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公共基礎知識公文寫(xiě)作基礎知識
公文寫(xiě)作,是指公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作,是文件的擬稿工作, 它是機關(guān)制發(fā)文件的第一個(gè)工作環(huán)節。以下是由小編整理公共基礎知識公文寫(xiě)作基礎知識,希望大家喜歡!
公共基礎知識公文寫(xiě)作基礎知識
一、公文寫(xiě)作知識——公布性文件的特點(diǎn)
公布性公文的一般特點(diǎn)是:公文一經(jīng)形成即直接公之于眾,無(wú)保密要求;受文者不僅包括各種機關(guān)團體等社會(huì )組織,而且包括個(gè)人甚至主要是個(gè)人;所涉及事項性質(zhì)重要且具有普遍意義或重復發(fā)生的特點(diǎn);除少部分公文為重要消息只需國內或國內國外各方面廣泛知曉外,大部分公文對有關(guān)方面的行為具有強制約束力,要求嚴格遵守施行;有關(guān)規范多為 政策且是反復適用的,所涉及的是多數人和普遍性事務(wù)而非特定具體的人或事,有效適用期限雖不如規范性公文長(cháng),但比一般的領(lǐng)導指導性公文要長(cháng)遠;公文公布形式多樣,可直接張貼、廣播,可在報刊上發(fā)表。
二、公文寫(xiě)作知識——公告
公布性文件的一種,用于向國內外宣布重要事項。在我國政府機關(guān),凡重要人物逝世;黨和國家重要領(lǐng)導人出訪(fǎng);召開(kāi)重要會(huì )議;頒行重要法律;形成重要決議或決定;出現重要人事變動(dòng);出現一些為世界矚目的重要事件;形成關(guān)涉國內外有關(guān)方面的重要政策或決策并需要直接向國內外宣布時(shí),都可使用公告。
公告的正文大都比較簡(jiǎn)短,通常只說(shuō)明:何時(shí),何地,為了什么或根據什么,已經(jīng)或將要發(fā)生或形成什么即可。只有少數文件涉及細節(如注意事項,詳盡的政策規定等)。 公告常以“現予公告”作結,文末成文日期之后應標注“于××(地名)”。
三、公文寫(xiě)作知識——通告
公布性文件的一種,用于在一定范圍內公布需由有關(guān)人員遵守或周知的事項。
公布需有關(guān)人員周知的事項的通告,主要是使受文者了解重要情況、重要消息,因此,文中不提出直接的執行要求,這種通告的正文一般包括:行文的根據或目的、有關(guān)消息、情況的具體內容(對象、過(guò)程、結果、原因、主張、有關(guān)政策的內容及實(shí)施的時(shí)間、范圍等),結語(yǔ),常用結尾詞“特此通告”等表達。
公布需有關(guān)人員遵守的事項的通告,主要是向受文者交代需要其遵照執行的政策、措施及其他有關(guān)的行為規范。這些事項不僅需廣泛知曉同時(shí)還以強制力令其遵行。應遵事項通告的正文主要包括:行文根據或目的;應遵事項的具體內容(一般為條文式);對遵行有關(guān)事項的基本要求和對違反者的處置辦法,以及公文正式實(shí)施的時(shí)間。有時(shí)也以“特此通告”等結尾詞作結。
四、公文寫(xiě)作知識——公文的格式主體部分
主體部分又稱(chēng)行文部分,這一部分是指紅色反線(xiàn)(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統稱(chēng)。主體部分由公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標識、附注等要素組成。
(1)標題。公文標題一般由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部分構成。它位于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱(chēng),間距恰當。公文標題除法規、規章名稱(chēng)等可加書(shū)名號外,一般不用標點(diǎn)符號。在撰寫(xiě)公文標題時(shí),發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)要寫(xiě)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng),如果文件首頁(yè)有發(fā)文機關(guān)標識,其標題可省略發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)。事由是標題的主題部分,應準確、簡(jiǎn)煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類(lèi)名稱(chēng),用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標題通常有四種形式:一是發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三個(gè)要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個(gè)要素構成的公文標題。三是發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)和公文文種兩個(gè)要素構成的公文標題。四是只標明文種的公文標題。
(2)主送機關(guān)。主送機關(guān)是負有公文主要處理責任的受文機關(guān)。主送機關(guān)名稱(chēng)應當使用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。上行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān),如需要同時(shí)報送另一上級機關(guān),可用抄送形式。下行文可以有若干機關(guān)。有些公文,如周知性公文可以省略此項。主送機關(guān)的書(shū)寫(xiě)位置是:標題下空1行,左側頂格用3號仿宋字標識,回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送。
(3)正文。正文是公文的核心部分,用來(lái)表達公文的具體內容,體現發(fā)文機關(guān)的意圖。
正文的結構一般由開(kāi)頭、主體和結尾三部分組成。開(kāi)頭部分用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言寫(xiě)明發(fā)文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心,主要寫(xiě)明公文的內容或事項,做到重點(diǎn)突出,意見(jiàn)具體、明確,敘述有條理。結尾部分根據文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫(xiě)法。這一部分后面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書(shū)寫(xiě)位置是:主送機關(guān)名稱(chēng)下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。
