學(xué)校檔案管理制度(通用10篇)
引導語(yǔ): 學(xué)校檔案管理制度檔案資料管理是學(xué)校常規管理的一個(gè)重要組成部分。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財 務(wù)工作的歷史紀錄, 又是全校教職工工作成績(jì)的客觀(guān)見(jiàn)證, 下面是小編為大家整理的幾篇學(xué)校檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望能幫助到大家。
學(xué)校檔案管理制度 1
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結合”的原則,做好檔案室的`管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門(mén)窗是否關(guān)好,電源開(kāi)關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過(guò)嚴格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄,做好溫濕度的調節工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報告或維修,保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
學(xué)校檔案管理制度 2
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關(guān)法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料,須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和辦公室負責人批準,必要時(shí)報請有關(guān)校領(lǐng)導審批。查閱時(shí)須嚴格履行登記手續,注明查閱目的.和內容。
三、未經(jīng)批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內容 。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷(xiāo)毀,如發(fā)生涉密問(wèn)題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料,須交由學(xué)校集中銷(xiāo)毀。
六、在校保密委員會(huì )的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規定的,視情節輕重按有關(guān)規定處理。
學(xué)校檔案管理制度 3
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書(shū))等有效證件,同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書(shū)。
二、查閱重要的'或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時(shí),以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責人或學(xué)校分管領(lǐng)導批準,并辦理外借手續(限5天內歸還);若續借,需辦續借手續。
四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規定收費。
五、外國組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料,按國家有關(guān)規定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權,任何單位、個(gè)人無(wú)權公布檔案內容。
學(xué)校檔案管理制度 4
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學(xué)形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括文字、統計數學(xué)、圖紙、相片、錄音(像)、報表等)均屬歸檔范圍。
2、每年文書(shū)檔案由文書(shū)人員負責在第二年三月份結束歸檔工作,學(xué)籍檔案、德育檔案、實(shí)驗教學(xué)檔案、信息技術(shù)檔案、電教檔案、圖書(shū)室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔,并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全,組卷合理,分類(lèi)清楚,卷內文件排列系統,保管期限劃分準確,案卷標題簡(jiǎn)明確切,裝訂結實(shí)、美觀(guān),字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案,一般在檔案室查閱,如需借出,須辦妥手續后方可借出,并在2—3天內歸還。
2、借閱檔案,必須履行登記手續,填寫(xiě)借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準,并在指定地點(diǎn)查閱,不得翻閱其他無(wú)關(guān)材料。
4、凡外單位來(lái)查閱檔案,須持單位介紹信,并說(shuō)明查閱內容,年代和目的才能查閱,除特殊情況外,一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管,愛(ài)惜使用,禁止私看折卷,抽頁(yè),隨意涂改做記號,不得擅自復制、轉借他人或單位,一經(jīng)發(fā)現依法處理。
6、凡未經(jīng)整理,登記完畢的`檔案,一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關(guān)保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料,嚴格按照密級規定執行審批手續。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作,切實(shí)做到“八防”,確保檔案的安全和質(zhì)量,特制定本制度:
1、檔案室應有專(zhuān)人專(zhuān)管,非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內、開(kāi)啟。
2、檔案室內嚴禁吸煙,工作人員離開(kāi)檔案室時(shí),要關(guān)閉門(mén)窗,切斷電源。
3、檔案室內要經(jīng)常進(jìn)行通風(fēng),打掃,保持清潔干燥,按時(shí)更換防蟲(chóng)藥品。
4、檔案箱排列整齊,分類(lèi)存放,每年清庫查對檔案一次,確保檔案安全。
5、調查檔案要嚴格履行登記手續,做到調卷登記,還卷注銷(xiāo)。
五、檔案統計、鑒定、移交制度
檔案統計:
1、建立檔案統計臺帳,對收進(jìn)、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統計表,提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交:
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據國家有關(guān)檔案保管期限的規定,制定本單位保管期限表,定期對已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行再鑒定,準確地判定檔案的存毀。
3、銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值的檔案,須由鑒定小組提出意見(jiàn)。登記造冊,經(jīng)單位領(lǐng)導人批準后由二人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
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一、檔案建立
。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校各類(lèi)檔案,為學(xué)校各級領(lǐng)導,上級有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)分析、總結、部署、調度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決策提供準確、可靠的依據。并確定一名副職校領(lǐng)導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
