文件記錄管理制度

　　在日常生活和工作中，制度起到的作用越來(lái)越大，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的文件記錄管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件記錄管理制度1

　　為規范我廠(chǎng)體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:

　　1、文件發(fā)放要編號標識,建立發(fā)放記錄,并歸檔保存,文件發(fā)放記錄要求部門(mén)、數量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號),每缺一項處罰10元。

　　2、記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰,應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫(xiě),同一頁(yè)上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發(fā)現一次不按時(shí)記錄處罰10元。

　　3、記錄表上的日期“年月日”應用阿拉伯數字寫(xiě)清楚、完整(如20xx年4月1日),不準涂改,每發(fā)現一次不按規范寫(xiě)的處罰10元。

　　4、記錄表上的“星期”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫(xiě)清楚(如星期一),不準涂改,每發(fā)現一次不按規范寫(xiě)的處罰10元。

　　5、記錄表上的體系文件編號,編號與現行體系文件編號不符的應及時(shí)改正(如lt—55應改為yl—80),改正編號時(shí)應將舊編號單杠劃去,沒(méi)有編號的要按現行體系文件編號要求編號,檢查中每發(fā)現一次未按規定編號的或改正編號的處罰5-10元。

　　6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應該填寫(xiě),記錄表不適用時(shí)應及時(shí)更改,檢查中每發(fā)現一項空缺處罰車(chē)間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫(xiě)清楚),記錄表中不填寫(xiě)的欄目,應將欄目單杠劃去,每發(fā)現一處或一次不填寫(xiě)而沒(méi)有劃掉的欄目處罰10元。

　　7、記錄表各欄目?jì)人�填�?xiě)的數據必須與所標示的單位一致,如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時(shí),應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位,每發(fā)現一處或一次單位不統一的情況處罰10元。

　　8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫(xiě)錯時(shí)應及時(shí)更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線(xiàn)把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發(fā)現一次不按規范更改的處罰10元。

　　9、對于公司、廠(chǎng)部識別的不符合(不合格),相關(guān)車(chē)間應及時(shí)制定糾正措施和預防措施并將不符合(不合格)報告報廠(chǎng)部技術(shù)科,對于沒(méi)有按時(shí)匯報的每推遲一天處罰20元。

　　10、對超出操作規程及作業(yè)指導書(shū)中所規定的數據范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責任,未采取相關(guān)整改措施的`每發(fā)現一次處罰10—30元。

　　11、各車(chē)間應在每個(gè)月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時(shí)整改,廠(chǎng)部每月將對各車(chē)間進(jìn)行不定期檢查,檢查中發(fā)現的問(wèn)題按相關(guān)規定進(jìn)行考核。

　　12、對現場(chǎng)檢查中的提問(wèn),崗位操作人員應能準確回答操作要領(lǐng)以及設備保養等的“應知應會(huì )”內容,對于未能正確回答有關(guān)“應知應會(huì )”內容的每發(fā)現一次處罰車(chē)間10元。

　　13、各生產(chǎn)崗位都應該有內容齊全的操作規程,并粘貼上墻,檢查中每發(fā)現一處無(wú)操作規程處罰相關(guān)車(chē)間30元,未粘貼上墻處罰責任人10元。

　　14、車(chē)間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統計報表必須完善,檢查中每發(fā)現一處不完善處罰相關(guān)車(chē)間10—30元。

文件記錄管理制度2

　　特種設備安全技術(shù)檔案管理工作為設備管理提供資料,技術(shù)信息和考核的依據,是管好設備的基礎工作,必須認真做好。

　　1、有專(zhuān)人負責特種設備安全技術(shù)檔案管理工作。

　　2、特種設備要有安全技術(shù)檔案,并應逐臺分別建檔(一機一檔),安全技術(shù)檔案應當包括以下內容:

　　(1)特種設備的設計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

　　(2)特種設備使用證、注冊登記表

　　(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的記錄;

　　(4)特種設備的日常使用狀況記錄;

　　(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;

　　(6)設備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件;

　　(7)特種設備運行故障和事故記錄。

　　3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規格化,及時(shí)整理填寫(xiě)。

　　4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術(shù)資料。

　　5、設備遷移或報廢,其檔案均隨設備調撥,設備報廢后,首先向質(zhì)監部門(mén)辦理注銷(xiāo)手續,然后檔案由公司檔案保管員封存。

文件記錄管理制度3

　　1.編訂依據

　　本公司為了規范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營(yíng)流轉效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內部記錄和內外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。

　　3.責任部門(mén)

　　本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。

　　4.制度細則

　　4.1記錄編號規定

　　4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來(lái)記錄。

　　4.1.2內部記錄的設定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來(lái)記錄的設定格式為：

　�。╓L）QR + XX + XX

　　外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號

　　4.2公司文件編號規定

　　4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：

　�。�1）標準操作指導書(shū)：SOP

　�。�2）標準檢驗指導書(shū)：SIP

　�。�3）標準管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊的編寫(xiě)格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊縮寫(xiě)+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號+版本號

