淺談遠程開(kāi)放教育學(xué)生學(xué)籍管理探索論文
論文關(guān)鍵詞:開(kāi)放教育 學(xué)籍管理 信息化
論文摘要:學(xué)籍管理是教學(xué)管理中的重要組成部分，文章分析了成人高等教育學(xué)籍管理的現狀，針汁目前電大開(kāi)放教育學(xué)籍管理的特點(diǎn)以及面臨的問(wèn)題，從多個(gè)角度提出了如何解決這些問(wèn)題的看法。論述了開(kāi)放教育學(xué)籍管理在電大實(shí)施戰略中的重要意義。
“學(xué)籍”專(zhuān)指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考人學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養過(guò)程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習成績(jì)的評定與遷移為中心的考核與管理。成人教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的學(xué)生相對分布松散，學(xué)生層次差異較大，使得成人教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。正如一些專(zhuān)家所指出的:“重視學(xué)籍管理，明確成人教育學(xué)籍管理的基本原則和內容，進(jìn)一步完善管理體制，加強學(xué)籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質(zhì)量，具有重大的現實(shí)意義。
現代遠程教育是隨著(zhù)現代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的教育模式，它利用網(wǎng)絡(luò )和信息技術(shù)的手段使得傳統教育向教育的開(kāi)放性、廣泛性和終身性發(fā)展。目前中央廣播電視大學(xué)的開(kāi)放教育就是現代遠程教育的一種模式，其本質(zhì)是人人享有終身接受教育的權利。意味著(zhù):教育對象的開(kāi)放;教育觀(guān)念開(kāi)放;教育資源開(kāi)放;教育過(guò)程開(kāi)放。正是由于這些特點(diǎn)電大的開(kāi)放教育實(shí)行完全學(xué)分制管理，具有允許學(xué)生自主選課，選擇學(xué)習時(shí)間及個(gè)性化考試等特點(diǎn)，體現了對學(xué)生個(gè)性化服務(wù)的教學(xué)管理制度。但正是這種教學(xué)管理模式給傳統的學(xué)籍管理方式帶來(lái)了新的挑戰。
一、開(kāi)放教育學(xué)籍管理主要內容
1.新生人學(xué)注冊管理:學(xué)生人學(xué)參加電大統一的人學(xué)測試，經(jīng)過(guò)資格審核后報教育部學(xué)生司備案，同時(shí)將新人學(xué)的學(xué)生基本信息導入教務(wù)管理系統統一生成學(xué)號，建立開(kāi)放教育學(xué)生基本電子學(xué)籍檔案。
2.學(xué)籍異動(dòng)工作管理:所謂學(xué)籍異動(dòng)是指學(xué)生因工作調動(dòng)，搬遷等原因申請的轉學(xué)、轉專(zhuān)業(yè)。學(xué)籍異動(dòng)經(jīng)學(xué)員自己提出申請，經(jīng)過(guò)教學(xué)點(diǎn)和省電大批準上報中央電大備案同時(shí)建立電子異動(dòng)記錄檔案。
3.課程注冊管理:學(xué)生人學(xué)后每個(gè)學(xué)期在專(zhuān)業(yè)規則的指導下根據自己的實(shí)際情況選擇本學(xué)期需要學(xué)習的課程進(jìn)行注冊學(xué)習。各教學(xué)點(diǎn)根據學(xué)生的課程注冊信息開(kāi)設課程并將數據匯總上報省電大，省電大匯總各地市數據上報中央電大。課程注冊是每個(gè)學(xué)期教務(wù)管理工作的核心，是教材征訂，教學(xué)、考試安排及收費的基礎和依據。
4.畢業(yè)、學(xué)位審核:指學(xué)生修滿(mǎn)教學(xué)計劃規定的學(xué)分后，達到畢業(yè)年限由教學(xué)點(diǎn)上報到省電大進(jìn)行畢業(yè)資格審核，省電大審核后將結果上報中央電大進(jìn)行終審，最后由中央電大為學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書(shū)，達到學(xué)位條件的學(xué)生授予學(xué)位。
二、開(kāi)放教育學(xué)籍管理的主要特點(diǎn)
1.個(gè)性化管理:現代遠程開(kāi)放教育的特點(diǎn)是教育不受空間和時(shí)間的限制，教學(xué)上利用多媒體和計算機網(wǎng)絡(luò )資源，教學(xué)形式上由原來(lái)以教為主變成以學(xué)為主，學(xué)生根據自己的情況選擇學(xué)習方式和學(xué)習時(shí)間進(jìn)行自主學(xué)習和個(gè)別化學(xué)習等。根據上述特點(diǎn)電大目前的學(xué)籍管理制度實(shí)行的是完全學(xué)分制的管理模式，允許學(xué)生自由選課，淡化了傳統的班級管理，逐步實(shí)現了從傳統的班級管理到學(xué)生的個(gè)別化管理。
