知識管理審計報告研究報告
知識管理審計報告研究報告
[摘 要] 針對知識管理審計報告的研究目前還是一個(gè)空白,筆者認為它是一個(gè)審計意見(jiàn)的載體,具有建設性和防護性的作用。文章對知識管理審計報告的要素和編制要領(lǐng)進(jìn)行了探討。
[關(guān)鍵詞] 知識管理 審計報告 作用 要素
隨著(zhù)知識 經(jīng)濟 時(shí)代的到來(lái),知識管理作為重要的管理思想越來(lái)越多地受到組織的關(guān)注。但知識管理審計卻沒(méi)有受到相應的重視,致使知識管理項目的成功率大打折扣。而針對知識管理審計報告研究更是聞所未聞。筆者“小試牛刀”,以期拋磚引玉,豐富知識管理理論。
一、知識管理審計報告的定義
雖然知識管理審計已經(jīng)開(kāi)始在一些組織中實(shí)施應用, 但知識管理審計報告卻沒(méi)有一個(gè)嚴格的定義。審計報告是指“審計師根據審計準則的要求,在實(shí)施審計工作的基礎上對被審計單位的 會(huì )計 報表發(fā)表意見(jiàn)或無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)的書(shū)面文件�！备鶕@個(gè)定義,筆者認為知識管理審計報告也至少應該體現審計依據、審計對象、審計時(shí)間等基本要素。目前知識管理審計尚未形成統一的標準,使用較多有HyA-K-Audit、Delphi Group 的KM2、F. W. Horton 的InfoMap 法等。知識管理審計的對象是組織內的知識、知識工作者、知識環(huán)境、知識的收集、知識共享和知識創(chuàng )新。審計時(shí)間對于財務(wù)審計來(lái)講一般都是事后審計,而知識管理審計事前、事中、事后都可以。因此筆者認為,知識管理審計報告就是審計師依據一定的審計方法,在實(shí)施審計工作的基礎上對被審計項目發(fā)表審計意見(jiàn)或無(wú)法發(fā)表審計的書(shū)面文件。此處提到的“無(wú)法發(fā)表審計意見(jiàn)”是因為審計師可能受到主觀(guān)或客觀(guān)因素的影響而無(wú)法收集到充分、適當的審計證據以支持審計意見(jiàn)的情形。
二、知識管理審計報告的作用
1.防護性作用 2.建設性作用
知識管理審計報告著(zhù)眼于組織管理部門(mén)的戰略、控制、目標、結構及決策的最優(yōu)性,它是在對公司知識資源進(jìn)行系統的、 科學(xué) 的考察和評估的基礎上提出診斷性和預測性的審計意見(jiàn)。知識管理審計報告應該指出知識及其管理的癥結所在,如決信息超載、重復勞動(dòng)造成的交流成本高、效率低下等問(wèn)題,揭示信息供給方面的差別和信息流程中缺失的環(huán)節,幫助組織識別信息需求并將其與組織的信息資源相匹配,提高知識管理實(shí)踐,顯示價(jià)值鏈在人、組織和顧客中形成的過(guò)程,指出通過(guò)知識共享和組織學(xué)習應用杠桿作用的方式和途徑。
三、知識管理審計報告的要素
根據詳略程度,審計報告可以分為簡(jiǎn)式審計報告和詳式審計報告;按照使用目的可以分為公布目的審計報告和非公布目的的審計。筆者認為知識管理審計報告主要用于指出知識及其管理存在的問(wèn)題和幫助組織改善經(jīng)營(yíng)管理,故應當屬于詳式審計報告和非公布目的的審計報告。根據審計文書(shū)的基本要求,其要素應該包括以下八項:
1.標題。全面的知識管理審計報告的標題應該為“關(guān)于+(被審計單位)+(時(shí)間)+的+知識管理審計報告。專(zhuān)題知識管理審計報告的標題應在(時(shí)間)后面加上專(zhuān)題名稱(chēng)。被審計單位的名稱(chēng)應該寫(xiě)全稱(chēng),避免引起誤解;時(shí)間可以是被審計事項已經(jīng)或將要發(fā)生的時(shí)間,也可以是正在發(fā)生的時(shí)間。
2.收件人。審計報告的收件人一般是業(yè)務(wù)的委托人或授權人。如果是外部審計,委托單位與外部審計機構一般會(huì )簽署業(yè)務(wù)約定書(shū)(合同),此時(shí)的收件人應是審計師按照業(yè)務(wù)約定書(shū)的要求致送審計報告的對象;如果是內部審計,則審計項目往往是管理部門(mén)授權審計,此時(shí)審計報告的收件人為授權人。
3.引言段。知識管理審計報告的引言段應當依次說(shuō)明審計立項的依據;被審計事項的性質(zhì)和范圍;審計事項的要求和執行時(shí)間;其中審計對象的范圍至少應當指明知識管理項目實(shí)施的時(shí)間和部門(mén);審計事項的要求和執行時(shí)間是業(yè)務(wù)約定書(shū)或授權人的具體要求。
4.范圍段。知識管理審計報告的的范圍段應當說(shuō)明已經(jīng)實(shí)施的審計工作;所依據的審計標準;審計責任等。審計工作應當按照相關(guān)的技術(shù)標準計劃和實(shí)施了審計程序,這些審計工作足以獲得充分、適當的審計證據以支持審計師的審計意見(jiàn)。審計責任應當指出知識管理審計報告屬于診斷性的管理建議,僅供管理部門(mén)內部 參考 ,因使用不當造成的后果與審計師和審計單位無(wú)關(guān),即不承擔 法律 責任。
