在辦公室系統工作會(huì )議上的意見(jiàn)講話(huà)
同志們：
今天的會(huì )議形式很好，是一次務(wù)實(shí)的會(huì )議，把各單位的辦公室主任召集在一起開(kāi)會(huì )，能夠更好地了解各單位的實(shí)際工作情況，今后這樣的會(huì )議要一年一次定期召開(kāi)。此外，還應不定期地召開(kāi)各種專(zhuān)業(yè)研討會(huì )，進(jìn)一步加強辦公室工作的交流。下面，我講三點(diǎn)意見(jiàn)。
一、充分肯定公司辦公室系統的工作成績(jì)，進(jìn)一步堅定工作信心。
近一個(gè)時(shí)期以來(lái)，公司辦公室系統圍繞著(zhù)公司的改革、發(fā)展穩定大局，做了大量的工作，取得了顯著(zhù)的成績(jì)，主要表現在這幾個(gè)方面，一是辦公室基礎建設取得了新的進(jìn)步，公司總經(jīng)部按照省公司總經(jīng)部的安排部署，積極開(kāi)展標準化辦公室創(chuàng )建工作，并在全省第一個(gè)通過(guò)了標準化辦公室驗收。在總經(jīng)部的帶動(dòng)和指導下，公司系統的標準化辦公室創(chuàng )建工作得到全面深入的開(kāi)展，夷陵區公司辦公室在全省率先通過(guò)了縣級企業(yè)標準化辦公室驗收，為公司系統各單位強化辦公室基礎建設樹(shù)立了良好的榜樣。二是業(yè)務(wù)管理效率大幅提高，督辦、檔案、信訪(fǎng)、外事、信息、保密、接待、法律、公文、車(chē)輛等辦公室業(yè)務(wù)管理的效率大幅提高，取得了包括省公司檔案工作先進(jìn)單位、宜昌市建議提案辦理工作先進(jìn)單位等榮譽(yù)。尤其是在強化車(chē)輛管理方面想了很多辦法，為降低車(chē)輛管理使用成本發(fā)揮了積極的作用。三是圓滿(mǎn)地完成了多項重大任務(wù)。特別是接待工作方面，規范、得體地完成了包括國網(wǎng)公司主要負責人來(lái)宜檢查指導工作等一系列高規格的接待任務(wù)，為樹(shù)立企業(yè)良好形象發(fā)揮了積極的作用，得到了省公司領(lǐng)導的高度好評。四是企業(yè)規劃工作方面，在立足國網(wǎng)公司“一強三優(yōu)”發(fā)展目標、“三抓一創(chuàng )”工作思路和省公司“三型二化一強”發(fā)展規劃的基礎上，總經(jīng)部匯集了公司上下智慧，制訂了《宜昌供電公司20__年至20__年發(fā)展戰略規劃》、《宜昌供電公司第一屆總經(jīng)理任期目標》等遠景目標體系，為科學(xué)規劃公司今后一個(gè)時(shí)期的發(fā)展方向和發(fā)展目標做出了積極的貢獻。
這些成績(jì)的取得，是公司辦公室系統廣大工作人員積極思索、勇于實(shí)踐創(chuàng )新的結果。這些成績(jì)，為推動(dòng)企業(yè)的改革和發(fā)展、保持和鞏固企業(yè)安定團結的局面產(chǎn)生了積極而深遠的影響。在此，我代表公司，向長(cháng)期以來(lái)在辦公室崗位上兢兢業(yè)業(yè)工作的同志們表示衷心的感謝。
二、深刻認識公司面臨的形勢，增強工作的責任感和緊迫感。
盡管辦公室工作取得了顯著(zhù)的成績(jì)，但是我們要認識到，隨著(zhù)企業(yè)內外部形勢的發(fā)展變化和電力體制改革的不斷深入，國網(wǎng)公司系統自上到下的工作步伐和節奏越來(lái)越快，對工作效率的要求越來(lái)越高。辦公室系統是企業(yè)非常重要的綜合管理部門(mén)，是企業(yè)對外聯(lián)系的主要窗口之一，是聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導與職工的重要橋梁和紐帶。在企業(yè)中擔任著(zhù)“參謀部、事務(wù)部、服務(wù)部”的職能，公司的辦公室系統，要更好地適應企業(yè)形勢發(fā)展變化的要求，要更好地勝任工作，還有很多地方需要改進(jìn)和完善。如在履行參與政務(wù)的過(guò)程中，一些同志僅停留在當領(lǐng)導傳聲筒的層面，少有深入實(shí)際、總結單位情況、向領(lǐng)導決策提供有價(jià)值的信息。把領(lǐng)導的一些工作思路和觀(guān)點(diǎn)，深化、細化、量化成可以實(shí)際執行的工作制度的事例更加少見(jiàn)。在處理事務(wù)的過(guò)程中，工作方式方法比較單一，很多時(shí)候都是被動(dòng)的、機械式的應付，對工作進(jìn)行深層次思索和創(chuàng )新的舉措不夠。行使服務(wù)職能，服務(wù)對象較多地體現在領(lǐng)導干部身上和單位事務(wù)上，對一般職工群眾的服務(wù)意識不夠。
