèi)文書(shū)可以分為三種類(lèi)型：
1、講話(huà)稿;
2、 開(kāi)幕詞、閉幕詞;
3、歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話(huà)類(lèi)文書(shū)一般都包括以下特點(diǎn);口頭性、直接性、針對性、情感性。講話(huà)稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫(xiě)作格式包括開(kāi)頭、主體、結尾。開(kāi)幕詞、閉幕詞的寫(xiě)作格式包括開(kāi)頭、正文、結尾。講話(huà)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求：主題要鮮明、集中;材料要真實(shí)、新穎;布局要清晰、緊湊;語(yǔ)言要明白、生動(dòng)。
二、記錄類(lèi)文書(shū)是指如實(shí)記錄有關(guān)內容而形成的公務(wù)文書(shū)。記錄類(lèi)文書(shū)包括會(huì )議記錄、電話(huà)記錄、接待記錄和大事記。記錄類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：內容的紀實(shí)性、材料的直接性、語(yǔ)言的實(shí)錄性。會(huì )議記錄一般包括會(huì )議組織情況、會(huì )議的議題和議程、會(huì )議的進(jìn)程和內容、必要的手續。電話(huà)記錄可分為發(fā)出電話(huà)記錄和接收電話(huà)記錄。接待記錄的格式應包括來(lái)訪(fǎng)者的姓名及有關(guān)情況、反映的問(wèn)題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書(shū)。大事記的寫(xiě)作要求：要記錄 “ 大 ” 事、記錄要客觀(guān)真實(shí)、要言簡(jiǎn)意賅。
三、簡(jiǎn)報就是簡(jiǎn)明扼要的書(shū)面報告。按內容分，簡(jiǎn)報包括會(huì )議簡(jiǎn)報和工作簡(jiǎn)報。簡(jiǎn)報類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新。筒報類(lèi)文書(shū)一般都由報頭、主體、報尾組成。簡(jiǎn)報類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求：內容要真實(shí)、確鑿;篇幅要短小;針對性、指導性要強。
四、建議類(lèi)文書(shū)是以書(shū)面形式提出建議、意見(jiàn)的一類(lèi)公務(wù)文書(shū)。建議類(lèi)文書(shū)一般可分為議案、提案和建議等。建議類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)：建議性、說(shuō)理性、委婉性、提案是指提請機關(guān)或一定組織的會(huì )議討論、處理的意見(jiàn)或建議的文書(shū)。提案一般在各級政協(xié)會(huì )議和職工代表大會(huì )中使用。提案的寫(xiě)作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫(xiě)作要求：熟悉同提案有關(guān)的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個(gè)人對某項工作、某項活動(dòng)或某方面的問(wèn)題提出建議性的意見(jiàn)、建議時(shí)使用的文書(shū)。建議的篇章結構 : 是由標題、稱(chēng)謂、正文和落款組成。
建議的寫(xiě)作要求：把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語(yǔ)言要精練。
第十章 公文處理工作
一、在機關(guān)秘書(shū)部門(mén)的工作活動(dòng)中，公文處理工作是一項最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過(guò)公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節 , 構成機關(guān)信息運轉與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機要性和規范性的特點(diǎn)。
二、公文處理工作是機關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分 , 在機關(guān)工作中起著(zhù)重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機關(guān)的文書(shū)工作，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文。正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導工作服務(wù)，為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機構、組織領(lǐng)導和組織形式三個(gè)方面。
三、就一個(gè)機關(guān)而言，它的公文處理工作不像機關(guān)的人事、財務(wù)等職能部門(mén)一樣，設立某一機構負起全部的責任，或者各機構自上而下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導的獨立體系，各機關(guān)公文處理機構的設置，要視機關(guān)規模的大小、工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)、公文數量的多少而定。
四、公文處理工作的領(lǐng)導、指導關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析 ;
(1) 從全國來(lái)說(shuō)，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責領(lǐng)導和指導黨和政府系統的文書(shū)工作。
(2) 從一個(gè)機關(guān)來(lái)說(shuō)，它的公文處理工作是由本機關(guān)的秘書(shū)長(cháng)或辦公廳 ( 室 ) 主任負責領(lǐng)導的。
(3) 從上下級的關(guān)系來(lái)說(shuō)，上級機關(guān)的辦公廳 ( 室 ) 負有責任對其下屬的機關(guān)，單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導。
(4) 機關(guān)檔案部門(mén)對機關(guān)的文書(shū)工作也負有一定的指導責任。
五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類(lèi)型;集中形式和分工形式。一個(gè)機關(guān)究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結合考慮以下幾種情況：
(1) 機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權范圍。
(2) 機關(guān)內部組織機構設置的層次、數量。
(3) 機關(guān)收發(fā)文件數量的多少。
(4) 機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。
(5) 機關(guān)工作人員的數目和機關(guān)文書(shū)工作人員的配備，等等。
六、公文處理工作的具體要求可以概括為 :
1、準確周密，確保質(zhì)量 ;
2、及時(shí)迅速 , 注重時(shí)效;
3、保守機密，安全可靠 ;
4、集中統一，加強管理;
5、實(shí)事求是，遵規守紀;
6、精簡(jiǎn)文件 , 提高效率。
第十一章 公文辦理程序
一、公文辦理程序就是指公文在機關(guān)內部從形成到運轉處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。
二、收文 , 是指機關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在機關(guān)內部及時(shí)運轉直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節稱(chēng)之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。
公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節。簽收后，文件的拆封是文書(shū)人員的職責。
