加強對檔案數字化工作的管理管理學(xué)論文

　　檔案數字化涉及檔案館內部許多部門(mén),因此，加強組織管理工作顯得十分重要。檔案數字化建設是一項復雜的系統工程,要經(jīng)過(guò)實(shí)際的調研和論證，運用科學(xué)方法預測，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數字化的總體規劃和年度專(zhuān)項計劃。通過(guò)計劃謀求管理系統的外部環(huán)境、內部條件、決策目標三者在動(dòng)態(tài)上的平衡，實(shí)現制定的各項目標。

　　實(shí)施是一個(gè)復雜的活動(dòng)過(guò)程。檔

　　案數字化建設又是一項全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實(shí)施過(guò)程中會(huì )出現各種各樣的矛盾和困難，會(huì )遇到來(lái)自各方面的干擾。實(shí)施特別強調解決問(wèn)題的及時(shí)性，通過(guò)創(chuàng )新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機制，實(shí)施有效的組織、指揮、協(xié)調、激勵工作，保證檔案數字化計劃目標的順利實(shí)現。

　　一、檔案數字化的指導思想與原

　　則檔案數字化的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數字化檔案真實(shí)準確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　檔案數字化的原則是：要遵循

　　重要檔案數字化的.價(jià)值性、常用檔案數字化的實(shí)用性、開(kāi)放檔案數字化的開(kāi)放性、褪跡檔案數字化的搶救性、解密檔案數字化的及時(shí)性、目錄數字化與全文數字化分步的時(shí)效性、檔案數字化加工與利用同步的一致性等原則。

　　二、本級為主,分步實(shí)施

　　1、本級為主。根據檔案館職能分工和檔案來(lái)源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數是本級機關(guān)形成的，這部分檔案自然是當地檔案館數字化的重點(diǎn)。同時(shí)，地方檔案館都保管著(zhù)大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復是必要的，這些紙質(zhì)文件來(lái)源一般都是上級機關(guān)統一印制的。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據需要和可能適時(shí)、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數字化，以滿(mǎn)足當前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復勞動(dòng)。

　　2、分步實(shí)施。館藏檔案數字化

　　不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續進(jìn)館，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數字化館室共建、共贏(yíng)、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過(guò)程中，文件級目錄數據庫建設是最基礎性的工作，是第一位需要建全的。專(zhuān)題數據庫建設，是根據現實(shí)需要而適時(shí)建立。全文數據庫建設，是滿(mǎn)足信息檢索需要而必須加快建設的數據庫。

　　三、檔案數據庫的管理

　　1、在建數據庫的設立。在建數據庫是為了數字化加工所設立的動(dòng)態(tài)庫，是數據不斷變化的數據庫，完成的文件級目錄數據庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數字化加工過(guò)程中，它又成為全文數字化加工在建數據庫。

　　2、成果數據庫的使用。成果數據庫只分配使用權限，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準，才分配數據改變的操作權限。

　　3、數據的管理與監督。建立技術(shù)負責人、超級管理員、數據管理員連鎖責任制。實(shí)行審批者沒(méi)有數據操作權；超級管理員只允許分配權限，不允許使用數據操作權；數據管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準使用數據操作權；

　　用后即刻收回；給予單位領(lǐng)導和相關(guān)中層干部全部數據的查看權。

　　四、數字化檔案利用服務(wù)

　　數字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數字化檔案利用為目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過(guò)建立數據安全管理制度、網(wǎng)絡(luò )安全運行制度和具有法律責任的網(wǎng)管、數據管理員、數字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數字化檔案的準確。通過(guò)防火墻、CA認證、數字水印、電子簽章、權限控制等計算機新技術(shù)，從技術(shù)上保證數據的安全，利用網(wǎng)絡(luò )實(shí)現檔案的法律效力，實(shí)現遠程為利用者提供快捷、準確數字化檔案的目標。

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