文件管理制度15篇
在當下社會(huì )，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
1、目的:
對外來(lái)文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門(mén)及上級公司、上級物業(yè)主管部門(mén)及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質(zhì)量手冊第4、5章
3、2 iso9002標準第4、5章
4、職責:
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類(lèi)外來(lái)文件、責成有關(guān)部門(mén)處理。
4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營(yíng)管理部的經(jīng)營(yíng)合同、協(xié)議書(shū)以外的外來(lái)文件,包括上級公司、政府主管部門(mén)傳來(lái)的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規、各類(lèi)規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門(mén)傳來(lái)的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營(yíng)管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門(mén)負責本部門(mén)業(yè)務(wù)往來(lái)中的外來(lái)文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據領(lǐng)導的批示處理有關(guān)文件。
5、工作程序:
5、1外來(lái)文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專(zhuān)人領(lǐng)取,政府主管部門(mén)下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫(xiě)《外來(lái)文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門(mén)的業(yè)務(wù)往來(lái)文件接收后,統一送交綜合辦公室進(jìn)行分類(lèi),登記在《外來(lái)文件接收登記表》上。
5、2外來(lái)文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室填寫(xiě)《外來(lái)文件處理表》,綜合辦公室主任填寫(xiě)呈辦意見(jiàn)并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關(guān)部門(mén),并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執行。
5、2、2外來(lái)的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規,經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營(yíng)管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門(mén)需要時(shí),綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專(zhuān)用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來(lái)文件接收登記表》上登記后,轉相關(guān)部門(mén),并由綜合辦公室存檔。
5、3外來(lái)文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷(xiāo)毀、立卷、歸檔意見(jiàn),報公司領(lǐng)導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫(xiě)《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》后進(jìn)行銷(xiāo)毀,對有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)后,提出具體處理措施報有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行相應處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6、1《外來(lái)文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來(lái)文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件管理制度2
為規范學(xué)校文件簽發(fā)程序，提高工作效率，根據上級有關(guān)規定，結合本校實(shí)際，特制xx學(xué)校文件簽發(fā)制度。
一、以學(xué)�；驅W(xué)校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導性文件、決定、規定，經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據校務(wù)會(huì )議或黨總支會(huì )討論決定的結論擬稿，處室(學(xué)部)領(lǐng)導審核，由校長(cháng)或書(shū)記簽發(fā)。
二、以學(xué)校名義向上級報送的有關(guān)單項性問(wèn)題的報告和請示，下發(fā)的有關(guān)單項性工作的指示、規定、通知，經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿，處室、學(xué)部主管領(lǐng)導核稿，由分管領(lǐng)導簽發(fā)。政策性較強的應經(jīng)校長(cháng)審閱。
三、以辦公室名義上報、下發(fā)的文件、材料等，由辦公室主任簽發(fā)。會(huì )議通知一般由分管領(lǐng)導審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。
四、文件簽發(fā)前，一般先由辦公室主要負責人核實(shí)、校正文字。
文件處理辦法
為規范學(xué)校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學(xué)校文件處理辦法作如下規定：
一、收文處理
收來(lái)文件由文書(shū)統一簽收、啟封、登記，并分類(lèi)處理。
1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱范圍為規定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負責人以上干部，由辦公室負責送閱；其他干部自行到文書(shū)處閱讀。處室、學(xué)部負責人以上干部閱文后應在文件處理單閱文簽名欄簽名。
為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應在當天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書(shū)統一歸檔。
2、承辦文件。來(lái)文要求承辦、答復的作承辦文件處理。
(l)涉及重大事項或幾個(gè)處室、學(xué)部協(xié)作承辦的文件，由辦公室送校主要領(lǐng)導閱示后，按領(lǐng)導批示處理；屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。
(2)要求辦理時(shí)限在二日以?xún)鹊�，作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導外出的，由辦公室直接交處室、學(xué)部負責人閱辦。
(3)處室、學(xué)部辦文完畢，需在文件處理單上填寫(xiě)辦理結果，并交辦公室轉作傳閱文件。
借閱收來(lái)文件，需填寫(xiě)借閱單，并按時(shí)歸還辦公室。
二、內部文件處理
黨總支會(huì )議、校務(wù)會(huì )議、校長(cháng)辦公會(huì )議、行政會(huì )議、教職工代表大會(huì )和有關(guān)專(zhuān)項會(huì )議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事歷等，均為內部文件處理，記錄文件在年終統一交辦室歸檔。
各處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作計劃在每學(xué)期（學(xué)年）開(kāi)學(xué)前交辦公室，處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作小結（總結）應在學(xué)期（學(xué)年）結束前10天內交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學(xué)校學(xué)期（學(xué)年）工作計劃、總結、行事歷的附件歸檔。各處室（學(xué)部）的有關(guān)文件材料（一式三份）應抄報辦公室。
三、外發(fā)文件處理
外發(fā)文件為本校上報、下發(fā)的請示、報告、批復、通知、公函、通報及信息簡(jiǎn)報等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導的，由擬文處室或學(xué)部在擬文稿上注明，由辦公室統一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統一編號，并由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室打印，各處室、學(xué)部負責文件的校對，辦公室負責除機密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前，辦公室應再作一次校閱，若有誤差，及時(shí)收回更正。
文件管理制度3
機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時(shí)、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
(四)各級領(lǐng)導要嚴格執行領(lǐng)導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì )議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時(shí)送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時(shí)將機要文件收回。
文件管理制度4
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進(jìn)行施工前，認真學(xué)習和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規定的規范。
3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。
4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個(gè)方面，落實(shí)計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門(mén)的有關(guān)文件，如施工證、開(kāi)工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會(huì )審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過(guò)程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據工程進(jìn)度和施工情況，聯(lián)系有關(guān)部門(mén)收集下列有關(guān)原資料p（原件）：