要更好地適應新的時(shí)期，我們要努力實(shí)現各級辦公室由事務(wù)型向參謀型轉變、由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉變、由傳統型向開(kāi)拓型轉變，要力爭把辦公室建成把握全局的參謀中心、傳達政令的指揮中心、管理事務(wù)的協(xié)調中心、渠道暢通的信息中心和工作一流的服務(wù)中心，切實(shí)發(fā)揮好參與政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)三項職能。希望大家深刻認識形勢，深入地理解領(lǐng)會(huì )辦公室工作的重要性，不斷增強工作的責任感和緊迫感，從思想和行動(dòng)上積極做好開(kāi)創(chuàng )辦公室工作新局面的準備。
三、全面加強能力建設，努力開(kāi)創(chuàng )辦公室系統工作的新局面
下一步的辦公室工作，要立足參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)三個(gè)基本職能的要求，全面提高辦公室工作能力。
�。ㄒ唬┨岣吖芾硎聞�(wù)的業(yè)務(wù)能力
與其他業(yè)務(wù)部門(mén)比較，辦公室工作的特點(diǎn)比較突出：一是體現整體工作的計劃性與日常工作的多變性上。在辦公室的實(shí)際工作中，很多時(shí)候是計劃不如變化快，這就要求辦公室在工作計劃安排上必須高度靈活才能適應實(shí)際工作變化的需要。二是體現在工作職責的定性化與日常工作安排的隨機化上。辦公室是公司的綜合管理部門(mén)，既有固定的工作職責，又要管理企業(yè)中一些臨時(shí)性的、突發(fā)性的事務(wù)，大家剛才在發(fā)言中也談到了，企業(yè)中一些沒(méi)有人管理的事務(wù)，很多時(shí)候都要由辦公室來(lái)實(shí)施，辦公室在企業(yè)里充當著(zhù)“不管部”的角色，對人員的素質(zhì)和技能要求比較高；三是體現自身工作的主動(dòng)性與服務(wù)工作被動(dòng)性之間的矛盾性上。辦公室是服務(wù)部門(mén)，工作要講主動(dòng)性，但是在發(fā)揮主動(dòng)性的同時(shí)，還要注意處理服務(wù)對象的被動(dòng)問(wèn)題，要主動(dòng)克服困難，滿(mǎn)足服務(wù)對象的需要，否則容易出現費力不討好的結果。所以，從這個(gè)角度上講，辦公室業(yè)務(wù)對工作人員的工作作風(fēng)和工作態(tài)度的要求是很高的。
辦公室工作的這些主要特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須要高度重視業(yè)務(wù)能力建設。對辦公室業(yè)務(wù)能力建設的重點(diǎn)，我主要想強調一個(gè)程序化和制度化的問(wèn)題。辦公室的日常性、事務(wù)性工作，不僅多，而且比較雜，提高辦公室工作效率的一個(gè)基本途徑就是規范工作辦理的程序和制度。一方面要堅決按照程序辦事，該是那一級領(lǐng)導負責，那一級管理的事要嚴格劃分職責，實(shí)施分級負責，對口管理。如果不是特別急迫或者是有特殊意義的事，不宜越級匯報和越權辦理，不要把本單位大大小小的事情都推向主要領(lǐng)導，影響他們對企業(yè)經(jīng)營(yíng)等主要工作的思索和研究，這就是辦公室服務(wù)領(lǐng)導的一個(gè)主要內容。我們要配合領(lǐng)導提高工作效率。另一方面，辦公室工作要注重走制度化的道路，要善于在工作中總結經(jīng)驗，摸索規律，對于一些在工作中比較成熟的做法，應該考慮通過(guò)制度的形式，把它固定下來(lái)。走制度化道路，不但能夠減少在工作辦理中的隨意性，增強業(yè)務(wù)辦理的'正確率。而且，有制度作為準繩，可以避免在工作中的一些人為的內耗環(huán)節，提高工作效率。
