- 相關(guān)推薦
文書(shū)檔案歸檔文件整理規則
下面是小編整理的文書(shū)檔案歸檔文件整理規則，希望能幫到您。
文書(shū)檔案歸檔文件整理規則
1. 《企業(yè)檔案工作規范》對企業(yè)檔案的信息化提出更高的要求
信息化是當今社會(huì )發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個(gè)企業(yè)現代化水平和綜合實(shí)力的綜合指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應該成為衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理現代化水平的重要指標。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實(shí)現企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來(lái)說(shuō)，企業(yè)開(kāi)展檔案信息化建設也要把提升檔案管理現代化水平作為總目標之一。
企業(yè)檔案信息化建設必須與企業(yè)信息化協(xié)調同步;企業(yè)各信息系統的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應充分考慮檔案管理的要求。
國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，結合這個(gè)規定，在選擇檔案信息化系統，一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專(zhuān)業(yè)性的管理工作。檔案系統沒(méi)有經(jīng)過(guò)多年的累積很難得到認可。有實(shí)力的檔案軟件公司也得到國家檔案局的認可。
2. 電子文件是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送文件。
文件系統的電子文件應該確保文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性，系統應該具備可靠性、完整性、全面性、系統性。
電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:
邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行，不改變原有存儲方式和位置而實(shí)現的將電子文件的管理權限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
在辦公自動(dòng)化系統辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過(guò)程，也叫移交過(guò)程。
物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機和保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
電子檔案存檔的載體、份數:
推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)，不允許使用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。
電子化管理只是過(guò)程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無(wú)紙時(shí)代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件�，F在實(shí)行的電算化會(huì )計檔案也是雙軌制。
3.企業(yè)檔案工作規范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導;要有負責檔案工作的部門(mén);要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò );明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門(mén)、企業(yè)部門(mén)工作管理職責。強調部門(mén)歸檔。
國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門(mén)整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門(mén)更了解文件內容和工作流程，更能準確的判斷檔案的價(jià)值，隨時(shí)掌握文件材料的形成過(guò)程。
企業(yè)各部門(mén)是企業(yè)文件材料的形成部門(mén)，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門(mén)文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著(zhù)企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。
