應用文寫(xiě)作基礎知識
應用文是人類(lèi)在長(cháng)期的社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中形成的，在處理公私事務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的實(shí)用性文體，是保證人們日常生活和工作正常運轉的重要工具，是人際交往中必不可少的重要文體。以下是小編為大家整理的應用文寫(xiě)作基礎知識，歡迎大家分享。
應用文寫(xiě)作基礎知識
【結構】
1. 結構的含義
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進(jìn)行的有機組合和編排，又稱(chēng)謀篇布局。文章的結構具有兩重含義：一是宏觀(guān)結構，即文章的總體構思、大體框架;二是微觀(guān)結構，即對文章的層次、段落、開(kāi)頭、結尾、過(guò)渡、照應和主次的具體設計。
作用：
�、偈刮恼卵灾畜w�！绑w”指體裁。應用文在長(cháng)期的寫(xiě)作實(shí)踐過(guò)程中，大都形成了比較固定的結構形態(tài)，也叫程式。
�、谑刮恼卵灾行�。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來(lái)，使之條理清楚，成為一個(gè)有機的整體。
�、凼刮恼卵灾晌�。通過(guò)精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
2. 安排結構的原則
�、僖䦶谋憩F主題的需要。主題是作者的寫(xiě)作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務(wù)。例如怎樣安排開(kāi)頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設置過(guò)渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進(jìn)行。這樣，才能使文章組成一個(gè)嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。
�、谝_反映客觀(guān)事物的發(fā)展規律和內在聯(lián)系。應用文是對現實(shí)生活、客觀(guān)事物的反映，客觀(guān)事物總有一個(gè)發(fā)生、發(fā)展、結局的過(guò)程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。
�、垡m應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和要求也會(huì )不同。應用文不同于文學(xué)作品，不同類(lèi)型的應用文體結構方式也存在著(zhù)區別。
3. 結構的要求
�、�?lài)乐斪匀�。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯(lián)系緊湊，脈絡(luò )暢通，行止自如。過(guò)渡和照應要自然，不能刻意的雕鑿，更不能牽強拼湊。
�、谕暾麆蚍Q(chēng)。指文章各部分要配置齊全，比例協(xié)調，詳略得當，完整合理，重點(diǎn)突出，符合格式要求。如文章一般都有開(kāi)頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協(xié)調，主體要內容充實(shí)，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對并列內容的處理，要注意處理好詳寫(xiě)和略寫(xiě)的關(guān)系，以保證結構的完整和勻稱(chēng)，使之渾然一體。
�、矍逦涯�。大多數應用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領(lǐng)或貫徹執行，所以常采用加小標題、寫(xiě)段首撮要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。
4. 結構的內容
�、賹哟闻c段落。層次是文章中作者表達主題的階段和次序，是文章內容展開(kāi)的次序。層次體現了事物發(fā)展的階段，是問(wèn)題的各個(gè)側面和作者思維的過(guò)程，又稱(chēng)為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節”等。段落，又稱(chēng)“自然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標志。兩者有明顯的區別，層次側重于內容的劃分，段落側重于文字形式的表現。有時(shí)一個(gè)段落恰好是一個(gè)層次，有時(shí)幾個(gè)段落表現一個(gè)層次或一個(gè)段落內有幾個(gè)層次。安排層次有兩種模式：
