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學(xué)校檔案歸檔制度范本(精選12篇)
在日新月異的現代社會(huì )中,我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系,制度一經(jīng)制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動(dòng)的準則和依據。到底應如何擬定制度呢?以下是小編幫大家整理的學(xué)校檔案歸檔制度范本(精選12篇),歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇1
校舍檔案是維護學(xué)校權益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學(xué)校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據上級有關(guān)規定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。
2、應有積極態(tài)度和主動(dòng)精神,不能坐門(mén)等客。
3、一式二份,正本放教育委員會(huì ),副本存學(xué)校。
4、當撤銷(xiāo)學(xué)校的校舍檔案,應全部移交給市教育委員會(huì )。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類(lèi)、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的.編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎,便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設置保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的`存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說(shuō)明原因、移往何處、時(shí)間、數量、名稱(chēng)。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點(diǎn)核對,并在交接收據上簽名蓋章,其收據一式三份,交接雙方各一份,會(huì )計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續,外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導批準手續。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁(yè)等,嚴守保密規定,歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。
4、查閱或借閱時(shí),嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說(shuō),閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對無(wú)用的材料登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導審批后,二人以上人員監銷(xiāo)。
七、清銷(xiāo)
1、清銷(xiāo)之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進(jìn)行統計,如發(fā)現確實(shí)因污染、損壞等原因造成無(wú)使用保留價(jià)值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷(xiāo)。
2、清銷(xiāo)應有二人以上人員監銷(xiāo),以防失泄機密。
3、要遵守保密規定,堅持杜絕任意和自銷(xiāo)毀文件或賣(mài)給廢物收購站。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇2
一、檔案建立
。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校各類(lèi)檔案,為學(xué)校各級領(lǐng)導,上級有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)分析、總結、部署、調度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決策提供準確、可靠的依據。并確定一名副職校領(lǐng)導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
。ǘ⿲W(xué)校建立檔案資料室,由人事秘書(shū)專(zhuān)職管理,按《中學(xué)檔案資料收集范圍細目》(附后)建立檔案。教導處、總務(wù)處等行政職能部門(mén)和團委設檔案柜分別管理。
。ㄈ┤嫦到y地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案,學(xué)校檔案按類(lèi)以時(shí)間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆,按班分類(lèi)建立。
二、檔案立卷
。ㄒ唬n案人員應按資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類(lèi)裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關(guān)部門(mén)的統一要求。
。ǘ┚碜诒仨氉⒚鞅4娴钠谙。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的.一般以五年為期限;注明“長(cháng)期”的由學(xué)校根據實(shí)際需要決定保存期限。
。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入,照片檔案盒,但確有使用、保存價(jià)值的其它資料,學(xué)?筛鶕枰孕袥Q定是否保留。
三、檔案補充
。ㄒ唬┙搪毠と蚊、考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
。ǘ┩鈦(lái)文件、函件由收文員(或人事秘書(shū))統一分類(lèi)編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導閱后,即立卷歸檔。
。ㄈ┬扔“l(fā)的文件是檔案補充的重點(diǎn),平時(shí)校長(cháng)室、教導處、教科室、總務(wù)處、團支部、少先隊部應將此類(lèi)文件分類(lèi)保存,每學(xué)期結束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動(dòng),需要轉遞檔案,必須按上級有關(guān)部門(mén)通知的轉遞項目逐項登記,文書(shū)檔案盒,嚴密包封,并加蓋密封章,通過(guò)機要轉遞,不得公開(kāi)郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
