淺談會(huì )展策劃與管理中的人性化服務(wù)論文
摘要：隨著(zhù)企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展，各個(gè)單位之間的交流與聯(lián)系逐步加深，會(huì )展活動(dòng)的開(kāi)展頻率逐步提高。會(huì )展策劃及其管理中的人性化服務(wù)，成為影響會(huì )展效果的重要因素。本文從闡述目前展會(huì )活動(dòng)服務(wù)中可能存在的不足之處入手，進(jìn)一步分析了會(huì )展策劃中做到人性化服務(wù)的必然要求，最后探討了如何提高會(huì )展活動(dòng)中服務(wù)工作質(zhì)量的措施。
關(guān)鍵詞：會(huì )展策劃；人性化服務(wù)；不足；必然要求；措施
會(huì )展活動(dòng)作為當今社會(huì )中企業(yè)和事業(yè)單位運行的重要組成部分，越來(lái)越受到管理者的重視。尤其是進(jìn)行會(huì )展策劃時(shí)，需要考慮管理中的人性化服務(wù)問(wèn)題，服務(wù)質(zhì)量的高低，將影響著(zhù)參與者對主辦方的印象和看法。人性化服務(wù)有助于樹(shù)立企事業(yè)單位的品牌形象，因此，相關(guān)的活動(dòng)策劃和管理者必須加以關(guān)注。針對不同的活動(dòng)類(lèi)型進(jìn)行具體分析，同時(shí)加強對活動(dòng)參與者的了解。
一、展會(huì )活動(dòng)服務(wù)中可能存在的不足之處
�。ㄒ唬┤藛T分配不科學(xué)。
一個(gè)成功的展會(huì )活動(dòng)，離不開(kāi)會(huì )展管理者的合理安排。在會(huì )展管理中，主要的管理和領(lǐng)人員要全面了解各個(gè)下層工作者的個(gè)人經(jīng)驗、能力及特長(cháng)，具體情況具體分析進(jìn)行職能搭配，使每個(gè)人的才能得到充分的利用，每個(gè)崗位的擔當都達到最優(yōu)的效果。擅長(cháng)溝通的適合分配在商務(wù)談判崗位；性格開(kāi)放的適合做接待人員。這是充分利用人力資源、提高工作效率、鼓勵員工的工作積極性的必然措施。
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對于不同參展商，受地域、氣候等原因的影響，在籌劃會(huì )展活動(dòng)時(shí)，必須首先結合當地的招商政策具體要求，在此基礎上進(jìn)行下一步工作，以免連參展資格都無(wú)法得到。就拿農副產(chǎn)品這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)。它在地區氣候差異 、經(jīng)濟發(fā)達程度、生產(chǎn)習慣等等客觀(guān)因素方面受到比較大的限制，所以，不同的客觀(guān)因素會(huì )引發(fā)不同的農產(chǎn)品的包裝風(fēng)格、品種研發(fā)特點(diǎn)。如果不考慮招商政策的影響，企業(yè)難以順應大局發(fā)展形勢，但如果完全受限于招商政策、一板一眼、沒(méi)有靈機應變，也可能導致許多經(jīng)銷(xiāo)商喪失參展資格。
因此，只有全面把握具體的自然差異和對應的招商政策，加以分析、權衡利弊，才可以擴大展會(huì )管理者的自由活動(dòng)空間。
二、會(huì )展策劃中做到人性化服務(wù)的必然要求
�。ㄒ唬┓⻊�(wù)具有針對性。
展會(huì )活動(dòng)往往是一個(gè)大型、人員密集、活動(dòng)流程復雜的活動(dòng)項目，在策劃中，為了做到人性化服務(wù)，必須在前期準備和后期施行中充分考慮參與者的感受，使之有賓至如歸的感覺(jué)。在進(jìn)行展會(huì )的策劃過(guò)程中，要想達到人性化服務(wù)的目的，需要深入了解活動(dòng)的流程和相關(guān)的性質(zhì)特征。以此為前提，做出針對性地服務(wù)策劃，給客戶(hù)更多滿(mǎn)足感。涉及到有國外來(lái)賓參與的會(huì )展項目，提前準備一些外語(yǔ)翻譯工作者和服務(wù)員是十分必要的，涉及到以節日為慶賀主題的會(huì )場(chǎng)活動(dòng)，可以在會(huì )場(chǎng)裝飾和活動(dòng)項目的設計上增加更多節日的喜慶和溫馨感。當然，來(lái)賓中必然少不了主辦方單位的VIP客戶(hù)，這是拉攏客戶(hù)的大好時(shí)機，可以在活動(dòng)過(guò)程中提供一些特權和優(yōu)惠服務(wù)。