。ǘ⿲W(xué)校建立檔案資料室,由人事秘書(shū)專(zhuān)職管理,按《中學(xué)檔案資料收集范圍細目》(附后)建立檔案。教導處、總務(wù)處等行政職能部門(mén)和團委設檔案柜分別管理。
。ㄈ┤嫦到y地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案,學(xué)校檔案按類(lèi)以時(shí)間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆,按班分類(lèi)建立。
二、檔案立卷
。ㄒ唬n案人員應按資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類(lèi)裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關(guān)部門(mén)的統一要求。
。ǘ┚碜诒仨氉⒚鞅4娴钠谙。凡注明“暫存”的.資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長(cháng)期”的由學(xué)校根據實(shí)際需要決定保存期限。
。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入,照片檔案盒,但確有使用、保存價(jià)值的其它資料,學(xué)?筛鶕枰孕袥Q定是否保留。
三、檔案補充
。ㄒ唬┙搪毠と蚊、考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
。ǘ┩鈦(lái)文件、函件由收文員(或人事秘書(shū))統一分類(lèi)編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導閱后,即立卷歸檔。
。ㄈ┬扔“l(fā)的文件是檔案補充的重點(diǎn),平時(shí)校長(cháng)室、教導處、教科室、總務(wù)處、團支部、少先隊部應將此類(lèi)文件分類(lèi)保存,每學(xué)期結束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動(dòng),需要轉遞檔案,必須按上級有關(guān)部門(mén)通知的轉遞項目逐項登記,文書(shū)檔案盒,嚴密包封,并加蓋密封章,通過(guò)機要轉遞,不得公開(kāi)郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
。ㄒ唬┬M馊藛T來(lái)校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對并簽署意見(jiàn);查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
。ǘ┬热藛T借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可借閱,并要辦理登記手續,會(huì )計檔案盒,在規定期限內完好無(wú)損地歸還。
六、檔案安全保密
。ㄒ唬n案資料室門(mén)窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風(fēng),嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
。ǘn案管理人員不得將無(wú)關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應將保密紙處理或銷(xiāo)毀。
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一、努力學(xué)習政治理論和專(zhuān)業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平,忠于職守,遵守紀律,積極參加各級各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓,并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。
二、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,貫徹執行黨和國家及本系統(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規及規章,認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的,要及時(shí)向領(lǐng)導報告,并根據《檔案法》及有關(guān)規定,追究當事人的責任。
三、熟悉本單位和本系統業(yè)務(wù)工作,了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程,掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。
四、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作,保證檔案的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,力爭達到標準化、規范化的`要求,逐步實(shí)現檔案管理現代化。
五、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定,對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析,對已失去保管價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),造具銷(xiāo)毀清冊,寫(xiě)出鑒定分析報告,經(jīng)領(lǐng)導批準后和有關(guān)人員一起進(jìn)行認真負責的銷(xiāo)毀。
六、保持庫房的整潔衛生,檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作,定期檢查檔案保管情況,經(jīng)常核對檔案資料,做好記錄,及時(shí)處理檔案保管、保護方面的事故,保證檔案的完整與安全,最大限度地延長(cháng)檔案壽命。
七、編制科學(xué)的檢索工具,全面熟悉室藏情況,積極做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作,嚴格執行保密制度,堅持做好查借閱登記和利用效果登記,編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
八、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料,以滿(mǎn)足單位領(lǐng)導和各項業(yè)務(wù)工作的需要。
九、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì )、設備開(kāi)箱驗收會(huì )、基建工程竣工驗收會(huì )等活動(dòng),認真接收上述活動(dòng)形成的應該歸檔的文件材料,并在有關(guān)文件上簽名蓋章。
十、做好檔案的統計工作,建立統計臺帳,及時(shí)、準確地向檔案行政管理部門(mén)及教育主管部門(mén)填報機關(guān)檔案工作統計年報及其他調查統計表。
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一、庫房?jì)葯n案要根據不同門(mén)類(lèi)和載體,區分不同價(jià)值分別編好序號,科學(xué)地系統地排列上架,認真地保管。
二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房,配備了標準的能滿(mǎn)足需要的檔案柜架,案卷裝具符合國家標準。
三、保持庫房整潔衛生,檔案柜架排列整齊,檔案存放位置正確,索引規范。室內嚴禁吸煙、點(diǎn)燈、用電爐,嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品,庫內無(wú)霉、蟲(chóng)及雜物堆放現象。
四、嚴格按照“八防”的要求,采取有效措施,不斷改善檔案保管條件。添置必要的設施設備,并充分發(fā)揮其作用,堅持做好室內溫濕度調控,按照通風(fēng)降溫四原則隨時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)或開(kāi)機降溫去濕。在檔案柜內要存放防蟲(chóng)、防霉藥品,定期更換。
