2015應用文寫(xiě)作基礎知識大全
一、應掌握的應用文寫(xiě)作基礎知識
(一)公文格式
1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規范和印制規范的總和。
2、行政公文的格式的內容：2001年1月1日施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章第十條對行政公文的格式做出了規范性的規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。”現行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會(huì )議紀要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。
行政公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(又稱(chēng)“間隔橫線(xiàn)”)以上的各要素統稱(chēng)眉首;置于紅色反線(xiàn)(不含紅色反線(xiàn))以下的各要素統稱(chēng)主體;置于主題詞(包含主題詞)以下的各要素統稱(chēng)版記。
(1)眉首：眉首又稱(chēng)文件頭，位于公文首頁(yè)上部，用套紅印刷，占首頁(yè)的三分之一或五分之二;一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線(xiàn)等部分組成。
秘密等級和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過(guò)程中的國家秘密的安全，涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。秘密公文分為絕密、機密、秘密三級，其中“絕密”、“機密”級公文還應標明份數序號。
緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。如需同時(shí)標識秘密等級，則緊急程度在下，秘密等級在上。
發(fā)文機關(guān)標識。發(fā)文機關(guān)又稱(chēng)版頭，用紅色標識居文件頭部分正中，一般有兩種形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)和“文件’’二部分組成，如“北京市人民政府文件”;另一種是只標明發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(適用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)要用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是幾個(gè)單位聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。
發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號三部分組成。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表發(fā)文機關(guān)核準、制發(fā)該公文的負責人，是公文生效的具體責任者。上行文(包括上報的“請示”“意見(jiàn)”“報告”)應當在首頁(yè)注明簽發(fā)人、會(huì )簽人姓名。
紅色反線(xiàn)(又稱(chēng)“間隔橫線(xiàn)”)。紅色反線(xiàn)是一條較粗的通欄紅線(xiàn)，位于“發(fā)文字號”與文件主體部分的“標題”之間，把文件頭部分和正文部分分開(kāi)。一般政府機關(guān)公文用一條通欄紅線(xiàn)，黨的機關(guān)文件在通欄紅線(xiàn)正中加一顆紅五星做標志。
(2)主體：是文件的主要部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件八個(gè)部分。
標題。公文標題的三要素：完整的公文標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于表彰獎勵中國女子足球隊的通報》(國辦發(fā)[1999]61號)，發(fā)文機關(guān)是“國務(wù)院辦公廳”，事由是“表彰獎勵中國女子足球隊”，文種是“通報”。
公文標題的核心要素：“文種”是公文標題的核心要素，同時(shí)也是不能省略的要素。