�。ǘ┍匾⻊�(wù)必不可少。
會(huì )展活動(dòng)作為一項大型盛事，參與活動(dòng)籌備的工作人員數量多，而且前來(lái)參觀(guān)活動(dòng)的客人也規模龐大，為了保證人員的基本安全，做好安全措施是最基礎的服務(wù)項目。其次，還有保衛、保潔類(lèi)服務(wù)，也是展館服務(wù)中必不可少的內容。清潔明亮的環(huán)境給客人以輕松愉悅的心情，漂亮獨特的裝飾風(fēng)體現主辦方的審美水平，整齊有序的程序進(jìn)行代表著(zhù)主辦方的態(tài)度和內部管理能力高低。所以，這些必不可少的細節服務(wù)，體現了主辦方對會(huì )展活動(dòng)的重視、對客人的尊重，優(yōu)秀的細節處理可以無(wú)形中給人留下良好的印象、樹(shù)立品牌形象。
�。ㄈ┘骖櫣卜⻊�(wù)作用和經(jīng)濟效益。
雖然展會(huì )活動(dòng)往往在特征上表現出很強的公眾服務(wù)性，但是在籌備和開(kāi)展展會(huì )活動(dòng)的過(guò)程中，會(huì )有大量的資源和資金損耗，對企業(yè)而言，是一筆巨大的支出。所以，在提供會(huì )展服務(wù)時(shí)，應該在不影響質(zhì)量的前提下，盡量減少浪費，兼顧經(jīng)濟效益。比如，主辦方為了籌備展會(huì )活動(dòng)，需要租用場(chǎng)地、購買(mǎi)物資、聘請專(zhuān)業(yè)的會(huì )展籌劃和服務(wù)工作人員。此外，提供服務(wù)的過(guò)程中，可能還要加大安保額清潔的投入，此時(shí)，需要協(xié)調各個(gè)環(huán)節的部門(mén)和人力資源投入，把握具體人數，以免職能重復和部門(mén)冗雜，導致的運行效率低下、資源浪費。
三、如何提高會(huì )展活動(dòng)中服務(wù)工作質(zhì)量的措施
�。ㄒ唬┽槍Σ煌幕顒�(dòng)類(lèi)型進(jìn)行具體分析。
風(fēng)格不一的`活動(dòng)類(lèi)型，會(huì )形成與之對應的、差異明顯的會(huì )展活動(dòng)、展館的服務(wù)特點(diǎn)。展會(huì )活動(dòng)的前期籌劃階段，需要加強對活動(dòng)類(lèi)型的了解和研究。在深刻認識到活動(dòng)的性質(zhì)基礎上，才可能設計合理的的展會(huì )布置、人員配置等等服務(wù)措施。比如對于一次普通的商品交易會(huì )，就必須要了解清楚交易商品的種類(lèi)有哪些，活動(dòng)的規模，活動(dòng)開(kāi)展的時(shí)間，預計參展的商家和買(mǎi)家的數量等問(wèn)題，在了解這些問(wèn)題的基礎上，才可以運籌帷幄，提前做好準備，并且做好相應的應急預案，以防意外發(fā)生時(shí)手忙腳亂。
�。ǘ┘訌妼顒�(dòng)參與者的了解。
會(huì )展活動(dòng)參與人員眾多，由于每個(gè)人都具有各自的參會(huì )目的以及不同的性格特點(diǎn)，要想滿(mǎn)足每一位參與者的需求，是相當困難的。如果會(huì )展管理者能夠對這些人按照一定的標準進(jìn)行分析總結，將其劃分為幾個(gè)類(lèi)別。根據其不同的特點(diǎn)，有針對性地提供服務(wù)，就能最大程度地滿(mǎn)足多數參與者的需求。比如在有國際買(mǎi)家參與的展會(huì )上，可以按國籍將其進(jìn)行分類(lèi)，按照各國不同的飲食習慣，為其安排合適的飲食，提供相應國家語(yǔ)言的服務(wù)手冊等。
結語(yǔ)
總之，會(huì )展活動(dòng)在當今社會(huì )和單位運行中已經(jīng)占據不可忽視的地位，相關(guān)的策劃和管理者必須重視會(huì )展活動(dòng)中的人性化服務(wù)。工作人員需要分析展會(huì )活動(dòng)服務(wù)中可能存在的不足之處，如人員分配不科學(xué)、未充分了解和利用招商政策等等，其次，明確會(huì )展策劃中做到人性化服務(wù)的必然要求，包括服務(wù)要具有針對性、必要服務(wù)必不可少、兼顧公共服務(wù)作用和經(jīng)濟效益。在此基礎上，探討如何提高會(huì )展活動(dòng)中服務(wù)工作質(zhì)量的措施。
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