檔案數據庫管控完善論文
一檔案信息化的相關(guān)概念
檔案信息數據庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數據的集合�！跋嗷リP(guān)聯(lián)”、“共同存取方式和一定組織方式”、“共享”是檔案信息數據庫本質(zhì)的三個(gè)要素。數據庫中儲存的是一系列相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數據，而不是雜亂無(wú)章的數據。這些數據包括檔案題名、責任者、分類(lèi)號、主題詞、內容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。這些相互關(guān)聯(lián)的數據是經(jīng)過(guò)調查、試驗、統計、整理和歸納后得到的，并經(jīng)合理分類(lèi)和規范化處理之后，以記錄的形式存儲。
二當前檔案信息數據庫建設的關(guān)鍵問(wèn)題
�。ㄒ唬┟鞔_數據庫建設目的
對于檔案信息數據庫建設，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實(shí)體信息，明確建設檔案信息數據庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統的需要。
�。ǘ⿲�(shí)現檔案目錄數據庫建設
檔案目錄數據庫的建設是數據庫建設的第一個(gè)目標。信息化建設的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數據庫的建設。目錄數據庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實(shí)現全方位的、動(dòng)態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。
在檔案目錄數據庫建立的基礎上，可以考慮建立檔案目錄中心，實(shí)現一定范圍內檔案內容互補和檔案信息資源整合，更大限度地發(fā)揮檔案效益。
三檔案信息數據庫建設步驟
�。ㄒ唬n案信息的收集
檔案信息的主要來(lái)源是傳統檔案的數字化和電子文件。除此之外，檔案機構和管理部門(mén)也是數值數據和事實(shí)數據的重要來(lái)源。在建立相應的數據庫時(shí)，必須確定檔案信息的收集范圍和來(lái)源，按要求進(jìn)行全面地收集。
檔案信息主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是對各種以傳統載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數字化處理后形成的數字副本，二是直接通過(guò)計算機生成和處理的、并由檔案機構進(jìn)行收信歸檔的電子文件。
�。ǘn案信息前期處理
這是一項基礎工作，為數據庫提供經(jīng)過(guò)加工處理的數據。主要是將檔案的內容特征和形式特征著(zhù)錄、標引出來(lái)。著(zhù)錄標引必須達到規范化、標準化的要求。這是建立數據庫的必要過(guò)程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。
1、檔案信息數字化
數字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個(gè)數字組成的、用不連續的數位表示的二進(jìn)制代碼。檔案信息數字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統載體形式承載的檔案信息能夠通過(guò)計算機進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數據壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉換處理，形成數字信息，并以數字代碼方式存儲起來(lái)。這些數字信息可以通過(guò)計算機進(jìn)行操作處理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉換成數字信息。
2、電子文件的收集歸檔
隨著(zhù)計算機技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結合，誕生了一個(gè)新生兒一電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數字代碼形式表達。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過(guò)數字化處理的文件。由此，直接在計算機中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來(lái)源。
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將檔案信息前處理的.結果轉化成機讀數據。錄入過(guò)程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數據形式是否正確；字段長(cháng)度與確定的結構長(cháng)度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數據進(jìn)行轉換。
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由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數據庫系統發(fā)生著(zhù)劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數據、軟件和硬件，但是它們的范圍、規模和復雜性都大大地擴展了。數據庫是信息資源存儲和開(kāi)發(fā)利用的基礎，是信息資源共享的先決條件，是信息系統的核心。因此把數據庫建設作為當前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數據庫建設越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。
四檔案信息數據庫建設對檔案管理工作的影響
檔案信息數據庫建設，意味著(zhù)在信息社會(huì )中檔案管理工作開(kāi)始涉及各類(lèi)相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題，檔案工作開(kāi)始大規模引進(jìn)現代技術(shù)。從長(cháng)遠看，檔案信息數據庫建設的發(fā)展就是檔案信息化建設的推進(jìn)，其間涉及數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統計、銷(xiāo)毀等全過(guò)程。檔案信息數據庫建設將對相應的檔案管理工作產(chǎn)生各種影響，使之在一定程度上發(fā)生某些變化。
�。ㄒ唬﹥炔空{整：相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節的調整
1、簡(jiǎn)化整理工作
整理工作是采用一系列方法使檔案有序化，解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，便于檔案實(shí)體管理與查找利用。由于采用計算機自動(dòng)化檢索，可以方便地找到指定的文件，過(guò)細的整理工作已失去存在的意義，而且整理過(guò)程中對檔案的裝訂加工也是對檔案載體和原始性的一種損害。為此必須簡(jiǎn)化整理工作使之簡(jiǎn)明實(shí)用，檔案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎上保持文件之間的內在聯(lián)系，不必強求外觀(guān)上的整齊劃一，而且整理工作的重點(diǎn)應放為檔案計算機檢索系統或管理系統做好數據準備上。
以“件”為檔案整理，是從傳統的檔案管理向數據庫環(huán)境下的檔案管理過(guò)渡的一種銜接，它符合電子文件的形成和發(fā)展規律，有助于計算機輔助檔案管理，有助于實(shí)現電子文件的歸檔。在以“件”為單位對檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，作為文件向檔案轉化的一個(gè)環(huán)節，“立卷”已是名不符實(shí)，在歸檔這一環(huán)節，只是進(jìn)行介質(zhì)歸檔。當檔案管理中電子文件達到相當比例，技術(shù)應用發(fā)達到一定程度，電子文件的歸檔與整理將合而為一。
2、深化檢索工作
在數據庫環(huán)境下，檔案信息檢索這一工作環(huán)節日趨重要。它決定了數字檔案信息的著(zhù)標引及存儲，因此要進(jìn)一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務(wù)。
3、研究和實(shí)現數字檔案信息的保管保護工作
數字檔案信息的保管保護，不同于以往任何載體檔案的保管保護。由于數字檔案信息的存儲載體占用空間較小，利于檔案庫房管理。但是，數字檔案信息的存儲載體在其保管條件上又有不同于紙質(zhì)檔案的特別要求，包括必須存放在專(zhuān)用庫房中，對庫內溫濕度進(jìn)行嚴格控制。配置防塵、除塵，防磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設施。對于使用設備必須嚴格防范計算機病毒，傳統的裱糊、殺蟲(chóng)等紙質(zhì)檔案保護手段已失去意義。這些數字檔案信息的存儲、管理都是檔案保管保護工作的新課題。解決這些新課題既要建立新的管理理論、標準和方法，又要采用先進(jìn)技術(shù)手段。
�。ǘ┩獠恐亟M：文檔一體化及其實(shí)現
要更好地實(shí)現檔案信息數據庫建設，檔案管理工作不僅僅限于內部進(jìn)行一些適當的調整，它還必須向前端的文件工作擴張，這就使得實(shí)現文檔一體化的要求變得更為迫切。
文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個(gè)管理管理銜接起來(lái)，整合到一個(gè)管理系統之中，對文件生命周期的全過(guò)程進(jìn)行統一控制和管理。在電子信息化環(huán)境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就數據庫中形成、流轉與消亡。所以檔案管理工作要向前端延伸，實(shí)現文檔一體化。另外，為了認證電子文件的原始性與可靠性，也要依靠文檔一體化的實(shí)現，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程及相關(guān)的背景信息�！拔臋n一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡(jiǎn)單對接，而應該是一種管理變革，是以現代信息技術(shù)為手段，對機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個(gè)業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程�！�
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