　　4.2.5外來(lái)文件的設定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內部編號

　　4.3部門(mén)編號的規定

　　4.3.1各部門(mén)的編號以組織機構圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標準，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場(chǎng)部MD、銷(xiāo)售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫(xiě)格式的確認

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設置為0，同時(shí)設定為自動(dòng)調整中文與數字的間距。

　　4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進(jìn)的編號方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁(yè)面布局設定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫(xiě)內容以保證美觀(guān)。對于正文中出現的部門(mén)、規章制度、法律法規應名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。正文編寫(xiě)完成后，應通讀流暢，對于應進(jìn)行斷句的內容使用中文標點(diǎn)符號進(jìn)行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說(shuō)明書(shū)等。文件全部由體系部進(jìn)行統一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數量，并由簽收人當面進(jìn)行簽收。

　　4.5.2文件補發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫(xiě)《文件補發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內日將補發(fā)的文件交于申請部門(mén)。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執行部門(mén)注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門(mén)編制的文件應統一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無(wú)受控章的為無(wú)效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門(mén)編號的文件應統一編號格式，部門(mén)內編制的文件應及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號不得重復。如部門(mén)文件編號在執行中發(fā)現重復應及時(shí)上報體系部進(jìn)行核對并處理。

文件記錄管理制度4

　　1、資料室要確定專(zhuān)人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責任人許可，其它人員不得進(jìn)入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。

　　3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線(xiàn)路，定期檢查電源開(kāi)關(guān)和電源插座插頭。

　　5、資料室內要配齊各類(lèi)消防設施，定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開(kāi)資料室時(shí)，要鎖好門(mén)窗，切斷室內一切電源。

　　7、室內資料要統一編碼并擺放整齊，室內干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內墻。

文件記錄管理制度5

　　1為有效控制與公司特種設備有關(guān)的文件和記錄,確保文件和記錄規范管理,制定本制度。

　　2文件管理

　　2.1職責

　　2.1.1公司安全生產(chǎn)責任人負責審核特種設備管理自編文件。

　　2.1.2特種設備管理部門(mén)負責特種設備的管理文件編制;審核操作規程;獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。

　　2.1.3特種設備管理部門(mén)負責特種設備文件登記工作。

　　2.1.4設備管理部門(mén)負責操作規程的編制。

　　2.2特種設備法律、法規和上級文件管理

　　2.2.1特種設備法律法規及其他要求的獲取,可通過(guò)網(wǎng)上下載;書(shū)店購買(mǎi);政府部門(mén)或相關(guān)方等獲取。

　　2.2.2對于獲取回來(lái)的特種設備法律法規及其他要求,由特種設備安全管理部門(mén)識別其適用性,并由特種設備安全管理部門(mén)負責及時(shí)通知到相關(guān)部門(mén)。

　　2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規和其他要求,由公司各相關(guān)方的歸口管理部門(mén)通過(guò)對其施加影響的方式進(jìn)行傳達,如可以通過(guò)簽署安全協(xié)議、合同、傳真等,確保相關(guān)方向公司提供的設施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規和其他要求的要求。

　　2.2.4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發(fā)生變化時(shí),由特種設備安管理部門(mén)及時(shí)識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規及其他要求,并負責通知到相關(guān)部門(mén)。

　　2.3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門(mén)負責組織編寫(xiě),安全生產(chǎn)責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門(mén)或使用部門(mén)負責組織編寫(xiě),特種設備管理部門(mén)審核,安全生產(chǎn)責任人批準。

　　2.4特種設備管理負責特種設備文件歸檔,檔案室負責發(fā)放,各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。

　　2.5特種設備文件由設備管理部門(mén)負責保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

　　2.6文件更改由文件更改申請部門(mén)提出申請,特種設備管理部門(mén)審核,安全生產(chǎn)責任人批準后執行更改

　　2.7文件一般情況下,不允許外借,若因工作需要,如提供給顧問(wèn)公司,政府機關(guān)或客戶(hù)等,由特種設備安全管理部門(mén)請示安全生產(chǎn)責任人批準后方可外借。

　　3記錄管理

　　3.1管理職責

　　3.1.1特種設備管理部門(mén)負責監督有關(guān)部門(mén)實(shí)施政府部門(mén)制定的記錄;負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關(guān)部門(mén)使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

　　3.1.2特種設備管理部門(mén)負責記錄的格式設計;使用部門(mén)本部門(mén)負責記錄的整理、保存等。各部門(mén)自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門(mén)備案。

　　3.2政府部門(mén)制定的記錄或特種設備安全管理部門(mén)制定的記錄,由特種設備安全管理部門(mén)發(fā)放,各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。

　　3.3記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰,不可隨意涂改,若因某種原因不需要或沒(méi)必要填寫(xiě)的項目,用斜杠“/”劃去,各相關(guān)欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容,應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容,在其旁邊寫(xiě)上更改后的數據或內容,同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

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