2.管理的信息化和現代化:為滿(mǎn)足學(xué)生個(gè)性化學(xué)習需要，電大學(xué)籍管理工作中充分地利用了計算機和網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)等先進(jìn)手段開(kāi)發(fā)了多個(gè)教務(wù)管理和學(xué)籍管理的系統軟件，提高了工作效率和管理水平，轉變了管理觀(guān)念、改革了傳統的管理方式實(shí)現學(xué)籍管理手段的現代化和信息化。
三、目前電大學(xué)籍管理中存在的問(wèn)題
雖然開(kāi)放教育的學(xué)籍管理使用了先進(jìn)的管理手段，但是由于實(shí)行學(xué)生自主選課，個(gè)別化管理，也給學(xué)籍管理工作帶來(lái)了一些問(wèn)題:
1.入學(xué)注冊數據帶來(lái)的問(wèn)題:人學(xué)的電子注冊數據是學(xué)籍管理中的一個(gè)重要的環(huán)節，教育部實(shí)行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊后，人學(xué)的電子注冊數據是學(xué)生人學(xué)資格、畢業(yè)審核、學(xué)歷上網(wǎng)的主要數據來(lái)源和依據，但是由于招生人學(xué)時(shí)間緊，教學(xué)點(diǎn)分散，操作人員疏忽等原因帶來(lái)了人學(xué)電子注冊數據的不準確性。數據的不完整、不準確直接影響學(xué)生畢業(yè)證書(shū)的頒發(fā)和學(xué)歷證書(shū)的網(wǎng)上認證，給后續的一系列工作帶來(lái)了很大的麻煩。
1.自主選課和課程注冊帶來(lái)的問(wèn)題:完全學(xué)分制允許學(xué)生自主選課打破了傳統的班級管理的方式，但是部分學(xué)生自主選課時(shí)不根據專(zhuān)業(yè)規則要求存在多選、漏選、誤選的情況。另外由于開(kāi)放教育辦學(xué)層次、專(zhuān)業(yè)和課程的多樣性，同一門(mén)課程在不同專(zhuān)業(yè)規則中的學(xué)分和收費標準的不同給學(xué)籍管理的選課和注冊工作帶來(lái)了很大難度，學(xué)籍管理人員需要花費大量的.時(shí)間統計、核實(shí)和修正學(xué)生的選課注冊數據。由于課程的設置和專(zhuān)業(yè)規則制定的不科學(xué)、不嚴謹性，使得課程注冊工作流程過(guò)于繁瑣，制約了完全學(xué)分制的實(shí)行。
2.成績(jì)和畢業(yè)審核的問(wèn)題:開(kāi)放教育的教務(wù)管理實(shí)現了考試過(guò)程和成績(jì)管理工作的計算機信息化管理，大大減輕了考試工作人員的工作任務(wù)，但是由于辦學(xué)層次和專(zhuān)業(yè)的多樣性，出現部分相近名稱(chēng)課程的ID(課程代碼，ID不同則代表不同課程)不同但是試卷相同的情況，而計算機系統只認ID不認中文名稱(chēng)，造成部分學(xué)生考試完后成績(jì)得不到認證。這給學(xué)籍管理中的畢業(yè)審核工作帶來(lái)了麻煩也影響到了畢業(yè)證書(shū)發(fā)放的進(jìn)度。
四、通過(guò)對開(kāi)放教育學(xué)籍管理工作分析，我們從實(shí)踐出發(fā)本著(zhù)以人為本，一切為了學(xué)生利益的思想對學(xué)籍管理工作，提出以下改革意見(jiàn)和想法。
1、學(xué)籍管理規定的詳細化、公開(kāi)化和透明化
學(xué)籍管理工作是一個(gè)涉及部門(mén)比較多的崗位，涉及的因素也很多，各部門(mén)的管理人員教師和學(xué)生對學(xué)籍管理制度了解不深，在處理問(wèn)題的時(shí)候不按管理規定的要求，使得管理效率低下。因此必須制定一套符合電大成人開(kāi)放教育特點(diǎn)的詳細學(xué)籍管理規定和相關(guān)文件匯編，另外建立專(zhuān)門(mén)學(xué)籍管理制度和文件查詢(xún)網(wǎng)站供學(xué)生和教師查詢(xún)，組織相關(guān)人員以各種形式學(xué)習文件精神，特別是提高學(xué)生對學(xué)籍管理和專(zhuān)業(yè)規則中的相關(guān)內容的了解是減少錯誤的必要手段。達到規章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的詳細化、公開(kāi)化和透明化。
2、規范課程的設置和專(zhuān)業(yè)規則的制定
對開(kāi)放教育的課程開(kāi)設進(jìn)行嚴格的審核，包括必修和選修課，盡量做到能合并的課程進(jìn)行合并，同一課程在不同專(zhuān)業(yè)應使用同樣的教材和試卷等，避免引起混淆。規范課程在不同專(zhuān)業(yè)中的學(xué)分設置等。對專(zhuān)業(yè)規則的制定嚴格把關(guān)，做到相對穩定。逐步使課程注冊工作由過(guò)去的按年級專(zhuān)業(yè)制定收費標準過(guò)渡到以課程為收費標準。
3、加強學(xué)生選課工作的輔導和檢查制度