。ㄒ唬┬M馊藛T來(lái)校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對并簽署意見(jiàn);查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
。ǘ┬热藛T借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可借閱,并要辦理登記手續,會(huì )計檔案盒,在規定期限內完好無(wú)損地歸還。
六、檔案安全保密
。ㄒ唬n案資料室門(mén)窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風(fēng),嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
。ǘn案管理人員不得將無(wú)關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應將保密紙處理或銷(xiāo)毀。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇3
安全工作日益引起人們的重視,在日常生活和所從事的各種活動(dòng)中,都有可能遇到各種不安全的因素。因此安全教育是生命教育,是公眾教育,也是世紀教育。學(xué)校安全檔案的管理也必須加強,實(shí)行制度化管理。
一、學(xué)校安全工作建立安全檔案,并設專(zhuān)人管理。
二、各級政府和上級主管部門(mén)關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話(huà)、檢查情況記錄、整改意見(jiàn)、措施等必須編碼及歸檔備查。
三、學(xué)校制定的安全管理計劃各種安全管理制度,突發(fā)安全事故應急預案和組織領(lǐng)導機構等材料都要編碼裝訂歸檔。
四、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實(shí)情況等材料必須及時(shí)歸檔。
五、對于突發(fā)安全事故,應同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
六、學(xué)校和各部門(mén)及每一個(gè)教職員工層層簽訂的責任書(shū),學(xué)校和家長(cháng)簽訂的安全責任書(shū)都要裝訂歸檔管理。
七、學(xué)校每周的'安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
八、學(xué)校安全工作檔案實(shí)行借還登記制度,按檔案管理條例進(jìn)行管理。
九、管理人員隨時(shí)搞好安全檔案的保管、注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
十、管理人員隨時(shí)注意收集整理安全管理材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
十一、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據和被認可的證明材料。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇4
根據《檔案法》有關(guān)規定,結合本單位的實(shí)際情況,制定本校檔案保管制度。
一、及時(shí)接收歸檔的檔案材料,辦理交接手續。發(fā)現檔案材料不完整時(shí),督促和協(xié)助有關(guān)人員收集齊全,確保檔案資料的完整性。
二、已進(jìn)庫的檔案資料,要及時(shí)按標準、規范進(jìn)行整理、分類(lèi),按編號順序進(jìn)行存放,達到整齊、美觀(guān)、查找方便。
三、檔案人員要經(jīng)常檢查庫房,落實(shí)“七防”措施,確保檔案安全。
四、檔案屬?lài)宜,是國家的寶貴財富,任何人不得故意損毀、丟失,嚴禁泄密、涂改、偽造、出賣(mài),如有違紀要追究責任。
五、熱情主動(dòng)為領(lǐng)導和各處室服務(wù),做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。
六、接收或歸還檔案,要當面點(diǎn)清,檢查有無(wú)缺頁(yè)、破損、污染等情況,對破損的要及時(shí)進(jìn)行修補及技術(shù)處理后才歸卷入庫。
七、變動(dòng)保管期限,調整密級,銷(xiāo)毀過(guò)期檔案資料,都必須提出意見(jiàn)。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定,報主管領(lǐng)導批準后實(shí)施。
八、檔案的.管理逐步采用先進(jìn)的管理手段,提高科學(xué)管理水平。
九、對檔案工作做出顯著(zhù)成績(jì)得要給予表?yè)P和獎勵,對玩忽職守,違反有關(guān)規定造成損失者,視情節輕重給予懲處。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇5
一、分管領(lǐng)導職責
1、分管領(lǐng)導負責機關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導,確保學(xué)校檔案工作的宏觀(guān)建設,努力提高檔案工作科學(xué)管理水平,確立檔案為學(xué)校和部門(mén)服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程,納入目標管理,定期研究、檢查、督促,確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據檔案事業(yè)發(fā)展規劃和工作要求,支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習,表?yè)P和獎勵作出貢獻的檔案人員,以促進(jìn)、提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
二、檔案管理人員職責
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規定,熱愛(ài)檔案工作,努力學(xué)習檔案專(zhuān)業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度,規劃草擬本學(xué)校檔案工作計劃和管理制度,并認真貫徹執行。
3、按規定做好文書(shū)檔案的'工作和平時(shí)的歸檔工作。
4、集中統一管理本學(xué)校全部檔案,做好各類(lèi)檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統計工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案,積極開(kāi)展檔案的利用工作,熱情接待查檔人員,按規定辦理借閱手續,注意掌握利用效果的收集,編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認真做好庫房管理,維護檔案的完整、安全。
7、開(kāi)展檔案行政執法檢查,對違反《檔案法》的行為予以制止,并及時(shí)向領(lǐng)導匯報,提出處理意見(jiàn)。
