淺析高校文秘人員素質(zhì)現狀及培養論文
【摘要】：隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，文秘工作本身以及從業(yè)人員的現狀存在很多詬病，而科技的不斷發(fā)展，辦公設備的不斷更新，也為文秘工作提供了嶄新的物質(zhì)條件和創(chuàng )新基礎，這就要求文秘工作人員的基本素質(zhì)需進(jìn)一步提高。本文就當前高校文秘人員隊伍中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應的解決措施。
【關(guān)鍵詞】：文秘;素質(zhì);素質(zhì)培養
一、引言
文秘工作是一項基礎性工作，其重要性是十分明顯的。它的綜合性強、覆蓋面廣的特性使得多項工作的運轉都有賴(lài)于文秘工作的良好開(kāi)展。隨著(zhù)高校辦學(xué)規模的不斷提升，作為一名工程類(lèi)院校的文秘工作者，在新的形勢下，不僅要提高學(xué)院工作的辦事效率，加快信息的傳遞與反饋，還要對作為一名高校的文秘工作者應具備的素質(zhì)等問(wèn)題有一定的認識。而目前秘書(shū)隊伍整體素質(zhì)存在很多問(wèn)題。
二、現如今高校文秘人員素質(zhì)存在的問(wèn)題
首先，高校文秘人員的業(yè)務(wù)培訓少。在高校所有崗位的工作人員中文秘人員的學(xué)歷遠遠低于老師和其他工作崗位人員的學(xué)歷。由于這些文秘人員文化素質(zhì)較低，故定期對其進(jìn)行崗位培訓或崗前培訓即顯得尤為重要。而實(shí)際情況卻是，大多數高校對教師的培訓連續不斷，而其文秘人員的專(zhuān)業(yè)培訓因種種條件所限而相當匱乏，不僅難以對在崗文秘人員搞定期培訓，而且對新上崗的文秘人員也難以搞崗前培訓，故造成這些文秘人員缺乏必要的專(zhuān)業(yè)知識，不懂文件的分門(mén)別類(lèi)和歸檔立卷，不知信息的編發(fā)和反饋，工作效率和質(zhì)量低下，難以勝任辦公室文秘工作。
其次，高校文秘人員綜合水平低。由于高校秘書(shū)特別是民辦高校秘書(shū)整體文化水平不高，業(yè)務(wù)培訓和外出考察、學(xué)習相對于事業(yè)單位的文秘人員來(lái)說(shuō)機會(huì )少得多，故其綜合水平得到提高的機會(huì )也就較少。所謂其綜合水平，主指其工作能力和效率尺度這兩個(gè)方面。從工作能力上講，主指綜合分析、調查研究、口語(yǔ)表達及寫(xiě)作、組織協(xié)調、公關(guān)交際、現代化辦公手段這6個(gè)方面的能力;從效率尺度來(lái)看，主指工作的高效率、快節奏、預見(jiàn)性、準確性和創(chuàng )崐造性。顯然，在現有的大多高校秘書(shū)中，因種種條件所限，達到上述綜合水平的的確不多。
再次，辯證思維能力不強。就我國秘書(shū)界的`現狀，特別是高校中工作的文秘人員現狀而言，由于普遍存在文秘工作重“參”輕“謀”、重“調”輕“研”這“兩重兩輕”現象，故其基層文秘人員的辯證思維能力普遍較差。不少高校中文秘人員因其工作中主要承擔的是事務(wù)性和文字類(lèi)工作，相當缺乏為領(lǐng)導決策服務(wù)的參與意識，只知抄抄寫(xiě)寫(xiě)、照章辦事、而不善于為領(lǐng)導出謀劃策，故難適應市場(chǎng)經(jīng)濟形勢下文秘工作的發(fā)展需要。故此，提高和強化高校文秘人員的辯證思維能力，確系高校文秘工作的當務(wù)之急。
第四，提拔升職的不多。雖然高校秘書(shū)把一生中最好的年華和豐富的智慧都無(wú)私地奉獻給了文秘事業(yè)，但有的卻幾年、甚至十幾年、二十年都難以等到提拔、升職的機會(huì )。造成這種狀況大概有兩種原因。其一，高校中有的領(lǐng)導對于那些干得較為出色的秘書(shū)，往往舍不得放其去擔負某一方面的領(lǐng)導工作，結果是干得愈好，領(lǐng)導愈舍不得放，而干得一般的其他機關(guān)人員提拔升職了，干得出色的秘書(shū)仍在“原地踏步”。待其韶華已逝，可以放手時(shí)，又因其年齡偏大、無(wú)領(lǐng)導經(jīng)歷而不敢再放其到關(guān)鍵崗位上去，致使一些老秘書(shū)白首孤燈，一直爬格子到退休。其二，由于在高校中，一些關(guān)鍵工作崗位的秘書(shū)從事的工作比較復雜、重要、多變，而且這些崗位基本上只有一名秘書(shū)兼實(shí)際工作人員，所以一旦崗位出現調動(dòng)，很多工作難以為續，同時(shí)其他人員也無(wú)法短時(shí)間適應該項工作的需要。
