淺析提高教學(xué)秘書(shū)對高職教學(xué)質(zhì)量的監控作用論文
[摘要]教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校的基層教學(xué)管理人員，是高職院校教學(xué)質(zhì)量監控的有力保障。本文淺析教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題和面臨的困難，結合自身工作實(shí)踐，淺談如何提高教學(xué)秘書(shū)對高職院校教學(xué)質(zhì)量的監控作用。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書(shū) 高職院校 教學(xué)質(zhì)量 監控作用
影響教學(xué)質(zhì)量的因素很多，不僅限于人才培養質(zhì)量，還包括與人才培養質(zhì)量相關(guān)的所有工作的質(zhì)量，如專(zhuān)業(yè)課程設置、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、教材選用、管理人員水平等教學(xué)環(huán)節。教學(xué)質(zhì)量監控是學(xué)校依據質(zhì)量標準對教學(xué)環(huán)節進(jìn)行的質(zhì)量檢查或評估，主要通過(guò)及時(shí)反饋信息，調整工作計劃，確保工作目標的有效實(shí)現�？梢哉f(shuō)，教學(xué)質(zhì)量監控是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要手段。
教學(xué)秘書(shū)又稱(chēng)教務(wù)員，是教務(wù)管理工作的具體執行者，也是教學(xué)質(zhì)量管理的落實(shí)者。教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中具有助手參謀、溝通協(xié)調、管理育人和信息管理等作用。他們最容易發(fā)現教學(xué)管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)參與教學(xué)檢查和評估等工作，可以為學(xué)院領(lǐng)導提供信息反饋和決策參謀，有利于進(jìn)一步監控學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
一、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題和面臨的困難
1、工作定位低，不受重視
教學(xué)秘書(shū)作為行政人員，一般不參與課堂教學(xué)工作。部分領(lǐng)導對教學(xué)秘書(shū)工作不能給予足夠的重視，同時(shí)對教學(xué)秘書(shū)的工作職責了解不全面，簡(jiǎn)易認為教學(xué)秘書(shū)就是打打字，接接電話(huà)，收發(fā)文件，服務(wù)廣大師生的，而忽略了其管理協(xié)調職能。當然還有基于傳統理念和習慣，部分老師把教學(xué)秘書(shū)定位為“保姆”，一些打印復印等事務(wù)都找教學(xué)秘書(shū)，在他們眼里只有低層次和教學(xué)水平很差的老師才會(huì )當教學(xué)秘書(shū)。
2、臨時(shí)性、重復性工作太多
隨著(zhù)高職院校二級教學(xué)管理的進(jìn)一步深化，很多常規工作重心下移，二級學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作量更大了。由于教學(xué)秘書(shū)工作本身就比較繁瑣，加上教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導雙重管理，教學(xué)秘書(shū)的臨時(shí)性和重復性工作越來(lái)越多了。教學(xué)秘書(shū)疲于應付各類(lèi)教學(xué)檢查和評價(jià)，如組織開(kāi)展學(xué)生座談會(huì )，統計分析調查問(wèn)卷等，這些以質(zhì)量監控為初衷的工作并沒(méi)有得到廣大師生的認同，大家都敷衍了事，導致很多工作流于形式，意義甚微。
3、進(jìn)修機會(huì )少，待遇相對偏低
教學(xué)秘書(shū)相對而言收入普遍偏低，即時(shí)同樣學(xué)歷、職稱(chēng)和工作年限，教學(xué)秘書(shū)的收入比普通老師和學(xué)生輔導員低不少。教師可以通過(guò)課程建設、項目申報、科研等獲得額外的'報酬，教學(xué)秘書(shū)則只能每個(gè)月拿固定工資。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)工作單一，不夠專(zhuān)業(yè)化，很難有進(jìn)修的機會(huì )；每天做著(zhù)繁瑣而機械的工作，個(gè)人的知識和能力很難有所提高和發(fā)揮，這也更加擴大了教學(xué)秘書(shū)與普通老師的差距。