�。ǘ┨岣邊⑴c政務(wù)的參謀能力
提高參謀能力要著(zhù)力提高大局意識、團結意識、服務(wù)意識、責任意識、效率效益意識和創(chuàng )新意識。
在思想認識上要牢固樹(shù)立大局意識，辦公室主任在某種意義上代表著(zhù)公司的黨政一把手，必須要有全局意識、大局意識和把握全局的能力。辦公室是企業(yè)的綜合協(xié)調部門(mén)，對維護企業(yè)團結、維護企業(yè)班子成員之間的團結負有重大責任，可以這么說(shuō)，辦公室在企業(yè)中發(fā)揮著(zhù)潤滑劑的作用。所以，辦公室不僅內部自身要加強團結，而且要積極維護好企業(yè)的團結。辦公室的服務(wù)職能，全面體現在對內、對外、對上、對下各個(gè)方面，必須要進(jìn)一步強化服務(wù)意識。再一個(gè)是責任意識，我們要把自己的本職工作做好，把我們自己的一畝三分地種好，把我們自己該做的工作做好。在當前的工作中，有一種不好的現象，有些同志在工作中遇上問(wèn)題和困難時(shí)，缺乏責任意識，不經(jīng)過(guò)思考，把困難和問(wèn)題直接推向領(lǐng)導，這就是一種不負責任的表現。我們還要強化效率和效益意識，我們是企業(yè)，我們的辦公室是企業(yè)的辦公室，企業(yè)的中心任務(wù)是實(shí)現價(jià)值的最大化，很多事情辦與不辦，要以成本和效益為標準，辦公室主任在很多時(shí)候是代表公司黨政一把手在思考問(wèn)題，要有效率和效益意識。還有一個(gè)創(chuàng )新問(wèn)題，現在我們各個(gè)口都在強調創(chuàng )新，在創(chuàng )一流同業(yè)對標工作中，都在努力樹(shù)立標桿。辦公室系統的同志們，要通過(guò)學(xué)習，探索辦公室工作一些新的管理模式和管理方法，爭取做創(chuàng )新辦公室管理的標桿。
提高參謀能力的另外一個(gè)重要途徑是要創(chuàng )新信息報送制度，力爭通過(guò)一定的形式和內容，借助一定的載體，進(jìn)一步加強企業(yè)內部的聯(lián)系。包括我剛才提的縮短會(huì )議周期，加強辦公室工作信息調研等。信息報送要規范，我建議我們可以建立企業(yè)內部參考信息報送制度，明確必須向公司上報信息的范圍和內容，以制度的形式，進(jìn)一步規范信息報送工作。國網(wǎng)公司在信息報送方面的要求越來(lái)越嚴格，最近專(zhuān)門(mén)下發(fā)了一個(gè)《國家電網(wǎng)公司關(guān)于對外關(guān)系若干問(wèn)題的暫行規定》，對國網(wǎng)公司系統各級領(lǐng)導出席各類(lèi)慶典活動(dòng)進(jìn)行明確的規定，參與重大慶典活動(dòng)必須向國網(wǎng)公司上報，由國網(wǎng)公司辦公廳統一協(xié)調。要圍繞企業(yè)的中心工作開(kāi)展調查研究，辦公室系統要下發(fā)工作要點(diǎn)，明確研究課題，結合企業(yè)在改革發(fā)展中的重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，深入基層和一線(xiàn)去調查研究，尋找問(wèn)題的來(lái)龍去脈和結癥所在，探索解決問(wèn)題的辦法，為領(lǐng)導解決這些問(wèn)題提供有實(shí)際價(jià)值的建議。當前，多經(jīng)發(fā)展問(wèn)題、線(xiàn)損和均價(jià)管理問(wèn)題、企業(yè)管理流程的理順優(yōu)化問(wèn)題等都是企業(yè)亟需解決的重大問(wèn)題，希望大家對這些問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)題的調研，整理出有見(jiàn)地、有價(jià)值的調研材料供領(lǐng)導參考。要根據領(lǐng)導意圖抓好文稿起草工作，對企業(yè)發(fā)展遠景目標、工作報告、領(lǐng)導重要場(chǎng)合講話(huà)等重要文稿的編制撰寫(xiě)工作要高度重視，努力做個(gè)有心人，提高文字能力。文字能力是辦公室工作的一項最基本能力，辦公室各個(gè)崗位的工作人員尤其是辦公室主任，更要高度重視自己的文字能力，要能夠撰寫(xiě)工作總結、報告等。我們千萬(wàn)不能給領(lǐng)導和其他部門(mén)的同志留下這么一個(gè)印象，就是辦公室是一個(gè)打雜部門(mén)，是一個(gè)真正的“不管部”。包括在各種場(chǎng)合的發(fā)言，辦公室的同志們都要力爭做到邏輯清晰、條理分明。