�、倥c技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料。
�、谂c材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。
�、叟c設計部聯(lián)系，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像。
三、施工過(guò)程后檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關(guān)照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會(huì )記錄及工程整改意見(jiàn)聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度5
1、醫院內部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長(cháng)簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長(cháng)閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來(lái)文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開(kāi)會(huì )、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門(mén)的文件應定期收回,對到期未退的應進(jìn)行催退,院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳,保證文件不遺失。
5、醫院下發(fā)的各類(lèi)文件、通知,各科應及時(shí)傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應根據文件的作者、內容、文種、時(shí)間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發(fā)的重要文件,各病區、科室應及時(shí)傳達貫徹,病區負責人或科室主任簽字,并在規定時(shí)間上交院辦公室歸檔備查。
文件管理制度6
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件管理制度7
1.目的
建立文件與資料管理制度，規范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。
2.依據
《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。
3．適用范圍
本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等。
4．職責
4．1質(zhì)量管理部負責組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；
4．2文件使用部門(mén)、人員嚴格按本制度進(jìn)行文件的使用。
5．內容
5．1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責、操作規程、進(jìn)貨評審、內審等組成；
5．2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：
5．2．1合法性原則：質(zhì)量管理文件應符合國家法律、法規以及部門(mén)規章和有關(guān)政策；
5．2．2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的設置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；
5．2．3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進(jìn)科學(xué)的管理辦法和手段，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；
5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦
文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強對公司各類(lèi)文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門(mén)。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì )計檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應職能部門(mén)負責制定三類(lèi)專(zhuān)項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。
一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項目的開(kāi)發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強的部門(mén)必須設置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類(lèi)體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實(shí)同步歸檔制度,指導各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應符合國家有關(guān)規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整;
(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門(mén)負責人失職問(wèn)責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開(kāi)發(fā)報建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時(shí),須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應根據移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認。對重要、機密類(lèi)的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無(wú)誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續。逾期無(wú)法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)
二、借閱檔案最長(cháng)應在7個(gè)工作日內歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領(lǐng)導指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問(wèn)責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類(lèi)。(密級事項劃分表見(jiàn)附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權限的領(lǐng)導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負責執行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門(mén)、柜應做到隨開(kāi)隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時(shí)報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò )中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門(mén)規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統計。統計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數據準確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見(jiàn)附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導批準,任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應繼續保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。
二、檔案銷(xiāo)毀規定
(一)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人應認真復核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請、報告、銷(xiāo)毀清冊等材料應立卷歸檔、長(cháng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(cháng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻,或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項工作流程規定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓學(xué)習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢(xún)審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件管理制度9
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據,財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料等。
5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上,應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
文件管理制度10