公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。
公文的分發(fā)亦稱(chēng)分辦，是指文書(shū)人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準確地將收來(lái)的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。
公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各位領(lǐng)導和許多部門(mén)閱知時(shí)，由文書(shū)人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
公文的擬辦是指對來(lái)文的處理提出初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導人批辦時(shí)參考。
公文的批辦是指機關(guān)領(lǐng)導人對送批的文件如何處理所作的批示。
公文的承辦，這一環(huán)節，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開(kāi)始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機關(guān)工作的效率。
公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。
查辦是指文書(shū)工作人雖協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實(shí) , 以及對某些問(wèn)題進(jìn)行查處 , 解決的一項承辦性工作。
公文的注辦是對公文承辦的情況和結果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
三、發(fā)文，是指機關(guān)文書(shū)部門(mén)根據本機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料 , 包括本機關(guān)制發(fā)、轉發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指公文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運行過(guò)程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā);核發(fā)、繕印與校對;用印、登記與分發(fā)等環(huán)節組成。公文擬稿是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節，同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關(guān)領(lǐng)導人審批簽發(fā)以前，對公文的內容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節之一。公文的簽發(fā)是指機關(guān)領(lǐng)導人對文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。公文的校對是對文件質(zhì)量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。
第十二章 公文立卷工作
一、公文立卷，是指機關(guān)文書(shū)部門(mén)將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定的規律組成案卷。它是文書(shū)部門(mén)整理與保存文件的一種重要方法，也是機關(guān)公文處理工作的重要內容。
二、案卷，是指有關(guān)某一問(wèn)題或某項工作活動(dòng)的系統的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書(shū)檔案的基本保管單位，與公文立卷有著(zhù)密切的聯(lián)系。
三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書(shū)部門(mén)的立卷制度，正確選擇立卷的地點(diǎn)和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書(shū)部門(mén)立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問(wèn)題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來(lái)，便于以后查找利用的需要。
四、公文立卷的原則可表述為 ,“ 保持文件之間的歷史聯(lián)系，區分保存價(jià)值 , 便于保管和利用 ” 。根據這一原則對公文立卷工作提出了 “ 保持文件間的歷史聯(lián)系 ” 、 “ 區分保存價(jià)值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三個(gè)方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標準的問(wèn)題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問(wèn)題、時(shí)間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。
五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類(lèi)目、堅持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內容。立卷類(lèi)目也稱(chēng)歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目。它大體上可分為綜合的立卷類(lèi)目、分編的立卷類(lèi)目?jì)煞N。在編制或者修訂立卷類(lèi)目時(shí)，必須堅持由公文處理部門(mén)為主的原則。立卷類(lèi)目的結構主要由類(lèi)名和條款兩部分組成。在編制好立卷類(lèi)目的同時(shí)還必須做好平時(shí)立卷工作。所謂平時(shí)立卷工作是指機關(guān)的公文立卷人員根據已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的有關(guān)條款歸入卷內。
第十三章 案卷整理與歸檔
一、案卷的整理與歸檔，或稱(chēng)正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。
二、案卷的組合，簡(jiǎn)稱(chēng)組卷，是指機關(guān)文書(shū)部門(mén)在年終或第二年上半年對歸卷的各個(gè)條款內的文件材料進(jìn)行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫(xiě)案卷標題等一系列工作。它是文書(shū)案卷整理的一項重要內容，也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節。
三、調整定卷，是指在平時(shí)立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進(jìn)行調整定卷是機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一項非常重要的工作。
四、卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個(gè)案卷內的文件按照一定的規律和順序進(jìn)行系統化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個(gè)固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁(yè)號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。
五、擬寫(xiě)案卷標題，案卷標題，也稱(chēng)案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫(xiě)案卷標題是文書(shū)工作人員、檔案管理人員的一項基本功。
六、編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著(zhù)整個(gè)公文立卷工作的基本完成。