8、完成領(lǐng)導和上級檔案部門(mén)交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
三、兼職檔案人員職責
1、嚴格遵守相關(guān)檔案法律法規,協(xié)助專(zhuān)職檔案員在學(xué)校開(kāi)展檔案法律法規學(xué)習宣傳活動(dòng),增強全體教師歸檔意識。
2、認真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng),注意收集本部門(mén)工作所產(chǎn)生的檔案材料,依照分類(lèi)隨時(shí)歸入有關(guān)卷夾盒內。
3、每學(xué)期末按照要求對本部門(mén)所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂,并向檔案室移交。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇6
一、學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分,、檔案管理人員要有強烈的責任感,嚴格執行《中華人民共和國檔案法》,迅速準確地收繳并把各類(lèi)信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌,凡是具有憑證和信息查找價(jià)值的'各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄,必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位直接有關(guān)系的學(xué)年或學(xué)期指導性文件。
2、每學(xué)期師生花名冊。
3、各年級組、班主任、教研組、個(gè)人的學(xué)年或學(xué)期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。
4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。
5、學(xué)校各部門(mén)制度。
6、學(xué)校教育教學(xué)的剪報、簡(jiǎn)報、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的重要資料。
四、學(xué)校各部門(mén)上交教務(wù)處的教學(xué)資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水,以利檔案永久保存,計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。
五、對檔案材料要分門(mén)別類(lèi),歸檔立卷,分類(lèi)編號,以利保管查閱。立卷時(shí)要做到標題明確,格式正確、字跡工整清楚,頁(yè)碼準確,目錄與卷內文相符。
六、重要文件、秘密文件除規定可以翻印或學(xué)校主管部門(mén)同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時(shí),重要文件必須校長(cháng)同意,一般性資料如學(xué)生學(xué)籍,家長(cháng)情況、成績(jì)統計等可由借閱人直接與教務(wù)員聯(lián)系,但要寫(xiě)好借條登記按時(shí)歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。
九、外單位人員不得查閱有關(guān)資料,經(jīng)學(xué)校同意方可借閱。
十、有關(guān)人事檔案的內容不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)、泄露?/p>
十一、采取保護措施,定時(shí)投放樟腦丸等以保證檔案材料無(wú)蟲(chóng)蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊,按類(lèi)整理,注意保持檔案室的清潔衛生,不得在室內吸煙。
十三、檔案材料要進(jìn)行編目登記,便于使用時(shí)查找。
十四、學(xué)校教學(xué)用書(shū)、教學(xué)材料一定要妥善保管。教師使用時(shí)一定也要及時(shí)發(fā)放、回收,不得遺失。
十五、若教務(wù)員變動(dòng),必須將全部文件材料及有關(guān)業(yè)務(wù)事宜交代清楚,嚴格辦好交接手續。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇7
一、檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分,學(xué)校所有工作部門(mén)均應按照上級教育部門(mén)和的規定進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學(xué)期的檔案,原則上由行政、德育、教學(xué)、總務(wù)、安全辦分塊建檔,每學(xué)期末,統一匯總交學(xué)校檔案室歸檔管理。學(xué)校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務(wù)處和政教處必須明確專(zhuān)人分管本部門(mén)工作。如有人員調動(dòng),必須做好移交工作,檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員,應熟悉有關(guān)檔案工作的規定的業(yè)務(wù),及時(shí)、認真、規范地做好檔案工作,并做好歸檔記錄。
四、學(xué)校檔案室的檔案材料原則上不得外借,查閱檔案必須在檔案室內進(jìn)行。特殊情況須經(jīng)校長(cháng)同意才能借出檔案室外,并于當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱,不得散借,摘錄檔案內容需征得管理員同意。
學(xué)校印章管理辦法
一、印章是學(xué)校各項管理活動(dòng)中行使職權的重要憑證和工具,印章的管理關(guān)系到學(xué)校各項管理活動(dòng)的開(kāi)展,為規范和加強對各類(lèi)印章的管理,特制定本辦法。
二、凡冠有“深圳市龍崗區xxxx初級中學(xué)”字樣的各部門(mén)印章和各種業(yè)務(wù)專(zhuān)用章,以及校領(lǐng)導的簽名章,均適用本辦法。
三、印章的刻制統一由學(xué)校辦公室審核、辦理、備案、保留印模、發(fā)文啟用并監督使用。
四、學(xué)校印章是學(xué)校職權的合法代表,主要使用在學(xué)校對外出示的證明、證書(shū)、合同、公文(函)等文書(shū)上。
五、印章是行使組織權力的外在表現形式,學(xué)校任何部門(mén)必須嚴格在本部門(mén)的權限范圍內使用印章,不得越權用印。
六、學(xué)校各部門(mén)印章使用,應經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導審批同意后方可用印。
七、經(jīng)學(xué)校研究決定撤銷(xiāo)的部門(mén),應將原有印章交由學(xué)校辦公室統一歸檔。
八、“深圳市龍崗區xxxx初級中學(xué)”印章和校領(lǐng)導簽名章統一由學(xué)校辦公室負責管理,學(xué)校各部門(mén)的印章由本部門(mén)負責管理。
