探求電子檔案企業(yè)管理意義論文
一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義
1.在企業(yè)各個(gè)部門(mén)中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統，領(lǐng)導者在查閱電子檔案時(shí)，直接可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行查詢(xún)。企業(yè)的各個(gè)技術(shù)人員在查詢(xún)企業(yè)檔案資料時(shí)，也可以通過(guò)電腦終端利用授權文件進(jìn)行電子檔案的查詢(xún)，方便對相關(guān)資料的查詢(xún)。
2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時(shí)，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進(jìn)行保密管理，設置一定的進(jìn)入和查詢(xún)權限，利用密鑰進(jìn)行相應的管理。為了保證電子文件和數據不會(huì )被任何一個(gè)人查閱，可以設置相關(guān)的身份驗證系統，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗證。當用戶(hù)在輸入身份驗證等信息時(shí)，計算機可以對用戶(hù)所輸入的數據信息進(jìn)行核對，如果驗證合格后，用戶(hù)就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢(xún)，以此保證企業(yè)檔案的安全性。
3.建立完善的電子檔案系統和服務(wù)系統。在建立完善的電子檔案系統和服務(wù)系統時(shí)，首先要加強專(zhuān)業(yè)人才的培養工作。電子檔案系統需要工作人員具備著(zhù)較高專(zhuān)業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒(méi)有具備較高的現代化技術(shù)，并且管理人員也沒(méi)有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導致了電子計算機技術(shù)無(wú)法發(fā)揮其本身的巨大作用。
4.電子檔案實(shí)現了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過(guò)程，都可以利用計算機和通訊線(xiàn)路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過(guò)程中實(shí)現了無(wú)紙化和辦公自動(dòng)化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，并可以將檔案信息數據綜合系統的提供出來(lái)。
5.提高現代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計算機信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時(shí)，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲或者是起草檔案時(shí)進(jìn)行打字起草，沒(méi)有深度開(kāi)發(fā)計算機功能。沒(méi)有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的'人力、物力和財力，同時(shí)也浪費了大量的時(shí)間。
6.在利用電子檔案時(shí)，能夠在很大程度上擴大社會(huì )影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門(mén)的地位。
7.在利用電子檔案時(shí)，可以與現代社會(huì )先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現代化水平，確保企業(yè)能夠及時(shí)的跟上時(shí)代發(fā)展潮流。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應用時(shí)，首先要保證工作人員具備著(zhù)較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導人員要對電子檔案的基本運作進(jìn)行熟悉的了解，同時(shí)要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識和技術(shù)水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時(shí)，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎。在應用電子檔案時(shí)，通常需要經(jīng)過(guò)一個(gè)復雜的過(guò)程，在電子檔案應用的過(guò)程中，若是沒(méi)有進(jìn)行合理的處理，很容易導致電子檔案出現遺失或者是修改的現象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過(guò)程中進(jìn)行嚴格和全過(guò)程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有著(zhù)傳輸快捷和方便復制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸的過(guò)程中不會(huì )泄露和改動(dòng)文件，確保企業(yè)利益不會(huì )受到損害，可以對文件添加相應的密鑰等方法。同時(shí)在歸檔文件時(shí)，要對電子檔案的價(jià)值進(jìn)行準確的鑒定，將具有價(jià)值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著(zhù)完整性和準確性。
4.歸檔管理電子檔案。在應用電子檔案時(shí)，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時(shí)，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡(luò )上對電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時(shí)，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過(guò)關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，同時(shí)要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定；其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔；最后就是歸檔的電子檔案具備著(zhù)統一標準，要詳細的說(shuō)明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。
5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數目非常龐大，有著(zhù)復雜的種類(lèi)，并且載體也存在著(zhù)一定的不穩定性。因此，在存儲電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì )由于各種原因，會(huì )對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護電子檔案時(shí)也較為困難，從而需要對電子檔案進(jìn)行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時(shí)，可以通過(guò)拷貝、網(wǎng)絡(luò )傳輸和直接利用這三個(gè)方法進(jìn)行利用。在利用網(wǎng)絡(luò )傳輸方法時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向企業(yè)進(jìn)行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢(xún)企業(yè)檔案。
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