公文標題除了采用三要素齊備的完整式標題形式外，還可以采用省略式標題形式。省略式標題包括以下三種情況：一是省略發(fā)文機關(guān)的標題，如《關(guān)于嚴厲打擊傳銷(xiāo)和變相傳銷(xiāo)等非法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的意見(jiàn)》，通常有文件版頭的公文(主要指上行文)，標題不必再重復發(fā)文機關(guān);二是省略事由只由發(fā)文機關(guān)和文種組成的標題，如《中華人民共和國主席令》、《中國人民銀行通告》等;三是省略發(fā)文機關(guān)和事由，只有“文種”一個(gè)要素的標題，如《通告》、《公告》，這類(lèi)標題一般適用于內容較單一的公布性、知照性公文。
注意：公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。對于轉發(fā)文，除批轉法規性文件加書(shū)名號外，均不對原標題加書(shū)名號。
轉發(fā)上級機關(guān)的文件，如果標題過(guò)長(cháng)，可以自擬事由摘要轉發(fā);如果是層層轉發(fā)的文件，可以只轉發(fā)首發(fā)機關(guān)的名稱(chēng)。
例題：
1、國家稅務(wù)總局轉發(fā)了國務(wù)院題為“關(guān)于做好稅制改革工作的通知”這一文件，自治區地稅局再轉發(fā)給各盟市地稅局，盟市地稅局再進(jìn)行轉發(fā)時(shí)，寫(xiě)成了《通遼市地方稅務(wù)局關(guān)于轉發(fā)內蒙古自治區地方稅務(wù)局關(guān)于轉發(fā)國家稅務(wù)總局關(guān)于轉發(fā)國務(wù)院關(guān)于做好稅制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。
2、標題過(guò)長(cháng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農業(yè)加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關(guān)：是指負責辦理和答復該份公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。
下級向上級機關(guān)發(fā)出的請示或報告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)向上級請示時(shí)，也要確定一個(gè)主送機關(guān)，其他用抄送形式，不能多頭主送，避免出現責任不明，誤時(shí)誤事的現象;上級對下級機關(guān)的發(fā)文，主送機關(guān)應按法定或約定俗成的慣例排序，如通遼市人民政府下發(fā)的普發(fā)性文件，主送機關(guān)可以是“各旗、縣、市、區人民政府，市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會(huì )或群眾公布的公文及法規章程等，一般不寫(xiě)主送機關(guān)。如通告、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，是用來(lái)表達具體的思想內容的。正文應根據文種和寫(xiě)作意圖選擇恰當的表達方式和結構，在公文格式規范、行文關(guān)系正確的前提下，一篇公文的水平與效果關(guān)鍵取決于正文的擬定。
正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號;引用外文應當標明其中文含義。正文寫(xiě)作的要求：
第一，符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針、政策以及上級機關(guān)的有關(guān)規定。
第二，要有針對性，即以事實(shí)為根據，分析問(wèn)題，做到有的放矢。
第三，一般應一文一事，事由要集中、明確、重點(diǎn)突出。
第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。
第五，具體措施或意見(jiàn)要符合實(shí)際，明確具體，可操作性強。
第六，語(yǔ)言要準確、簡(jiǎn)潔、規范。
公文中的數字：公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字
正文層次標識方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1.”“2.”“3.”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......
附件說(shuō)明：公文如有附件，應在正文之后注明附件說(shuō)明。
附件說(shuō)明寫(xiě)在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標識“附件”，后標冒號，然后說(shuō)明附件順序和名稱(chēng)。附件序號用阿拉伯數碼，附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。