(1)縱式，即思路縱向展開(kāi)的結構方式。具體有兩種類(lèi)型：時(shí)間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產(chǎn)流程、事情或事件的發(fā)展過(guò)程或時(shí)間的先后順序安排層次。需要注意的是，采用這種結構方式，不能事無(wú)巨細地記流水賬，要抓住事物發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節。邏輯順序關(guān)系是按照事理內在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關(guān)系表現為：現象——本質(zhì)，原因——結果，宏觀(guān)——微觀(guān)，個(gè)別—一般等。按照這樣的關(guān)系先后為序、環(huán)環(huán)相扣、層層遞進(jìn)地安排結構，就是邏輯順序。
(2)橫式，即思維橫向發(fā)展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等并列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質(zhì)和類(lèi)型，或按照問(wèn)題的不同側面等。這種結構形式，在應用寫(xiě)作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可采用。
�、谶^(guò)渡與照應。過(guò)渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起著(zhù)承上啟下、穿針引線(xiàn)的作用。照應是指文章內容的前后呼應和關(guān)照，可以使文章結構周密?chē)乐�，渾然一體，還能使某些關(guān)鍵內容得到強調，突出主題。
一般情況下，當內容由總到分或由分到總時(shí)、意思轉換時(shí)以及表達方式變化時(shí)，需要安排過(guò)渡。過(guò)渡的形式有段落、句子或詞語(yǔ)。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過(guò)渡段連結。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“現將有關(guān)事項告知如下”、“為此，特制定本條例”等作過(guò)渡。在意思轉折不大的情況下，多用關(guān)聯(lián)詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過(guò)渡詞。
在應用文中，常用的照應方法有：
(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開(kāi)頭交待的事或提出的問(wèn)題再次提起，有的進(jìn)一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。
(2)文題照應，即指在行文中時(shí)時(shí)照應標題，對主題加以強調、提示。如大多數公文標題中都包含著(zhù)“事由”，文章內容自然要與標題相照應。
(3)文中照應，即文章自身前后內容間的照應，如某些細節和問(wèn)題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更好地實(shí)現作者的表達意圖。
�、坶_(kāi)頭與結尾。開(kāi)頭是全篇文章的第一步，可以起到統領(lǐng)全篇，展開(kāi)全文的作用。結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫(xiě)作目的。
常見(jiàn)的開(kāi)頭方式有：
(1)目的式。就是將寫(xiě)作的目的和意義直接說(shuō)明。一些公文常用這種方式，常用介詞“為”、“為了”領(lǐng)起。
(2)根據式。就是開(kāi)頭闡明撰文的根據，或引據政策法令和規定指示，或引述全文，或引據事實(shí)和道理，常用“根據”、“按照”、“遵照”等領(lǐng)起下文。
(3)原因式。就是以交待行文的緣由作為開(kāi)頭，常用“由于”、“因”、“鑒于”等引出原因或簡(jiǎn)述某種情況作為原因，再引出寫(xiě)作目的。
(4)概述式。就是在開(kāi)頭部分對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。采用這一方式，能起到提綱挈領(lǐng)的作用。
(5)結論式。就是將結論、結果先作交待，再由果溯因。
(6)提問(wèn)式。就是開(kāi)篇提出問(wèn)題，然后引起下文，常見(jiàn)于調查報告的寫(xiě)作。
(7)引述式。常用于有具體規定格式的文體中，如“合同”，或引述下級來(lái)文、上級指示精神，或有關(guān)政策法規，以此作為撰文的依據。如批復、函等常用這種方式。
