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會(huì )議接待方案流程

時(shí)間:2020-11-29 13:24:09 會(huì )議方案 我要投稿

會(huì )議接待方案流程

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會(huì )議接待方案流程

  會(huì )前服務(wù)

  1. 與會(huì )議主辦方者洽談;

  2. 向會(huì )議主辦方提供會(huì )議接待策劃方案和報價(jià);

  3. 邀請會(huì )議主辦方實(shí)地考察會(huì )議將舉辦的會(huì )場(chǎng)所;

  4. 與會(huì )議主辦方者確定會(huì )議接待方案;

  5. 與會(huì )議主辦方簽訂會(huì )議接待準合同;

  6. 確認會(huì )議主辦方者預付定金事宜;

  7. 在會(huì )議舉辦前制定會(huì )議工作人員服務(wù)標準條例及接待手冊;

  8. 準備會(huì )議資料(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導,新聞煤體,新聞通稿,接待資料,會(huì )議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀,翻譯,通訊及秘書(shū)服務(wù))。

  會(huì )中服務(wù)

  1. 機場(chǎng),碼頭,車(chē)站,專(zhuān)人(禮儀)專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站;

  2.會(huì )議現場(chǎng),會(huì )議秘書(shū)分發(fā)會(huì )議資料,來(lái)客接待,房卡發(fā)放;

  3.會(huì )議秘書(shū)協(xié)助會(huì )場(chǎng)布置及場(chǎng)地的會(huì )務(wù)服務(wù);

  4. 會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議接待(報道處)協(xié)助會(huì )務(wù)確認和分放房間;

  5. 確認用餐時(shí)間,菜單,標準,形式,酒水及主次桌和其他服務(wù)系統安排工作(酒店安排,水果分配,酒店服務(wù)員人手的到位)

  6.提前確認代表(客戶(hù))的娛樂(lè )項目,娛樂(lè )場(chǎng)所及消費和付款方式。

  7.確認該主辦方為會(huì )議代表提供的旅游考察的吃,住,行,游,購,娛樂(lè )和安排事宜(日程安排,房,餐,車(chē),導游等細節安排)

  8.確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜,消防等酒店設施安全工作;

  9.確認特殊客人(含領(lǐng)導,少樹(shù)民族代表,VIP,殘障及家屬安排)

  10.協(xié)助會(huì )議期間的交通工具的安排,合理調車(chē);

  11. 代辦會(huì )議代表返程票務(wù)和其他代辦的安排(如會(huì )后特別特殊出游)。

  會(huì )后安排

  1.會(huì )務(wù)服務(wù)的總結,評估,會(huì )議代表的.意義,對安排的反饋以及領(lǐng)導的建議和評價(jià),及時(shí)的處理和改進(jìn)有關(guān)工作;

  2.會(huì )議留影,會(huì )議資料,領(lǐng)導講稿,代表發(fā)言稿,新聞報道資料的匯總結書(shū)及印刷代表通訊錄;

  3.與酒店方核對其他的消費費用,與會(huì )議主辦方費用結算,然后與酒店總消費的結帳,處理發(fā)票等財務(wù)工作;

  4.歡送代表工作(對有關(guān)領(lǐng)導贈送小紀念品)跟蹤服務(wù),迎合下次的合作。

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