企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項目負責人應對本部門(mén)或項目歸檔文件的.完整和負責;企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項目負責人應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責;專(zhuān)兼職檔案人員(文書(shū))應負責收集、整理應歸檔文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。
文件管理職責應由企業(yè)內所有員工分擔，推行企業(yè)各部門(mén)參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應明確參與文件形成于管理各類(lèi)員工的權利和責任;第三是加強文件形成過(guò)程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實(shí)體安全與信息安全。
4.公文、檔案制度:
(1)公文、檔案制度不配套。
(2)公文、檔案制度相互抵觸。
(3)公文、檔案制度之間脫節。
(4)公文、檔案制度的滯后。
以上幾種只是普遍存在的問(wèn)題，如何克服，以下幾點(diǎn)建議可供大家參考:
(1)公文、檔案制度，應當是互補，多做一些征求意見(jiàn)，工作不要脫節，熟知工作流程等。
(2)辦公自動(dòng)化、檔案系統應該整體規劃、宏觀(guān)指導，不要各顧各的，要有溝通。達到數據的平穩過(guò)渡。
(3)本單位產(chǎn)生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內容，應當參與會(huì )簽工作，防止不規范用詞，標準不一，歸檔不全。
大家可以在單位提一些建議，公文運轉的好壞，直接影響檔案的質(zhì)量和齊全、完整。這兩項工作，是相輔相成的。
5.文書(shū)檔案實(shí)現以件為整理單位進(jìn)行歸檔，目的是簡(jiǎn)化歸檔手續，深化檢索，首先要實(shí)現檔案信息化系統。
齊全、完整、準確、系統:
齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的齊全。
多指辦法、制度、可研報告等。
完整:是指反映同一問(wèn)題或方面的文件材料的收集要全面。
合同:簽合同之前，有審批單、流轉單、會(huì )簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進(jìn)行歸檔。
發(fā)文:對某單位的批復，請示文件一定附在批復之后;
依據來(lái)文形成上報公文，依據性文件一定附在上報文件之后。
準確:是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖務(wù)相符，文電一
致。
修改通知單的修改內容是否反映在圖中。
發(fā)文的正件與原件是否一致，會(huì )簽意見(jiàn)是否被修訂采納。
系統:是指同類(lèi)事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定秩序和內在聯(lián)系組合為一體。
表彰工作一般分為評選、推薦等過(guò)程。是同類(lèi)事物不同
階段組合在一起。
原件、復印件
原件:區別于復制件的原始文件。
紅頭、紅章的公文稱(chēng)為原件。
親筆簽字，又蓋章的稱(chēng)為原件。
復印件:與原件內容相同的復制件。
經(jīng)過(guò)復印后，與原件一模一樣，叫復印件。
6.歸檔工作:企業(yè)文件材料的歸檔工作是企業(yè)檔案工作的基礎，貫徹于文件材料的形成、積累、整理、交接過(guò)程。
歸檔，辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統整理交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。
符合歸檔三個(gè)條件:一是辦理完畢;二是保存價(jià)值;三是系統整理。
辦理完畢:是指文件相應的文書(shū)處理的程序已經(jīng)完成，不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。
例如:(1)發(fā)文:經(jīng)過(guò)起草、核稿、簽發(fā)等環(huán)節，發(fā)出后，這份文件就稱(chēng)為“辦理完畢”�？梢詺w檔。
(2)收文:不論是批復文件，還是通知，在收到以后，在文書(shū)處理上就稱(chēng)為“辦理完畢”。收文要選擇性的歸檔。
價(jià)值
歸檔主體，以本企業(yè)產(chǎn)生的有價(jià)值文件材料為主體。
防止:有檔不歸，有文必歸。
收文的歸檔，要有選擇性和針對性。選擇針對本企業(yè)的批復或者本企業(yè)正在執行的有價(jià)值的文件。防止所有收文都歸檔這種情況。
請示性文件，沒(méi)有接到批復文件，請示性文件不歸檔是
錯誤的;甚至有的單位把請示文件處理了，更是錯誤的。
7.分類(lèi)
分類(lèi):執行能源辦[1991]231號《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規則0-5大類(lèi)》
分類(lèi):分到一級或者二級類(lèi)目
分類(lèi)方案:年度-問(wèn)題(分類(lèi))-保管期限-件號
方案一:2006-0(黨群)-永久-1
2006-0(黨群)-長(cháng)期-1
2006-0(黨群)-短期-1
方案二:2006-0(黨群)-永久-1
2006-1(行政)-永久-50
依次類(lèi)推
集團公司要求所屬企業(yè)，文書(shū)檔案仍執行電力工業(yè)企業(yè)分類(lèi)表0-5大類(lèi)。
以下錯誤的歸檔方式，請現行修改:
個(gè)別單位，發(fā)文按照大流水分保管期限裝盒歸檔;收文按照大流水裝盒歸檔;這種情況是不符合國家檔案局的要求。
8.歸檔時(shí)間、裝訂、檔案盒脊背填寫(xiě)要求、各式檢索目錄
歸檔時(shí)間:文書(shū)檔案歸檔在第二年6月底以前完成上一年度的歸檔工作。
裝訂:建議不裝訂。作為永久、長(cháng)期保存的檔案必須拆
掉不符合要求的金屬釘、塑料裝具等;短期可以
不拆除金屬釘，塑料裝具等必須拆除。
檔案盒脊背填寫(xiě)要求:(1)用檔案盒同色紙打印出來(lái)條目，粘貼檔案脊背上;
(2)用蓋章、手填方式(首選)。
不允許在脊背上粘貼“白條”。
檢索目錄:必須具備符合要求的各式檢索目錄:文號檢
索目錄、分類(lèi)檢索目錄、專(zhuān)題檢索目錄等。
檔案系統應具備輸出各式檢索目錄的功能。
檢索工具裝訂方式:按照分類(lèi)或者年度裝訂成冊的。
順序為:“歸檔文件目錄”封面+“歸檔文件目錄”+“備考表”
9.“件”
正本、定稿為1件(紅頭、紅章為正本，起草的文稿為定稿);
正文、附件為1件(正文所依附的附件，附件是正文的補充);
原件、復制件為1件(被轉發(fā)文:紅頭、紅章原件;經(jīng)過(guò)復
印的復制件);
轉發(fā)文、被轉發(fā)文各為1件;
請示、批復各為1件(建議做2件，尤其上級單位的批復);
報表、名冊、圖冊等各為1件;
會(huì )議文件，如果有領(lǐng)導講話(huà)，最好也單獨為1件。責任者
登錄領(lǐng)導全名，不得使用X總等稱(chēng)謂。
排序:(1)以轉發(fā)文件為例
正文(紅頭紅章)-被轉發(fā)文件的復印件-定稿(起草的文稿)-轉發(fā)文件的原件(紅頭紅章)。
被轉發(fā)文件原件依附有文電處理單或者收文處理單，“處理單”要附在“被轉發(fā)文件原件”的前面，“歸檔章”蓋在“處理單”上。
(2)同一事由的排序，可以按照時(shí)間、文號等形式排序。相對集中。
10.“歸檔章”
歸檔章的大小，嚴格按照標準，不要任意添加內容。
歸檔章，蓋在每1件歸檔文件的首頁(yè)、上方、居中、空白的位置上。
歸檔章包括“六”項內容，只須填寫(xiě)其中“四”項。全宗號、館編件號不用填寫(xiě)。
全宗號、館編件號:不填。檔案館接收黨政機關(guān)、行政事業(yè)單位的檔案，檔案館(局)給予被移交檔案單位的代號。企業(yè)不向檔案館移交，這兩項為空。
年度:必填項目，阿拉伯數字，4位。不允許只填后兩
位。例如:06。
室編件號:必填項目，填寫(xiě)文件排列的順序號。
問(wèn)題:必填項目。直接填寫(xiě)分類(lèi)號。
保管期限:必填項目，建議使用漢字全稱(chēng)�？梢杂煤�(jiǎn)稱(chēng)(漢字)永、長(cháng)、短;可以用代碼。
注意:(1)填寫(xiě)“檔號章”必須使用符合檔案要求的書(shū)寫(xiě)材料，不能使用鉛筆等。
(2)電力企業(yè)都是按照分類(lèi)表進(jìn)行歸檔，在制作檔號章、檔案盒時(shí)，機構這個(gè)兩個(gè)詞不用印制，直接省略。
11.編目
編目包括“歸檔文件目錄”封面;“歸檔文件目錄”;“備考表”
“歸檔文件目錄”應注意的問(wèn)題:
件號:是文件的排列順序號，件號是指固定歸檔文件的排列
先后順序的重要標識。一定要準確。件號與實(shí)物一定
相符。
責任者:必須與印章同樣，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用本公司、本單位等字樣。個(gè)人必須使用全名，不得寫(xiě)X總。
文號:照實(shí)抄錄，文件代字、年度、順序號都不能省略。字、
虛號，可不用抄寫(xiě)。
公文也有要求，在編制文件代字時(shí)，不允許有字、虛
號“0”等字樣。
題名:照原文抄寫(xiě)，不能簡(jiǎn)寫(xiě)、縮寫(xiě)。如果沒(méi)有標題或者需要補充標題內容，加注“[]”，自擬標題。登錄會(huì )議紀要等要自擬標題。
日期:月、日是1位數字，在前面加“0”。標準為20070101或者20071203。中間不用加“.”、“_”等字符。
頁(yè)數:是每件文件的頁(yè)數。
備注:可以對這件文件加以特殊標注。例如:此份文件帶有“密級”，在備注一欄標注“秘密”等字樣。
“備考表” 應注意的問(wèn)題:
盒內文件情況說(shuō)明:(1)文件收集齊全完整程度。例如:依據來(lái)文，形成上報的公文，依據文件是否歸檔;批復公文，請示文件是否附在批復后面?
(2)文件本身的狀況:字跡模糊、缺損，復印、傳真件等情況;
(3)整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷(xiāo)毀等情況;
(4)聲像材料的說(shuō)明。
整理人:負責該盒歸檔文件的人員姓名，明確責任，親筆簽
字，不允許使用手戳或者系統產(chǎn)生的簽名。
檢查人:負責檢查歸檔該盒文件整理質(zhì)量的人員姓名，親
筆簽字，不允許使用手戳或者系統產(chǎn)生的簽名。
整理人、檢查人:一是檔案人員或者檔案負責人;二是檔案負責人或者負責檔案部門(mén)的負責人。
目錄的排序:“歸檔文件目錄”要放在這盒歸檔文件的首頁(yè);“備考表”放在這盒歸檔文件的最后。
【文書(shū)檔案歸檔文件整理規則】相關(guān)文章：
二小《整理文件》評課稿06-14
檔案歸檔工作自查自評報告（精選17篇）01-06
檔案整理工作總結10-20
檔案整理工作總結01-04
整理檔案工作總結15篇12-07
檔案整理工作總結15篇01-19
檔案整理工作總結(15篇)02-16
檔案整理工作總結（通用12篇）08-15