第五，工資福利少。高校秘書(shū)工作雖是一項極辛苦的工作，但其工資待遇和福利不并不高。據調查，在高校中文秘人員的月收入在同等條件下，比從事教育工作的老師低50%，而與其他單位相比，比干醫務(wù)的低45%，比效益好的企業(yè)職工收入低60%，比機關(guān)其它科室人員，還少了季度或年度一筆筆“名正言順”的創(chuàng )收獲。
三、如何培養高素質(zhì)的高校文秘人員
首先，高校自身要重視對文秘人員的培養。提高文秘人員的素質(zhì)，最基本的途徑有兩個(gè)：一是高校要組織文秘人員進(jìn)行系統的學(xué)習，再者就是組織文秘人員進(jìn)行深入的實(shí)踐，兩者互相促進(jìn)，缺一不可。通過(guò)系統學(xué)習來(lái)解決書(shū)本知識的不足，用以提高理論素質(zhì)、思想素質(zhì)和文化素質(zhì)。通過(guò)深入的實(shí)踐來(lái)解決實(shí)際經(jīng)驗不足的問(wèn)題，以提高文秘人員的業(yè)務(wù)工作能力。組織文秘人員進(jìn)行學(xué)習，方法可以是多種多樣的、例如選送到各類(lèi)同類(lèi)學(xué)校、各類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)校進(jìn)行學(xué)校，尤其是參加文秘類(lèi)高校專(zhuān)業(yè)的學(xué)習，這樣既可以堅持工作，又可以提高文秘人員的素質(zhì)。既立足于在實(shí)踐中學(xué)習，邊干邊學(xué)，邊總結邊提高，在適當的時(shí)候可以組織業(yè)務(wù)工作的交流會(huì )，使文秘人員相互交流經(jīng)驗，取長(cháng)補短，共同提高。
其次，高校文秘工作人員自身要加強業(yè)務(wù)學(xué)習。文秘工作時(shí)一項業(yè)務(wù)性很強的工作，尤其是現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得文秘工作需要建立政策水平高、運籌能力強、富有成效的工作系統，因此停留在過(guò)去的水平上是不行的。而高校給文秘工作提出了更高的要求，要完成高校秘書(shū)工作需要多方面條件，其中最重要的兩條，一是要有好的適應領(lǐng)導工作需要的方式和方法，做到“四個(gè)轉變”。即要從變種負責文件的手法、傳遞、催辦、立卷歸檔、會(huì )議通知、電話(huà)記錄、負責印信的使用與管理、承辦領(lǐng)導隨時(shí)交辦事宜等轉變?yōu)榧绒k事辦文又出謀獻策;從收發(fā)、傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理篩選信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W(xué)化管理;從被動(dòng)的收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的老式服務(wù)為力爭主動(dòng)的利用現代化辦公設備、計算機網(wǎng)絡(luò )服務(wù)。只有完成這些轉變才能更好的發(fā)揮參謀助手作用，才能適應當前領(lǐng)導工作對文秘工作的需要。
總之，高校文秘人員只有不斷提高自身的能力素質(zhì)，增強改革意識、創(chuàng )新意識與服務(wù)意識，才能與校長(cháng)的管理活動(dòng)相適應，把工作做的更好，更有成效。
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