科研單位檔案數字化建設的意義及措施論文

　　隨著(zhù)科研項目工作的穩步推進(jìn)，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數量不斷增加，檔案管理工作的任務(wù)越來(lái)越繁重�？蒲袉挝粰n案管理部門(mén)必須配合本單位科研事業(yè)的整體發(fā)展，為科研提供服務(wù)支撐。因此，科研單位檔案數字化建設必須與時(shí)俱進(jìn)，提到議事日程，納入發(fā)展規劃。

　　一、科研單位檔案數字化建設的意義

　　檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，并圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統，構成一個(gè)檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢(xún)、復制、利用的良性運轉體系。檔案數字化建設不僅是必要的，更是迫切的，數字化建設必然成為今后檔案管理的重中之重。

　�。ㄒ唬� 科研單位檔案數字化建設有助于提高工作效率。在科研單位，一個(gè)科研項目研究成功并驗收后，新生成檔案的內容涉及方方面面，存檔后還有可能被多次借閱利用，同時(shí)需要必要的日常維護。檔案部門(mén)在檔案管理、利用過(guò)程中，需要對科研檔案進(jìn)行詳細的類(lèi)別劃分，需要分析各類(lèi)檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。隨著(zhù)存儲年限、重要程度、檔案質(zhì)量等方面的變化，檔案文件還會(huì )繼續產(chǎn)生相應的存檔變動(dòng)。這些細致和復雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財力，更會(huì )使工作效率受到影響，不能滿(mǎn)足科研人員的服務(wù)需求。實(shí)施檔案管理的`數字化建設，能夠將傳統管理方式下繁瑣的人工操作解放出來(lái)，用更加高效的方式推進(jìn)檔案管理。

　�。ǘ�）科研單位檔案數字化建設有助于提升管理質(zhì)量。

　　在人工管理檔案的環(huán)境下，有的檔案在查閱后并不是科研人員所需要的內容，還需要進(jìn)行新一輪的相關(guān)查閱。檔案的頻繁使用和查閱會(huì )使原始文件逐漸損耗，甚至發(fā)生部分文件丟失的問(wèn)題。而且在科研單位中，有部分檔案應進(jìn)行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強烈的責任感，檔案使用者也應具備責任意識。通過(guò)數字化建設，對檔案的基本內容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和泄密，使檔案借閱更有針對性，日常維護也能根據檔案的類(lèi)別及時(shí)開(kāi)展，從而使檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

　　二、科研單位檔案數字化建設的措施

　　為了加速推進(jìn)科研單位檔案工作的數字化建設，檔案管理部門(mén)應將數據庫系統設計、標準化研究、安全防范措施作為建設的首要任務(wù)，盡快鋪平數字化建設的道路，推動(dòng)現有管理工作的轉型。

　�。ㄒ唬┰O計科學(xué)高效的數據庫管理系統。數據庫是檔案管理數字化建設的基礎，也是最重要的工作。數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過(guò)程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止數字化管理的漏洞出現。檔案生成后應及時(shí)和數據庫建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時(shí)間、保密級別、維護要求進(jìn)行詳細的登記，生成序列號。當數據庫建立后，檔案管理人員應當變革保存方式，形成以傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，對檔案實(shí)行掃描和著(zhù)錄，完成數字化存儲，方便日后查閱。

　�。ǘ�）確立檔案管理數字化建設的標準。數字化建設的進(jìn)程中，科研單位傳統的檔案管理制度已經(jīng)不能適應改革和發(fā)展的需求。在數據庫設計以外，數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類(lèi)別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協(xié)同一致，共同在新的管理標準下開(kāi)展工作。

　�。ㄈ�）制定數字化管理的安全防范機制。安全防范主要是對檔案使用和管理的權限進(jìn)行約定，以及相關(guān)的安全監控。隨著(zhù)檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過(guò)檔案文件加密、文件防寫(xiě)、網(wǎng)絡(luò )監控等措施確保檔案的安全，一旦發(fā)現問(wèn)題，也能追根溯源。

　　科研單位開(kāi)展檔案數字化建設，既滿(mǎn)足了科研單位現實(shí)發(fā)展的需求，又有利于單位長(cháng)遠規劃的決策�？蒲袉挝恢挥锌朔�困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會(huì )和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為科研事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)。

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