常見(jiàn)的結尾方式有：
(1)自然收尾式。就是在主體部分寫(xiě)完之后，事盡言止，自然收結。
(2)總結歸納式。指在主體寫(xiě)完后，對全文的主旨進(jìn)行簡(jiǎn)要的概括，總結全文。
(3)強調說(shuō)明式。是在應用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進(jìn)行強調，以引起讀者的注意。
(4)希望號召式。就是在結尾部分提出希望，發(fā)出號召，展望未來(lái)，以鼓舞斗志。
(5)專(zhuān)門(mén)結尾用語(yǔ)式。就是在結尾處，采用特定的用語(yǔ)結束全文。
【語(yǔ)言】
1. 準確
準確，就是要正確地、恰當無(wú)誤地表達出所要表達的內容，用詞用語(yǔ)含義清楚，概念恰當明確，不產(chǎn)生歧義，不引起誤會(huì )，無(wú)溢美之詞，無(wú)隱惡之嫌。
要做到語(yǔ)言準確，必須要把握詞語(yǔ)的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語(yǔ)體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。
要做到語(yǔ)言準確，還要注意語(yǔ)意鮮明，不能模棱兩可，含糊其辭，以免產(chǎn)生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關(guān)部門(mén)”、“條件許可時(shí)”、“事出有因，查無(wú)實(shí)據”等表達含糊的詞應謹慎使用。
2. 簡(jiǎn)明
簡(jiǎn)明，指文字的簡(jiǎn)潔、明白，用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容，要“有話(huà)則長(cháng)，無(wú)話(huà)則短”。要做到簡(jiǎn)明，首先要精簡(jiǎn)文意，壓縮篇幅，突出主干，把無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的內容刪去。其次要反復錘煉，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語(yǔ)，適當使用縮略語(yǔ)，如“五講四美”等。第三，要推敲詞語(yǔ)，錘煉句子，一句話(huà)就能說(shuō)明白的決不用兩句話(huà)，一個(gè)詞能概括清楚的決不用兩個(gè)詞。恰當地運用成語(yǔ)、文言詞語(yǔ)等，也有助于語(yǔ)言的簡(jiǎn)明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指出的是，“簡(jiǎn)”要得當，不能茍簡(jiǎn)，要以不妨礙內容的表達為前提，絕不能為簡(jiǎn)而生造詞語(yǔ)、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產(chǎn)生歧義，引起誤解。
3. 平實(shí)
應用文是為解決實(shí)際問(wèn)題而寫(xiě)的，它的語(yǔ)言重在實(shí)用。一個(gè)字、一句話(huà)，往往至關(guān)重要。為了便于讀者理解，應用文語(yǔ)言應力求平實(shí)。行文時(shí)多用平直的敘述，恰當的議論，簡(jiǎn)潔明了的說(shuō)明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因此，用語(yǔ)必須樸素、切實(shí)，不能浮華失實(shí)，不能亂用形容詞或俚俗口語(yǔ)。
應用文寫(xiě)作要求用語(yǔ)平實(shí)，但平實(shí)不等于平淡。我國歷史上保留下來(lái)的許多文章既是應用文，同時(shí)又是文學(xué)佳作。
4. 得體
應用文實(shí)用性強，講究得體，一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語(yǔ)言特色。如公文宜莊重，調查報告須平實(shí)，學(xué)術(shù)論文應嚴謹，社交文書(shū)需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語(yǔ)言，使用說(shuō)明書(shū)則需具體實(shí)在，商業(yè)交際文書(shū)要委婉，合同書(shū)則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀(guān)環(huán)境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語(yǔ)言要通俗易懂，需要宣讀或廣播的，語(yǔ)言應簡(jiǎn)明流暢、便于朗讀;書(shū)信的寫(xiě)作，要根據遠近親疏、尊卑長(cháng)幼的關(guān)系使用相應的語(yǔ)言;公文的寫(xiě)作要根據不同文種和行文關(guān)系而使用相應的語(yǔ)言，否則就不得體�？偠灾�，作者應有針對性地運用得體的語(yǔ)言取得最佳的表達效果。