4、易產(chǎn)生不良情緒，影響工作效率
教學(xué)秘書(shū)工作除重復性大，工作繁瑣又不受重視，碰上一些不講理的師生更加煩悶，加上收入低，教學(xué)秘書(shū)容易心里失衡，容易產(chǎn)生厭倦和自卑等不良情緒，會(huì )對心理健康造成負面因素，影響教學(xué)管理工作的有序運行。
二、如何提高教學(xué)秘書(shū)對教學(xué)質(zhì)量監控作用的幾點(diǎn)思考
1、明確角色定位，增強服務(wù)意識
在管理活動(dòng)中，管理系統包括管理主體、管理對象、管理過(guò)程和管理目標者四個(gè)方面，管理的主體是管理者，是管理系統的核心要素，對管理的運行起著(zhù)主導作用。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理隊伍中的基層人員，是教學(xué)管理活動(dòng)的主體之一。在《浙江省高等學(xué)校教學(xué)管理基本要求（試行）》中明確指出：在院（系）級教學(xué)管理機構中，院長(cháng)（系主任）全面負責院（系）的教學(xué)管理和教學(xué)研究等工作，是院（系）教學(xué)質(zhì)量的第一責任人；分管教學(xué)的副院長(cháng)（副主任）主持日常工作，是院（系）教學(xué)質(zhì)量的直接負責人。院（系）應設專(zhuān)職教學(xué)秘書(shū)或教務(wù)員，在分管教學(xué)院長(cháng)（系主任）的領(lǐng)導下，處理日常教學(xué)行政工作并做好教學(xué)運行狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調查了解工作。由此可見(jiàn)，教學(xué)秘書(shū)是從屬于教學(xué)管理部門(mén)，輔助教學(xué)院長(cháng)實(shí)施教學(xué)管理工作的人員。
教學(xué)管理的最終目的是保證提高教學(xué)質(zhì)量。一方面，教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理人員要樹(shù)立正確全面的質(zhì)量觀(guān)，積極協(xié)助院領(lǐng)導進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查，加強教學(xué)信息反饋過(guò)程的管理，按時(shí)或不定時(shí)的抽查學(xué)生作業(yè)，召開(kāi)師生座談會(huì )，了解教學(xué)方法與教學(xué)效果。另一方面，教學(xué)秘書(shū)在教務(wù)處的指導下，協(xié)助分院領(lǐng)導對教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習質(zhì)量定期展開(kāi)評價(jià)，開(kāi)展教學(xué)工作評價(jià)，明確目標，抓好基礎，突出重點(diǎn)，堅持“以評促建，重在建設”的原則，堅持教學(xué)工作評價(jià)經(jīng)�；c制度化，實(shí)現教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結合。
教學(xué)管理是以服務(wù)廣大師生為終旨，因此我們在管理工作中要增強服務(wù)意識。教學(xué)秘書(shū)工作接觸最多就是師生，所以提高工作效率的同時(shí)需要為廣大師生提供便利，端正態(tài)度，加強服務(wù)意識。比如排課時(shí)全面考慮老師的具體情況，盡量合理安排上課時(shí)間，做到公私分明同時(shí)協(xié)調好與教師的關(guān)系；此外與學(xué)生接觸中態(tài)度要親和，不要對學(xué)生趾高氣揚。良好的同事關(guān)系，和諧的工作氛圍，是順利開(kāi)展教學(xué)工作的重要前提，便于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)有序、高效地運行。
2、轉變工作方法，優(yōu)化工作流程
由于教學(xué)秘書(shū)工作繁雜，涉及的面較廣，因此教學(xué)秘書(shū)要理順工作思路，提高辦事效率。
零缺點(diǎn)管理，在工、衛制造界得到廣泛推廣和應用。它的基本思想是第一次就把事情做好，將追求質(zhì)量作為一種管理藝術(shù)，可以避免那些浪費在補救工作上的時(shí)間、金錢(qián)和精力，不會(huì )每天出現層出不窮的質(zhì)量問(wèn)題。其理念是“第一次就把事情做對，永遠是比較便宜的”。零缺點(diǎn)管理的核心一是要有標準，二是強調執行標準的過(guò)程。教學(xué)秘書(shū)在工作中可以借鑒“零缺點(diǎn)管理”思想，根據教學(xué)工作安排，制定工作目標，優(yōu)化工作流程，盡可能一次性完成工作，減少日后修補工作時(shí)間。