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關(guān)規定，結合我集團的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 根據文件信息依賴(lài)存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類(lèi)區分：行政類(lèi)〈有關(guān)規章制度、事項決策、通知、會(huì )議紀要等〉，業(yè)務(wù)類(lèi)〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)函件等經(jīng)營(yíng)事項〉，人事類(lèi)〈有關(guān)人員招聘、安排、獎懲等〉，技術(shù)類(lèi)〈有關(guān)技術(shù)標準、工程技術(shù)文件等〉，其它類(lèi)〈不宜歸入上述各類(lèi)的〉。具體內容主要包括上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書(shū)、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領(lǐng)導或各部門(mén)訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個(gè)公司或部門(mén)會(huì )辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門(mén)需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機構變動(dòng)或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關(guān)重大事項；
3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規定：
1.各部門(mén)需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以不違反國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領(lǐng)導指示和有關(guān)制度規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內容負責)；
7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；
8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室打��；
11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)，辦公室主任簽字，并填寫(xiě)文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門(mén)來(lái)文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門(mén)各種會(huì )議記錄；
(4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報等；
(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報材料等；
(7)政府領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2.各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門(mén)負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時(shí)效性
是指文件內容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的`文件。進(jìn)入文件的銷(xiāo)毀管理程序。 第十六條 文件銷(xiāo)毀流程
對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關(guān)職能部門(mén)辦理申請銷(xiāo)毀手續，認真填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀申請表，對無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷(xiāo)毀要求
經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導及辦公室主任的共同監督下銷(xiāo)毀。對銷(xiāo)毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣(mài)和作它用。參與銷(xiāo)毀文檔的員工要在“檔案銷(xiāo)毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案材料。
文件管理制度11
1.目的
為進(jìn)一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定，結合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識，集中統一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監督與指導。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執行有關(guān)法律、法規和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠(chǎng)區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書(shū)；
(5)危險化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內容。
3)安全職責
各部門(mén)、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門(mén)監督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執法文書(shū)；
(2)企業(yè)執行各類(lèi)執法文書(shū)所采取的措施及上報主管部門(mén)的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。
(5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專(zhuān)項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專(zhuān)項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設施和勞動(dòng)防護職業(yè)衛生方面“三同時(shí)”項目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項目的設計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛生設備、下同)
(1)各類(lèi)安全防護設備的種類(lèi)及型號等基本情況資料；
(2)各類(lèi)安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類(lèi)、數量、型號及管理部門(mén)、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護用品
(1)各類(lèi)勞動(dòng)防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類(lèi)證據；
(2)事故調查的相關(guān)會(huì )議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(shū)(表)；
(4)按“四不放過(guò)”原則對事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實(shí)施細則；
(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應隨時(shí)歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關(guān)法規做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；菲髽I(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類(lèi)別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風(fēng)險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產(chǎn)設施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學(xué)品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專(zhuān)用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(cháng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應寫(xiě)出鑒定報告并編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續，由兩人以上監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊長(cháng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監督指導。
文件管理制度12
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
�。�1）技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。
�。�2）管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。
�。�2）文件接收后，技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫(xiě)《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號；
�。╞）更改理由；
�。╟）會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
�。�3）技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì )議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術(shù)員接到《設計更改單》后，應立即著(zhù)手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性（圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外，應同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
�。�5）技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應作出標記）。
文件管理制度13
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4、各部門(mén)收到的函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門(mén)對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢(xún)
1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
文件管理制度14
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度15
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；
�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
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