賒銷(xiāo)內控的設計和運行論文
應收賬款在企業(yè)總資產(chǎn)中比例過(guò)高，將增加產(chǎn)生呆賬、壞賬的風(fēng)險。如何防范、降低這種風(fēng)險，確保應收賬款的回收呢?
企業(yè)為了增強競爭能力，提高市場(chǎng)占有率，降低產(chǎn)品庫存，往往會(huì )采取加大賒銷(xiāo)力度的辦法，但是隨著(zhù)賒銷(xiāo)力度的加大，導致應收賬款在企業(yè)總資產(chǎn)中比例過(guò)高，相應地也增加了產(chǎn)生呆賬、壞賬的風(fēng)險。如何防范、降低這種風(fēng)險，確保應收賬款的回收呢?筆者結合實(shí)際情況，從賒銷(xiāo)內部控制的設計和運行上談一些看法。
一、企業(yè)管理者應結合市場(chǎng)具體情況，制定合理的賒銷(xiāo)政策。
賒銷(xiāo)政策主要包括賒銷(xiāo)期(信用期間)、賒銷(xiāo)標準、折讓折扣等三個(gè)方面。(1)賒銷(xiāo)期通常指客戶(hù)從購貨到付款的期間。賒銷(xiāo)期太長(cháng)會(huì )導致許多不確定因素的產(chǎn)生，同時(shí)也會(huì )增加相應的成本費用，賒銷(xiāo)期太短會(huì )對客戶(hù)失去吸引力，喪失賒銷(xiāo)作用，所以企業(yè)應針對每一個(gè)具體將要賒銷(xiāo)的客戶(hù)制定合理的賒銷(xiāo)期間；(2)賒銷(xiāo)標準，企業(yè)應結合自身情況制定本企業(yè)賒銷(xiāo)的標準，客戶(hù)能達到這個(gè)標準的，才能賒銷(xiāo)，這個(gè)標準可以參照“五C”系統。即客戶(hù)的品質(zhì)(Character)、能力(Capacity)、資本(Capital)、抵押(Collateral)和條件(Conditions)等五個(gè)方面來(lái)綜合分析，應收賬款的質(zhì)量將很大程度上取決于對客戶(hù)的“五C”系統評價(jià)；(3)折讓和折扣，采用折讓和折扣可以吸引客戶(hù)為享受到優(yōu)惠條件而提前付款，從而縮短應收賬款的收款期，但折讓和折扣同樣也會(huì )導致企業(yè)在價(jià)格上的損失，影響損益，故企業(yè)應根據成本效益原則來(lái)恰當把握。
二、應建立健全的賒銷(xiāo)組織機構，恰當的職責分離，嚴格的賒銷(xiāo)審批制度。
根據內部控制原理要求，企業(yè)在建立和完善組織機構過(guò)程中，應遵循不相容職務(wù)相互分離的原則。賒銷(xiāo)是應收賬款產(chǎn)生的原因，一般來(lái)說(shuō)，銷(xiāo)售人員為了增加銷(xiāo)售數量，提高業(yè)績(jì)而不十分重視壞賬損失風(fēng)險，建立獨立于銷(xiāo)售部門(mén)之外的賒銷(xiāo)審批部門(mén)，嚴格地按照企業(yè)的賒銷(xiāo)政策執行賒銷(xiāo)審批職能，就可以有效地克服這一現象。由于內部控制僅僅針對于一般常規業(yè)務(wù)活動(dòng)而設計，對于賒銷(xiāo)審批職能來(lái)說(shuō)，一定要按照被授予審批職權來(lái)執行，對于超出規定權限的賒銷(xiāo)一定要特別授權，不得濫用審批職權。嚴格地執行賒銷(xiāo)審批制度，可以有效地降低壞賬風(fēng)險。
三、用充分的憑證和記錄，提供一個(gè)完整清晰的賒銷(xiāo)交易軌跡。
憑證和記錄的控制是內部控制程序中一個(gè)重要的組成因素。做好這項工作可以確保內部控制發(fā)揮作用，實(shí)現內部控制目標。一項賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)從開(kāi)始意向的達成，合同的簽定一直到應收賬款的回收應由充分的憑證和記錄來(lái)反映和控制，這些憑證和記錄往往來(lái)自不同的部門(mén)。例如，信用審批部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、倉庫部門(mén)、運輸部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、審計部門(mén)等，各部門(mén)在建立崗位責任制的基礎上要重視、完善和保護這些憑證和記錄。這些憑證和記錄提供的信息主要分為兩大類(lèi)：一是涉及經(jīng)營(yíng)管理方面的，屬于管理會(huì )計的范疇；二是涉及財務(wù)會(huì )計報告方面的，屬于財務(wù)會(huì )計的'范疇。這些憑證和記錄不僅充分詳細地描述了賒銷(xiāo)交易過(guò)程，同時(shí)也為管理當局日后分析和評價(jià)賒銷(xiāo)的內部控制設計是否合理，運行是否有效提供了依據。
四、加強應收賬款的日常管理，做好應收賬款核對工作，制定恰當的收款辦法。
對于應收賬款的核對，可采用由有關(guān)部門(mén)按月寄出對賬單的方法，對于不符金額可及時(shí)進(jìn)行核對，找出不符原因。對于應收賬款回收，一般應確信大多數客戶(hù)都能按照合同或協(xié)議履行償還所欠貸款的義務(wù)。若客戶(hù)在約定的期限沒(méi)有付款，無(wú)非有兩種原因：一種是惡意拖欠；一種是確實(shí)無(wú)力償還。企業(yè)管理當局應具體問(wèn)題具體分析，針對不同的欠款原因，采取不同的收款方法，例如可采用電話(huà)、電傳、信函、派人上門(mén)交涉、訴諸法律等方法。在制定這些方法的過(guò)程中同樣也適用于成本效益原則，一要考慮收款的成本費用，二要考慮壞賬損失的數額，盡量做到效益最大化。
五、做好應收賬款回收情況監督，尋找賒銷(xiāo)內部控制中可能存在的薄弱環(huán)節，改進(jìn)和完善賒銷(xiāo)內部控制。
內部控制無(wú)論設計和運行的多么完善都無(wú)法避免其固有的局限，這種局限性一方面來(lái)自于內部控制的的本身，另一方面來(lái)自于執行內部控制的管理人員，所以做好內部控制的檢查與評價(jià)尤為重要。這項工作一般由直屬于企業(yè)最高管理層的內部審計部門(mén)執行。對于賒銷(xiāo)來(lái)說(shuō)主要做好應收賬款的回收情況監督，通過(guò)對應收賬款的收款情況進(jìn)行檢查與評價(jià)，可以找到賒銷(xiāo)內部控制中的薄弱環(huán)節，提出建設性意見(jiàn)，以便于今后工作中改進(jìn)和完善賒銷(xiāo)的內部控制。例如可以通過(guò)編制“應收賬款賬齡分析表”來(lái)了解應收賬款的可回收性和估計壞賬損失金額的大小。對于被確認或被注銷(xiāo)的壞賬，應查明原因，取得確鑿的證據，判斷是否符合壞賬的標準，檢查是否履行了報批手續和經(jīng)過(guò)正確的會(huì )計處理。
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