七、案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫(xiě)卷內文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件 , 也是實(shí)現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂 , 是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。
八、案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經(jīng)過(guò)編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機構的案卷進(jìn)行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統地反映機關(guān)的工作活動(dòng)。
九、案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門(mén)應根據歸檔的要求填寫(xiě)案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關(guān)檔案室移交。至此，標志著(zhù)整個(gè)公文立卷工作的完結，文書(shū)材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門(mén)逐年向機關(guān)檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名 , 頁(yè)數、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來(lái)查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門(mén)在文件材料立卷后進(jìn)行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類(lèi)目錄等。公文立卷部門(mén)立好案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱(chēng)為 “ 歸檔 ” 。文書(shū)案卷的歸檔，既能保證本機關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富。
拓展：公文基礎寫(xiě)作知識
公文的概念和特點(diǎn)
公文即公務(wù)文件，是國家機關(guān)級其他社會(huì )組織 在行使職權和實(shí)施管理的過(guò)程中形成有具有法定效用和規范格式的文件。特點(diǎn)有：
1.作者的法定性；所謂的作者法定，就是指依據憲法和其他有關(guān)法律、章程成立的，并能以自己的名義行使職能權利和擔負一定的義務(wù)、任務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導人。也就是說(shuō)，黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位及其他法定的社會(huì )組織才有權制發(fā)公文。以領(lǐng)導人的名義發(fā)文，在個(gè)人名字前面都應冠以機關(guān)的名稱(chēng)與職務(wù)，代表他所在的機關(guān)來(lái)發(fā)文的。
2.效力的權威性；
3.內容的公務(wù)性；公文不管是別人代擬的還是領(lǐng)導者自擬都只能是為了“公務(wù)活 動(dòng)”而創(chuàng )制。
4.體式的規范性；
5.制發(fā)的程序性；公文制發(fā)程序一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、 登記、分發(fā)等步驟。
6.創(chuàng )制的時(shí)效性。
公文的分類(lèi)
根據公文形成和作用的活動(dòng)領(lǐng)域，分為通用公文和專(zhuān)用公文兩類(lèi)
根據公文機密程度，分為對外公開(kāi)文件、限國內公開(kāi)文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件六類(lèi)。
根據公文行文方向，可分為上行文、平行文、下行文三類(lèi)。函是最重要的平行文。 凡是沒(méi)有隸屬關(guān)系的，機關(guān)不分大小，級別不論上下，一律視為平行關(guān)系。
根據處理時(shí)限的要求，可分為平件、急件、特急件三類(lèi)。
根據公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)，分為法規文件、行政文件、黨的文件三類(lèi)。
根據公文內容的性質(zhì)和作用，分為規范性文件、領(lǐng)導指導性文件、陳述呈請性文件、知照性文件、記錄性文件。知照性文件是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各相關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。
根據文件的發(fā)送目的，分為主送件、抄送件、批轉件、轉發(fā)件等。
根據公文來(lái)源分為兩類(lèi)：收文、發(fā)文。
公文的文種
據《辦法》的規定，國家行政公文有13種，據《條例》規定學(xué)黨的機關(guān)公文有14者，各分別是：
決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要、命令、公告、通告、議案；
決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要、 決議、公報、指示、條例、規定。
公文的文體
是指公文寫(xiě)作中運用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即 公文的表達方式和語(yǔ)體特征。應用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴肅性、程式性。
在公文的寫(xiě)作中，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達方式，并以說(shuō)明為主。
公文的行文規則
公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文來(lái)往關(guān)系。我國社 會(huì )組織的管理機關(guān)可以分為三大類(lèi)：
1.政權機關(guān)：立法機關(guān)體系（自全國人大及常委會(huì )、省人大及常委會(huì )到鄉鎮人民 代表大會(huì )）；行政機關(guān)體系（依次是中央人民政府即國務(wù)院，省、四大直轄市、各自治區和港澳特別行政區政府，市、地區、自治州政府，縣級市、市轄區、縣政府，鄉鎮政府）；司法機關(guān)本系（自最高人民法院到鄉鎮司法機關(guān)）；其他行政機關(guān)（軍事機關(guān)體系、政協(xié)機關(guān)本系等）。
2.團體機關(guān) 中國共產(chǎn)黨機關(guān)體系，這一機關(guān)體系實(shí)質(zhì)上是我國社會(huì )的領(lǐng)導權力核心；中國共產(chǎn)主義青年團機關(guān)體系；全國工會(huì )機關(guān)體系；全國婦女聯(lián)合機關(guān)體系；其他群眾性團體。
3.實(shí)體機關(guān) 事業(yè)單位機關(guān)，均由國家提供一定的經(jīng)費，如學(xué)校和研究機構等機關(guān)；企業(yè)單位機關(guān)。一般實(shí)體機關(guān)縱向級別較少。
我國社會(huì )組織機關(guān)及其部門(mén)、單體之間的組織關(guān)系和行文關(guān)系有以下四種：
1.隸屬關(guān)系，如國家教育部與各省、自治區、直轄市教育廳（局）；
2.上級業(yè)務(wù)主管部門(mén)和下級業(yè)務(wù)部門(mén)之間具有業(yè)務(wù)上的指導關(guān)系。如國務(wù)院所屬 各部、委、辦之間、省人民政府各廳（局）之間；
3.平行關(guān)系，同一系統的同級機關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系；
4.非隸屬關(guān)系，非同一系統的機關(guān)之間，無(wú)論級別高低，既無(wú)領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系， 又無(wú)上下級業(yè)務(wù)部門(mén)的指導關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系�；蚍Q(chēng)為不相隸屬關(guān)系，如省軍區與縣人民政府，省教育廳與縣民政局。
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