ERP系統主數據的維護與管理論文
【摘要】講述了主數據維護的準確性、及時(shí)性、嚴謹性是保證ERP系統正常運行的基礎，以及主數據的維護與管理需要注重的幾方面內容。
【關(guān)鍵詞】主數據;維護;管理
1、概述
任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構在數據的堅實(shí)基礎上。有了正確的數據ERP系統才能夠將信息傳播到整個(gè)企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。數據是ERP系統運行的基礎，只有確保數據的準確性、維護的及時(shí)性和嚴謹性，才能保證ERP系統的正常運行。
“數據”是科學(xué)實(shí)驗、檢驗、統計等所獲得的和用于科學(xué)研究、技術(shù)設計、查證、決策等的數值。ERP系統主數據又稱(chēng)參照數據，是由定義業(yè)務(wù)實(shí)體的事實(shí)構成，事實(shí)被用于對一個(gè)實(shí)體建立多個(gè)定義或視圖。維護主數據包括物料主數據、供應商、客戶(hù)、會(huì )計科目視圖等，主數據字段繁、種類(lèi)多、相互制約的特點(diǎn)決定了主數據的維護一定要非常重視并投入充分的力量和資源才能解決。
ERP(enterprise resource planning)企業(yè)資源計劃，它是將企業(yè)內部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷(xiāo)、財務(wù)資源進(jìn)行規劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。數據是這些資源的表現形式，任何經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)都離不開(kāi)對這些數據的存取，所以說(shuō)數據是企業(yè)的一種無(wú)形資產(chǎn)。因此，在ERP項目運行過(guò)程中，重中之重就是數據的維護和管理。
2、主數據的維護
主數據在維護過(guò)程中要高度重視主數據維護的準確性，保證數據維護的及時(shí)性和嚴謹性，ERP系統才能正常的運行。不準確的數據對于無(wú)辜的計算機來(lái)說(shuō)其實(shí)就是謊言，它們只能被計算機用來(lái)高速地產(chǎn)生錯誤的答案。只有保證每一次數據維護的準確，才能保證系統數據的準確。
主數據字段繁、種類(lèi)多、相互制約的特點(diǎn)，使得主數據的維護必須確保及時(shí)性和嚴謹性。為確保主數據維護的及時(shí)性和嚴謹性，我們制定各項標準化規范。大到信息指標體系、信息交換接口要標準化，小到分類(lèi)編碼、文檔編寫(xiě)、字段定義及維護流程同樣也要標準規范化。確保在最短的時(shí)間內能夠進(jìn)行數據準確維護，使數據的維護進(jìn)行規范處理。
主數據維護方法有直接輸入法和批量導入法。直接輸入法使用ERP系統事物代碼，對視圖中的各項目進(jìn)行錄入，這種方法適合少量數據的維護，由于是手工更改，出錯的概率較高。主數據的維護既是日常性的工作，也會(huì )有階段性的工作。往往階段性的工作采用大數據量的批量更改，如價(jià)格調整、類(lèi)別調整等等，因此，系統要有批量處理和調整的`功能。批量導入法使用批導程序，一次執行大批量的更改，但要求數據維護人員按照用戶(hù)提供的數據模板正確導入ERP系統中。
真正做好主數據維護和管理工作，要求主數據維護人員在實(shí)際中做好以下幾方面工作。
2.1 注重業(yè)務(wù)流程及其功能改變
由于ERP系統主數據的關(guān)鍵字段是與業(yè)務(wù)流程及其功能息息相關(guān)的，所以在維護主數據時(shí)必須關(guān)注系統內業(yè)務(wù)流程設計及其功能變化。在系統運行過(guò)程中，系統功能會(huì )被優(yōu)化或改進(jìn)。這時(shí)，通常會(huì )對主數據的維護提出新要求。主數據維護人員必須關(guān)注這些變化，確保主數據隨時(shí)更改。因此，從管理上要求在系統設計、配置發(fā)生變化時(shí)，各模塊程序維護和開(kāi)發(fā)人員要及時(shí)和主數據維護人員溝通，而主數據人員一定要將這些轉化為主數據具體維護要求。