成文日期：是指公文完成并定稿的時(shí)間，是公文生效的標志。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。決定、會(huì )議紀要等會(huì )議討論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。
成文日期標注在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標全，“零”寫(xiě)為“O”，如“二OO二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標志之一。公文除會(huì )議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文一行之內，下壓日期，端正，印章用紅色;聯(lián)合行文并需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應將成文日期拉開(kāi)，左右各空七個(gè)字格，主辦機關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，不相交或相切;聯(lián)合行文并需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序排列則在相應位置，并使印章加蓋其上。
當公文排版所�？瞻撞荒芸障掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文在同一版面，不得采用標識“此頁(yè)無(wú)正文”的方式解決。
附注：指需要說(shuō)明的其他事項，包括說(shuō)明傳達范圍(如“此件發(fā)至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現的名詞術(shù)語(yǔ)的解釋等，或在使用請示文種時(shí)注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。
附注標識在成文日期下一行，居左空二字，應當加圓括號標注。
附件：是附在正文之后用于補充、說(shuō)明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要，又不便于寫(xiě)入正文的材料才用附件的形式表達，并不是每份公文都有附件。
常見(jiàn)的附件有兩種：一是隨文所頒布、批轉(轉發(fā))、報送的文字材料，實(shí)際是公文的主要內容，而主件只起批準頒布、批轉轉發(fā)、報送或按語(yǔ)作用，這類(lèi)附件與公文正件具有同等效力。二是補充、說(shuō)明、解釋正文內容的材料，如代表名單、數字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執行公文正件提供參考。
附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時(shí)標識序號;如不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(3)版記：版記也稱(chēng)文尾，位于公文末頁(yè)最下部，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期三個(gè)要素。版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類(lèi)別的規范化名詞或名詞性詞組，是文件信息輸入計算機的一種信息符號。因為按照區局文件精神，從今年開(kāi)始系統內部行文不再標注主題詞，因為全區辦公自動(dòng)化系統都已開(kāi)通，標注主題詞已沒(méi)有必要。但向系統外行文仍然要標注。注意：一份文件的標引，一般不超過(guò)6個(gè)主題詞。
抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的機關(guān)。抄送上級機關(guān)的用“抄報”;抄送平級和下級機關(guān)的用“抄送”。
抄送機關(guān)應使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)，位置在主題詞下一行，左空一字標識“抄送”，后加冒號;抄送機關(guān)間用頓號隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號。
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機關(guān)多數不以行文機關(guān)名稱(chēng)出現，而只用該機關(guān)辦公室(廳)名稱(chēng)。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下，占一行位置。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