(4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料,有的附件是實(shí)物如照片、圖表等,應當注明所附材料的名稱(chēng),件數。附件是為了避免正文過(guò)長(cháng)的內容隔裂而附,對正文起說(shuō)明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文,附件是文件的主體內容,正文僅起批準、發(fā)布和按語(yǔ)的作用。許多法規性文件就是這樣。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”,后標全角冒號和名稱(chēng)。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件:1.×××××”);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件應與公文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時(shí)標識序號;附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(5)成文日期。公文成文日期一般以機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準;法規、規章類(lèi)公文以依法批準的時(shí)間為準;聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。
成文日期要用漢字標注,并將年、月、日標全,“零”寫(xiě)為“O”。
(6)公文生效標識。公章是公文生效的標志。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng),只標識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜,端正、居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色。當印章下弧無(wú)文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線(xiàn)壓在成文時(shí)間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應將成文時(shí)間拉開(kāi),左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切,相距不超過(guò)3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現空白印章,應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時(shí)間。
(7)附注。附注是指需要附加說(shuō)明的事項。如需解釋的名詞術(shù)語(yǔ),或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文時(shí)間下一行。
公文寫(xiě)作最基礎的知識和公文寫(xiě)作格式
1、寫(xiě)作基礎知識
主題是文章的統帥和綱領(lǐng),是文章的核心;主題源于材料,主題不能先行,必須從實(shí)際出發(fā),從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現表式主要有:
、僦苯雨U述;
、趩我患;
、垡砸庖鄯;
、芷跃右;
、萆朴脴祟}。
文章結構安排的環(huán)節主要包括:選擇角度;設置線(xiàn)索;安排層次;劃分段落;設計開(kāi)頭與結尾;處理過(guò)渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹(嚴密精細,無(wú)懈可擊)、自然(順理成章,開(kāi)闔自如)、完整(勻稱(chēng)飽滿(mǎn),首尾圓合)、統一(和諧一致,通篇一貫,決不相互抵觸,自相矛盾)
文章常用的表達方法有敘述、描寫(xiě)、議論、說(shuō)明,其中議論的方法又可具體分為:
、倮C法;
、谟髯C法;
、垲(lèi)比法;
、軐Ρ确;
、莘瘩g法;
、逇w謬法。
語(yǔ)言運用的基本要求:合體、得體,準確、順達,簡(jiǎn)潔、明快,生動(dòng)、有力。
2、公文的特點(diǎn)和種類(lèi)
公文,也稱(chēng)公務(wù)文件,是在社會(huì )活動(dòng)中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄,其區別于圖書(shū)、情報、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有:
、儆煞ǘㄗ髡咧瓢l(fā);
、诰哂蟹ǘǖ默F實(shí)執行效用;
、劬哂幸幏兜捏w式;
、苈男蟹ǘǖ某绦。
根據不同的標準,公文可從不同角度進(jìn)行如下分類(lèi):
(1)根據形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域,公文可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩類(lèi)。
(2)根據內容涉及國家秘密的程度,公文可分為對外公開(kāi)、限國內公開(kāi)、內部使用、秘密、機密、絕密六類(lèi)
(3)根據行文方向,公文可分為上行文、下行文、平行文三類(lèi)。
(4)根據內容的性質(zhì),公文可分為規范性、領(lǐng)導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。
(5)根據處理時(shí)限的要求,公文可分為平件、急件、特急件三類(lèi)。
(6)根據來(lái)源,在一個(gè)機關(guān)內部可將公文分為收文、發(fā)文兩類(lèi)。
3、政府系統的通用公文文種
(1)規范性文件
條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統的規定,國務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府的規章不得稱(chēng)“條例”。
規定。用于對某一方面的行政工作作部分的規定。
辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規定。
(2)領(lǐng)導指導性文件
命令(令)。用于依照有關(guān)法律規定發(fā)布行政法規和規章;宣布旅行重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷(xiāo)下級機關(guān)不適當的決定。
決定。用于對重要事項或重大行動(dòng)作出安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導原則。
批復。用于答復下級機關(guān)的請示事項。
