中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生管理信息系統操作論文
�。�摘要］全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統從2015年底開(kāi)始運行到現在，雖然系統在不斷地升級優(yōu)化，期間又增加了好多模塊，功能也在不段地完善，但在實(shí)際的操作中還是能遇到諸多問(wèn)題。尤其是在開(kāi)學(xué)之初，全國共用一套系統，數據多，時(shí)間緊，任務(wù)重，學(xué)籍工作又直接影響著(zhù)學(xué)生入學(xué)和資助工作的開(kāi)展。筆者著(zhù)重探討全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統的功能模塊、常見(jiàn)的問(wèn)題及其處理、日常操作注意事項等，從招生開(kāi)始到學(xué)生畢業(yè)這一周期，希望對負責學(xué)籍系統管理的教師有所幫助。
�。�關(guān)鍵詞］中職;學(xué)生管理;信息系統
1全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統的功能模塊
截至2017年8月，本系統分為：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教學(xué)管理、實(shí)習管理、問(wèn)題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理、就業(yè)管理、統計分析、數據監控、數據核查12個(gè)模塊。各個(gè)模塊下又有若干操作小模塊。常用的模塊是：學(xué)校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、問(wèn)題學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理這6個(gè)模塊。
2常用模塊的功能常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案
2.1學(xué)校管理此模塊可分為：學(xué)校信息管理、學(xué)校專(zhuān)業(yè)管理、學(xué)校學(xué)期管理、年級信息管理、班級信息管理、綜合查詢(xún)6個(gè)模塊。①學(xué)校信息管理：通常情況不做修改。②學(xué)校專(zhuān)業(yè)設置：一般是不允許變動(dòng)，但按照教育部的最新要求：停招專(zhuān)業(yè)必須要清理。統一使用2010版版專(zhuān)業(yè)，停用并取消2000版專(zhuān)業(yè)。③學(xué)年學(xué)期設置、年級信息管理和班級信息管理：應按照學(xué)校正常的教學(xué)安排設置。如實(shí)行春秋兩季招生要注意時(shí)間的設置，班級名稱(chēng)和班級代碼要保持一致。2.2招生管理此模塊分為：招生計劃管理、招生信息管理和綜合查詢(xún)3個(gè)模塊。2.2.1招生計劃管理按“添加”按鈕設置。2.2.2招生信息管理這是有時(shí)間限制的，一般是開(kāi)學(xué)后的一到兩個(gè)月，在規定的時(shí)間內必須完成填報。有“新增”和“導入”兩種方法，建議用“招生導入模板”導入。招生導入模板：為Excel表，有25個(gè)項目。其中，必填項為19項，自帶“檢查”、“自動(dòng)生成”、“字典”等功能，打開(kāi)表格前會(huì )要求“宏”的開(kāi)啟，表中提供了下拉選項和手動(dòng)填寫(xiě)兩種方式，不能修改選項的內容否則會(huì )破壞“宏”的應用。相同的項目可用下拉填充來(lái)完成，如有特殊情況單獨選擇。輸入身份證號會(huì )自動(dòng)生成“性別”、“出生日期”、“代碼”等項目。如果學(xué)生沒(méi)戶(hù)口，“身份證類(lèi)型”應選“其他”，身份證號不填寫(xiě)，需手動(dòng)輸入不能自動(dòng)生成的項目�！罢猩绞健边x“自主招生”就不用填寫(xiě)“統招學(xué)生信息”。需要反復的導入、修改才能完全通過(guò)。常見(jiàn)的錯誤和修改方法：①格式錯誤：身份證號和電話(huà)號要設為文本格式。②專(zhuān)業(yè)、班級等信息不一致：必須與系統一致。③身份證號錯誤：重新輸入，尾數是“X”的用大寫(xiě)。④區域代碼錯誤：市、區、縣撤銷(xiāo)、合并造成的代碼錯誤。解決方法是按身份證號碼查到歸屬地，然后在字典里查找正確代碼進(jìn)行修改。⑤信息為空：數據輸入遺漏導致，仔細查找認真輸入。⑥“戶(hù)口性質(zhì)”和“學(xué)生居住地類(lèi)型”不匹配：嚴格按照戶(hù)口本信息輸入，“家庭戶(hù)”學(xué)生要按相關(guān)文件進(jìn)行認定。2.3綜合查詢(xún)可以按對整體或個(gè)人進(jìn)行查詢(xún)。