(二)行政公文的行文規則
一個(gè)機關(guān)的文件，按照行文關(guān)系、文件的去向，可以分為上行文、平行文、下行文和泛行文。
基本行文規則：
(1)根據機關(guān)隸屬關(guān)系和職責范圍行文的原則。
(2)公文不直接報領(lǐng)導者個(gè)人的原則。
(3)非特殊情況不越級行文原則。
(4)同級機關(guān)可以聯(lián)合行文的原則。
(5)部門(mén)會(huì )簽未經(jīng)協(xié)調一致不得各自單獨行文的原則。
受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時(shí)應當抄送其另一上級機關(guān)。
以下兩種情況不宜用抄送：
1.請示不得在主送上級機關(guān)的同時(shí)向其下級機關(guān)抄送;
2.凡與辦理公文無(wú)關(guān)的機關(guān)一律不予抄送。
請示應一事一請示，不要一文多事。如確有幾件事需要請示上級，可分別寫(xiě)成幾份請示上呈。
報告不得夾帶請示事項的規則。
部門(mén)內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
公文的語(yǔ)言特點(diǎn)：莊重、準確、樸實(shí)、精煉、嚴謹、規范。莊重是指語(yǔ)言端莊、格調鄭重嚴肅;準確是指在表情達意時(shí)，語(yǔ)言真實(shí)確切，無(wú)虛假無(wú)錯漏，褒貶得當，語(yǔ)意明確界限清楚，符合實(shí)際，真切表達欲表達的內容;樸實(shí)是指語(yǔ)言平直自然、是非清楚、明白曉暢、恰如其分、通俗易懂，無(wú)浮華夸飾、無(wú)渲染、無(wú)形象描繪、無(wú)矯揉造作，忌堆砌華麗辭藻，忌濫用辭格，講求于平淡之中見(jiàn)神奇;精煉是指語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，精當不凡，去浮辭，忌冗長(cháng)空泛，同時(shí)，又不茍簡(jiǎn)，即服從行文目的和表現主題的需要，當祥則祥，當略則略;嚴謹是指語(yǔ)言含義確切、文句嚴謹、細致周密、分寸得當，忌模糊含混、語(yǔ)意多歧;規范是指語(yǔ)言單位構成及組合不僅應符合現代漢語(yǔ)的語(yǔ)法規則和一般邏輯規則，而且應合乎公務(wù)活動(dòng)所提出的特殊規范性要求。
二、12種應用文體的寫(xiě)作
(一)計劃與方案
計劃與方案其實(shí)就是工作的打算和安排，進(jìn)行書(shū)面化、條理化、具體化以后就是通常所說(shuō)的“工作安排”、“工作要點(diǎn)”、“工作規劃”、“工作方案”，我們經(jīng)常用到的就是“工作要點(diǎn)”或者叫“工作安排”。不經(jīng)常用到的如書(shū)中提到的“中長(cháng)期規劃”、“項目方案”、“綜合方案”等大家可以看看書(shū)了解一下不作為重點(diǎn)掌握。但要清楚計劃或要點(diǎn)是把想要做的工作具體化，而方案則是把計劃進(jìn)一步明細化，有完成計劃的具體方法和步驟，具有可直接操作的特點(diǎn)。
重點(diǎn)學(xué)習一下工作要點(diǎn)的結構和寫(xiě)作特點(diǎn)。工作要點(diǎn)是一級機關(guān)或一個(gè)職能部門(mén)針對未來(lái)一個(gè)時(shí)期工作的簡(jiǎn)明扼要安排，多由于領(lǐng)導機關(guān)或部門(mén)對下屬單位布置工作和交待任務(wù)。如通遼市地稅局2006年工作要點(diǎn)、2006年紀檢監察工作要點(diǎn)等，要點(diǎn)的要求明確，指導性強，便于執行，也有利于事后檢查。
工作要點(diǎn)有標題、正文、署名和成文日期四部分組成，工作要點(diǎn)的特點(diǎn)是具有指導性、預見(jiàn)性、可行性和約束性。
(二)總結
總結就是單位或個(gè)人對過(guò)去一定階段所做的工作或開(kāi)展的活動(dòng)進(jìn)行全面系統的分析、研究和評價(jià)，從中找出成績(jì)、問(wèn)題、經(jīng)驗和教訓，揭示規律的書(shū)面報告材料�？偨Y是一種比較靈活的應用文體，經(jīng)常用的有三大類(lèi)：?jiǎn)挝豢偨Y、個(gè)人總結、專(zhuān)題總結。重點(diǎn)掌握個(gè)人總結的結構要素和寫(xiě)作要求，一般了解單位總結和專(zhuān)題總結的寫(xiě)作要求與技巧。
個(gè)人總結要抓住主要問(wèn)題，突出經(jīng)驗、教訓和個(gè)人思想上的收獲體會(huì )，不可停留在工作過(guò)程的回顧或一般優(yōu)缺點(diǎn)的檢查上。
個(gè)人總結行文結構一般由標題、正文、落款三部分組成。
