文秘崗位基礎知識

　　在一個(gè)企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關(guān)政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò )等等,都會(huì )在文秘工作中體現出來(lái)。下面是文秘崗位基礎知識，隨小編一起來(lái)看一下吧。

　　秘書(shū)是公司和當店樹(shù)立于客戶(hù)面前的形象窗口，是一個(gè)樞紐起著(zhù)承上啟下的作用，是店長(cháng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)能為主管分擔一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書(shū)的主要工作職責有：店內事務(wù)管理;互動(dòng)管理;與總部溝通管理;緊急事務(wù)應對管理

　　(一)客戶(hù)資料管理

　　【總客戶(hù)登記冊】用于登記當天值班接待的上門(mén)客人和經(jīng)紀人當天獲取的除上門(mén)外的客人，秘書(shū)負責提醒督促經(jīng)紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶(hù)登記冊上。及時(shí)更換收藏已登記滿(mǎn)的總客戶(hù)登記冊，存檔一年后作廢銷(xiāo)毀。

　　【登報客戶(hù)登記表】用于登記登報來(lái)電問(wèn)詢(xún)的客戶(hù)，編號并與當天下午下班前統一分配給經(jīng)紀人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷(xiāo)毀。

　　(二)制度執行

　　秘書(shū)在執行制度過(guò)程中應以《公司制度》、《行為規范》及當店管理制度為標準，發(fā)現某同事違反規定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報店長(cháng)，由店長(cháng)決定是否處罰，店長(cháng)確定處罰，秘書(shū)開(kāi)罰單，店長(cháng)簽字，秘書(shū)執行罰款。

　　(三)考勤管理：秘書(shū)應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監督打卡情況。中國房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-

　　(四)值班管理：秘書(shū)于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長(cháng)確認簽字生效，于晚會(huì )告知傳閱并張貼告示當店同仁，以便于經(jīng)紀人提前做計劃。

　　(五)衛生管理：當天衛生由值班人員打掃，秘書(shū)應監督當店衛生及辦公設備的整潔度。發(fā)現值班人員沒(méi)做衛生或馬虎對待的，告知店長(cháng)，由店長(cháng)處罰。每月負責組織至少一次的衛生大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書(shū)用的表單格分類(lèi)存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類(lèi)表單格齊全供經(jīng)紀人使用。

　　【特殊表單格】：租賃合同和收據要在租賃專(zhuān)員提出申請時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內收回租賃傭金，收據本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部

　　(七)當店辦公用品和基金的管理

　　【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監督領(lǐng)用登記，月底統計，供數據分析用。對當店辦公設備進(jìn)行維護，如出現故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠(chǎng)家或其他服務(wù)機構聯(lián)系。

　　【當店基金的管理】：根據當店具體情況于月初或月末將當店基金收支明細表張貼告示

　　(八)數據匯總

　　【每周】：周考勤匯總，客戶(hù)和房源統計，帶看量、簽單數匯總。

　　【每月】：月考勤匯總，客戶(hù)和房源匯總，帶看量簽單明細統計，當店話(huà)費及辦公用品費用統計。

　　(九)接待

　　【客戶(hù)接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門(mén)客戶(hù)，將客戶(hù)信息分類(lèi)登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書(shū)所接待的房源及客人統歸當天值班人員所有。

　　【同事接待】：來(lái)者是客，到當店來(lái)的他店經(jīng)紀人或其他部門(mén)的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當的幫助。

　　【注意事項】：

　　a：秘書(shū)是公司的形象代表，是當店的窗口和樞紐，接待禮儀要規范細致到位。

　　b：隨時(shí)保持飽滿(mǎn)的精神狀態(tài)。

　　(十)注意職責與工作任務(wù)：

　　1、負責公司內、外部文書(shū)處理：負責集團公司相關(guān)資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負責集團公司內的復印、傳真、打印等工作。

　　2、協(xié)助辦公室主任進(jìn)行相關(guān)會(huì )議的組織，并做好記錄：負責會(huì )議的記錄和整理;負責會(huì )議場(chǎng)所的安排與布置;負責會(huì )議的服務(wù)工作及相關(guān)活動(dòng)的安排;負責會(huì )議相關(guān)資料的編印。

　　3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負責公司來(lái)訪(fǎng)人員的接待，包括外事活動(dòng)的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負責公司相關(guān)公共關(guān)系的建立和保持。

　　4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。

　　5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。

　　6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。

　　(十一)權力和責任：

　　權力：相關(guān)文書(shū)的起草權。

　　考核指標：文書(shū)起草、會(huì )議記錄完成質(zhì)量及完整性;文書(shū)收發(fā)的及時(shí)性、準確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專(zhuān)業(yè)知識技能。

　　文秘包括哪些專(zhuān)業(yè)？

　　首先我們要清楚的是文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)的類(lèi)型屈指可數，根據最新的資料顯示，文秘類(lèi)包括現代文秘一個(gè)專(zhuān)業(yè)。但是其實(shí)與文秘相關(guān)的專(zhuān)業(yè)卻是數不勝數，這也就意味著(zhù)文秘專(zhuān)業(yè)的人可以做相關(guān)的工作。

　　本專(zhuān)業(yè)通過(guò)學(xué)習文秘專(zhuān)業(yè)基礎理論知識，掌握較強的協(xié)作能夠進(jìn)行文書(shū)和秘書(shū)的相關(guān)工作，一般要求大家具備文章寫(xiě)作、文學(xué)編輯、新聞寫(xiě)作和公關(guān)能力。而文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)的課程主要包括公關(guān)寫(xiě)作、文件管理、檔案管理、辦公自動(dòng)化、企業(yè)管理學(xué)、傳播學(xué)、普通心理學(xué)、商務(wù)英語(yǔ)、實(shí)用英語(yǔ)寫(xiě)作、公共關(guān)系學(xué)、人力資源管理、秘書(shū)實(shí)務(wù)等。

　　專(zhuān)業(yè)介紹

　　基本要求

　　1、客觀(guān)素質(zhì)

　　正所謂身體是革命的本錢(qián)，雖然說(shuō)文秘類(lèi)工作并不需要高強度的體力勞動(dòng)，但是事多繁雜卻需要強大的身體素質(zhì)支撐，往往從事文秘工作的人需要來(lái)回奔波也是比較辛苦的。

　　2、主觀(guān)素質(zhì)

　　文秘類(lèi)主要還是從事于上下級的工作和人際關(guān)系的協(xié)調，所以要求保持良好的心理狀態(tài)，不能被個(gè)人情緒所左右，否則的話(huà)將會(huì )無(wú)法進(jìn)行正常的溝通，具有博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì )責任感是重中之重。

　　就業(yè)前景與方向

　　其實(shí)文秘專(zhuān)業(yè)之所以受歡迎就是因為它的職業(yè)涵蓋面廣，基本上從事文書(shū)類(lèi)的工作都需要這個(gè)專(zhuān)業(yè)的人才，無(wú)論是各級各類(lèi)企事業(yè)單位、政府機關(guān)、社會(huì )團體、公司輸送還是企業(yè)廣告、公共關(guān)系、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人力資源管理、信息處理、客戶(hù)溝通協(xié)調、客戶(hù)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)等工作都可以勝任，除此之外還是有文字速錄的工作也能夠輕松駕馭，關(guān)鍵是就業(yè)率很高。

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