書(shū)信的十點(diǎn)原則

　　1.這封信是不是有必要寫(xiě)？除非它是達成目標的最佳方式，否則不要輕易送出一封信。信函的第一段應該“鉤起”。閱信人的注意力。你做到了沒(méi)有？

　　2.你的信息是否力求清晰易懂，簡(jiǎn)短扼要？許多職業(yè)作家都愛(ài)將“話(huà)多不甜”掛在口上。如果你的信超過(guò)一頁(yè)篇幅，可能就太長(cháng)了。

　　3.確定你沒(méi)有拼錯或叫錯收信人的姓名和職銜。當你應該提到某人的業(yè)務(wù)頭銜或特殊職稱(chēng)（例如對律師的稱(chēng)謂Esq.[士紳]和對會(huì )計師的稱(chēng)謂C.P.A[執業(yè)會(huì )計師])時(shí)，要使用正確的格式。你這封信是要寄給一位律師，信封上的名銜就要寫(xiě)成Steven H.Shenando,Esq.，而不是Mr.Steven H.Shenando,Esq.。如果你搞不清楚正確的格式，不妨打電話(huà)到這位律師的事務(wù)所，請他的秘書(shū)為你解惑。如果你已有許久未與某人聯(lián)系，他的頭銜可能有所變更，就更要問(wèn)清楚。

　　4.信中"空白"留得夠不夠？當一封信寫(xiě)得密密麻麻，顯得十分擁擠，缺乏空隙，閱信人或許會(huì )懶得去讀，或讀得不夠用心。

　　5.信箋的選擇應該與信息相輔相成。如果你想傳達的.是一則嚴肅的信息，信箋和信封就不該投射出嘻笑玩鬧的形象。請千萬(wàn)別選用花紋%圓點(diǎn)或狂野奔放的色彩，不尋常的圖形或印制的花樣必須與書(shū)信意旨相關(guān)。

　　6.書(shū)信經(jīng)過(guò)真人親筆簽名嗎？一封信若署名為，文學(xué)委員會(huì )�；�，顧問(wèn)委員會(huì )。，則絲毫不具分量。署名的意義就是發(fā)信人表示對信件內容負責，不但要簽上本名，姓氏也不該忽略，讓收信人一目了然，在回信時(shí)確知應與何人聯(lián)系"

　　7.如果你的信必須用上第二張信紙，而第二張內容只有信函的署名，請務(wù)必將第二頁(yè)棄置不用，重新編輯原文，讓第一頁(yè)能夠納入署名，或者將原文內容延長(cháng)增添，令最后一頁(yè)的內容充實(shí)飽滿(mǎn)，別只包含了“祝好”或“某某人敬上”。

　　8.檢查句法和標點(diǎn)。逗點(diǎn)是否適當？如果你問(wèn)了一個(gè)問(wèn)題，有沒(méi)有忘了使用問(wèn)號？思路是否清晰，段落是否分明？案牘手冊須具現代風(fēng)格，并應勤加查閱"

　　9.再度檢核事實(shí)和數據，確保真實(shí)無(wú)誤。

　　10.如果信中提及附加其他資料或檔案，附件應齊備。

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