5.意見(jiàn)段。意見(jiàn)段應該是知識管理審計報告的核心部分,因而也就占據了審計報告的最大篇幅。一份審計報告的質(zhì)量高低主要取決于意見(jiàn)段。這一段應該具體說(shuō)明以下三個(gè)具體內容:
(1)對被審計事項的基本評價(jià)。審計師應當描述知識管理在組織中的戰略地位、知識管理的基礎建設、知識管理實(shí)施模式或戰略、知識管理實(shí)施現狀、知識管理部門(mén)的人力資源、知識管理實(shí)施的安全性和效益性等。進(jìn)行了上述有關(guān)內容的說(shuō)明以后,審計師對被審計事項做出了基本的評價(jià),總括性的說(shuō)明被審計事項的優(yōu)劣。在基本評價(jià)的基礎上對成績(jì)、問(wèn)題進(jìn)行分析。
(2)主要成績(jì)和問(wèn)題。知識管理的事后或事中審計要說(shuō)明主要經(jīng)驗和成績(jì)、不足和缺陷。審計報告應當描述知識收集、知識共享、知識創(chuàng )新的情況及意識;描述信息流的有序性和及時(shí)性;評價(jià)學(xué)習機制、商務(wù)智能和知識儲備途徑等;說(shuō)明在知識管理實(shí)踐過(guò)程中特定的人對特定的知識資源擁有的安全和權限級別;評價(jià)知識獲取的安全性和及時(shí)性;評價(jià)知識管理人員素質(zhì)和知識管理績(jì)效等。在分析的基礎上肯定成績(jì), 總結 經(jīng)驗;指出問(wèn)題,吸取教訓。
知識管理的事前審計要分析組織的知識基礎和知識需求,找出知識差距和知識流,并判斷它們對經(jīng)營(yíng)目標的影響,以確定組織知識管理的戰略或知識管理的'實(shí)施模型是否 科學(xué) 合理。報告最后要說(shuō)明知識管理項目的可行性,提出預測性的報告。其目的是減少決策失誤,實(shí)現決策科學(xué)化。
(3)改進(jìn)意見(jiàn)和建議。這部分內容不是必須的,即如果項目可行或實(shí)施效果良好,則可以省略。但如果知識管理項目存在重大缺陷,此處應該是知識管理審計報告的重要內容。此時(shí)審計師應該針對審計項目存在的問(wèn)題和不足之處提出意見(jiàn)和建議,包括:解決問(wèn)題的辦法、可以采取的措施、可供選擇的方案等。但此處應當說(shuō)明,這些建議僅供內部參考、不具備鑒證作用。
6.審計師簽名蓋章。知識管理審計報告應當由項目負責人(或審計組組長(cháng))簽名蓋章。社會(huì )審計還應該加蓋事務(wù)所合伙人或主任 會(huì )計 師的章。
7.審計機構及地址。審計報告應當載明審計機構的名稱(chēng)及地址,并加蓋審計機構的公章。
8.報告日期。審計報告最后應當寫(xiě)明審計報告日期。審計報告日期為審計工作完成日,即應當實(shí)施的審計程序均已經(jīng)實(shí)施完畢。
四、知識管理審計報告的編制要領(lǐng)
知識管理審計報告的編制人應當是項目負責人或審計組組長(cháng)。由于被審計單位的經(jīng)營(yíng)環(huán)境千差萬(wàn)別,因此以上八個(gè)要素在審計報告中地位、所占篇幅不盡相同。審計師應該根據實(shí)際需要來(lái)表達這些內容。為了保證權威性,在寫(xiě)作中應該注意以下要領(lǐng):
1.要根據知識管理的審計目標進(jìn)行嚴格選材。它包括陳述的真實(shí)性、優(yōu)劣性、差距性和潛在性的各種題材。要有事實(shí)、有數據、有比較、有分析。
2.要依據審計報告的基本要素安排好報告的結構。因為結構是報告的骨架,是科學(xué)組織報告材料的必要手段,既要體現出完整性,又要順理成章。防止公式化傾向。
3.注意措辭。知識管理審計報告在本質(zhì)上屬于管理審計范疇,其語(yǔ)言應體現出“評價(jià)和建議”。意見(jiàn)段的開(kāi)頭應該使用“我們認為”的術(shù)語(yǔ),而不宜使用“我們確信”或“我們保證”等絕對化的語(yǔ)言,“絕對可行”、“完全正確”會(huì )誤導管理部門(mén)的決策。同時(shí)也應避免使用模糊不清、態(tài)度曖昧的語(yǔ)言,如“大致可以”、“基本可行”等,這樣的語(yǔ)言會(huì )降低審計報告的權威性和可信性。
4.審計報告提交或出具之前,應充分聽(tīng)取知識管理專(zhuān)家的意見(jiàn),使審計報告的內容經(jīng)得起推敲,更令人信服。
參考 文獻 : [2]馮 靜:知識管理實(shí)施的第一步——知識審計[J].情報科學(xué),2004(5)
[3]石愛(ài)中 胡繼榮:審計研究[M].北京:經(jīng)濟科學(xué)出版社,2002,350
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