標題：?jiǎn)挝幻Q(chēng)+期限+內容+文種
正文：1、前言：交代與中心內容有關(guān)的情況;
2、全面總結一般包括成績(jì)收獲、經(jīng)驗體會(huì )、問(wèn)題教訓三個(gè)部分;
3、總結經(jīng)驗教訓，提出努力方向。
落款：寫(xiě)作者姓名、日期
說(shuō)一下年終自我小結的寫(xiě)法，一般地說(shuō)，除標題外，可分為三部分：
第一部分：工作成績(jì)�？上葘�(xiě)工作，后寫(xiě)成績(jì)，也可把工作和成績(jì)結合起來(lái)寫(xiě)。開(kāi)頭不宜多說(shuō)。如：“一年來(lái)我做了以下幾項工作：”或“我在2005年中做了以下工作：”。
第二部分：存在的問(wèn)題及原因。
第三部分：努力方向。
(三)簡(jiǎn)報
簡(jiǎn)報是反映所在單位或系統完成工作任務(wù)的情況和經(jīng)驗，實(shí)際工作中出現的新情況、新問(wèn)題及值得注意的新思路，或某項調查研究的成果和有價(jià)值的統計數字的內容簡(jiǎn)要的內部資料，起著(zhù)上情下達、下情上達、左右溝通、交流經(jīng)驗的作用。
按照內容簡(jiǎn)報可分為思想動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報、工作簡(jiǎn)報和會(huì )議簡(jiǎn)報。我們在工作中應重點(diǎn)掌握工作簡(jiǎn)報、會(huì )議簡(jiǎn)報的寫(xiě)作格式、寫(xiě)作要求和寫(xiě)作技巧。
工作簡(jiǎn)報的版式由版頭、正文、版尾等要素組成。
簡(jiǎn)報的寫(xiě)作要求：
1、新：反映新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗;
2、準：材料真實(shí)確切、問(wèn)題切中要害、政策把握準確;
3、簡(jiǎn)：篇幅短小精悍，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了;
4、快：迅速及時(shí)，快編快發(fā);
5、全：要素齊全，格式規范。
這里強調一下，我們在寫(xiě)信息簡(jiǎn)報時(shí)，首先要制作好標題，“題好文一半，眉清目傳神”，所謂“看人先看臉、看報先看題、看書(shū)先看皮”，標題是信息的“臉面”。如：《通遼市地稅部門(mén)推行電子納稅受歡迎》，讓人一看事實(shí)清楚，一目了然。
(四)調查報告
調查報告是為了工作需要和特定目的，對某一事物、問(wèn)題或事件進(jìn)行調查研究后，通過(guò)分析、加工，利用調查材料和研究結論整理撰寫(xiě)出來(lái)的書(shū)面報告。
調查報告也稱(chēng)為考察報告。其主要特點(diǎn)，一是針對性強—針對人們普遍關(guān)心的事情或者亟待解決的問(wèn)題而寫(xiě);二是用事實(shí)說(shuō)話(huà)—報告的內容真實(shí)準確，建立在深入細致的調查研究基礎之上;三是揭示規律性—通過(guò)對事實(shí)的分析研究，得出規律性的認識。調查報告按照調查范圍和內容，可分為綜合調查報告、專(zhuān)題調查報告;按照作用，則可分為基本情況的調查報告、典型經(jīng)驗的調查報告、新生事物的調查報告、揭露問(wèn)題的調查報告、澄清事實(shí)真相的調查報告等五類(lèi)。
調查報告一般由標題、正文、落款等三部分構成。
(1)公文式標題。由調查對象和內容加“調查報告”、“調查”、“考察”、“調查與思考”組成。
(2)通訊式標題。①單式標題，用一句話(huà)或一兩個(gè)短語(yǔ)概括調查報告的主題或要回答的問(wèn)題。②復式標題，由主題和副題組成。由主題概括調查報告的主旨或要回答的問(wèn)題，用副題標明調查對象及其內容和文體。
(3)正文。由前言、主體、結尾組成。
�、偾把�。根據具體情況和要求，選擇說(shuō)明以下內容：調查對象的基本情況，調查的方法，調查報告的主題和主要內容，調查報告要回答的問(wèn)題等。前言的作用在于讀者對調查內容獲得總體認識，并為主體部分展開(kāi)做準備。
�、谥黧w�？傮w要求，不僅反映已調查清楚的具體情況，更要反映從實(shí)際情況中總結出來(lái)的規律性認識，即成功的經(jīng)驗、有效的措施或做法，問(wèn)題產(chǎn)生的原因、教訓和解決問(wèn)題的辦法等。要做到有理有據，先后成序，詳略分明，主題突出。
�、劢Y尾�；蚩偨Y全文，或表達意見(jiàn)和建議，或提出發(fā)人深省的問(wèn)題，或展望前景。形式多樣，靈活掌握。但須簡(jiǎn)潔凝練，不拖泥帶水。有些調查報告的前言和正文已說(shuō)清楚，就不必再寫(xiě)結尾。
(3)落款。內部使用的調查報告，正文之后應署調查者(單位、調查組或個(gè)人)的名稱(chēng)或名字，并標明調查 報告的成文日期;公開(kāi)發(fā)表的調查報告，大多將調查者署在標題之下，正文之后不寫(xiě)成文日期。