3新生管理
此模塊分為：新生報到、照片管理、新生分班、學(xué)籍管理、學(xué)籍接續5個(gè)項目。新生分班不系統操作。正常的'操作流程是：新生報到—學(xué)籍接續—學(xué)籍管理。3.1新生報到招生信息完畢之后，點(diǎn)擊新生報到即可完成。3.2學(xué)籍接續目前，只適用于應屆畢業(yè)生。其目的是直接調用學(xué)生信息無(wú)需重復輸入，但在實(shí)際應用中效果不是太好。有的時(shí)候，成功率不到40%，還有待進(jìn)一步的完善。學(xué)籍接續可在“學(xué)籍接續管理”處操作，有“接續”和“按條件接續”兩種方法。建議用“按條件接續”。接續的結果有“接續成功”、“中小學(xué)無(wú)檔案信息”兩種提示。3.3學(xué)籍管理無(wú)論接續結果如何，都要在此完善學(xué)生信息，然后提交。上級審核通過(guò)，就可以生成學(xué)籍�？蓡蝹�(gè)修改，也可批量處理。建議用“新生數據批量處理”導入�！靶律鷶祿刻幚怼保罕砉灿�72項。其中，必填項為36項，操作方法和“招生導入模板”一致。部分數據可以從“招生導入模板”直接復制，數據量非常大，必須按照要求認真核對反復導入修改，才能完全通過(guò)。
4在校學(xué)生管理
此模塊分為：檔案管理、學(xué)籍異動(dòng)信息管理、數據補錄、花名冊打印、在校生情況、綜合查詢(xún)6個(gè)項目。主要完成在校生的各項操作：修改個(gè)人信息、學(xué)籍異動(dòng)等。4.1檔案管理有6個(gè)小項，一般常用的有檔案管理、照片管理、未畢業(yè)處理查詢(xún)。①檔案管理可以查看和修改學(xué)生一些基本信息，但名字和身份證等不能在此修改的。②未畢業(yè)處理：可以查詢(xún)和處理逾期未畢業(yè)的學(xué)生。③照片管理：照片上傳和管理，照片必須用身份證命名，壓縮成zip格式即可批量上傳。建議按照班級批量上傳。重點(diǎn)介紹一下：“跨省及外系統轉入”這項功能應用。如果過(guò)了規定的日期，仍有學(xué)生沒(méi)有錄入系統，可以在此操作。4.2學(xué)籍異動(dòng)信息管理可調班調專(zhuān)業(yè)信息變更異動(dòng)轉出轉入，覆蓋了學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的全部情況。處理的時(shí)候要認真核實(shí)，避免錯誤操作。4.3數據補錄一般不開(kāi)啟，除非上級主管部門(mén)檢測到問(wèn)題才開(kāi)啟。4.4綜合查詢(xún)包含學(xué)生信息查詢(xún)、異動(dòng)信息查詢(xún)。
5問(wèn)題學(xué)籍處理
每個(gè)學(xué)期，尤其是新生入學(xué)問(wèn)題學(xué)籍特別多，一般的處理方法如下：①核對身份證號碼重復�？稍凇靶畔⒆兏暾垺碧幮薷�。②通過(guò)學(xué)生或學(xué)校聯(lián)系對方學(xué)校取消其學(xué)籍。③上傳佐證照片：身份證正反面照片、學(xué)生手拿當天報紙和身份證站在有學(xué)校標識地方的照片。上傳照片審核通過(guò)即可解決問(wèn)題。6畢業(yè)生管理此項包括：畢業(yè)生花名冊打印、畢結業(yè)申請、畢業(yè)證書(shū)管理（包含畢業(yè)證書(shū)打印和畢業(yè)證書(shū)領(lǐng)�。�、畢業(yè)情況、綜合查詢(xún)5個(gè)小項。目前，使用最多的是“畢結業(yè)申請”、“綜合查詢(xún)”。其他3項功能還沒(méi)有完善，按教育部的要求從2018年開(kāi)始逐步實(shí)現這些功能。以上所述是中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統常用的功能，從2017年8月增加了“實(shí)習管理”、“就業(yè)管理”、“數據監控”、“數據核查”四個(gè)功能模塊�！皩�(shí)習管理”、“就業(yè)管理”在2018年逐步開(kāi)展。學(xué)籍工作是必須是嚴謹的，要求從事這項工作的人員必須要認真謹慎，在保質(zhì)保量完成任務(wù)的同時(shí)也要注意學(xué)生信息的保護。
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