完全學(xué)分制后允許學(xué)生自主選課，但是學(xué)生對專(zhuān)業(yè)課程不甚了解存在先選和誤選情況。應該建立完善的選課制度，不是把這個(gè)工作簡(jiǎn)單地交給學(xué)生，而應在每個(gè)專(zhuān)業(yè)設立多位專(zhuān)業(yè)教師作為輔導員，公開(kāi)聯(lián)系方式，在公開(kāi)網(wǎng)站上對所有專(zhuān)業(yè)的課程內容進(jìn)行詳細說(shuō)明，對課程學(xué)習的先后順序進(jìn)行說(shuō)明，使得每個(gè)學(xué)生在詳細了解本專(zhuān)業(yè)課程設置以后再安排專(zhuān)業(yè)輔導員指導他們進(jìn)行選課。另外每個(gè)教學(xué)點(diǎn)的管理人員要詳細核對學(xué)生的選課結果，如有錯誤及時(shí)進(jìn)行修正。
4、加強學(xué)籍檔案資料的管理
學(xué)籍檔案包括個(gè)人檔案和整體檔案。個(gè)人檔案是為每個(gè)學(xué)生設立的檔案信息如學(xué)生基本信息表、學(xué)籍卡等，整體檔案是針對某個(gè)年級專(zhuān)業(yè)的學(xué)生設立的檔案如錄取花名冊和畢業(yè)生花名冊、成績(jì)冊等。學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教務(wù)管理的基礎性和關(guān)鍵性工作，因此保存好原始資料并建立學(xué)生電子檔案庫是學(xué)籍管理的重要工作。在實(shí)際操作的過(guò)程中每個(gè)學(xué)期派專(zhuān)人收集學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料并歸類(lèi)編號按順序存放，同時(shí)根據紙質(zhì)檔案通過(guò)開(kāi)發(fā)的系統管理軟件建立和完善電子檔案以方便信息的查詢(xún)和發(fā)布。
5、改革畢業(yè)審核工作流程
畢業(yè)審核環(huán)節處于教務(wù)管理工作的“出口”位置，直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)和教務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。由于中央電大系統學(xué)生數量龐大，每個(gè)學(xué)期畢業(yè)證書(shū)辦理日期都較長(cháng)，為使畢業(yè)生在最快的時(shí)間拿到畢業(yè)證書(shū)，改革畢業(yè)審核工作流程，加快畢業(yè)審核進(jìn)度是學(xué)籍管理的重要工作。
因此每個(gè)學(xué)期考試結束后，應立刻對當期需要畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)初審，將名單盡快發(fā)放到教學(xué)點(diǎn)核對，同時(shí)梳理相關(guān)問(wèn)題，與考務(wù)和專(zhuān)業(yè)規則管理部門(mén)制定專(zhuān)門(mén)的畢業(yè)審核工作流程制度進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，發(fā)揮系統和技術(shù)的優(yōu)勢，對反映的問(wèn)題作出及時(shí)有效的處理。開(kāi)設專(zhuān)門(mén)的綠色通道加快畢業(yè)審核信息的上傳和下達。
6、不斷開(kāi)發(fā)管理軟件，加強學(xué)籍管理的信息化建設
加強信息化的建設，加大對信息化建設的投人。根據實(shí)際工作的需要組織相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行情況的匯總和系統分析，聯(lián)合開(kāi)發(fā)部門(mén)及時(shí)地制作處理相關(guān)任務(wù)的軟件項目，提高管理的工作效率。例如我們專(zhuān)門(mén)制作了“教務(wù)信息發(fā)布系統”、“教務(wù)數據上傳和下載系統”、“畢業(yè)生信息核對系統”、“在籍學(xué)生基本信息核對和修改系統”等。提高工作效率，加強計算機信息技術(shù)的知識和相關(guān)軟件使用的培訓，使每個(gè)部門(mén)的管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程和軟件的操作流程是提高學(xué)籍管理水平的重要環(huán)節。
7、提高學(xué)籍管理人員的網(wǎng)絡(luò )信息化技術(shù)水平
工作需要學(xué)籍管理人員總是與檔案管理軟件和數據處理軟件打交道，因此學(xué)籍管理人員需要對現有的網(wǎng)絡(luò )和信息技術(shù)有一定程度的了解，定期的培訓是必不可少的。定期組織學(xué)籍管理人員進(jìn)計算機和網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)相關(guān)課程的學(xué)習，在學(xué)校管理制度上作出相關(guān)規定鼓勵學(xué)籍管理人員和其他管理人員積極參考計算機等級證書(shū)，參加相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)項目的研發(fā)，與網(wǎng)絡(luò )中心的教師組織知識交流活動(dòng)可以快速地提高管理人員的信息技術(shù)水平，使之更能適應現代遠程開(kāi)放教育的教學(xué)和教務(wù)管理工作。
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