(五)匯報提綱
匯報提綱是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作時(shí)所撰寫(xiě)的匯報內容提要。按照匯報內容分為綜合工作匯報提綱和 專(zhuān)題工作匯報提綱。
匯報提綱在內容上具有特定的針對性，結構上具有邏輯條理性，語(yǔ)言上要求樸實(shí)簡(jiǎn)練。
匯報提綱一般分為標題、正文、落款三個(gè)部分。
標題：公文寫(xiě)法，如《關(guān)于稅收工作情況的匯報提綱》;直接寫(xiě)法，如《關(guān)于公務(wù)用車(chē)改革進(jìn)展情況的匯報提綱》。
正文：分兩層，一是前言，二是主體。
落款：匯報單位名稱(chēng)可在標題下面，也可放在文尾，與時(shí)間并行。
(六)會(huì )議記錄
會(huì )議記錄是在開(kāi)會(huì )過(guò)程中，由專(zhuān)門(mén)人員把會(huì )議的組織情況和具體內容如實(shí)記錄下來(lái)的文字材料。
會(huì )議記錄一般由記錄頭、記錄主體、審閱簽名三部分組成。
1、記錄頭：會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議主持人、會(huì )議出席列席和缺席情況、會(huì )議記錄人員簽名等。
2、記錄主體：會(huì )議中心議題、會(huì )議討論焦點(diǎn)及主要意見(jiàn)、主要領(lǐng)導權威人士或代表人物的言論、定調性言論和總結性言論、會(huì )議決議或議而未決事項。
會(huì )議記錄兩條最基本的寫(xiě)作原則：真實(shí)性、完整性。
(七)會(huì )議紀要
會(huì )議紀要是一種常用公文，是在會(huì )議記錄的基礎上整理加工而成的、記載傳達會(huì )議決定事項和主要精神，要求與會(huì )單位共同遵守、執行的，具有紀實(shí)性和指導性的公文。
會(huì )議紀要一般分為辦公會(huì )議紀要和專(zhuān)題會(huì )議紀要。
會(huì )議紀要一般分為標題、日期、簽發(fā)人、正文、落款五個(gè)部分。
1、標題：多由“會(huì )議名稱(chēng)+文種”組成，與常用的簡(jiǎn)報報頭非常相似，因此又叫簡(jiǎn)報式會(huì )議紀要。目前常見(jiàn)的構成形式有四種：
(1)會(huì )議名稱(chēng)加文種，如《全國水利建設現場(chǎng)經(jīng)驗交流會(huì )議紀要》、《高等院校后勤管理體制改革會(huì )議紀要》。
(2)發(fā)文機關(guān)、會(huì )議名稱(chēng)加文種構成，如《財政部中專(zhuān)學(xué)校校長(cháng)會(huì )議紀要》。
(3)與會(huì )單位加會(huì )議內容加文種，如《壞渤海地區商討對外開(kāi)放工作會(huì )議紀要》。
(4)由主標題和副標題構成，主標題提示會(huì )議的主旨，副標題標明會(huì )議名稱(chēng)和文種，如《以“三個(gè)代表”為指針，進(jìn)行教育改革——濟南市部分教育工作者學(xué)習“三個(gè)代表”的座談會(huì )紀要》。
2、編號：一般加括號寫(xiě)于標題下方正中位置。
3、日期：會(huì )議紀要的成文時(shí)間即會(huì )議通過(guò)的時(shí)間或領(lǐng)導人簽發(fā)的時(shí)間。
4、簽發(fā)：由會(huì )議召集人簽名。
5、正文：會(huì )議紀要的正文分為前言、主體、結尾三部分。前言，簡(jiǎn)要介紹會(huì )議的基本情況，會(huì )議召開(kāi)的目的，會(huì )議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員，會(huì )議的基本議程、主要活動(dòng)和會(huì )議結果;主體，具體闡述會(huì )議討論的問(wèn)題和意見(jiàn)、結論和決定，以及對今后工作提出的要求;結尾，一般不單獨寫(xiě)。
6、落款：會(huì )議紀要不加蓋印章。在正文后分別注明主持人、出席人和發(fā)送單位。
(八)通知
通知適用于批轉下級機關(guān)公文、轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、發(fā)布規范性公文、傳達事項、任免人員等。
通知是公文中使用頻率最高、適用范圍最廣的一個(gè)文種，是上級向下級傳達、告知事項的一種下行文。通知具有使用范圍的廣泛性、受文單位的專(zhuān)指性和較強的時(shí)間性，同時(shí)還具有行文簡(jiǎn)便、寫(xiě)法靈活、種類(lèi)多樣的特點(diǎn)。