通知。用于批轉下級機關(guān)的公文,轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;發(fā)布規章;傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。
通報。用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要精神或情況。
(3)公布性文件
公告。用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(4)陳述呈請性文件
議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會(huì )或其常務(wù)委員會(huì )提請審議事項。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見(jiàn)或者建議,答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
調查報告。用于反映調查研究的成果,揭示事物的真相與規律。
(5)商洽性文件
函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題;向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(6)會(huì )議文件
會(huì )議紀要。用于記載和傳達會(huì )議情況和議定事項。
4、黨政機關(guān)的通用公文文體
(1)規范性文件
條例。用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規章制度。
規定。用于對特定范圍內的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規范。
(2)領(lǐng)導指導性文件
決議。用于經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)的重要決策事項。
決定。用于對重要事項作出決策和安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作,提出開(kāi)展工作的原則和要求。
意見(jiàn)。對于重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
通知。用于發(fā)布黨內法規、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執行或者周知的事項。
通報。用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
批復。用于答復下級機關(guān)的請示。
(3)公布性文件 公報。用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。
(4)陳述呈請情文件
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議,答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
(5)商洽性工作
函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題,向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(6)會(huì )議文件
會(huì )議紀要。用于記載會(huì )議主要精神和議定事項。
5、公文文體與結構常識
應用文體區別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實(shí)性、結構格式的規范性。
公文屬于特殊應用文,其區別于一般應用文的特殊性特征表現為:被強制性規定采用白話(huà)文形式;兼用議論、說(shuō)明、敘述三種基本表達方法。
公文的基本組成部分有:標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標志。
6、公文格式排版規定
保密等級:“絕密”“機密”“秘密”標注后,加“★”,必要時(shí)加期限(如機密★5年),3號或4號黑體。
緊急程度:“急”或“特急”,在保密等級下一行,字號字體同保密等級。
發(fā)文字號:位于文頭下方,居中;如有簽發(fā)人,居左,兩者排一行,3號或4號仿宋字。
簽發(fā)人:發(fā)文字號右側,空一格,字號字體同發(fā)文字號。
標題:標題由作事、事由、文種組成(可省),字數一般不超過(guò)50字;除出現法規、規章的標題外,不用書(shū)名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形,公文如經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)或批準的,應加題注,即用圓括號居中
附件:附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上,排出附件號。
注釋?zhuān)鹤⑨屌旁谌掌谙路,?號或小4號仿宋體。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具備正式公文效用,常有“討論稿”“征求意見(jiàn)稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。
(2)定稿。具備正式公文效用,是制作公文正本的標準依據。有法定的生效標志(簽發(fā)等)。
(3)正本。正本是格式正規并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權威性、有效性的標。
(4)試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。
(5)暫行本。在規定的暫行時(shí)間內具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本復份(與正本同時(shí)印刷)在外形上與正本沒(méi)有區別,具有相同的法律效用;作為復印件的公文副本(如抄本、復印件)不具備公文的法定效用,需加注“副本”字樣標記。
(7)修訂本?梢詷祟}結尾處標作:“(修訂本)”,也可在標題下做題注,在圓括號內注明“某年某月修訂”。
8、公文寫(xiě)作的基本要求
合“法”、求實(shí)、合體、簡(jiǎn)明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。
9、行文規則
可以采用越級行文方式的情況:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達會(huì )延誤時(shí)機造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問(wèn)題長(cháng)期未予解決;三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項;四是出現需要直接詢(xún)問(wèn)、答復或聯(lián)系不涉及被越過(guò)的機關(guān)職權范圍的具體事項;五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。