五、要定期檢查各種設施設備,保證各種設備的.完好無(wú)損,若發(fā)現設備損壞或出現故障,要及時(shí)修理和排除。
六、庫房和檔案柜架的鑰匙必須專(zhuān)人保管,不得丟失和亂放,更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時(shí)要堅持檢查電燈、電路和門(mén)窗情況,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。
七、各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)入或移出檔案室,必須造具清冊,履行交接手續。每半年對室藏檔案進(jìn)行一次全面檢查和清理核對,做到目錄和庫存相符,確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失,要追究有關(guān)人員責任。
八、檔案庫房是機要重地,非檔案管理人員未經(jīng)許可,不得隨便進(jìn)入。
九、按照《全宗卷規范》建立全宗卷,注意收集、整理、接續全宗卷內容,使全宗卷內容全面、規范、完善。
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一、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規,遵守保密紀律,明確保密職責,維護檔案的安全與完整。
二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密,必須按照國家有關(guān)制度和規定辦理。保密檔案及文件材料,要妥為保管,絕密檔案要單獨保管。
三、檔案庫房設施應符合“八防”的`要求,要安裝鐵門(mén)(防盜門(mén))鐵窗,凡遇重大節假日應提前對庫房的安全保密設施進(jìn)行檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
四、不該說(shuō)的國家秘密不說(shuō),不該知道的國家秘密不問(wèn),不該看的國家秘密不看,不該記錄的國家秘密不記錄。
五、不準私自或在無(wú)保密保障的情況復制、使用、存放、銷(xiāo)毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的'文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準借閱秘密檔案資料,查閱秘密檔案或文件,應履行審批手續,并限于在保密室或檔案室內閱覽,不得抄錄和帶出,不得向別人透露秘密文件的內容。
七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開(kāi)會(huì )、參觀(guān)、學(xué)習、游覽、探親、訪(fǎng)友和辦私事,如確因工作需要,須經(jīng)保密部門(mén)審查批準,同時(shí)指定專(zhuān)人保管。
八、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談?wù)搰颐孛堋?/p>
九、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)報告。
十、不誰(shuí)隱瞞泄密事件,對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報告,并視其情節依法追究責任。
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一、成立檔案鑒定小組,鑒定小組由本單位分管領(lǐng)導任組長(cháng),成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。
二、鑒定小組以專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標準為準繩,以檔案的保管期限為依據,及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。
三、鑒定工作結束后,要寫(xiě)出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由鑒定小組負責人簽名并注明日期,對無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料,要造具清冊,提出銷(xiāo)毀報告,經(jīng)分管領(lǐng)導批準,并報送有關(guān)檔案部門(mén)備案,然后方可銷(xiāo)毀。
四、對已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需延長(cháng)保管期限的',應重新規定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的年限算起
五、經(jīng)過(guò)鑒定,對延長(cháng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達到劃定保管期限準確,保管單位質(zhì)量達到標準規定,鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,要及時(shí)向領(lǐng)導匯報,責成有關(guān)責任人負責修改、補充。
六、銷(xiāo)毀檔案時(shí),監銷(xiāo)人員不得少于2人,應由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員
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學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分。建立健全學(xué)校各類(lèi)檔案,目的主要在于為學(xué)校和上級有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)分析、總結、部署及調度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決策提供準確、可靠的依據。為了加強我校檔案的科學(xué)管理,有效地保護檔案更好為教學(xué)服務(wù),制定管理制度如下:
1、學(xué)校成立學(xué)校檔案資料管理工作領(lǐng)導小組,對學(xué)校檔案資料實(shí)行統一管理。
2、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理,認真做好檔案的收集、整理、保管、利用,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。
3、檔案箱、櫥進(jìn)行統一編號,自門(mén)口開(kāi)始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
4、按照上級及教育主管部門(mén)的有關(guān)規定,把學(xué)校、各部門(mén)和師生每個(gè)人手中分散的'有關(guān)教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)、經(jīng)營(yíng)等方面的文件材料及各種資料經(jīng)過(guò)挑選,集中管理。任何部門(mén)和個(gè)人都不得私自保存、占有、銷(xiāo)毀和帶走應歸檔的`材料。
5、做好防火、防水、防潮、防盜、防塵、防光、防有害生物、防高溫等工作,定期檢查保管情況,確保檔案的安全,做到無(wú)丟失,無(wú)霉變,無(wú)蟲(chóng)蛀,無(wú)差錯。發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取補救措施。
6、積極地為學(xué)校和各項工作提供服務(wù)。
7、檔案資料原則上不外借。如確需復印的,須經(jīng)組長(cháng)(校長(cháng))批準,方可摘抄、復印,并要立即歸檔。
8、校內人員借閱業(yè)務(wù)性檔案必須經(jīng)學(xué)校檔案資料管理領(lǐng)導小組成員批準,并填寫(xiě)相關(guān)記錄,按時(shí)歸還,確保檔案完好無(wú)損。
9、查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料,必須經(jīng)檔案管理人員仔細核對簽署意見(jiàn)。
10、健全各種檢索工具,開(kāi)發(fā)利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息,編制各種輔助表冊,擴大利用服務(wù)范圍,提高檔案的利用效益。
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