【種類(lèi)】
應用文的種類(lèi)繁多，可以從不同的角度劃分成不同的類(lèi)別。
一、按其處理事情的性質(zhì)劃分
可以分為公務(wù)類(lèi)應用文和私務(wù)類(lèi)應用文。
公務(wù)類(lèi)應用文是指為處理國家和集體的事務(wù)而寫(xiě)作和使用的應用文，即通常所說(shuō)的公文。
私務(wù)類(lèi)應用文是指為處理個(gè)人的事務(wù)而寫(xiě)作和使用的應用文，即通常所說(shuō)的個(gè)人日常應用文書(shū)。
二、按表達方式劃分
有記敘文、說(shuō)明文、議論文。
記敘文是以記敘為主要表達方式的應用文;說(shuō)明文是以說(shuō)明為主要表達方式的應用文;議論文是以議論為主要表達方式的應用文。
三、按使用領(lǐng)域劃分
(一)行政類(lèi)應用文?行政類(lèi)應用文包括國家行政機關(guān)公文和日常行政公文。
1.國家行政機關(guān)公文
國家行政機關(guān)公文是指國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中所規定的命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要十三類(lèi)十三種公文。國家機關(guān)公文是國家機關(guān)、社會(huì )團體或企事業(yè)單位處理事務(wù)的文件，主要用來(lái)傳達和貫徹黨和國家的政策法令，指導工作，提出要求，答復問(wèn)題，通報情況，交流經(jīng)驗，傳遞信息。公文制作比較嚴格，具有一定的法律效力，在寫(xiě)作和使用時(shí)，要根據國家最新的行政機關(guān)公文處理辦法，區分每類(lèi)公文文種的行文要求和使用范圍，確定適用的文種形式，確保其使用效率。
2.日常行政機關(guān)公文
日常行政機關(guān)公文是指上述國家法定的行政機關(guān)公文以外的一些事務(wù)文件。是指簡(jiǎn)報、計劃、總結、調查報告、規章制度，介紹信、證明信等用來(lái)處理單位內部日常事務(wù)，與具體部門(mén)進(jìn)行工作聯(lián)系的應用文。它們的行文格式不像公文那樣嚴格，制作也比較自由。日常事務(wù)公文不具有法定的權威，一般不單獨行文，如有必要，需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。有些日常事務(wù)公文還可在報刊上發(fā)表。
(二)專(zhuān)業(yè)工作應用文
專(zhuān)業(yè)工作應用文是指在一定專(zhuān)業(yè)機關(guān)或專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域內，因特殊需要而專(zhuān)門(mén)形成和使用的應用文。由于分工不同，社會(huì )各行各業(yè)經(jīng)管的事務(wù)有很大的差異。這樣，在長(cháng)期的工作實(shí)踐中便逐漸形成了一些與其專(zhuān)業(yè)相適應的應用文，稱(chēng)為專(zhuān)業(yè)工作應用文。專(zhuān)業(yè)應用文除了要遵守應用文的一般規則外，還有很強的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，外行人是不能寫(xiě)好的，如財經(jīng)部門(mén)常用的預決算報告、審計報告、市場(chǎng)調查報告、市場(chǎng)預測報告、項目可行性研究報告、外貿函電、經(jīng)濟合同等;司法部門(mén)常用的起訴書(shū)、判決書(shū)、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文教部門(mén)常用的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)管理條例;醫務(wù)工作常用的病歷、處方、護理日志、診斷證明書(shū)、死亡報告;外事工作常用的照會(huì )、聲明、國書(shū)、意向書(shū)、備忘錄、國際公約、聯(lián)合公報等等。
在各類(lèi)應用文中，專(zhuān)業(yè)工作應用文涉及的面最廣，發(fā)展最快。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì )分工會(huì )越來(lái)越細，為適應工作需要隨事立體的應用寫(xiě)作新形式，也將會(huì )不斷增多。
(三)日常生活應用文
