總經(jīng)辦文秘崗位職責

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　　總經(jīng)辦文秘崗位職責

　　職責一：安排公司領(lǐng)導工作活動(dòng)日程，完成領(lǐng)導交辦的日常工作

　　任務(wù)1：安排公司領(lǐng)導工作、活動(dòng)日程，陪同協(xié)助領(lǐng)導工作活動(dòng)

　　任務(wù)2：完成領(lǐng)導交辦的日常各項工作

　　職責二：協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導安排各種外事活動(dòng)

　　任務(wù)1：接待到訪(fǎng)的總公司領(lǐng)導及其他客戶(hù)

　　任務(wù)2：協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導安排公司領(lǐng)導班子例會(huì )及業(yè)務(wù)例會(huì )，督促會(huì )議決議的貫徹落實(shí)

　　職責三：起草各類(lèi)公文

　　任務(wù)1：負責起草公司領(lǐng)導交辦的各種文稿

　　工作依據(與該崗位工作緊密相關(guān)的規范、制度、標準)：

　　企業(yè)管理獎實(shí)施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》

　　總經(jīng)辦文秘崗位職責2

　　1、總經(jīng)辦接待工作：接聽(tīng)電話(huà)；引導客人進(jìn)入會(huì )議室，倒茶，通知相關(guān)人員會(huì )見(jiàn)；簽收信件快遞等；

　　2、各類(lèi)行政公文（通知、請示、呈報、發(fā)函、會(huì )議紀要、總結等、的起草、呈送、復印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔；

　　3、填報開(kāi)發(fā)公司月報表，于次月12日上交報表；

　　4、編制房地產(chǎn)市場(chǎng)月報表；

　　5、填報統計（番禺統計、局房地產(chǎn)統計報表，每月月底前上交；統計年報于次年1月前上報；

　　6、公司各類(lèi)檔案管理工作（歸檔、分發(fā)合同、借閱等、；

　　7、公司營(yíng)業(yè)執照年審，填報年檢報告書(shū)，準備年檢材料；

　　8、聯(lián)系保險公司，購買(mǎi)公司車(chē)輛強制險及商業(yè)險；

　　9、公司網(wǎng)絡(luò )、辦公設備（電腦、復印機、打印機、指紋機等、維護、管理與報修；

　　10、跟進(jìn)各部門(mén)合同審批單審批流程，合同款付款申請；

　　11、負責打掃會(huì )議室、總經(jīng)辦衛生，以及會(huì )議室與總經(jīng)辦花草的護理；

　　12、核算工地后勤費用、每月辦公室物業(yè)水電費；

　　13、制定月度物資使用計劃，做好物資的采購、驗收、入庫、發(fā)放和管理工作；

　　14、公司固定資產(chǎn)的管理，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)；

　　15、每周預定團隊活動(dòng)場(chǎng)地，準備相關(guān)物資（球、水等、；

　　16、總經(jīng)理（番禺總經(jīng)理、、副總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理交辦的其他工作。

　　總經(jīng)辦文秘崗位職責3

　　一、工作概述

　　負責總經(jīng)理辦公室的整理維護、文件檔案管理、來(lái)訪(fǎng)人員接待及協(xié)助總經(jīng)理對日常行政辦公事務(wù)的處理（如：行程安排、會(huì )議通知、文件上傳下達等、。

　　二、崗位職責

　　1、職責一：辦公室內務(wù)

　　1、辦公環(huán)境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無(wú)文件累積、文件整齊規范、圖書(shū)排放整齊。

　　2、每天準時(shí)上班、開(kāi)窗通風(fēng)。

　　3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

　　4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。

　　5、為總經(jīng)理備好茶水（總經(jīng)理到辦公室的同時(shí)、。

　　6、每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門(mén)窗、電源等。

　　7、及時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過(guò)夜、每?jì)芍芪鼔m一次。

　　2、職責二：文件管理（流程齊全、分類(lèi)合理、處理及時(shí)、管理規范、

　　1、對所有文件先進(jìn)行識別，并分類(lèi)登記，再分別辦理。

　　2、外來(lái)公函、通知及文字資料：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

　　3、公司內部文件：及時(shí)送交總經(jīng)理閱示，根據總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

　　4、公司各部門(mén)（單位、送交總經(jīng)理簽字的，根據送交人的意見(jiàn)給予及時(shí)傳遞辦理。

　　5、重要的和緊急的文件，須提醒總經(jīng)理。

　　6、每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

　　7、根據文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

　　3、職責三：來(lái)賓接待（彬彬有禮、熱情接待、

　　1、笑臉相迎，茶水相待。

　　2、詢(xún)問(wèn)來(lái)賓情況：來(lái)訪(fǎng)目的，有無(wú)預約及身份情況等。

　　3、必要時(shí)需索要名片并對來(lái)賓身份進(jìn)行識別。

　　4、及時(shí)向總經(jīng)理請示。

　　5、按總經(jīng)理意見(jiàn)引見(jiàn)，接待（按情況給予續茶水、。

　　6、根據客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)間、事宜重要性及職務(wù)等級，征詢(xún)領(lǐng)導意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請。