2.2 強化ERP項目相關(guān)模塊原理的培訓
要求主數據維護人員吃透ERP精神，根據系統中的原理和做法，具體應用到實(shí)際工作中去，做精、做好，將數據和業(yè)務(wù)流程緊密結合，重要的是知道數據怎么做，更知道為什么這么做，以達到培訓的最佳效果。
2.3 掌握批導程序的制作方法
數據批量導入是主數據維護的一項重要技能。常用的批導程序通常是在上線(xiàn)初期就由開(kāi)發(fā)人員準備好的，可是日常維護過(guò)程中，時(shí)常會(huì )有新的批導入任務(wù)，這就要求主數據維護人員不僅能夠熟練地使用現有的批導程序以保證導人數據的正確，而且還需要掌握批導程序的制作方法，以適應生產(chǎn)變化的要求。
2.4 建立主數據發(fā)布制度，確保主數據與各項系統外業(yè)務(wù)的銜接
主數據維護完成后，并不意味著(zhù)主數據維護流程已經(jīng)結束。如系統內新增了材料主數據，有了新的物料編碼，除設計人員與采購人員知道外，還應在主數據維護流程中增加主數據信息發(fā)布這一環(huán)節，明確主數據發(fā)布的時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)布的部門(mén)、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數據發(fā)布制度。經(jīng)過(guò)了這樣的調整，業(yè)務(wù)部門(mén)對新增主數據的用途不再有疑惑，而且可以及時(shí)地做出業(yè)務(wù)反應。
2.5 預見(jiàn)性的維護物料主數據
預見(jiàn)性的維護物料主數據，適應生產(chǎn)的變化，帶鋼的生產(chǎn)品種規格在成品中數量最大，通過(guò)實(shí)際工作總結，在維護XG08D2時(shí)，同時(shí)維護Q195。同樣在維護Q235時(shí)，同時(shí)維護Q215，這樣即能適應生產(chǎn)過(guò)程中的對物料編碼的需求，又提高物料主數據維護的效率。
3、主數據的管理
ERP數據管理體系是通過(guò)多次研討分析，經(jīng)過(guò)較長(cháng)時(shí)間的實(shí)踐和改進(jìn)逐步完善建立起來(lái)的，目前，基本形成了較為完善的管理體系。
3.1 完善物料主數據維護流程
ERP實(shí)施期間由數據組制定產(chǎn)成品、半成品、原料、材料、備品備件、供應商數據收集管理辦法和流程，進(jìn)行數據的收集整理和維護。甩物料帳后，ERP項目部成立運營(yíng)監管小組負責ERP系統靜態(tài)數據和數據故障的管理，對靜態(tài)數據和動(dòng)態(tài)數據維護、變更、修改業(yè)務(wù)進(jìn)行受理、審批、備案，并通知責任單位進(jìn)行處理等;負責動(dòng)態(tài)數據的監控、備案等;按制度執行考核。
3.2 采用技術(shù)手段完善管理
對于幾十萬(wàn)個(gè)物料數據，新增物料只靠單一通過(guò)加強管理來(lái)杜絕描述重復還是不夠的，我們還編寫(xiě)許多有關(guān)數據管理方面的程序，來(lái)檢查數據維護的合法性和完整性，并開(kāi)發(fā)了一個(gè)模糊查詢(xún)程序，有效地控制了描述重復。在新增物料前要對新增物料描述進(jìn)行查重檢查，查找過(guò)程中對物料描述數據格式進(jìn)行轉換，如：大小寫(xiě)、全角半角等自動(dòng)轉換對比。
4、結語(yǔ)
ERP系統主數據的維護、原有數據的優(yōu)化管理仍是數據維護人員艱巨的工作。只有保證每一次數據維護的準確、及時(shí)，才能保證系統完整數據的準確。建立明確的責任制度，在數據申請、編碼、維護、應用等操作的各個(gè)環(huán)節上都要保證才能使數據準確、完整。
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