畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔的難點(diǎn)與對策管理學(xué)論文
畢業(yè)生就業(yè)電子文件管理領(lǐng)域，主要包括：畢業(yè)生就業(yè)管理系統業(yè)務(wù)管理電子文件和畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔兩大類(lèi)。其中，畢業(yè)生就業(yè)管理系統業(yè)務(wù)管理電子文件簡(jiǎn)稱(chēng)為畢業(yè)生就業(yè)電子文件。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件主要包括準備階段電子文件、監理電子文件、實(shí)施電子文件、數字化電子文件和驗收電子文件。
一、開(kāi)展畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔工作的必要性
1、開(kāi)展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，是現代館藏檔案規范管理的要求。目前，應逐步轉向紙質(zhì)、電子檔案接收并重的階段。今后，各級各類(lèi)檔案館應著(zhù)重加強對電子文件的收集，將電子文件的收集工作列入長(cháng)遠規劃。
2、開(kāi)展電子文件歸檔工作，是檔案館數字化管理畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的需要。如果現在還未開(kāi)始研究電子文件的接收問(wèn)題，就會(huì )出現各級各類(lèi)檔案館將大量的精力、財力投入到檔案的數字化工作中的情況。
二、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸
檔工作中面臨的.技術(shù)問(wèn)題1、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件原始性的認定問(wèn)題。原始性是檔案價(jià)值存在的基礎，也是其發(fā)揮憑證作用的依據。電子文件的原始性認定相對來(lái)說(shuō)較為復雜，必須借助于機器設備和一定的技術(shù)手段來(lái)鑒別和認定。由于無(wú)法判斷電子文件的真偽，在利用過(guò)程中就不能將其作為依據和憑證使用，而只能起參考作用。因此，只有解決了電子文件原始性的認定，它才能真正發(fā)揮作用。
畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的數據交換格式標準問(wèn)題。接收畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的核心，是統一畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的標準格式，保證移交給檔案管理部門(mén)的電子文件格式統一。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件，因其內容不同，種類(lèi)也不同。因此，要通過(guò)軟件技術(shù)實(shí)現不同標準間的自動(dòng)生成功能，充分利用現有國際、國內公認的成熟的協(xié)議、標準等技術(shù)。以國際標準或國內標準為基準，通過(guò)科學(xué)化、規范化的軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數據、版式，通過(guò)軟件自動(dòng)轉化成國際、國內標準。
三、開(kāi)展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作的對策
1、各級各類(lèi)檔案館應當根據畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的人工非直讀性、信息與載體的可分離性、易復制性、信息的不穩定性特點(diǎn)，采取相應措施，積極履行職責，研究和解決當前畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作中遇到的問(wèn)題，切實(shí)加強畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作。
2、采取各種技術(shù)措施，確保畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的原始性。根據現代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì )各方面對電子文件的需要，建立這樣一個(gè)“原始性”的概念是適當的和必要的。因為，它是電子文件轉化為電子檔案，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。因此，作為電子文件的制作者、管理者，以及電子文件檔案工作者都應積極采用有關(guān)技術(shù)措施，確保電子文件的原始性。一是在電子文件傳送系統中，亦采用“雙密鑰碼”對電子文件進(jìn)行加密，第三者很難從截獲的密文中破解原文內容，能夠保證電子文件在傳輸過(guò)程中的原始性、真實(shí)性。二是積極應用光筆簽名和數字簽名，表明電子文件簽署者的權力和責任，為電子文件發(fā)揮憑證作用奠定基礎。三是通過(guò)消息認證技術(shù)、身份驗證技術(shù)、防火墻技術(shù)及各種防護措施，保持電子文件的原始性和真實(shí)性。
四、積極開(kāi)展畢業(yè)生就業(yè)管理工
程電子文件歸檔試點(diǎn)工作
1、建立畢業(yè)生就業(yè)管理便捷高效的遠程電子文件歸檔系統。從各級各類(lèi)檔案館的數字化觀(guān)點(diǎn)來(lái)看，其業(yè)務(wù)工作就是對畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案信息的處理與加工，并最終形成的產(chǎn)品——標準格式的數據信息。而畢業(yè)生就業(yè)管理遠程電子文件歸檔系統，可以實(shí)現畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案的全過(guò)程處理與加工，實(shí)現畢業(yè)生就業(yè)信息工作記錄、電子文件與檔案的集成化、動(dòng)態(tài)化管理。有了這樣一套系統，各級各類(lèi)檔案館就可以通過(guò)對電子文件的前端控制，對各項管理對象、資源要素實(shí)現全方位、全范圍和全階段的優(yōu)化，實(shí)現電子文件檔案來(lái)源、管理過(guò)程、對外服務(wù)等方面的數字化，充分提升各級各類(lèi)檔案館的服務(wù)功能。
2、加強各類(lèi)標準規范的畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔管理。開(kāi)展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，必須建立起各類(lèi)標準規范。包括：管理性標準、業(yè)務(wù)性標準和技術(shù)性標準。實(shí)施畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的 歸檔工作，對檔案館的管理電子文件具有重大的影響，會(huì )產(chǎn)生社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。因此，作為畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的保管主體，各級各類(lèi)檔案管理部門(mén)必須抓住發(fā)展的機遇，早日實(shí)現畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔的數字化。
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