　　4、職責四：日常事務(wù)

　　1、公司內外文件的呈送、取件、復印、打印、分發(fā)、歸檔、整理及保管。

　　2、會(huì )議通知、會(huì )場(chǎng)布置，參加例會(huì )，為會(huì )議進(jìn)行記錄以及會(huì )議紀要的起草工作。

　　3、督促檢查工作計劃、會(huì )議決議、總經(jīng)理交辦事項的落實(shí)情況，并將了解的情況及時(shí)反饋。

　　4、協(xié)調總經(jīng)理的日常工作時(shí)間安排（如：出差、來(lái)訪(fǎng)、會(huì )議、洽談、面試、宴請等、，并做好到點(diǎn)提醒。

　　5、配合總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷(xiāo)等、。

　　6、總經(jīng)理辦公室辦公設備、家具、各類(lèi)辦公用品的領(lǐng)取、登記、管理、分發(fā)和維護工作。

　　7、處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的`其他工作，做好各項信息統計匯總、呈報和管理。

　　8、嚴格執行保密制度，不在私人交往、通信和通話(huà)中泄漏公司各類(lèi)文件秘密，不通過(guò)其他任何方式傳遞文件秘密。

　　三、工作流程

　　四、任職條件

　　1、學(xué)歷背景：

　　以文科類(lèi)為主，大專(zhuān)以上學(xué)歷。

　　2、培訓及資歷：

　　接受過(guò)行政管理、禮儀、文書(shū)寫(xiě)作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓。

　　3、工作經(jīng)驗：

　　1、有2～3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。

　　2、有一定的獨立工作能力。

　　4、基本技能和素質(zhì)：

　　1、知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

　　2、熟悉公司文檔管理，能獨立完成文書(shū)及檔案管理工作。

　　3、良好的組織、協(xié)調、溝通能力，具備較強的交往能力。

　　4、具備一定的時(shí)間管理能力、工作效率較高。

　　5、具備一定的洞察力及分析、解決問(wèn)題的能力。

　　6、熟悉公文寫(xiě)作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設備。

　　7、品格高尚，道德素養好。

　　5、個(gè)性特征：

　　1、外向型性格、富有親和力、主動(dòng)積極、豁達樂(lè )觀(guān)、有耐心。

　　2、忠誠守信、工作嚴謹、敬業(yè)、責任心強。

　　3、做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。

　　五、如何做好總經(jīng)辦行政秘書(shū)工作

　　沒(méi)做到位的表現是：上司認為你應該知道，問(wèn)你時(shí)你卻不知道，這就說(shuō)明你這秘書(shū)做得還不到位，還沒(méi)做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：

　　1、必須有更多的付出精神，不能太計較工作和個(gè)人報酬、時(shí)間。

　　2、常用電話(huà)號碼、重要客戶(hù)和合作者的聯(lián)系電話(huà)盡可能熟記。

　　3、要學(xué)會(huì )擺弄文件，學(xué)會(huì )檔案管理，重要文件能隨時(shí)拿出來(lái)，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內、過(guò)手的文件要迅速知道其去處。

　　4、學(xué)會(huì )記住認人，凡是見(jiàn)過(guò)一次面或找過(guò)你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見(jiàn)到時(shí)，能立即知道這人姓什么，做什么的。

　　5、應酬活動(dòng)，場(chǎng)合允許要站在總經(jīng)理身邊，輕聲提醒上司對面過(guò)來(lái)準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。

　　6、學(xué)會(huì )記錄，只要在場(chǎng)能記錄的一般都要記錄詳細，說(shuō)不定什么時(shí)候有用。

　　7、開(kāi)會(huì )一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問(wèn)及，一般不發(fā)言，但是一定要將會(huì )議記錄記全面，尤其是重要發(fā)言和會(huì )議決議。

　　8、對內部各部門(mén)和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒(méi)有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說(shuō)明。

　　9、為了寫(xiě)東西，多做標準文本，以備不時(shí)之需。

　　10、對其它同事不可有驕嬌之氣。

　　11、無(wú)論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。

　　12、不做與工作無(wú)關(guān)的事。

　　13、手機永遠是振動(dòng)，網(wǎng)上QQ也不要有唧唧的叫聲。

　　14、要細心，學(xué)會(huì )在小事情上為上司補缺，必要時(shí)候需要為上司圓場(chǎng)。

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