教學(xué)管理工作以學(xué)期為單位，因此具有一定的重復性和規律性，因此教學(xué)秘書(shū)在工作中要摸索規律，了解處理重復性工作的標準方法，規定各項管理活動(dòng)的時(shí)間先后順序，優(yōu)化工作流程，使各項工作有序進(jìn)行。例如期末考試工作，教學(xué)秘書(shū)先將學(xué)期各門(mén)課程按考試課和考查課進(jìn)行分類(lèi)統計，結合考試改革課程，在考試的前兩周通知所有任課教師做好期末出卷和自查試卷難易程度工作；同時(shí)嚴格試卷審批手續，在專(zhuān)任教師將試卷交由教研室主任及分管教學(xué)領(lǐng)導簽字后，教學(xué)秘書(shū)在印刷試卷之前需協(xié)助檢查試卷的格式、難度和區分度，加強試題印制和分發(fā)、保密工作，保證考試的信度和效度。在統一調配期末考試老師監考時(shí)，應全面考慮老師的個(gè)人情況，在不影響考試工作順利進(jìn)行的同時(shí)照顧個(gè)別家里有事、年紀大、懷孕、哺乳期的老師，工作中應盡量做到人性化。關(guān)鍵的還有嚴格考試過(guò)程管理工作，考試前向每個(gè)監考老師傳達教務(wù)處和二級分院關(guān)于嚴格考風(fēng)、考紀的宣傳，考試中檢查巡考領(lǐng)導、監考教師的到位情況，考后檢查教師的成績(jì)評定。
3、加強學(xué)習，提高專(zhuān)業(yè)化水平
知識結構單一，本科學(xué)歷層次，管理水平停留在“事務(wù)性”、“經(jīng)驗性”階段，難以實(shí)現“專(zhuān)業(yè)化”是目前大多教學(xué)秘書(shū)普遍存在的問(wèn)題。理想的教學(xué)秘書(shū)不但需要了解和掌握高等教育和高校管理的一些基本知識，還要了解所在院系的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、課程體系和教學(xué)方法等，同時(shí)還要了解公共關(guān)系學(xué)，心理學(xué)，秘書(shū)學(xué)，管理學(xué)等相關(guān)知識。因此教學(xué)秘書(shū)在工作之余，要加強學(xué)習，努力完善自己的知識結構。
除了理論知識以外，教學(xué)秘書(shū)還要在工作中培養自己的統籌能力、協(xié)調和溝通能力、寫(xiě)作和表達能力。在工作中要要勤于總結和思考，開(kāi)展自我批評，更加清楚地認識自己，了解自己的優(yōu)缺點(diǎn)，揚長(cháng)避短，提高工作效率。做到加強自身教學(xué)管理知識同時(shí)提高管理協(xié)調能力。
教學(xué)秘書(shū)要積極主動(dòng)爭取各種進(jìn)修和培訓機會(huì )，努力提高專(zhuān)業(yè)化水平，爭取像廣大教師一樣，持證上崗。如近兩年教育部高等教育司組織的《全國高等職業(yè)院校院系教學(xué)秘書(shū)高級培訓班》，有利于教學(xué)秘書(shū)更好地了解高職教學(xué)管理的內涵、規律、方式和方法等，提高其專(zhuān)業(yè)化水平，培訓結束還可以獲得國家“秘書(shū)職業(yè)資格”證書(shū)。
4、調整工作態(tài)度，改變不良心理
首先，轉變觀(guān)念，認識到工作不分貴賤，只是分工不同而已，明白自己從事的是一份平凡而高尚的職業(yè)。教學(xué)秘書(shū)對教學(xué)計劃管理，學(xué)籍管理和考務(wù)管理等工作起著(zhù)承上啟下的紐帶作用，是學(xué)校教學(xué)工作正常運行的骨干力量。
其次，要增強自律意識，提高工作責任心。教學(xué)秘書(shū)工作一定要耐心、細心，稍有疏忽，容易造成教學(xué)事故。如課表教室沖突，教材漏訂，考試時(shí)間沖突、考試教室沖突等。教學(xué)工作是學(xué)校工作的中心，教學(xué)管理水平直接影響教學(xué)質(zhì)量。故而教學(xué)秘書(shū)要做好本職工作，服務(wù)廣大師生是責無(wú)旁貸的；即時(shí)面對工作中的委屈，把它當做對我們個(gè)性和能力的一次挑戰，盡快調整情緒投入工作。
最后，排除一些不合理的信念，如“所有人都應該喜歡我”、“問(wèn)題只有一個(gè)正確的解決辦法”、“這項任務(wù)我不做自然也會(huì )有人做”等。不要太在意別人的看法，不要怨天尤人，機會(huì )也要靠自己去爭取，只有這樣才能輕松工作。
綜上所述，教學(xué)秘書(shū)要明確角色定位，有意識地培養樂(lè )觀(guān)、愉悅的心境，精神飽滿(mǎn)、熱情自信，在工作之余加強學(xué)習，提高個(gè)人素養和工作專(zhuān)業(yè)化水平，改變不良心理，調整心態(tài)，這樣就能輕松地對待工作中出現的問(wèn)題和面臨的困難，進(jìn)一步發(fā)揮自己對提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用。
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