日常生活應用文主要指個(gè)人用來(lái)處理日常生活事務(wù)和禮儀的應用文，如書(shū)信、電報、啟事、請柬、訃告、日記、讀書(shū)筆記。日常生活應用文與個(gè)人的日常生活、人際交往活動(dòng)關(guān)系密切，使用范圍很廣。日常生活應用文雖然也有一定的格式，但不十分嚴格，寫(xiě)作較靈活自由。
以上只是從大的方面來(lái)劃分。如果進(jìn)一步，還可根據行文方向、內容性質(zhì)或其他管理文件的標準來(lái)劃分。
【表達方式】
1. 敘述
敘述，指的是把人物的活動(dòng)、經(jīng)歷和事件發(fā)展變化過(guò)程交代出來(lái)一種表達方式。在應用文寫(xiě)作中是最基本、最常用的表達方式。
應用文寫(xiě)作中敘述的人稱(chēng)，有第一人稱(chēng)(“我”、“我們”)和第三人稱(chēng)(“他”、“他們”)。使用第一人稱(chēng)“我”、“我們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書(shū)信、請示、報告、總結等文體的寫(xiě)作，多用第一人稱(chēng)。有時(shí)，為簡(jiǎn)要起見(jiàn)，常使用無(wú)主句。有的應用文體，如新聞報道、簡(jiǎn)介、調查報告、會(huì )議紀要，為表明作者立場(chǎng)客觀(guān)、公正，傳播的信息真實(shí)、可信，常采用第三人稱(chēng)寫(xiě)作。
應用文中的敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。應用文中記敘事件的發(fā)展過(guò)程，介紹單位的基本情況，一般都是按順敘，即時(shí)間先后為序來(lái)敘述。其原因在于，應用文重在實(shí)用，不求委婉、曲折，故多采用直接的筆法敘事、說(shuō)理。倒敘、插敘、分敘等用得較少，只在通訊、消息、調查報告的寫(xiě)作中才用得上。
應用文中的敘述要力求真實(shí)、準確，不帶主觀(guān)感情色彩;線(xiàn)索清晰，表述完整;以概述為主，盡可能用概括的語(yǔ)言說(shuō)出其前因后果、來(lái)龍去脈，使讀者了解其梗概。
2. 說(shuō)明
說(shuō)明，就是用簡(jiǎn)明扼要的文字對事物、事理及人物進(jìn)行解說(shuō)的表達方式。目的是使讀者對事物的形態(tài)、構造、成因、性質(zhì)、種類(lèi)、功能，對事理的概念、特點(diǎn)、來(lái)源、演變、關(guān)系等有一個(gè)鮮明的了解和認識。
說(shuō)明在應用文中使用廣泛，如解說(shuō)詞、廣告詞、說(shuō)明書(shū)、簡(jiǎn)介等文體，主要是用說(shuō)明的方法來(lái)寫(xiě)的。其他文體如經(jīng)濟文書(shū)、科技文書(shū)、訴訟文書(shū)、行政公文等，也常常借助說(shuō)明的方法解釋事理，剖析事理。
說(shuō)明的方法多種多樣，在使用過(guò)程中應注意：定義說(shuō)明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語(yǔ)簡(jiǎn)明準確，具有科學(xué)性，不能用否定形式，避免“同義反復”;解釋說(shuō)明要求抓住要領(lǐng)，言簡(jiǎn)意明;分類(lèi)說(shuō)明注意根據寫(xiě)作意圖選擇恰當的分類(lèi)角度，再次分類(lèi)只能依據一個(gè)標準，各類(lèi)的總和要等于被分類(lèi)的事物;比較說(shuō)明運用時(shí)要求用來(lái)作比的事物與被比物要相似，有明確的相比點(diǎn)，盡量用人們熟悉的事物作比;舉例說(shuō)明要求事例典型能給人以深刻的印象，舉例應扼要，只需概述介紹，不必具體鋪敘;引用說(shuō)明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認真核實(shí)，使之準確可靠;比喻說(shuō)明應力求準確貼切;數字說(shuō)明要求數字準確無(wú)誤，每個(gè)數據都要有來(lái)源;圖表說(shuō)明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設計要合理，使人一目了然。
3. 議論
議論，即議事論理，是運用事實(shí)材料和理論材料進(jìn)行邏輯推理闡明觀(guān)點(diǎn)的一種表達方式。它主要特點(diǎn)是證明性，即通過(guò)擺事實(shí)、講道理，或證明自己觀(guān)點(diǎn)的正確，或駁斥對方觀(guān)點(diǎn)的錯誤。
在應用文寫(xiě)作中，議論經(jīng)常使用。調查報告、總結、通報等文體，經(jīng)常在敘述事實(shí)、說(shuō)明情況的基礎上，表明對人物、事件、問(wèn)題的評價(jià)。指示、決議、會(huì )議紀要等公文，也常用議論來(lái)闡明黨和國家的方針、政策，讓下級機關(guān)和群眾理解和執行。