九、各部門(mén)領(lǐng)導對印章的'管理負責,并指定政治上可靠,有高度組織性、紀律性的人作為部門(mén)的監印人,負責管理本部門(mén)印章。
十、監印人必須親自用印,用印前必須按各級用印負責人的審批意見(jiàn),審查用印文件的內容、格式,確認無(wú)誤后方可用印。蓋印時(shí)要求圖章清晰、端正,位置適當(一般應蓋在文件的落款與日期之間,跨年壓月處),蓋印后要保存好用印依據材料,并做好詳細登記,以備查考。
十一、監印人對印章必須妥善保管,不準隨便將印章放在桌子上,監印人不在時(shí)必須把印章鎖好,以防丟失,如有丟失要立即報失。
十二、各部門(mén)越權用印,監印人不按規定用印及因監印人管理不善造成印章丟失的,屬工作失職行為并追究當事人責任;嚴重越權用印行為或造成學(xué)校重大損失的,按嚴重失職和重大責任事故處理,追究當事人的行政責任和經(jīng)濟責任。
對于未經(jīng)、公章的,學(xué)校將追究部門(mén)領(lǐng)導的行政責任,對因此造成損失的,學(xué)校還將追究其經(jīng)濟責任或法律責任。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇8
檔案是我校各項工作活動(dòng)的歷史記錄,是當前和今后工作查考的重要依據,也是學(xué)校寶貴的`文化財富。因此,愛(ài)護檔案資料,人人有責,借閱檔案資料必須履行借閱手續,切實(shí)保證其完整與安全。
一、檔案員負責檔案資料管理和提供利用工作,經(jīng)手查找調卷,督促借閱者履行手續,無(wú)關(guān)人員非經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準,不準入檔案室開(kāi)箱取閱材料。
二、凡借閱檔案資料者,均要按照《查閱檔案資料登記卡》的欄目進(jìn)行登記,本校人員調閱其業(yè)務(wù)范圍的檔案材料,可直接由檔案員提供,借閱非隸屬業(yè)務(wù)范圍的材料,需經(jīng)辦公室主任或校領(lǐng)導批準才能調閱。
三、外單位借閱檔案資料,必須持借閱單位的介紹信,經(jīng)本校有關(guān)領(lǐng)導批準,方可借閱,但一般不外借。
四、借閱者要確保檔案材料的機密與安全,不得折縐、污損、拆散、私取或裁剪檔案材料或在文件上劃線(xiàn)、圈點(diǎn)、打叉、涂改等,違者依法追究責任。
五、借閱者未經(jīng)本校領(lǐng)導或檔案室同意,不得摘錄翻印、復制或公布檔案材料。
六、借閱者均要在檔案室內閱讀,嚴禁帶到公共場(chǎng)所閱讀,如有違反或遺失,要追究責任。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇9
為了確保檔案的機密安全,檔案管理人員應當忠于職守,時(shí)刻注意保護檔案的機密安全,嚴防失泄、竊密事故發(fā)生。
一、檔案管理人員嚴格遵守《保密守則》,不在家庭生活、親友聚談、通信、公共場(chǎng)所談話(huà)涉及機密事項,更不能擅自攜帶機密檔案出庫。
二、嚴格執行《檔案借閱利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》,按照審批權限和借閱范圍借閱檔案材料。機密檔案材料一般應在檔案室內閱看。
三、收回在密級檔案材料時(shí),要認真清點(diǎn)有無(wú)缺頁(yè),詢(xún)查有無(wú)復印和摘抄機密材料,是否抄錄在保密本上,應在借閱單上填寫(xiě)清楚。
四、不能擅自帶人進(jìn)入檔案庫房,更不能讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內檔案。
五、經(jīng)常檢查借出去的'密級檔案的保密情況,督促有關(guān)人員做好保密工作,發(fā)現有泄密情況,應及時(shí)向領(lǐng)導匯報,采取必要的措施,對責任者依法追究責任。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇10
一、學(xué)校的各種教育教學(xué)、管理檔案都要分別有專(zhuān)人管理。
二、檔案管理人員對檔案資料分類(lèi)存放,在存放中要做到防火、防潮、防霉變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的調閱要嚴格執行制度,辦理必要的`借閱手續。不經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,任何人不得借用。
四、根據檔案保密程度進(jìn)行保密,對有關(guān)泄露檔案機密的情況酌情追究其責任。
五、對檔案資料根據保存期的不同,進(jìn)行定期整理。對過(guò)期已無(wú)存檔價(jià)值的資料進(jìn)行清除時(shí),必須經(jīng)領(lǐng)導同意,否則追究當事人的責任。
六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責,對檔案管理不當造成損失的,進(jìn)行必要處罰。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇11
一、學(xué)校檔案實(shí)行統一領(lǐng)導、綜合管理、專(zhuān)人負責的管理辦法,任何處室和個(gè)人不得將檔案據為已有。
二、檔案室做到專(zhuān)室、專(zhuān)柜、專(zhuān)夾,配備必需的'工作設施,任何處室和個(gè)人不得挪措檔案室設備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷(xiāo)毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續,不得損壞,散開(kāi)漏頁(yè),劃圈涂抹,并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱,特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導小組負責人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內并在專(zhuān)職檔案人員的監督下抄錄有關(guān)內容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點(diǎn),編制出有使用價(jià)值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作,嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕,學(xué)校檔案工作領(lǐng)導小組要定期進(jìn)行檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救。
八、做好安全保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關(guān)人員法律責任。
學(xué)校檔案歸檔制度 篇12
一、檔案保密制度
1、嚴守黨和國家有關(guān)保密工作規定,杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內容。