�。ㄈ┨岣叻⻊�(wù)大局的執行能力
強化執行力是王總最近在宜昌調研時(shí)談到的一個(gè)重要問(wèn)題，也是我感觸比較深的問(wèn)題。執行力是治企力的基礎和保障。對于辦公室工作而言，保證領(lǐng)導班子的決策能夠得到全面落實(shí)是執行力的重要體現。強化執行力最關(guān)鍵是要抓好督辦工作。在這方面我提一個(gè)要求，辦公室系統要建立督辦制度和定期通報制度，對公司的各種重要會(huì )議明確下來(lái)的重大任務(wù)和各級領(lǐng)導調研指導工作時(shí)提出來(lái)的工作要求，要及時(shí)準確地派出工作督辦任務(wù)，做到有部署、有檢查、有落實(shí)。此外，還應建立信息定期通報制度，結合同業(yè)對標工作的要求，最少在一個(gè)季度內，要對辦公室工作進(jìn)行一次通報，通報的主要內容包括企業(yè)改革情況、穩定情況等等，并將相關(guān)的信息報送相關(guān)領(lǐng)導。提高執行力，要高度重視協(xié)調工作。在具體的辦文、辦會(huì )、辦事中，協(xié)調工作十分重要，如果協(xié)調工作沒(méi)做好，就形成不了各方面的合力。同時(shí)，要按照“凡事有人負責、凡事有人監督、凡事有章可循、凡事有據可查”的原則，加快公司辦公室系統工作制度體系的建設完善力度。綜合管理修章建制的職責在辦公室，我們要力爭做到辦公室的每一項業(yè)務(wù)，從受理到落實(shí)到考核，都按照既定的程序流轉，使辦公室的工作流程簡(jiǎn)明、條理清楚、銜接緊密、運轉高效。比如說(shuō)我們的接待管理和會(huì )議管理等，要建立相關(guān)的管理臺帳、讓領(lǐng)導了解每一個(gè)時(shí)期的工作情況，包括接待了多少客人？是什么級別的？開(kāi)了多少會(huì )，費用開(kāi)銷(xiāo)情況如何等，讓領(lǐng)導對公司的這些工作有個(gè)總體了解。
此外，要高度重視辦公室隊伍建設，要加強學(xué)習，通過(guò)建立“工作學(xué)習化、學(xué)習工作化”的機制來(lái)提高工作人員的綜合能力。剛才很多同志也提了，要進(jìn)一步加強辦公室工作人員的培訓工作。請總經(jīng)部認真思考培訓工作，下一步要加強對辦公室系統的業(yè)務(wù)培訓力度，包括辦公室主任的輪崗輪訓以及禮儀培訓等。要加強對辦公室干部的培養力度，在辦公室人員的選擇上要注重內在素質(zhì)和外表形象，要注意跟蹤培養，防止人才斷層。由于長(cháng)期在領(lǐng)導身邊工作，地位比較特殊，辦公室人員要更加嚴格地要求自己，做到自警、自省、自重、自勵，正確處理好各方面的關(guān)系，尤其是要把好廉潔從業(yè)的關(guān)口。在這里我也給同志們表個(gè)態(tài)，在下一步的工作中，我們將給辦公室的同志們更多的關(guān)心、鼓勵、支持和開(kāi)通，充分調動(dòng)大家的積極性。包括大家談的待遇問(wèn)題、基本工具設備問(wèn)題尤其是辦公自動(dòng)化問(wèn)題，要下決心解決，從各個(gè)方面盡量多關(guān)心大家、多愛(ài)護大家，讓大家安心崗位工作，努力把辦公室系統建成五個(gè)中心，全面發(fā)揮三項職能。借今天的機會(huì )我還要強調一個(gè)具體問(wèn)題，就是VI系統的推廣工作，這是公司企業(yè)文化建設的重要組成部分，公司已經(jīng)在全面安排部署，各單位要高度重視，并且在工作中積極配合。
希望通過(guò)今天的會(huì )議，對大家更新觀(guān)念起到一種促進(jìn)作用，更希望大家在今后的工作中積極探索辦公室管理的規律，不斷提高管理辦公室工作的能力，帶領(lǐng)辦公室更好地服務(wù)企業(yè)的改革與發(fā)展。
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