應用文寫(xiě)作中的議論，與一般議論文中的議論有明顯的區別。一般議論文中，議論是最主要的表現方法，貫穿全文始終，論點(diǎn)、論據、論證三要素齊備。而在應用文寫(xiě)作中，最主要的表達方式是敘述和說(shuō)明，議論居于從屬的地位，一般只是在敘述、說(shuō)明的基礎上進(jìn)行。另外，應用文的議論，一般也不需要作長(cháng)篇大論，不需作復雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論點(diǎn)、論據、論證這樣一個(gè)完整的議論過(guò)程，而只是在需要分析論證的地方，采取夾敘夾議的方法，或采取三言?xún)烧Z(yǔ)的方式，點(diǎn)到即止，不作深入論證。
運用議論要注意，一要莊重，對任何事物的評價(jià)要實(shí)事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當的闡明觀(guān)點(diǎn)，不拐彎抹角，不回避矛盾。
應用文寫(xiě)作基礎
標題：二號方正大標宋(黨口公文)，二號方正小標宋(政口公文)
副標題為三號宋體加粗，格式為右對齊，作者單位全稱(chēng)、作者職務(wù)、姓名(注明“根據錄音整理”及講話(huà)的時(shí)間)
一、標題規范
1、標題字體。
標題字體為華文中宋，小二號字，加粗，格式為居中。副標題為宋體，三號字，加粗，格式為右對齊。
2、作者與題注。
一般公文只有標題，沒(méi)有作者和題注。
如屬講話(huà)稿之類(lèi)要標明作者的，應在標題下一行加上作者單位全稱(chēng)、作者職務(wù)、姓名，職務(wù)與姓名之間空一格。如屬匯報類(lèi)公文，則標明匯報單位全稱(chēng)，用楷體，三號字，加粗，居中。
如果屬錄音整理則應在講話(huà)者的下一行注明“根據錄音整理”及講話(huà)的時(shí)間;如屬匯報類(lèi)公文，則要標注匯報時(shí)間。這一行全部用楷體，三號，加粗，居中;這一行往往要用小括號括起來(lái)。
二、抬頭規范
請示、報告、函等公文應有明確的抬頭。有抬頭的，抬頭頂格。一般發(fā)往全系統的文件抬頭為“各地級市工商行政管理局”;要發(fā)往含廣州、深圳在內的全系統則為“各地級以上市工商行政管理局”;如果僅發(fā)往部分市局則用“珠海、汕頭等市工商行政管理局”。發(fā)往省局機關(guān)內部則是“省局機關(guān)各處室、直屬各單位”;如果僅發(fā)部分處室則是“省局機關(guān)有關(guān)處室，直屬有關(guān)單位”;收文單位少的，則直接用收文單位規范簡(jiǎn)稱(chēng)(見(jiàn)省局電話(huà)號碼表)。同時(shí)發(fā)往市局與省局機關(guān)處室的，市局與省局機關(guān)處室之間用逗號，處室與直屬單位之間用頓號。發(fā)往其它單位的公文一律用規范名稱(chēng)作抬頭。
原則上省局不直接往縣級單位發(fā)文。
三、綱目規范
1、一級標題。
一級標題為黑體字，標號后用頓號，標題尾無(wú)標點(diǎn)符號。一級標題應單獨為一段。(例：一、標題規范)
2、二級標題。
二級標題用國標楷體，加粗，標題用括號;標號與標題之間沒(méi)有符號，標題尾用句號。二級標題原則上應單獨為一段。(例：(二)二級標題。)
3、三級標題。
三級標題用阿拉伯數字，標題文字用國標仿宋，加粗;標號與標題之間用小園點(diǎn)(要用全角)，標題尾用句號。三級標題可根據實(shí)際情況單獨或不獨立設為一段。(例： 3.三級標題。)
4、四級標題。
四級標題用小括號阿拉伯數字，字體字號與正文一致;標號與標題之間沒(méi)有符號。四級標題原則上不單獨設段。(例：(4)四級標題。)
5、正文。
抬頭與正文一律用國標仿宋，小三號，兩端對齊，段前空兩格(一般是中文兩個(gè)漢字的距離)，標點(diǎn)符號一律用全角。文本用標準A4紙，頁(yè)面設置用標準格式(即頁(yè)邊距設置為上、下為2.54厘米，左右為3.17厘米，頁(yè)眉1.5厘米，頁(yè)腳1.75厘米，文檔網(wǎng)絡(luò )設置為“只指定行網(wǎng)絡(luò )”，每頁(yè)44行)。
標題之前空一行;標題與正文之間空一行;正文中一般不出現空行。
四、落款規范
如起草省局文件，應在文章結尾、正文右下角標注時(shí)間，但不標注起草單位(落款處發(fā)文時(shí)蓋章);如果起草素質(zhì)教育中心文件，則應在文章結尾標注單位和時(shí)間;如起草領(lǐng)導講話(huà)及匯報等公文，因題注部分已經(jīng)有作者和時(shí)間，不再另添加落款和時(shí)間。
如果屬錄音整理，應在文章結尾標明整理人，整理時(shí)間。
其它文體可不標注單位和時(shí)間。標注時(shí)間用“插入”中的“插入時(shí)間”(中文格式)例如“二○一五年五月二十日”。
任何公文、記錄、整理都應插入頁(yè)碼。
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