2、各類(lèi)檔案材料必須指定政治上可靠,工作責任心強的專(zhuān)(兼)職人員進(jìn)行集中管理。
3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室,需保密的檔案資料的借閱,必須履行審批手續。
4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案材料和不需要歸檔的材料,應指定專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀,不得當廢紙處理。
5、檔案工作人員要嚴守工作崗位,堅持下班、外出時(shí)認真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發(fā)現檔案材料有丟失情況時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)報告,采取措施進(jìn)行查找,并追查責任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,并按有關(guān)規定向檔案室移交,任何部門(mén)和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。
2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間:文書(shū)、會(huì )計檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結束后立卷歸檔?萍紮n案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結果。
5、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內目錄。卷內文件要編寫(xiě)張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),并拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀(guān)。標題一般應有作者、問(wèn)題、名稱(chēng),能反映卷內文件內容,政治上無(wú)誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫(xiě)要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著(zhù)便于保管、方便利用的原則對案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜溫濕度,適時(shí)通風(fēng)降溫。
2、檔案庫房須安裝防盜門(mén),防盜窗和雙保險鎖,庫房照明必須使用白熾燈。
3、嚴禁在庫房吸煙,嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線(xiàn)路要定期檢查,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)搶修,防止短路引起火災。
4、做好防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅持定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作,如發(fā)現問(wèn)題,立即向領(lǐng)導報告,對破損或褪變檔案應及時(shí)進(jìn)行搶救處理。
6、檔案庫房要經(jīng)常打掃,保持清潔,嚴禁將有害物質(zhì)帶入庫房。7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應隨手關(guān)門(mén),非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內。
四、檔案查閱制度
1、積極開(kāi)展檔案的利用工作,改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,滿(mǎn)足各方面的查檔需求,充分發(fā)揮檔案在社會(huì )主義兩個(gè)文明建設中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底,了解需求,掌握規律,做到主動(dòng)、及時(shí)、準確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案,需經(jīng)辦理登記手續后,方可查閱并有責任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信,注明查檔內容和用途,履行登記手續,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意的'方可查閱。
5、檔案一般不許外借,確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,辦理借閱手續,方可借出。但必須按期歸還。如超過(guò)規定時(shí)間還需借用,應辦理續借手續。
6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料,應確保安全、完整,不得撕毀、拆卷、劃線(xiàn)、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒,以保證檔案的完好無(wú)損。
7、利用者必須遵守保密規則,所查、借閱的檔案材料,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意,不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料,用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當面清點(diǎn)。
9、如遇借閱人員將檔案丟失,應及時(shí)報告檔案室,寫(xiě)出書(shū)面材料,利于采取補救措施。
五、學(xué)校檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交制度
1、學(xué)校檔案室應按上級教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)關(guān)于檔案鑒定的規定,認真做好檔案的鑒定工作。
2、失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊,報學(xué)校領(lǐng)導和上一級檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀時(shí)應指定二人監銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊上簽字,方可執行銷(xiāo)毀。
4、檔案專(zhuān)(兼)職人員因工作變動(dòng),需辦移交手續時(shí),應將全部檔案材料清點(diǎn)后,交予新的負責檔案工作的專(zhuān)(兼)職人員。
5、交接檔案材料必須嚴格履行手續,有關(guān)人員簽字,并注明交接時(shí)間,案卷數目等,以備查考。
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