通知一般可分為批示性(批轉性)通知、指示性通知、事務(wù)性通知、知照性通知等。如：國務(wù)院批轉財政部、國家計委關(guān)于進(jìn)一步加強外國政府貸款管理若干意見(jiàn)的通知(批示性)、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步精簡(jiǎn)會(huì )議和文件的通知(指示性)、國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知(發(fā)布性)、通遼市地方稅務(wù)局關(guān)于作好五一長(cháng)假期間值班值宿的通知(事務(wù)性)
通知一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款和日期幾部分組成。
1、標題：標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由及文種三部分組成。除發(fā)布的規章應用書(shū)名號，其余均不使用書(shū)名號和標點(diǎn)符號。要具體處理好“關(guān)于”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重復出現“關(guān)于”和“的通知”字樣。
2、主送機關(guān)：指通知的對象，一般應寫(xiě)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。主送機關(guān)較多時(shí)注意排列的規范性。同級機關(guān)用“、”，不同級別、類(lèi)別的機關(guān)用“，”分開(kāi)。
3、正文：包括通知的依據和目的、通知事項、通知結語(yǔ)三部分。
4、落款和日期：在公文右下方寫(xiě)明發(fā)文時(shí)間，并加蓋公章。
(九)報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議、答復詢(xún)問(wèn)與要求、報送資料使用的一種陳述性公文，是典型的上行文。
報告按內容可分為工作報告、情況報告、答復報告等。
報告中不得夾帶請示事項或要求上級機關(guān)答復的事項。報告一般有標題、主送機關(guān)、正文、成文日期組成。
1、標題：報告是上行文，可采省略發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)的兩項式標題結構形式，即“事由+文種”。如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》。
2、主送機關(guān)：只有一個(gè)，即有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)。
3、正文：把握以下幾點(diǎn)：
(1)前言。概述，并用“現將……報告如下”。
(2)工作情況和成績(jì)。
(3)工作經(jīng)驗。體會(huì )。
(4)存在問(wèn)題。一分為二。
(5)今后打算。改進(jìn)措施。
4、成文日期
(十)請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。請示具有隸屬性，只有本部門(mén)和本系統的下級機關(guān)方可向上級機關(guān)請示。請示按其內容分有稅政業(yè)務(wù)請示和行政事務(wù)請示兩類(lèi)。
下級機關(guān)向上級機關(guān)請示必須做到：凡屬職權范圍內的一般問(wèn)題不隨意請示;請示必須一文一事，且主送機關(guān)只有一個(gè);請示必須在事前;上級機關(guān)收到請示后應認真研究，及時(shí)予以批復。請示屬上行文，文末必須有請示語(yǔ)。
1、標題：請示標題通常由事由和文種兩部分組成。
2、主送機關(guān)：應是發(fā)文機關(guān)的直屬上級機關(guān)，不得多頭請示。如是受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。應根據隸屬關(guān)系逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時(shí)，應同時(shí)抄送被超過(guò)的上級機關(guān)。
3、正文：請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語(yǔ)三部分構成。請示起因一般先說(shuō)明行文的目的、依據，強調請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊;請示事項是請示的核心內容，要求明確、具體地指出，并做到既符合政策、法規，又具有建設性、可行性;請示尾語(yǔ)一般有“特此請示，望于批復”，“以上請示請批準”等慣用語(yǔ)。
4、落款：正文結束，在右下方署名署時(shí)并蓋公章。
(十一)批復