行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文,一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。
10、公文寫(xiě)作的語(yǔ)言運用
公文語(yǔ)言的特點(diǎn):莊重、準確、樸實(shí)、精練、嚴謹、規范。
b,如1912年(民國元年)。
數量表示時(shí),表示增加時(shí)用倍數或分數,表示減少時(shí)只能用分數。
11、各種文種的撰寫(xiě)
(1)規范性公文。規范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過(guò)或批準的日期、章題、正文;規范性公文的標題由事由(問(wèn)題)、文種兩部分構成;正文中開(kāi)始部分的制定目的是規范性公文的核心內容與指導性“綱領(lǐng)”。
(2)決定。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。
(3)決議。其性質(zhì)、功用與決定沒(méi)有大的差別,特點(diǎn)在于必須經(jīng)過(guò)會(huì )議討論通過(guò)或批準。
(4)通知。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。
(5)通報。標題由發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實(shí)性質(zhì)(情況)以及文種(通報)。
(6)批復。標題寫(xiě)明發(fā)文機關(guān)、事由、文種,必要時(shí)也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態(tài)度。
(7)通告。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構成,有時(shí)可省略事由或只標注文種。
(8)請示。標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由與文種構成。
(9)函。依格式正規、鄭重的程度,函有公函、便函之分;依行文主動(dòng)與否,函又可分為發(fā)函、復函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問(wèn)題的是公函;相對靈活(略去標題、發(fā)文字號等)并涉及一般具體事項的是便函。
12、公文處理的基本原則
(1)法制原則。指處理方法手段、程序手續、行為準則與方法規化、制度化。(2)實(shí)事求是原則;(3)全面技師原則;(4)時(shí)效原則;(5)集中統一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則;(8)簡(jiǎn)化原則
13、收文處理的一般過(guò)程
(1)公文的收受與分流
簽收。指履行規定的確認、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續后,收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式
外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后,對收文情況做簡(jiǎn)要記載。
啟封。外收文登記完成后,統一交由內收發(fā)人員,統一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導親啟。
內收文登記。由內收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。
分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)工作人員閱知辦理。
摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過(guò)程的重要文件編寫(xiě)文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數據資料。
(2)辦理收文
擬辦。由部門(mén)負責人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見(jiàn),供有關(guān)領(lǐng)導審核定奪。
批辦。機關(guān)領(lǐng)導者或部門(mén)負責人提出處置意見(jiàn)。
承辦。有關(guān)工作人員按意見(jiàn)具體處置公文所針對的事務(wù)和問(wèn)題。
注辦。由承辦人簽注公文承辦情況,以備忘待查。
(3)組織傳閱與催辦查辦
組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動(dòng)。
催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。
查辦。由公文處理管理機構或其他專(zhuān)門(mén)組織對重要公文實(shí)際執行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
(4)處置辦畢公文
包括:閱卷歸檔、清退、暫存、銷(xiāo)毀。
14、發(fā)文處理程序與方法
(1)文稿形成
擬稿。撰擬公文文稿。
會(huì )商。當公文內容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門(mén)的職權范圍,需征得其同意和協(xié)助。
核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)或會(huì )議通過(guò)前,由專(zhuān)人進(jìn)行全面核查。
簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導人或被授以專(zhuān)門(mén)權限的部門(mén)負責人對文稿終審核準之后,批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程
序的不同,簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì )簽等數種。
(2)公文的制作
注發(fā)。定稿形成后,批注繕寫(xiě)印發(fā)要求的活動(dòng),以使簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。
繕印。制作供對外發(fā)出的公文。
用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章,或請有關(guān)領(lǐng)導簽名。
(3)公文的對外傳遞
分裝。按規定具體揀配和封裝公文。
發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當的方式發(fā)給受文者。
(4)處置辦畢公文
包括:閱卷歸檔、暫存、銷(xiāo)毀。
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