加強企業(yè)基建檔案管理初探論文
摘 要：本文通過(guò)對基建檔案管理工作現狀分析，結合基建檔案工作實(shí)際，提出基建檔案管理的具體措施和辦法，主要是加強領(lǐng)導，建立檔案組織。建立健全基建檔案管理制度、編制分類(lèi)方案和規則。加強對有關(guān)人員的培訓。把依法治檔工作落到實(shí)處。
關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)；基建
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，是建設過(guò)程的真實(shí)反映和記錄。一個(gè)完整的基建工程項目要經(jīng)過(guò)立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過(guò)主管機關(guān)、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等好多部門(mén)�；n案具有成套性、現實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性等要求。因此，在現實(shí)工作中基建檔案管理有很多困難，就此對基建檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認識。
一、加強領(lǐng)導，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要提高認識，從思想上重視基建檔案管理工作。分管領(lǐng)導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作實(shí)現規范化、標準化。建立一套有機聯(lián)系的相互統一的檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統。企業(yè)內部要協(xié)調各職能部門(mén)增強檔案意識，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；企業(yè)外部要抓住每一個(gè)環(huán)節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅僅是是管理職能，而且是一項必須做好的基礎性工作。因此，要明確有關(guān)人員與部門(mén)的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作列入工程條款，以法律形式約定下來(lái)。作為檔案人員應列出需歸檔資料名目，要求檔案管理人員自立項開(kāi)始，就積極介入，深入現場(chǎng)。
二、建立健全基建檔案管理制度、編制分類(lèi)方案和規則
建章立制，用制度來(lái)管理基建檔案工作。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關(guān)規定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設置相應的歸檔類(lèi)目，如它所包括基建工程的規劃、設計檔案、基建施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實(shí)施細則，細則應主要明確基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求�；n案有了制度、規章、標準，就更好操作了。
資料要齊全，內容要完整。應該特別重視資料的收集工作，按照檔案管理規范要求，堅持工程項目建檔工作與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門(mén)與基建部門(mén)相結合，編制分類(lèi)方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監理文件等的分類(lèi)工作，齊抓共管，能進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時(shí)，立卷要規范。為確�；üこ虣n案齊全、完整、系統，就要保證基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收等各個(gè)環(huán)節同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度到哪，檔案管理工作就跟蹤到哪。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，組卷做到文件齊全、分類(lèi)準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關(guān)檔案管理部門(mén)，嚴格交接手續，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
三、加強對有關(guān)人員的培訓
一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導的'思想觀(guān)念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著(zhù)極大的關(guān)系。針對某些領(lǐng)導和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協(xié)調、缺乏基建方面專(zhuān)職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現狀，一是要結合建設項目的特點(diǎn)，加強對基建管理部門(mén)、工程質(zhì)量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作列入工程條款，將基建檔案工作以法律形式進(jìn)行約定。自項目建設開(kāi)始，應該組織其學(xué)習、貫徹國家關(guān)于建設項目檔案管理的有關(guān)法律法規及辦法，要求做到統一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行，系統掌握項目開(kāi)工前、項目進(jìn)行過(guò)程中、項目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側重點(diǎn)。二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認真學(xué)習貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設項目檔案管理的有關(guān)法律法規和辦法，在各部門(mén)間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺(jué)增強責任意識。
四、把依法治檔工作落到實(shí)處
缺乏有力的檔案執法機制是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。在基建檔案未形成時(shí)，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導手中的現象，應根據實(shí)際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過(guò)不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門(mén)和業(yè)務(wù)指導部門(mén)，既要做好執法檢查和業(yè)務(wù)指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結合、跟蹤督辦。形成有法必依、執法必嚴的局面，推動(dòng)檔案工作向規范化、標準化的方向發(fā)展。
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