批復是上級機關(guān)用來(lái)答復下級機關(guān)請示事項的下行公文。批復具有上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的專(zhuān)指性，下級有請示，上級才有批復。而且針對性極強，下級機關(guān)請示什么上級機關(guān)就答復什么。
批復由標題、主送機關(guān)、正文、成文日期組成。
標題：一般由“發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)+事由+文種”構成。
主送機關(guān)：發(fā)出請示的下級機關(guān)。
正文：一般由批復依據、批復事項、執行要求三部分組成。
成文日期：
(十二)函
函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項。內容上可分為申請函、商洽函、詢(xún)問(wèn)函、答復函、告知函。從行文方向上，“函”有來(lái)函和復函之分。函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關(guān)、不相隸屬的機關(guān)之間行文，而且還可以向上級機關(guān)或者下級機關(guān)之間行文。有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間不得使用函，上級機關(guān)的內設機構可以向下級機關(guān)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行便函，便函屬于非正式文。
1、標題：函的標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部門(mén)組成。發(fā)文機關(guān)視具體情況一般可省略。屬答復性質(zhì)的函，文種均須標明“復函”。
2、主送機關(guān)：頂格寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，后標冒號。復函的主送機關(guān)即來(lái)函單位。
3、正文：一般由緣由、事項、希望與請求和結語(yǔ)幾部分組成。復函的開(kāi)頭應引述來(lái)函的日期、文號或標題等。尾語(yǔ)一般用“專(zhuān)此函告”，“敬請函復”等作結;復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。
4、落款：正文右下方署名署時(shí)并蓋公章。
三、幾種辨別關(guān)系
(一)請示與報告的異同點(diǎn)
相同點(diǎn)：①兩者都屬上行文。②為督促各級領(lǐng)導干部認真履行職責，對行文負全責，上報的報告、請示首頁(yè)須注明簽發(fā)人。③通常情況下，報告和請示的標題可省略發(fā)文機關(guān)。
相異點(diǎn)：①性質(zhì)和行文目的不同，報告屬陳述性公文，其行文目的在于匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)和建議、答復詢(xún)問(wèn)等，故不要求上級機關(guān)回復;請示屬呈請性公文，其行文目的在于請求指示或審核批準，需要上級機關(guān)給予答復。②上級機關(guān)處理原則不同，對待報告上級機關(guān)只在認為有必要時(shí)才予批復，而對請示上級機關(guān)不管同意與否均應批復。③篇幅容量不同，對報告雖也提倡一文一事，但像綜合報告等顯然多為一文數事且篇幅較長(cháng);對請示則嚴格要求一事一請，篇幅相對較短小。④行文時(shí)間不同，報告在事前、事中、事后均可行文;而請示必須事前行文。
(二)會(huì )議紀要與會(huì )議記錄的主要區別
1.性質(zhì)不同。會(huì )議紀要是規定性行政公文,而會(huì )議記錄是記錄會(huì )議情況和議定事項的事務(wù)性文書(shū).
2.內容的繁簡(jiǎn)程度不同。會(huì )議紀要的內容是對會(huì )議記錄進(jìn)行整理提煉而形成的會(huì )議內容的要點(diǎn),重點(diǎn)體現會(huì )議的宗旨;而會(huì )議記錄是對會(huì )議情況的原始、詳盡的記錄,重點(diǎn)體現會(huì )議的過(guò)程性和具體性.
3.形式有所不同。會(huì )議紀要具有一段公文的規范格式,而會(huì )議記錄的形式則比較靈活自由。會(huì )議紀要通常采用總分式結構，而會(huì )議記錄則采用順時(shí)結構。
4.處置方式和作用不同。會(huì )議紀要一般可以文件的形式發(fā)布或在報刊上公開(kāi)發(fā)表，用來(lái)“傳達會(huì )議情況和議定事項”;而會(huì )議記錄只作為內部資料,以備查考。
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